為什麼軟件採用對數字員工體驗至關重要

數字化轉型最初的重點是獲得與速度較慢的數字化採用者相比的競爭優勢。

但是，工作世界近年來發展迅速，已成為不容談判的當務之急。 更多角色涉及使用軟件，並且員工經常使用不同的應用程序，有效的軟件採用是數字員工體驗的基礎。

它是關於幫助您的員工接受、使用和最大化新工具和技術。 數字採用的成功是通過組織採用數字平台後所取得的成果的效率和質量來衡量的。 當技術易於使用時，員工可以更聰明地工作並擁有更好的工作體驗。

數字化轉型不僅僅是一個技術話題； 這是員工體驗問題。

在瞬息萬變的現代工作環境中，數字化員工體驗至關重要，新技術正在快速部署、改進和適應。 軟件（或數字）採用有助於員工在工作中接受、採用和補充他們的數字工具。

軟件採用率低是許多現代企業面臨的主要挑戰，可能會阻止他們實現數字化轉型目標。 它總是會阻礙快樂和健康的數字員工體驗。 這會對員工敬業度、士氣以及公司的生產力、銷售和利潤產生負面影響。

數字採用挑戰

隨著工作世界的發展和自動化取代“傳統”工作，新的、完全以數字為中心的角色出現得更快。 您必須準備好擔任這些角色並保持競爭優勢。

首先讓您的員工具備採用數字工具的技能和信心。 對於許多企業來說，這是一場艱苦的戰鬥。

Userlane 的數字採用狀態研究強調了糟糕的數字採用和數字員工體驗的普遍性。 2022 年初委託進行了兩次調查。第一次調查了各行各業擁有 250 至 5,000 多名員工的公司的 250 名高級決策者。 第二次調查了來自類似規模組織的 1,000 名員工。

兩項調查都發現，雖然員工和經理認識到強大的數字化採用對他們成功的重要性，但員工很難使用新軟件。 幾乎所有 (96%) 的組織都在為數字採用率不佳而苦苦掙扎，只有三分之一 (37%) 的組織將採用率評為“優秀”。 這表明企業沒有獲得最好的回報，實際上在他們的軟件採用工作中浪費了時間和金錢。

數字化採用如何塑造數字化員工體驗

軟件採用是數字化員工體驗的基礎。 Userlane 研究進一步發現，81% 的員工每天在工作中使用該軟件，而所有人每周至少使用一次。

此外，十分之九 (88%) 的員工同意無挫折的軟件流程是他們在工作中的滿意度和生產力的關鍵。 顯然，這是員工敬業度和保留率的一個重要方面，尤其是考慮到所謂的“大辭職”。

然而，近一半 (44%) 的員工表示使用軟件既費時又困難，四分之一 (23%) 的員工表示它涉及太多複雜的流程。 44% 的人因為軟件問題推遲了重要任務，五分之一 (18%) 的人尋找手動完成任務的方法，十分之一 (10%) 的人斷然拒絕繼續使用它們。

雇主更關心什麼？ 大約十分之一 (8%) 的受訪者承認，他們甚至考慮過因為與軟件相關的問題而辭職。 這是糟糕的數字員工體驗的縮影。 軟件應該讓員工的工作生活更輕鬆、更快樂，而不是讓他們因為沮喪和糟糕的經歷而辭職。

勞動力短缺和日益激烈的競爭導致了招聘頂尖人才的絕望、殘酷的混戰。 員工現在更加​​意識到他們的適銷性是一種難以替代的、日益減少的資源。 隨著遠程工作成為常態，他們的視野和機會也大大擴展。

您為員工提供的數字體驗反映了您的整個企業文化。 強迫員工忍受糟糕的數字體驗意味著普遍缺乏為他們提供適當、高效和引人入勝的工作環境的興趣。

請記住，您的競爭對手不會退縮。 如果你不改進你的軟件實施過程，你的員工最終會為你的競爭對手提供更好的產品。

除了員工滿意度之外，您還需要考慮糟糕的數字化採用對員工生產力的影響。 三分之一的員工 (36%) 承認他們每周至少會浪費一個小時來解決與軟件相關的問題，全球可能會損失數百萬小時的工作時間。 隨著勞動力短缺的加劇和潛在的招聘瓶頸，雇主需要讓所有員工盡可能地保持工作效率。

與“數字鴻溝”相反，軟件採用是一個代際挑戰。 事實上，不同的人口統計數據之間幾乎沒有任何區別——每個員工都應該得到同樣的支持。

糟糕的數字化採用阻礙了數字化轉型

如果數字化採用率低，您將難以實現數字化轉型目標，並且在購買新軟件時看不到可觀的投資回報 (ROI)。

總擁有成本 (TCO) 涵蓋所有直接和間接軟件採用成本。 低採用率會消耗更多的錢並造成效率低下。 除了相對較低的初始許可或訂閱費外，缺乏持續的培訓和性能支持會導致新平台的總擁有成本很高。 這會阻止組織實現使用新技術的全部潛在好處。

每年，全球公司在轉型項目上平均浪費 1.4 萬億美元，而對業務運營或底線沒有實際影響。 這一數字相當於全球數字化轉型過程投資的 70%，這意味著近四分之三的舉措都失敗了。

在 Userlane 調查中，四分之一的企業領導者 (24%) 表示，由於數字化採用率低和其他相關因素，他們的新軟件實施實現預期目標的時間不到一半。

一個首要問題是技術周轉——公司用替代產品替換軟件，因為原來的產品沒有提供預期的價值。 許多公司錯誤地將採用率低下與產品缺陷聯繫起來，而在許多情況下，這僅僅是由於缺乏適當的數字化採用。

每次它不起作用時，您都無法負擔用新軟件更換軟件的費用。 這會造成代價高昂、耗時且具有破壞性的惡性循環，可能會對您的日常業務運營和長期目標產生不利影響。

誰負責數字化員工體驗？

對於組織內誰應該負責數字化員工體驗並確保順利高效的軟件採用過程，沒有達成共識。

超過一半 (53%) 的企業領導者認為 IT 團隊應該站在數字化採用的最前沿，相比之下，三分之一 (37%) 的人表示員工和四分之一 (26%) 的人會提名人力資源團隊擔任該職位。 這種混亂的觀點往往會阻礙轉型工作。 沒有人會接受這項工作或令人滿意地完成它的風險很高。

不明確的角色也給已經相當緊張的 IT 團隊帶來了過度的壓力。 IT 部門或外包提供商確保應用程序可用且正常工作。 他們不應該有額外的責任來提供正確的產品或正確使用它們。 相反，這個過程應該是 IT 領導、人力資源領導、部門團隊領導和員工之間的協作。

軟件培訓挑戰

培訓是促進軟件採用或數字化員工體驗的任何努力的核心。 超過三分之二 (68%) 的公司看到他們的軟件培訓成本增加，英國組織平均每名員工每年花費 2,086.55 英鎊。

有效的軟件實施是例外而不是規則。 許多組織仍然採用過時的“一刀切”的學習和發展方法，無法滿足現代員工的多樣化需求。 混合和遠程工作也使擴展支持和培訓更加困難。

每種訓練方法都有其優點和缺點。 例如，講師指導的面對面會議可以輕鬆地重新設計、快速開發和麵對面進行。 但是，安排此類會議是不協調的，涉及差旅費用，並影響交付和接收質量。

此外，聘請外部培訓師的成本通常很高。 百分之九十的員工在一周內忘記了他們學到的東西，這使得這種培訓方法從長遠來看是不可持續的。

在線團體培訓不涉及差旅費用，但參與者在同一個房間時效果不一樣。 另一方面，電話會議適用於許多地點的大型團體，但會產生高昂的設備成本。

在職培訓可以提供與學習者工作相關的有效知識轉移，再次面對面進行。 但是，培訓師可以具有不同的能力，培訓師與培訓師的低比例會增加成本。

組織面臨的最大挑戰是設計一種軟件培訓策略，該策略是不同選項的正確組合，同時具有成本效益和可擴展性。

軟件培訓的未來：數字採用平台 (DAP)

企業領導者正在尋求一系列策略來提高數字化採用率，其中最受歡迎的策略之一 (30%) 是推出數字採用平台 (DAP)。 DAP 直到幾年前才存在，並且在全球範圍內仍然只涉及該領域的少數重要參與者。

DAP 幫助公司使他們的軟件對員工更友好。 它充當基於 Web 的軟件應用程序之上的一層，並嵌入交互式指南，提供實時員工培訓並幫助用戶完成特定流程。

簡而言之，DAP 消除了傳統軟件培訓的成本和麻煩，取而代之的是獨立、持續的學習。 目標是通過快速入職、培訓或培訓員工使用新軟件來幫助公司加速數字化轉型。

改善數字員工體驗的技巧

您可以採取許多可行的步驟來提高軟件採用率和數字化員工體驗。

1. 衡量您當前的軟件 TCO

要從您的軟件支出中獲得價值，您必須在內部量化問題的嚴重程度。 做到這一點的最佳方法是根據總擁有成本來查看支出。 只看軟件訂閱或實施成本會忽略大局。 您還需要考慮與培訓和入職相關的成本。

再培訓成本通常與軟件訂閱價格競爭。 課堂培訓產生的結果不佳，因為研究表明，人們在一周內忘記了多達 90% 的知識。 這需要經常檢查中斷工作，並且只能暫時解決數字體驗問題。 企業應查看過去一年的培訓成本，以確定使用該軟件的持續成本。

儘管很難量化，但對軟件缺乏信心也會損害公司的生產力。 錯誤、重複流程、支持票證以及因數字化採用不佳而導致的其他挑戰都會增加企業的軟件 TCO。

2. 提供不同的軟件培訓選項

如前所述，傳統的一次性培訓方法無效且昂貴，以補充定期審查。 然而，培訓是必要的，因此公司需要一種新的方法。 這並不是說沒有課堂培訓的地方。 只是它不應該是唯一的選擇。

更有效的訓練模型是結合多種方法。 這可確保培訓選項涵蓋一系列環境、需求和學習方式。 最受歡迎的培訓解決方案是一對一的支持。 可以提供此服務的公司應該這樣做，但也要解決明顯的擴展問題。

第二個最流行的解決方案——也是一個更具可擴展性的解決方案——是使用 DAP。 組織可以輕鬆地將現有的書面培訓材料翻譯成 DAP 中的交互式指南，並使其適應不同角色或團隊的特定需求。 DAP 的另一個關鍵優勢是，與 IT 團隊不同，他們隨時可以幫助員工解決軟件挑戰。

您可以將 DAP 與傳統選項一起使用，為員工提供更多情境、實時和實踐培訓。 企業 DAP 還易於擴展且數據豐富，可以深入了解員工如何以及為什麼使用（或不使用）他們的軟件。

3. 諮詢、傾聽、與員工溝通

對使用特定平台或軟件的員工進行採訪，以了解更多關於他們在工作場所的技術經驗。 訪談的目的應該是確定他們找到數字應用程序的難易程度、他們的結果、挫折感以及他們使用了多少功能。 普通員工只使用可用功能的 40%，相當於租用辦公空間，只佔用五分之二的空間。

為了獲得準確的結果，您還必須清楚地表明正在評判的是軟件，而不是員工。 換句話說，員工不會因為承認他們只使用有限的一組功能而受到懲罰。

展望未來，您應該讓員工更多地參與未來的軟件購買決策，而不是自上而下強加軟件。 在解決方案上進行協作可以讓員工有一種主人翁感，並確保他們的見解不會被忽視。

4. 創建一個軟件採用團隊

最好通過組織內各種關鍵利益相關者和專家（包括人力資源、IT、職能領導和員工）的意見來解決數字化採用挑戰。 設置一項負責在整個組織中採用數字化的任務是有意義的。

軟件實施不是一次性的過程。 您需要不斷審查和更新您的技術堆棧，因為軟件和員工使用它的環境都在不斷發展。 這需要廣泛的監控，而使用像 G2 Track 這樣的產品可以使監控變得容易得多。

理想的數字化採用團隊由多個部門代表組成，並定期開會。 許多成功推動數字採用的組織將其數字採用團隊置於首席數字官 (CDO) 的領導之下。

該團隊圍繞軟件管理內部消息傳遞，以確保每個人都了解引入它的原因、它如何影響日常工作以及可用的全部功能。 這與常用模型形成鮮明對比，後者通常由管理層選擇軟件，而不向員工解釋“為什麼”。

5. 衡量和分析採用率

數字化採用團隊還使用產品分析和訪談來跟踪員工採用率，以確保公司充分使用其投資的軟件。它衡量員工使用軟件的頻率或時間，以及他們實現業務目標的效率。 畢竟，引入軟件是達到目的的手段，而不是目的本身。

你可以一起征服高峰

數字化員工體驗與員工採用工作場所軟件的程度直接相關。 這不僅是公司獲得最佳投資回報的關鍵，也是在以員工嚴重短缺為特徵的候選人驅動的就業市場中員工敬業度和保留率的關鍵。

在改善數字化員工體驗和減少員工流動方面，每個人都是利益相關者。

不確定軟件採用是否會導致痛點？ 探索一些簡單的策略來減少員工流動率並提高保留率。