Yazılım Benimseme Dijital Çalışan Deneyimi İçin Neden Önemlidir?

Dijital dönüşüm, başlangıçta, daha yavaş dijital benimseyenler karşısında rekabet avantajı elde etmeye odaklandı.

Ancak çalışma dünyası son yıllarda hızla gelişti ve tartışılmaz bir zorunluluk haline geldi. Daha fazla rol yazılım kullanmayı içerir ve çalışanlar genellikle farklı uygulamalarla çalışırken, etkin yazılım benimseme dijital çalışan deneyiminin temelini oluşturur.

Bu, çalışanlarınızın yeni araçları ve teknolojileri benimsemesine, kullanmasına ve en üst düzeye çıkarmasına yardımcı olmakla ilgilidir. Dijital benimsemenin başarısı, bir kuruluşun dijital platformları benimsemesinden sonra elde edilen sonuçların verimliliği ve kalitesi ile ölçülür. Teknolojinin kullanımı kolay olduğunda, çalışanlar daha akıllı çalışabilir ve daha iyi bir iş deneyimine sahip olabilir.

Dijital dönüşüm, sadece teknik bir konudan daha fazlasıdır; bu bir çalışan deneyimi sorunudur.

Hızla değişen modern çalışma ortamında dijital çalışan deneyimi çok önemlidir ve yeni teknolojiler hızla devreye alınır, iyileştirilir ve uyarlanır. Yazılım (veya dijital) benimseme, çalışanların iş yerinde dijital araçlarını kabul etmelerine, benimsemelerine ve tamamlamalarına yardımcı olur.

Kötü yazılım benimseme, birçok modern işletme için büyük bir zorluktur ve dijital dönüşüm hedeflerine ulaşmalarını engelleyebilir. Mutlu ve sağlıklı bir dijital çalışan deneyimini her zaman engeller. Bu, çalışanların katılımını, moralini ve bir şirketin üretkenliğini, satışlarını ve kârlılığını olumsuz etkileyebilir.

Dijital benimseme zorluğu

İş dünyası geliştikçe ve otomasyon "geleneksel" işlerin yerini aldıkça, yeni, tamamen dijital odaklı roller daha hızlı ortaya çıkıyor. Bu rolleri doldurmaya ve rekabet avantajını korumaya hazır olmalısınız.

Çalışanlarınızı dijital araçları benimseme becerileri ve özgüveniyle güçlendirerek başlayın. Bu, birçok işletme için zorlu bir savaştır.

Userlane'in Dijital Benimseme Durumu araştırması, zayıf dijital benimseme ve dijital çalışan deneyiminin yaygınlığını vurgulamaktadır. 2022'nin başlarında iki anket görevlendirildi. İlk anket, çeşitli sektörlerde 250 ila 5.000+ çalışanı olan şirketlerdeki 250 üst düzey karar vericiyle yapıldı. İkinci anket, benzer büyüklükteki kuruluşlardan 1.000 çalışanla yapıldı.

Her iki anket de, çalışanlar ve yöneticiler, başarıları için sağlam dijital benimsemenin önemini kabul ederken, çalışanların yeni yazılımları kullanmakta zorlandıklarını ortaya koydu. Kuruluşların neredeyse tamamı (%96) zayıf dijital benimseme ile mücadele etti ve yalnızca üçte biri (%37) benimsemeyi “mükemmel” olarak değerlendirdi. Bu, işletmelerin en iyi getirileri alamadıklarını ve aslında yazılım benimseme çabalarında hem zaman hem de para kaybettiklerini gösteriyor.

Dijital benimseme, dijital çalışan deneyimini nasıl şekillendiriyor?

Yazılımın benimsenmesi, dijital çalışan deneyimi için esastır. Userlane araştırması ayrıca, çalışanların %81'inin yazılımı işte her gün kullandığını ve hepsinin haftada en az bir kez kullandığını buldu.

Ek olarak, on çalışandan dokuzu (%88) hayal kırıklığı içermeyen bir yazılım sürecinin iş yerindeki memnuniyet ve üretkenliklerinin anahtarı olduğu konusunda hemfikirdir. Açıkçası, bu, özellikle “Büyük İstifa” olarak adlandırılan ışığında, çalışan bağlılığı ve elde tutmanın önemli bir yönüdür.

Ancak çalışanların yaklaşık yarısı (%44) yazılım kullanmanın zaman alıcı ve zor olduğunu, dörtte biri (%23) ise çok fazla karmaşık süreç içerdiğini söyledi. Yüzde kırk dördü yazılım sorunları nedeniyle önemli görevleri erteledi, beşte biri (%18) bunları manuel olarak yapmanın yollarını arıyor ve on kişiden biri (%10) bunları kullanmaya devam etmeyi kesinlikle reddediyor.

İşverenler için daha önemli olan nedir? Katılımcıların yaklaşık onda biri (%8), yazılımla ilgili sorunlar nedeniyle işini bırakmayı bile düşündüklerini itiraf ediyor. Bu, kötü bir dijital çalışan deneyiminin özetidir. Yazılım, çalışanların iş hayatlarını daha kolay ve mutlu hale getirmeli, hayal kırıklıkları ve kötü deneyimler yüzünden işlerini bırakmamalı.

İş gücü kıtlığı ve sürekli artan rekabet, en iyi yetenekleri işe almak için umutsuz, acımasız it dalaşlarına yol açıyor. Çalışanlar artık değiştirilmesi zor, azalan bir kaynak olarak pazarlanabilirliklerinin daha fazla farkındalar. Uzaktan çalışma norm haline geldiğinden, ufukları ve fırsatları muazzam bir şekilde genişledi.

Çalışanlarınıza sunduğunuz dijital deneyim, tüm kurum kültürünüzü yansıtır. Çalışanları kötü bir dijital deneyime dayanmaya zorlamak, onlara uygun, üretken ve ilgi çekici bir çalışma ortamı sağlama konusunda genel bir ilgi eksikliği anlamına gelir.

Unutmayın, rakipleriniz geri adım atmayacak. Yazılım uygulama sürecinizi iyileştirmezseniz, çalışanlarınız sonunda sizi daha iyi tekliflerle rakiplerinize bırakacaktır.

Çalışan memnuniyetine ek olarak, zayıf dijital benimsemenin çalışan verimliliği üzerindeki etkisini de göz önünde bulundurmanız gerekir. Her üç çalışandan biri (%36), yazılımla ilgili sorunları çözerken her hafta en az bir saat kaybettiğini ve küresel olarak milyonlarca çalışma saatinin potansiyel olarak kaybedildiğini itiraf ediyor. Artan işgücü kıtlığı ve potansiyel işe alım darboğazları nedeniyle, işverenlerin tüm çalışanları işlerinde mümkün olduğunca üretken tutması gerekiyor.

“Dijital bölünmenin” aksine, yazılımın benimsenmesi nesiller arası bir zorluktur. Aslında, farklı demografik özellikler arasında neredeyse hiç fark yoktur – her çalışan aynı desteği hak eder.

Kötü dijital benimseme dijital dönüşümü engelliyor

Dijital benimseme zayıfsa, dijital dönüşüm hedeflerinize ulaşmak için mücadele eder ve yeni bir yazılım satın alarak güçlü bir yatırım getirisi (ROI) görmezsiniz.

Toplam sahip olma maliyeti (TCO), tüm doğrudan ve dolaylı yazılım benimseme maliyetlerini kapsar. Düşük benimseme daha fazla para yakar ve verimsizlik yaratır. Nispeten düşük başlangıç ​​lisansı veya abonelik ücretine ek olarak, sürekli eğitim ve performans desteğinin olmaması, yeni platformlar için yüksek bir toplam sahip olma maliyetine neden olur. Bu, kuruluşların yeni teknolojiyi kullanmanın tüm potansiyel faydalarını gerçekleştirmesini engeller.

Her yıl, dünya çapındaki şirketler, iş operasyonları veya kârlılık üzerinde gerçek bir etkisi olmaksızın dönüşüm projelerine ortalama 1,4 trilyon dolar harcıyor. Bu rakam, dijital dönüşüm süreçlerine yapılan küresel yatırımların %70'ine tekabül ediyor, yani girişimlerin neredeyse dörtte üçü başarısız oluyor.

Userlane anketindeki iş liderlerinin dörtte biri (%24), yeni yazılım uygulamalarının, zayıf dijital benimseme ve diğer ilgili faktörler nedeniyle, istenen hedeflere zamanın yarısından daha az sürede ulaştığını söyledi.

Kapsamlı bir sorun, teknoloji devridir - orijinal ürün beklenen değeri sunmadığı için yazılımı alternatif bir ürünle değiştiren şirketler. Pek çok şirket, yanlış benimsemeyi ürün kusurlarıyla ilişkilendirirken, çoğu durumda bunun nedeni uygun dijital benimseme eksikliğidir.

Yazılımınızı her çalışmadığında yenisiyle değiştirmeyi göze alamazsınız. Bu, günlük iş operasyonlarınızı ve uzun vadeli hedeflerinizi olumsuz etkileyebilecek maliyetli, zaman alıcı ve yıkıcı bir kısır döngü yaratır.

Dijital çalışan deneyiminden kim sorumludur?

Dijital çalışan deneyiminden ve sorunsuz ve verimli bir yazılım benimseme sürecinin sağlanmasından kuruluş içinde kimin sorumlu olması gerektiği konusunda bir fikir birliği yoktur.

İş liderlerinin yarısından fazlası (%53), BT ekibinin dijital benimsemenin ön saflarında olması gerektiğini düşünürken, üçte biri (%37) çalışanlar diyor ve dörtte biri (%26) bu görev için İK ekiplerini aday gösteriyor. Bu karışık görüş genellikle dönüşüm çabasını engeller. Kimsenin işi üstlenmeme veya tatmin edici bir şekilde tamamlamama riski yüksektir.

Belirsiz roller, zaten oldukça gergin olan BT ekipleri üzerinde aşırı baskı yaratıyor. BT departmanı veya dış kaynaklı sağlayıcı, uygulamaların kullanılabilir olmasını ve düzgün çalışmasını sağlar. Doğru ürünleri veya doğru kullanımlarını sağlamak için ek bir sorumlulukları olmamalıdır. Bunun yerine süreç, BT liderleri, İK liderleri, departman ekip liderleri ve çalışanlar arasında işbirliğine dayalı olmalıdır.

Yazılım eğitimi zorluğu

Yazılımın benimsenmesini veya dijital çalışan deneyimini artırmaya yönelik her türlü çabanın temelinde eğitim yatmaktadır. Şirketlerin üçte ikisinden fazlası (%68) yazılım eğitimi maliyetlerinin arttığını gördü ve ortalama Birleşik Krallık organizasyonu her yıl çalışan başına 2.086,55 £ harcadı.

Etkili yazılım uygulaması, kuraldan ziyade istisnadır. Birçok kuruluş, modern çalışanların farklı ihtiyaçlarını karşılamayan, hala modası geçmiş, "herkese uyan tek beden" yaklaşımını takip ediyor. Hibrit ve uzaktan çalışma, ölçeklendirilmiş destek ve eğitimi de zorlaştırır.

Her eğitim yönteminin avantajları ve dezavantajları vardır. Örneğin, eğitmen liderliğindeki yüz yüze oturumlar kolayca yeniden tasarlanabilir, hızla geliştirilebilir ve yüz yüze gerçekleştirilebilir. Ancak, bu tür toplantıların planlanması koordineli değildir, seyahat masraflarını içerir ve teslimat ve kabul kalitesini etkiler.

Ayrıca, dışarıdan bir eğitmen tutmanın maliyetleri genellikle yüksektir. Çalışanların yüzde doksanı öğrendiklerini bir hafta içinde unutuyor ve bu da böyle bir eğitim yöntemini uzun vadede sürdürülemez hale getiriyor.

Çevrimiçi grup eğitimi, seyahat masraflarını içermez, ancak katılımcılar aynı odadayken aynı etkiye sahip değildir. Öte yandan, telekonferans birçok yerde büyük gruplar için uygundur ancak yüksek ekipman maliyetlerine neden olabilir.

İş başında eğitim, yine yüz yüze verilen, öğrencinin işiyle ilgili verimli bilgi aktarımı sağlayabilir. Bununla birlikte, eğitmenlerin farklı yetkinlikleri olabilir ve düşük kursiyer-eğitmen oranı maliyetleri artırabilir.

Kuruluşlar için en büyük zorluk, uygun maliyetli ve ölçeklenebilir olurken farklı seçeneklerin doğru karışımı olan bir yazılım eğitim stratejisi tasarlamaktır.

Yazılım eğitiminin geleceği: Dijital benimseme platformları (DAP'ler)

İş liderleri, en popülerlerinden biri (%30) bir dijital evlat edinme platformunun (DAP) piyasaya sürülmesi olmak üzere, dijital benimsemeyi artırmak için bir dizi strateji izliyor. DAP'ler birkaç yıl öncesine kadar mevcut değildi ve hala dünya çapında bu alanda sadece bir avuç önemli oyuncuyu içeriyor.

DAP, şirketlerin yazılımlarını çalışanlar için daha kullanıcı dostu hale getirmelerine yardımcı olur. Web tabanlı bir yazılım uygulamasının üzerinde bir katman görevi görür ve gerçek zamanlı çalışan eğitimi sağlayan ve kullanıcıların belirli süreçleri tamamlamasına yardımcı olan etkileşimli kılavuzlar içerir.

Basitçe söylemek gerekirse, bir DAP geleneksel yazılım eğitiminin maliyetini ve zorluğunu ortadan kaldırır ve onun yerine bağımsız, sürekli öğrenmeyi getirir. Amaç, çalışanları yeni yazılım konusunda hızla işe alarak, eğiterek veya beceri kazandırarak şirketlerin dijital dönüşümü hızlandırmasına yardımcı olmaktır.

Dijital çalışan deneyimini iyileştirmeye yönelik ipuçları

Yazılımın benimsenmesini ve dijital çalışan deneyimini geliştirmek için eyleme dönüştürülebilir birçok adım atabilirsiniz.

1. Mevcut yazılım TCO'nuzu ölçün

Yazılım harcamanızdan değer elde etmek için sorunun büyüklüğünü dahili olarak ölçmelisiniz. Bunu yapmanın en iyi yolu, harcamaya toplam sahip olma maliyeti açısından bakmaktır. Sadece yazılım aboneliğine veya uygulama maliyetlerine bakmak bile büyük resmi gözden kaçırıyor. Ayrıca eğitim ve işe alımla ilgili maliyetleri de hesaba katmanız gerekir.

Yeniden eğitim maliyetleri genellikle yazılım abonelik fiyatıyla rekabet eder. Araştırmalar, insanların öğrendiklerinin %90'ını bir hafta içinde unuttuklarını gösterdiğinden, sınıf eğitimi ortalamanın altında sonuçlar veriyor. Bu, çalışmayı kesintiye uğratan sık kontroller gerektirir ve dijital deneyim sorununu yalnızca geçici olarak giderir. İşletmeler, yazılımı kullanmanın devam eden maliyetlerini belirlemek için geçen yıldaki eğitim maliyetlerine bakmalıdır.

Ölçmek daha zor olsa da, yazılıma olan güven eksikliği de bir şirketin üretkenliğine zarar verir. Kötü dijital benimsemeden kaynaklanan hatalar, yinelenen süreçler, destek biletleri ve diğer zorlukların tümü, bir işletmenin yazılım TCO'sunu artırır.

2. Farklı yazılım eğitimi seçenekleri sunun

Daha önce tartışıldığı gibi, geleneksel tek seferlik eğitim yaklaşımı etkisizdir ve periyodik incelemelerle desteklenmesi pahalıdır. Ancak eğitim bir zorunluluktur, bu nedenle şirketlerin yeni bir yaklaşıma ihtiyacı vardır. Bu, sınıf eğitimi için yer olmadığı anlamına gelmez; sadece bu tek seçenek olmamalı.

Daha etkili bir eğitim modeli, çeşitli yöntemleri bir araya getirmektir. Bu, eğitim seçeneklerinin çeşitli koşulları, ihtiyaçları ve öğrenme stillerini kapsamasını sağlar. En popüler eğitim çözümü bire bir destektir. Bunu sağlayabilen şirketler bunu yapmalı, ancak aynı zamanda bariz ölçeklendirme sorunlarını da hesaba katmalıdır.

İkinci en popüler çözüm - ve çok daha ölçeklenebilir olanı - bir DAP kullanmaktır. Kuruluşlar, mevcut yazılı eğitim materyallerini DAP'taki etkileşimli kılavuzlara kolayca çevirebilir ve bunları farklı rollerin veya ekiplerin özel ihtiyaçlarına göre uyarlayabilir. DAP'nin bir diğer önemli avantajı, BT ekibinin aksine, çalışanların yazılım zorluklarını çözmelerine yardımcı olmak için her zaman hazır olmalarıdır.

Çalışanları daha bağlamsal, gerçek zamanlı ve uygulamalı eğitimle desteklemek için geleneksel seçeneklerin yanı sıra DAP'leri kullanabilirsiniz. Kurumsal DAP'ler ayrıca kolayca ölçeklenebilir ve çalışanların yazılımlarını nasıl ve neden kullandıklarına (veya kullanmadıklarına) ilişkin içgörüler sağlayan veriler açısından zengindir.

3. Çalışanlara danışın, dinleyin ve onlarla iletişim kurun

İşyerindeki teknik deneyimleri hakkında daha fazla bilgi edinmek için belirli bir platform veya yazılım kullanan çalışanlarla görüşmeler yapın. Mülakatlar, çalışmak için dijital uygulamaları ne kadar kolay bulduklarını, sonuçlarını, hayal kırıklıklarını ve kaç özellik kullandıklarını belirlemeyi amaçlamalıdır. Ortalama bir çalışan, mevcut işlevlerin yalnızca %40'ını kullanır; bu, ofis alanı kiralamaya eşdeğerdir ve yalnızca beşte ikisini işgal eder.

Doğru sonuçlar elde etmek için, çalışanın değil yazılımın yargılandığını da açıkça belirtmelisiniz. Başka bir deyişle, çalışanlar yalnızca sınırlı sayıda özellik kullandıklarını kabul ettikleri için cezalandırılmayacaktır.

İleriye dönük olarak, yazılımları tepeden tırnağa dayatmak yerine çalışanları gelecekteki yazılım satın alma kararlarına daha fazla dahil etmelisiniz. Bir çözüm üzerinde işbirliği yapmak, çalışanlara sahiplik duygusu verir ve içgörülerinin gözden kaçırılmamasını sağlar.

4. Bir yazılım benimseme ekibi oluşturun

Dijital benimseme zorluğu, İK, BT, fonksiyonel liderler ve çalışanlar dahil olmak üzere kuruluş içindeki çeşitli kilit paydaşlardan ve uzmanlardan gelen girdilerle en iyi şekilde ele alınır. Kuruluş genelinde dijital benimsemeden sorumlu bir görev oluşturmak mantıklıdır.

Yazılım uygulaması tek seferlik bir süreç değildir. Hem yazılım hem de çalışanların kullandığı ortam sürekli değiştiği için teknoloji yığınınızı sürekli olarak gözden geçirmeniz ve güncellemeniz gerekir. Bu, G2 Track gibi bir ürün kullanılarak çok daha kolay hale getirilebilecek kapsamlı izleme gerektirir.

İdeal bir dijital benimseme ekibi birkaç departman temsilcisinden oluşur ve düzenli olarak toplanır. Dijital benimsemeyi başarılı bir şekilde yürüten birçok kuruluş, dijital benimseme ekiplerini bir Baş Dijital Görevlinin (CDO) liderliğine yerleştirir.

Bu ekip, yazılımın neden tanıtıldığını, günlük işleri nasıl etkilediğini ve mevcut tüm özellikleri herkesin anlamasını sağlamak için yazılım çevresinde dahili mesajlaşmayı yönetir. Bu, yazılımın genellikle yönetim tarafından çalışanlara “neden” açıklanmadan seçildiği yaygın olarak kullanılan modelin aksine.

5. Kabulü ölçün ve analiz edin

Dijital benimseme ekibi ayrıca, şirketin yatırım yaptığı yazılımı tam olarak kullanmasını sağlamak için ürün analizi ve görüşmeleri kullanarak çalışanların benimseme oranlarını da takip eder. Çalışanların yazılımı ne sıklıkta veya ne kadar süre kullandığını ve iş hedeflerine ne kadar verimli ulaşabileceklerini ölçer. Sonuçta, yazılımı tanıtmak, kendi başına bir amaç değil, bir amaçtır.

Birlikte yükseklikleri fethedebilirsiniz

Dijital çalışan deneyimi, çalışanların işyeri yazılımını ne kadar iyi benimsediği ile doğrudan bağlantılıdır. Bu, yalnızca yatırımlarından en iyi getiriyi elde eden şirketler için değil, aynı zamanda ciddi personel eksikliği ile karakterize edilen aday odaklı bir iş piyasasında çalışanların katılımı ve elde tutulması için de anahtardır.

Dijital çalışan deneyimini iyileştirme ve çalışan devrini azaltma söz konusu olduğunda herkes bir paydaştır.

Yazılımın benimsenmesinin acı noktasına neden olup olmadığından emin değil misiniz? Çalışan devir hızını azaltmak ve elde tutmayı artırmak için bazı basit stratejileri keşfedin.