Dlaczego adopcja oprogramowania ma kluczowe znaczenie dla cyfrowego doświadczenia pracowników

Transformacja cyfrowa początkowo koncentrowała się na zdobyciu przewagi konkurencyjnej nad wolniejszymi użytkownikami cyfrowymi.

Ale świat pracy szybko ewoluował w ostatnich latach i stał się niepodlegającym negocjacjom imperatywem. Więcej ról wiąże się z korzystaniem z oprogramowania, a pracownicy często pracują z różnymi aplikacjami, a skuteczne wdrożenie oprogramowania stanowi podstawę cyfrowego doświadczenia pracowników.

Chodzi o to, by pomóc Twoim pracownikom w przyswajaniu, używaniu i maksymalizacji nowych narzędzi i technologii. Sukces adopcji cyfrowej mierzy się wydajnością i jakością wyników osiągniętych po przyjęciu przez organizację platform cyfrowych. Gdy technologia jest łatwa w użyciu, pracownicy mogą pracować mądrzej i mieć lepsze doświadczenie zawodowe.

Transformacja cyfrowa to coś więcej niż tylko temat techniczny; to kwestia doświadczenia pracowników.

Cyfrowe doświadczenie pracowników ma kluczowe znaczenie w nowoczesnym środowisku pracy, które szybko się zmienia, a nowe technologie są wdrażane, udoskonalane i dostosowywane w szybkim tempie. Adopcja oprogramowania (lub technologii cyfrowej) pomaga pracownikom akceptować, adoptować i uzupełniać ich narzędzia cyfrowe w pracy.

Słaba adopcja oprogramowania jest poważnym wyzwaniem dla wielu nowoczesnych firm i może uniemożliwić im osiągnięcie celów związanych z transformacją cyfrową. Niezmiennie utrudnia to szczęśliwe i zdrowe cyfrowe doświadczenie pracowników. Może to negatywnie wpłynąć na zaangażowanie pracowników, morale oraz produktywność, sprzedaż i wynik finansowy firmy.

Wyzwanie związane z adopcją cyfrową

Ponieważ świat pracy ewoluuje, a automatyzacja zastępuje „tradycyjne” miejsca pracy, nowe, w pełni cyfrowe role pojawiają się szybciej. Musisz być gotowy do wypełnienia tych ról i utrzymania przewagi konkurencyjnej.

Zacznij od przekazania swoim pracownikom umiejętności i pewności siebie, które pozwolą Ci korzystać z narzędzi cyfrowych. To trudna bitwa dla wielu firm.

Badanie Userlane State of Digital Adoption podkreśla wszechobecność słabej adopcji cyfrowej i cyfrowych doświadczeń pracowników. Dwa badania zostały zlecone na początku 2022 r. W pierwszym badaniu wzięło udział 250 starszych decydentów w firmach zatrudniających od 250 do ponad 5000 pracowników z różnych branż. Drugi przebadał 1000 pracowników z organizacji o podobnej wielkości.

Obie ankiety wykazały, że chociaż pracownicy i menedżerowie zdają sobie sprawę z tego, jak ważna dla ich sukcesu jest solidna cyfrowa adopcja, pracownicy mają trudności z korzystaniem z nowego oprogramowania. Prawie wszystkie (96%) organizacje zmagały się ze słabą adopcją cyfrową, a tylko jedna trzecia (37%) oceniła adopcję jako „doskonałą”. To pokazuje, że firmy nie osiągają najlepszych zysków i faktycznie tracą zarówno czas, jak i pieniądze na staraniach o przyjęcie oprogramowania.

Jak cyfrowa adopcja kształtuje cyfrowe doświadczenie pracowników

Przyjęcie oprogramowania ma fundamentalne znaczenie dla cyfrowego doświadczenia pracowników. Badania Userlane wykazały ponadto, że 81% pracowników korzysta z oprogramowania w pracy codziennie, podczas gdy wszyscy używają go przynajmniej raz w tygodniu.

Ponadto dziewięciu na dziesięciu (88%) pracowników zgadza się, że wolny od frustracji proces tworzenia oprogramowania jest kluczem do ich zadowolenia i produktywności w pracy. Oczywiście jest to ważny aspekt zaangażowania i utrzymania pracowników, zwłaszcza w świetle tzw. „Wielkiej Rezygnacji”.

Jednak prawie połowa (44%) pracowników stwierdziła, że ​​korzystanie z oprogramowania jest czasochłonne i trudne, a jedna czwarta (23%) stwierdziła, że ​​obejmuje zbyt wiele złożonych procesów. Czterdzieści cztery procent odkłada ważne zadania z powodu problemów z oprogramowaniem, jedna piąta (18%) szuka sposobów na ich ręczne wykonanie, a co dziesiąty (10%) stanowczo odmawia dalszego korzystania z nich.

Co jest bardziej niepokojące dla pracodawców? Około jedna dziesiąta (8%) respondentów przyznaje, że rozważała nawet odejście z pracy z powodu problemów z oprogramowaniem. To uosobienie słabego cyfrowego doświadczenia pracowników. Oprogramowanie powinno sprawiać, że życie zawodowe pracowników staje się łatwiejsze i szczęśliwsze, a nie skłaniać ich do rezygnacji z pracy z powodu frustracji i złych doświadczeń.

Niedobory siły roboczej i coraz większa konkurencja prowadzą do desperackich, morderczych walk powietrznych o rekrutację najlepszych talentów. Pracownicy są teraz bardziej świadomi swojej zbywalności jako trudnego do zastąpienia, malejącego zasobu. A ponieważ praca zdalna stała się normą, ich horyzonty i możliwości znacznie się poszerzyły.

Cyfrowe doświadczenie, które oferujesz swoim pracownikom, odzwierciedla całą kulturę Twojej firmy. Zmuszanie pracowników do znoszenia kiepskich doświadczeń cyfrowych oznacza ogólny brak zainteresowania zapewnieniem im odpowiedniego, produktywnego i angażującego środowiska pracy.

Pamiętaj, Twoja konkurencja się nie wycofa. Jeśli nie poprawisz procesu wdrażania oprogramowania, Twoi pracownicy w końcu opuszczą Cię dla konkurencji z lepszymi ofertami.

Oprócz zadowolenia pracowników należy również wziąć pod uwagę wpływ słabej adopcji cyfrowej na produktywność pracowników. Jeden na trzech pracowników (36%) przyznaje, że traci co najmniej godzinę tygodniowo na rozwiązywaniu problemów związanych z oprogramowaniem, a na całym świecie potencjalnie traci się miliony godzin pracy. A wraz z rosnącymi niedoborami siły roboczej i potencjalnymi wąskimi gardłami w rekrutacji, pracodawcy muszą utrzymywać wszystkich pracowników na swoich stanowiskach tak produktywnych, jak to tylko możliwe.

W przeciwieństwie do „przepaści cyfrowej” przyjęcie oprogramowania jest wyzwaniem pokoleniowym. W rzeczywistości nie ma prawie żadnej różnicy między różnymi grupami demograficznymi – każdy pracownik zasługuje na takie samo wsparcie.

Słaba adaptacja cyfrowa uniemożliwia transformację cyfrową

Jeśli adopcja cyfrowa jest słaba, będziesz miał trudności z osiągnięciem celów transformacji cyfrowej i nie zobaczysz dużego zwrotu z inwestycji (ROI) przy zakupie nowego oprogramowania.

Całkowity koszt posiadania (TCO) obejmuje wszystkie bezpośrednie i pośrednie koszty wdrożenia oprogramowania. Niska adopcja spala więcej pieniędzy i powoduje nieefektywność. Poza stosunkowo niską początkową opłatą licencyjną lub subskrypcyjną, brak stałego szkolenia i wsparcia wydajności skutkuje wysokim całkowitym kosztem posiadania nowych platform. Uniemożliwia to organizacjom wykorzystanie pełnych potencjalnych korzyści wynikających z korzystania z nowej technologii.

Każdego roku firmy na całym świecie marnują średnio 1,4 biliona dolarów na projekty transformacji bez realnego wpływu na działalność biznesową lub wyniki finansowe. Liczba ta odpowiada 70% globalnych inwestycji w procesy transformacji cyfrowej, co oznacza, że ​​prawie trzy czwarte inicjatyw kończy się niepowodzeniem.

Jedna czwarta liderów biznesu (24%) w ankiecie Userlane stwierdziła, że ​​ich nowe wdrożenia oprogramowania osiągnęły pożądane cele mniej niż połowę czasu z powodu słabego przyjęcia technologii cyfrowej i innych powiązanych czynników.

Nadrzędnym problemem jest obrót technologiczny – firmy wymieniają oprogramowanie na alternatywny produkt, ponieważ oryginał nie oferuje oczekiwanej wartości. Wiele firm błędnie kojarzy słabą adopcję z wadami produktów, podczas gdy w wielu przypadkach jest to po prostu spowodowane brakiem odpowiedniej adopcji cyfrowej.

Nie możesz sobie pozwolić na wymianę oprogramowania na nowe za każdym razem, gdy nie działa. Stwarza to kosztowne, czasochłonne i destrukcyjne błędne koło, które może niekorzystnie wpłynąć na codzienne operacje biznesowe i cele długoterminowe.

Kto odpowiada za cyfrowe doświadczenie pracownika?

Nie ma zgody co do tego, kto w organizacji powinien być odpowiedzialny za cyfrowe doświadczenie pracowników i zapewnienie płynnego i wydajnego procesu wdrażania oprogramowania.

Ponad połowa (53%) liderów biznesu uważa, że ​​zespół IT powinien być liderem w dziedzinie cyfrowej adopcji, w porównaniu z jedną trzecią (37%), która twierdzi, że pracownicy, a jedna czwarta (26%) nominuje zespoły HR do tego stanowiska. Ten niejasny pogląd często utrudnia wysiłki związane z transformacją. Istnieje duże ryzyko, że nikt nie podejmie się zadania ani nie wykona go w sposób zadowalający.

Niejasne role wywierają również nadmierną presję na zespoły IT, które i tak są już dość napięte. Dział IT lub dostawca usług zewnętrznych zapewnia, że ​​aplikacje są dostępne i działają poprawnie. Nie powinni mieć dodatkowej odpowiedzialności za dostarczanie właściwych produktów lub ich prawidłowe użytkowanie. Zamiast tego proces powinien opierać się na współpracy liderów IT, liderów HR, liderów zespołów działów i pracowników.

Wyzwanie szkoleniowe w zakresie oprogramowania

Szkolenie leży u podstaw wszelkich wysiłków mających na celu zwiększenie adopcji oprogramowania lub cyfrowego doświadczenia pracowników. Ponad dwie trzecie (68%) firm odnotowało wzrost kosztów szkolenia w zakresie oprogramowania, przy czym przeciętna organizacja w Wielkiej Brytanii wydaje 2 086,55 GBP na pracownika każdego roku.

Efektywna implementacja oprogramowania jest raczej wyjątkiem niż regułą. Wiele organizacji nadal stosuje przestarzałe, uniwersalne podejście do uczenia się i rozwoju, które nie spełnia zróżnicowanych potrzeb współczesnych pracowników. Praca hybrydowa i zdalna utrudniają również skalowane wsparcie i szkolenia.

Każda metoda treningowa ma swoje zalety i wady. Na przykład sesje prowadzone przez instruktora twarzą w twarz można łatwo przeprojektować, szybko opracować i przeprowadzić twarzą w twarz. Jednak planowanie takich spotkań jest nieskoordynowane, wiąże się z kosztami podróży i wpływa na jakość dostawy i odbioru.

Ponadto koszty zatrudnienia trenera zewnętrznego są często wysokie. Dziewięćdziesiąt procent pracowników zapomina, czego się nauczy w ciągu tygodnia, co sprawia, że ​​taka metoda szkolenia jest nie do utrzymania na dłuższą metę.

Szkolenie grupowe online nie wiąże się z kosztami podróży, ale nie daje takiego samego efektu, gdy uczestnicy znajdują się w tym samym pomieszczeniu. Z drugiej strony telekonferencje są odpowiednie dla dużych grup w wielu lokalizacjach, ale mogą wiązać się z wysokimi kosztami sprzętu.

Szkolenie w miejscu pracy może zapewnić skuteczny transfer wiedzy istotnej dla pracy osoby uczącej się, również w formie bezpośredniej. Jednak trenerzy mogą mieć różne kompetencje, a niski stosunek liczby osób szkolonych do trenerów może generować koszty.

Największym wyzwaniem dla organizacji jest zaprojektowanie strategii szkoleniowej w zakresie oprogramowania, która stanowi odpowiednią mieszankę różnych opcji, a jednocześnie jest opłacalna i skalowalna.

Przyszłość szkolenia w zakresie oprogramowania: platformy cyfrowej adopcji (DAP)

Liderzy biznesu realizują szereg strategii mających na celu zwiększenie adopcji cyfrowej, z których jedną z najpopularniejszych (30%) jest wprowadzenie platformy cyfrowej adopcji (DAP). DAPy istniały dopiero kilka lat temu i nadal angażują tylko garstkę znaczących graczy w tej dziedzinie na całym świecie.

DAP pomaga firmom uczynić ich oprogramowanie bardziej przyjaznym dla użytkownika dla pracowników. Działa jako warstwa nad aplikacją internetową i zawiera interaktywne przewodniki, które zapewniają szkolenie pracowników w czasie rzeczywistym i pomagają użytkownikom ukończyć określone procesy.

Mówiąc najprościej, DAP eliminuje koszty i kłopoty związane z tradycyjnym szkoleniem z oprogramowania i zastępuje je niezależnym, ciągłym uczeniem się. Celem jest pomoc firmom w przyspieszeniu transformacji cyfrowej poprzez szybkie wdrażanie, szkolenie lub zdobywanie umiejętności pracowników w zakresie nowego oprogramowania.

Wskazówki dotyczące poprawy cyfrowego doświadczenia pracowników

Możesz podjąć wiele praktycznych kroków, aby poprawić wdrażanie oprogramowania i cyfrowe środowisko pracowników.

1. Zmierz aktualny całkowity koszt posiadania oprogramowania

Aby uzyskać wartość z wydatków na oprogramowanie, należy wewnętrznie określić wielkość problemu. Najlepszym sposobem na to jest spojrzenie na wydatki pod kątem całkowitego kosztu posiadania. Już samo spojrzenie na koszty subskrypcji lub wdrożenia oprogramowania nie pozwala na uzyskanie pełnego obrazu. Musisz również wziąć pod uwagę koszty związane ze szkoleniem i onboardingiem.

Koszty przekwalifikowania często konkurują z ceną subskrypcji oprogramowania. Szkolenie w klasie daje słabe wyniki, ponieważ badania wykazały, że ludzie zapominają do 90% tego, czego się uczą w ciągu tygodnia. Wymaga to częstych kontroli przerywających pracę i tylko tymczasowo rozwiązuje problem cyfrowego doświadczenia. Firmy powinny przyjrzeć się kosztom szkoleń w ciągu ostatniego roku, aby określić bieżące koszty korzystania z oprogramowania.

Chociaż trudniej jest to określić ilościowo, brak zaufania do oprogramowania szkodzi również produktywności firmy. Błędy, duplikaty procesów, zgłoszenia serwisowe i inne wyzwania wynikające ze słabej adaptacji cyfrowej zwiększają całkowity koszt posiadania oprogramowania firmy.

2. Oferuj różne opcje szkolenia w zakresie oprogramowania

Jak omówiono wcześniej, tradycyjne jednorazowe podejście do szkolenia jest nieskuteczne i kosztowne w uzupełnieniu o okresowe przeglądy. Szkolenie jest jednak koniecznością, dlatego firmy potrzebują nowego podejścia. Nie oznacza to, że nie ma miejsca na szkolenia w klasie; tylko, że nie powinna to być jedyna opcja.

Bardziej efektywnym modelem treningowym jest łączenie różnych metod. Gwarantuje to, że opcje szkoleniowe obejmują szereg okoliczności, potrzeb i stylów uczenia się. Najpopularniejszym rozwiązaniem szkoleniowym jest indywidualne wsparcie. Firmy, które mogą to zapewnić, powinny to zrobić, ale także uwzględnić oczywiste problemy ze skalowaniem.

Drugim najpopularniejszym rozwiązaniem – i znacznie bardziej skalowalnym – jest użycie DAP-a. Organizacje mogą łatwo przełożyć istniejące pisemne materiały szkoleniowe na interaktywne przewodniki w DAP i dostosować je do specyficznych potrzeb różnych ról lub zespołów. Inną kluczową zaletą DAP jest to, że w przeciwieństwie do zespołu IT, są oni zawsze dostępni, aby pomóc pracownikom w rozwiązywaniu problemów związanych z oprogramowaniem.

Możesz korzystać z DAP wraz z tradycyjnymi opcjami, aby wspierać pracowników w bardziej kontekstowym, rzeczywistym i praktycznym szkoleniu. Enterprise DAP są również łatwo skalowalne i bogate w dane, które zapewniają wgląd w to, jak i dlaczego pracownicy używają (lub nie) swojego oprogramowania.

3. Konsultuj się, słuchaj i komunikuj się z pracownikami

Przeprowadzaj wywiady z pracownikami korzystającymi z określonej platformy lub oprogramowania, aby dowiedzieć się więcej o ich doświadczeniach technicznych w miejscu pracy. Wywiady powinny mieć na celu ustalenie, jak łatwo znajdują aplikacje cyfrowe do pracy, jakie są ich wyniki, frustracje i ile funkcji używają. Przeciętny pracownik korzysta tylko z 40% dostępnych funkcji, co odpowiada wynajmowi powierzchni biurowej i zajmuje tylko dwie piąte z niej.

Aby uzyskać dokładne wyniki, należy również wyjaśnić, że oceniane jest oprogramowanie, a nie pracownik. Innymi słowy, pracownicy nie byliby karani za przyznanie, że używają tylko ograniczonego zestawu funkcji.

W przyszłości powinieneś bardziej angażować pracowników w przyszłe decyzje dotyczące zakupu oprogramowania, zamiast narzucać oprogramowanie odgórnie. Współpraca nad rozwiązaniem daje pracownikom poczucie własności i zapewnia, że ​​ich spostrzeżenia nie zostaną przeoczone.

4. Utwórz zespół ds. przyjęcia oprogramowania

Wyzwanie związane z adopcją cyfrową można najlepiej rozwiązać, korzystając z wkładu różnych kluczowych interesariuszy i ekspertów w organizacji, w tym HR, IT, liderów funkcjonalnych i pracowników. Utworzenie zadania odpowiedzialnego za adopcję cyfrową w całej organizacji ma sens.

Wdrożenie oprogramowania nie jest procesem jednorazowym. Musisz stale sprawdzać i aktualizować swój stos technologiczny, ponieważ zarówno oprogramowanie, jak i środowisko, w którym korzystają z niego pracownicy, stale się zmieniają. Wymaga to szeroko zakrojonego monitorowania, które można znacznie ułatwić, korzystając z produktu takiego jak G2 Track.

Idealny zespół ds. adopcji cyfrowej składa się z kilku przedstawicieli działu i regularnie się spotyka. Wiele organizacji, które z powodzeniem wprowadziły cyfrową adopcję, umieszcza swoje zespoły ds. cyfrowej adopcji pod kierownictwem dyrektora ds. cyfrowych (CDO).

Ten zespół zarządza komunikatami wewnętrznymi dotyczącymi oprogramowania, aby zapewnić, że wszyscy rozumieją, dlaczego jest ono wprowadzane, jaki ma wpływ na codzienną pracę i jaki jest pełny zakres dostępnych funkcji. Jest to w przeciwieństwie do powszechnie stosowanego modelu, w którym oprogramowanie jest często wybierane przez kierownictwo bez wyjaśniania pracownikom „dlaczego”.

5. Mierz i analizuj adopcję

Zespół ds. adopcji cyfrowej śledzi również wskaźniki adopcji pracowników za pomocą analizy produktów i wywiadów, aby upewnić się, że firma w pełni korzysta z oprogramowania, w które inwestuje. Mierzy, jak często i jak długo pracownicy korzystają z oprogramowania i jak skutecznie mogą osiągać cele biznesowe. W końcu wprowadzenie oprogramowania jest środkiem do celu, a nie celem samym w sobie.

Razem możecie zdobywać wyżyny

Cyfrowe doświadczenie pracowników jest bezpośrednio powiązane z tym, jak dobrze pracownicy wdrażają oprogramowanie w miejscu pracy. Jest to kluczowe nie tylko dla firm osiągających najlepszy zwrot z inwestycji, ale także dla zaangażowania i utrzymania pracowników na rynku pracy opartym na kandydatach, charakteryzującym się poważnymi niedoborami kadrowymi.

Każdy jest interesariuszem, jeśli chodzi o poprawę cyfrowego doświadczenia pracowników i zmniejszenie rotacji pracowników.

Nie masz pewności, czy adopcja oprogramowania jest przyczyną bólu? Poznaj kilka prostych strategii, aby zmniejszyć rotację pracowników i poprawić retencję.