De ce adoptarea software-ului este vitală pentru experiența digitală a angajaților

Transformarea digitală sa concentrat inițial pe obținerea unui avantaj competitiv față de adoptatorii digitale mai lenți.

Dar lumea muncii a evoluat rapid în ultimii ani și a devenit un imperativ nenegociabil. Mai multe roluri implică utilizarea software-ului, iar angajații care lucrează adesea cu aplicații diferite, adoptarea eficientă a software-ului stă la baza experienței digitale a angajaților.

Este vorba despre a vă ajuta oamenii să îmbrățișeze, să utilizeze și să maximizeze noile instrumente și tehnologii. Succesul adoptării digitale este măsurat prin eficiența și calitatea rezultatelor obținute după ce o organizație adoptă platforme digitale. Când tehnologia este ușor de utilizat, angajații pot lucra mai inteligent și pot avea o experiență de lucru mai bună.

Transformarea digitală este mai mult decât un subiect tehnic; este o problemă de experiență a angajaților.

Experiența digitală a angajaților este primordială în mediul de lucru modern, care se schimbă rapid, iar noile tehnologii sunt implementate, perfecționate și adaptate într-un ritm rapid. Adoptarea software-ului (sau digital) îi ajută pe angajați să accepte, să adopte și să își completeze instrumentele digitale la locul de muncă.

Adoptarea slabă a software-ului este o provocare majoră pentru multe întreprinderi moderne și le poate împiedica să-și atingă obiectivele de transformare digitală. În mod invariabil, împiedică o experiență digitală fericită și sănătoasă a angajaților. Acest lucru poate afecta negativ angajamentul angajaților, moralul și productivitatea, vânzările și rezultatul final al companiei.

Provocarea adoptării digitale

Pe măsură ce lumea muncii evoluează și automatizarea înlocuiește locurile de muncă „tradiționale”, roluri noi, complet concentrate pe digital, apar mai repede. Trebuie să fiți pregătit să ocupați aceste roluri și să mențineți un avantaj competitiv.

Începeți prin a oferi angajaților abilitățile și încrederea de a adopta instrumente digitale. Aceasta este o luptă dificilă pentru multe afaceri.

Studiul Userlane privind starea adopției digitale evidențiază amploarea adoptării digitale slabe și a experienței digitale a angajaților. Două sondaje au fost comandate la începutul anului 2022. Primul a chestionat 250 de factori de decizie seniori din companii cu peste 250 până la 5.000 de angajați din diverse industrii. Al doilea a chestionat 1.000 de angajați din organizații de dimensiuni similare.

Ambele sondaje au constatat că, în timp ce angajații și managerii recunosc importanța adoptării digitale solide pentru succesul lor, angajații se luptă să folosească software nou. Aproape toate (96%) dintre organizații s-au luptat cu adoptarea digitală slabă și doar o treime (37%) a evaluat adoptarea ca fiind „excelentă”. Acest lucru arată că companiile nu obțin cele mai bune profituri și de fapt pierd atât timp, cât și bani în eforturile lor de adoptare a software-ului.

Cum adopția digitală modelează experiența digitală a angajaților

Adoptarea software-ului este fundamentală pentru experiența digitală a angajaților. Cercetarea Userlane a mai constatat că 81% dintre angajați folosesc software-ul la serviciu în fiecare zi, în timp ce toți îl folosesc cel puțin o dată pe săptămână.

În plus, nouă din zece (88%) angajați sunt de acord că un proces software fără frustrare este cheia pentru satisfacția și productivitatea lor la locul de muncă. Evident, acesta este un aspect important al angajării și reținerii angajaților, mai ales în lumina așa-numitei „Marea Demisie”.

Cu toate acestea, aproape jumătate (44%) dintre angajați au spus că utilizarea software-ului necesită timp și este dificilă, iar un sfert (23%) au spus că implică prea multe procese complexe. Patruzeci și patru la sută au amânat sarcini importante din cauza problemelor software, o cincime (18%) caută modalități de a le face manual și unul din zece (10%) refuză categoric să continue să le folosească.

Ce este mai îngrijorător pentru angajatori? Aproximativ o zecime (8%) dintre respondenți recunosc că s-au gândit chiar să renunțe la locul de muncă din cauza unor probleme legate de software. Acesta este simbolul unei experiențe digitale slabe ale angajaților. Software-ul ar trebui să facă viața profesională a angajaților mai ușoară și mai fericită, nu să-i facă să renunțe la locul de muncă din frustrări și experiențe proaste.

Lipsa forței de muncă și concurența din ce în ce mai mare duc la lupte disperate și năprasnice pentru a recruta talente de top. Angajații sunt acum mai conștienți de capacitatea lor de comercializare ca o resursă greu de înlocuit, în scădere. Și pe măsură ce munca la distanță a devenit norma, orizonturile și oportunitățile lor s-au extins enorm.

Experiența digitală pe care o oferi angajaților tăi reflectă întreaga ta cultură corporativă. Forțarea angajaților să suporte o experiență digitală slabă implică o lipsă generală de interes pentru a le oferi un mediu de lucru adecvat, productiv și antrenant.

Amintiți-vă, concurența dvs. nu va da înapoi. Dacă nu vă îmbunătățiți procesul de implementare a software-ului, angajații dvs. vă vor lăsa în cele din urmă pentru concurenți cu oferte mai bune.

Pe lângă satisfacția angajaților, trebuie să luați în considerare și impactul adoptării digitale slabe asupra productivității angajaților. Unul din trei angajați (36%) recunosc că pierde cel puțin o oră în fiecare săptămână rezolvând probleme legate de software, cu milioane de ore de lucru potențial pierdute la nivel global. Și, având în vedere deficitul de forță de muncă tot mai mare și potențiale blocaje de recrutare, angajatorii trebuie să mențină toți angajații în locurile lor de muncă cât mai productivi posibil.

Spre deosebire de „decalajul digital”, adoptarea software-ului este o provocare generațională. De fapt, nu există aproape nicio diferență între diferitele categorii demografice – fiecare angajat merită același sprijin.

Adopția digitală slabă împiedică transformarea digitală

Dacă adoptarea digitală este slabă, vă veți lupta pentru a vă atinge obiectivele de transformare digitală și nu veți vedea o rentabilitate puternică a investiției (ROI) la achiziționarea unui nou software.

Costul total de proprietate (TCO) acoperă toate costurile directe și indirecte de adoptare a software-ului. Adopția scăzută arde mai mulți bani și creează ineficiențe. Pe lângă taxa inițială relativ scăzută de licență sau abonament, lipsa de formare continuă și de asistență pentru performanță are ca rezultat un cost total ridicat de proprietate pentru platformele noi. Acest lucru împiedică organizațiile să realizeze toate beneficiile potențiale ale utilizării noii tehnologii.

În fiecare an, companiile din întreaga lume risipesc o medie de 1,4 trilioane de dolari pe proiecte de transformare fără un impact real asupra operațiunilor de afaceri sau a rezultatului final. Această cifră corespunde cu 70% din investițiile globale în procesele de transformare digitală, ceea ce înseamnă că aproape trei sferturi din inițiative nu au succes.

Un sfert dintre liderii de afaceri (24%) din sondajul Userlane au spus că noile lor implementări de software au atins obiectivele dorite mai puțin de jumătate din timp din cauza adoptării digitale slabe și a altor factori conexe.

O problemă generală este cifra de afaceri tehnologică – companiile înlocuind software-ul cu un produs alternativ, deoarece originalul nu oferă valoarea așteptată. Multe companii asociază în mod eronat adoptarea slabă cu defecte ale produselor, când, în multe cazuri, acest lucru se datorează pur și simplu lipsei unei adopții digitale adecvate.

Nu vă puteți permite să vă înlocuiți software-ul cu unul nou de fiecare dată când nu funcționează. Acest lucru creează un cerc vicios costisitor, consumator de timp și perturbator, care vă poate afecta negativ operațiunile de zi cu zi și obiectivele pe termen lung.

Cine este responsabil pentru experiența digitală a angajaților?

Nu există un consens asupra cine în cadrul organizației ar trebui să fie responsabil pentru experiența digitală a angajaților și pentru asigurarea unui proces de adoptare a software-ului fără probleme și eficient.

Mai mult de jumătate (53%) dintre liderii de afaceri cred că echipa IT ar trebui să fie în fruntea adoptării digitale, comparativ cu o treime (37%) care spun că angajații și un sfert (26%) nominalizează echipele de HR pentru acest rol. Această viziune confuză împiedică adesea efortul de transformare. Există un risc mare ca nimeni să nu preia locul de muncă sau să o termine satisfăcător.

Rolurile neclare pun, de asemenea, presiuni nejustificate asupra echipelor IT, care sunt deja destul de întinse. Departamentul IT sau furnizorul externalizat se asigură că aplicațiile sunt disponibile și funcționează corect. Ei nu ar trebui să aibă o responsabilitate suplimentară de a furniza produsele potrivite sau utilizarea corectă a acestora. În schimb, procesul ar trebui să fie colaborativ între liderii IT, liderii HR, liderii de echipe departamentale și angajați.

Provocare de formare software

Formarea se află în centrul oricăror eforturi de a stimula adoptarea de software sau experiența digitală a angajaților. Mai mult de două treimi (68%) dintre companii și-au văzut costurile de formare software crescând, organizația medie din Marea Britanie cheltuind 2.086,55 GBP per angajat în fiecare an.

Implementarea eficientă a software-ului este mai degrabă excepția decât regula. Multe organizații încă urmează o abordare învechită, „unică pentru toate”, a învățării și dezvoltării, care nu satisface nevoile diverse ale angajaților moderni. Munca hibridă și de la distanță îngreunează, de asemenea, asistența și formarea la scară.

Fiecare metodă de antrenament are avantajele și dezavantajele sale. De exemplu, sesiunile față în față conduse de instructor pot fi ușor reproiectate, dezvoltate rapid și desfășurate față în față. Cu toate acestea, programarea unor astfel de întâlniri este necoordonată, implică cheltuieli de călătorie și afectează calitatea livrării și recepției.

În plus, costurile angajării unui trainer extern sunt adesea mari. Nouăzeci la sută dintre angajați uită ceea ce învață într-o săptămână, ceea ce face ca o astfel de metodă de formare să fie nesustenabilă pe termen lung.

Instruirea online de grup nu implică cheltuieli de călătorie, dar nu are același efect atunci când participanții se află în aceeași cameră. Pe de altă parte, teleconferința este potrivită pentru grupuri mari în multe locații, dar poate implica costuri mari de echipare.

Formarea la locul de muncă poate oferi un transfer eficient de cunoștințe relevante pentru locul de muncă al cursantului, oferit din nou față în față. Cu toate acestea, formatorii pot avea competențe diferite, iar raportul scăzut dintre stagiar și formator poate genera costuri.

Cea mai mare provocare pentru organizații este proiectarea unei strategii de instruire software care să fie combinația potrivită de opțiuni diferite, în același timp rentabilă și scalabilă.

Viitorul instruirii software: platforme de adopție digitală (DAP)

Liderii de afaceri urmăresc o serie de strategii pentru a crește adoptarea digitală, una dintre cele mai populare (30%) fiind lansarea unei platforme de adopție digitală (DAP). DAP-urile nu au existat decât în ​​urmă cu câțiva ani și încă implică doar o mână de jucători importanți în acest domeniu la nivel mondial.

Un DAP ajută companiile să își facă software-ul mai ușor de utilizat pentru angajați. Acesta acționează ca un strat deasupra unei aplicații software bazate pe web și încorporează ghiduri interactive care oferă instruire în timp real angajaților și îi ajută pe utilizatori să finalizeze anumite procese.

Mai simplu spus, un DAP elimină costurile și necazurile antrenamentului tradițional de software și îl înlocuiește cu învățare independentă și continuă. Scopul este de a ajuta companiile să accelereze transformarea digitală prin integrarea rapidă, instruirea sau calificarea angajaților cu noul software.

Sfaturi pentru îmbunătățirea experienței digitale angajaților

Puteți lua mulți pași acționați pentru a îmbunătăți adoptarea software-ului și experiența digitală a angajaților.

1. Măsurați TCO actual al software-ului

Pentru a obține valoare din cheltuielile cu software-ul, trebuie să cuantificați amploarea problemei pe plan intern. Cel mai bun mod de a face acest lucru este să analizați cheltuielile în termeni de costul total de proprietate. Privind doar abonamentul software sau costurile de implementare, nu imaginea de ansamblu. De asemenea, trebuie să luați în considerare costurile asociate cu formarea și integrarea.

Costurile de recalificare concurează adesea cu prețul abonamentului la software. Antrenamentul la clasă produce rezultate necorespunzătoare, deoarece studiile au arătat că oamenii uită până la 90% din ceea ce învață într-o săptămână. Acest lucru necesită verificări frecvente care întrerup activitatea și abordează doar temporar problema experienței digitale. Companiile ar trebui să analizeze costurile de formare din ultimul an pentru a determina costurile continue ale utilizării software-ului.

Deși este mai greu de cuantificat, lipsa de încredere în software afectează și productivitatea unei companii. Erorile, procesele duplicate, biletele de asistență și alte provocări care rezultă din adoptarea digitală slabă cresc toate TCO-ul software al unei companii.

2. Oferiți diferite opțiuni de instruire software

După cum sa discutat mai devreme, abordarea tradițională de formare unică este ineficientă și costisitoare de completat cu revizuiri periodice. Cu toate acestea, formarea este o necesitate, astfel încât companiile au nevoie de o nouă abordare. Asta nu înseamnă că nu există loc pentru instruirea la clasă; doar că nu ar trebui să fie singura opțiune.

Un model de antrenament mai eficient este combinarea unei varietăți de metode. Acest lucru asigură că opțiunile de formare acoperă o serie de circumstanțe, nevoi și stiluri de învățare. Cea mai populară soluție de antrenament este suportul unu-la-unu. Companiile care pot oferi acest lucru ar trebui să facă acest lucru, dar și să țină cont de probleme evidente de scalare.

A doua cea mai populară soluție – și una mult mai scalabilă – este utilizarea unui DAP. Organizațiile pot traduce cu ușurință materialele de instruire scrise existente în ghiduri interactive în DAP și le pot adapta la nevoile specifice ale diferitelor roluri sau echipe. Un alt avantaj cheie al unui DAP este că, spre deosebire de echipa IT, acestea sunt întotdeauna disponibile pentru a ajuta angajații să rezolve provocările software.

Puteți folosi DAP-urile împreună cu opțiunile tradiționale pentru a sprijini angajații cu mai multe instruiri contextuale, în timp real și practice. DAP-urile pentru întreprinderi sunt, de asemenea, ușor scalabile și bogate în date care oferă informații despre cum și de ce angajații își folosesc (sau nu) software-ul.

3. Consultați, ascultați și comunicați cu angajații

Efectuați interviuri cu angajații care utilizează o anumită platformă sau software pentru a afla mai multe despre experiențele lor tehnice la locul de muncă. Interviurile ar trebui să urmărească să determine cât de ușor găsesc aplicații digitale cu care să lucreze, rezultatele, frustrările și câte funcții folosesc. Angajatul mediu folosește doar 40% din funcțiile disponibile, echivalent cu închirierea spațiului de birouri și ocupând doar două cincimi din acesta.

Pentru a obține rezultate precise, trebuie să precizați, de asemenea, că software-ul, nu angajatul, este judecat. Cu alte cuvinte, angajații nu ar fi penalizați pentru că recunosc că folosesc doar un set limitat de funcții.

În viitor, ar trebui să implicați mai mult angajații în viitoarele decizii de cumpărare a software-ului, mai degrabă decât să impuneți software-ul de sus în jos. Colaborarea la o soluție oferă angajaților un sentiment de proprietate și asigură că perspectivele lor nu sunt trecute cu vederea.

4. Creați o echipă de adoptare a software-ului

Provocarea adoptării digitale este cel mai bine abordată cu contribuții din partea diverșilor părți interesate cheie și experți din cadrul organizației, inclusiv HR, IT, lideri funcționali și angajați. Configurarea unei sarcini responsabile pentru adoptarea digitală în cadrul organizației are sens.

Implementarea software-ului nu este un proces unic. Trebuie să revizuiți și să vă actualizați continuu stiva de tehnologie, deoarece atât software-ul, cât și mediul în care angajații îl folosesc sunt în continuă evoluție. Acest lucru necesită o monitorizare extinsă, care poate fi mult mai ușoară prin utilizarea unui produs precum G2 Track.

O echipă ideală de adoptare digitală este formată din mai mulți reprezentanți ai departamentelor și se întâlnește în mod regulat. Multe organizații care au condus cu succes adopția digitală își plasează echipele de adopție digitală sub conducerea unui Chief Digital Officer (CDO).

Această echipă gestionează mesajele interne în jurul software-ului pentru a se asigura că toată lumea înțelege de ce este introdus, cum afectează munca de zi cu zi și întreaga gamă de funcții disponibile. Acest lucru este în contrast cu modelul utilizat în mod obișnuit, în care software-ul este adesea ales de conducere fără a explica „de ce” angajaților.

5. Măsurați și analizați adopția

Echipa de adopție digitală urmărește, de asemenea, ratele de adoptare a angajaților folosind analize de produs și interviuri pentru a se asigura că compania folosește pe deplin software-ul în care investește. Măsoară cât de des sau cât timp folosesc angajații software și cât de eficient pot atinge obiectivele de afaceri. La urma urmei, introducerea software-ului este un mijloc pentru un scop, nu un scop în sine.

Împreună puteți cuceri înălțimi

Experiența digitală a angajaților este direct legată de cât de bine adoptă angajații software-ul la locul de muncă. Aceasta este cheia nu numai pentru companiile care obțin cea mai bună rentabilitate a investițiilor lor, ci și pentru implicarea și reținerea angajaților pe o piață a muncii determinată de candidați, caracterizată de lipsuri severe de personal.

Toată lumea este o parte interesată atunci când vine vorba de îmbunătățirea experienței digitale a angajaților și de reducerea fluctuației angajaților.

Nu sunteți sigur dacă adoptarea software-ului cauzează punctul dureros? Explorați câteva strategii simple pentru a reduce fluctuația angajaților și pentru a îmbunătăți reținerea.