Por qué la adopción de software es vital para la experiencia del empleado digital

La transformación digital inicialmente se centró en obtener una ventaja competitiva sobre los adoptantes digitales más lentos.

Pero el mundo del trabajo ha evolucionado rápidamente en los últimos años y se ha convertido en un imperativo innegociable. Más roles implican el uso de software, y dado que los empleados a menudo trabajan con diferentes aplicaciones, la adopción efectiva de software sustenta la experiencia digital del empleado.

Se trata de ayudar a su gente a adoptar, usar y maximizar las nuevas herramientas y tecnologías. El éxito de la adopción digital se mide por la eficiencia y la calidad de los resultados obtenidos después de que una organización adopta plataformas digitales. Cuando la tecnología es fácil de usar, los empleados pueden trabajar de manera más inteligente y tener una mejor experiencia laboral.

La transformación digital es más que un tema técnico; es un problema de experiencia del empleado.

La experiencia digital de los empleados es primordial en el entorno de trabajo moderno que cambia rápidamente, y las nuevas tecnologías se implementan, refinan y adaptan a un ritmo acelerado. La adopción de software (o digital) ayuda a los empleados a aceptar, adoptar y complementar sus herramientas digitales en el trabajo.

La mala adopción de software es un desafío importante para muchas empresas modernas y puede impedirles alcanzar sus objetivos de transformación digital. Invariablemente obstaculiza una experiencia digital feliz y saludable para los empleados. Esto puede afectar negativamente el compromiso de los empleados, la moral y la productividad, las ventas y los resultados de una empresa.

Desafío de adopción digital

A medida que el mundo del trabajo evoluciona y la automatización reemplaza los trabajos "tradicionales", surgen más rápido nuevos roles totalmente enfocados en lo digital. Debe estar preparado para desempeñar estos roles y mantener una ventaja competitiva.

Comience por capacitar a sus empleados con las habilidades y la confianza para adoptar herramientas digitales. Esta es una batalla cuesta arriba para muchas empresas.

La investigación sobre el estado de la adopción digital de Userlane destaca la omnipresencia de la mala adopción digital y la experiencia digital de los empleados. Se encargaron dos encuestas a principios de 2022. La primera encuestó a 250 altos responsables de la toma de decisiones en empresas con entre 250 y más de 5000 empleados en diversas industrias. El segundo encuestó a 1000 empleados de organizaciones de tamaño similar.

Ambas encuestas encontraron que, si bien los empleados y gerentes reconocen la importancia de una sólida adopción digital para su éxito, los empleados luchan por usar el nuevo software. Casi todas (96%) de las organizaciones lucharon con una mala adopción digital, y solo un tercio (37%) calificó la adopción como "excelente". Esto demuestra que las empresas no están obteniendo los mejores rendimientos y, en realidad, están perdiendo tiempo y dinero en sus esfuerzos por adoptar el software.

Cómo la adopción digital da forma a la experiencia del empleado digital

La adopción de software es fundamental para la experiencia digital de los empleados. La investigación de Userlane descubrió además que el 81% de los empleados usan el software en el trabajo todos los días, mientras que todos lo usan al menos una vez a la semana.

Además, nueve de cada diez (88%) empleados están de acuerdo en que un proceso de software libre de frustraciones es clave para su satisfacción y productividad en el trabajo. Obviamente, este es un aspecto importante del compromiso y la retención de los empleados, especialmente a la luz de la llamada “Gran Renuncia”.

Sin embargo, casi la mitad (44 %) de los empleados dijo que usar software requiere mucho tiempo y es difícil, y una cuarta parte (23 %) dijo que implica demasiados procesos complejos. El cuarenta y cuatro por ciento ha pospuesto tareas importantes por problemas de software, una quinta parte (18%) busca formas de hacerlas manualmente y uno de cada diez (10%) se niega rotundamente a seguir utilizándolas.

¿Qué es más preocupante para los empleadores? Alrededor de una décima parte (8 %) de los encuestados admite que incluso ha considerado dejar su trabajo debido a problemas relacionados con el software. Este es el epítome de una mala experiencia de empleado digital. El software debe hacer que la vida laboral de los empleados sea más fácil y feliz, no hacer que renuncien a sus trabajos por frustración y malas experiencias.

La escasez de mano de obra y la competencia cada vez mayor están dando lugar a peleas de perros desesperadas y feroces para reclutar a los mejores talentos. Los empleados ahora son más conscientes de su comerciabilidad como un recurso cada vez menor y difícil de reemplazar. Y a medida que el trabajo remoto se ha convertido en la norma, sus horizontes y oportunidades se han expandido enormemente.

La experiencia digital que ofreces a tus empleados refleja toda tu cultura corporativa. Obligar a los empleados a soportar una mala experiencia digital implica una falta general de interés en brindarles un entorno de trabajo apropiado, productivo y atractivo.

Recuerde, su competencia no retrocederá. Si no mejora su proceso de implementación de software, sus empleados eventualmente lo dejarán por sus competidores con mejores ofertas.

Además de la satisfacción de los empleados, también debe considerar el impacto de una mala adopción digital en la productividad de los empleados. Uno de cada tres empleados (36 %) admite que pierde al menos una hora cada semana resolviendo problemas relacionados con el software, con millones de horas de trabajo potencialmente perdidas en todo el mundo. Y con la creciente escasez de mano de obra y los posibles cuellos de botella de contratación, los empleadores deben mantener a todos los empleados en sus trabajos lo más productivos posible.

Contrariamente a la “brecha digital”, la adopción de software es un desafío generacional. De hecho, casi no hay diferencia entre los diferentes grupos demográficos: todos los empleados merecen el mismo apoyo.

La mala adopción digital impide la transformación digital

Si la adopción digital es deficiente, tendrá dificultades para lograr sus objetivos de transformación digital y no verá un fuerte retorno de la inversión (ROI) en la compra de un nuevo software.

El costo total de propiedad (TCO) cubre todos los costos de adopción de software directos e indirectos. La baja adopción quema más dinero y crea ineficiencias. Además de la licencia inicial relativamente baja o la tarifa de suscripción, la falta de capacitación continua y soporte de rendimiento da como resultado un alto costo total de propiedad para las nuevas plataformas. Esto impide que las organizaciones se den cuenta de todos los beneficios potenciales del uso de nuevas tecnologías.

Cada año, las empresas de todo el mundo desperdician una media de 1,4 billones de dólares en proyectos de transformación sin un impacto real en las operaciones comerciales o en el resultado final. Esta cifra corresponde al 70% de las inversiones globales en procesos de transformación digital, lo que significa que casi las tres cuartas partes de las iniciativas fracasan.

Una cuarta parte de los líderes empresariales (24 %) en la encuesta de Userlane dijeron que sus nuevas implementaciones de software alcanzaron los objetivos deseados en menos de la mitad de las veces debido a una mala adopción digital y otros factores relacionados.

Un problema general es la rotación tecnológica: las empresas reemplazan el software con un producto alternativo porque el original no ofrece el valor esperado. Muchas empresas asocian erróneamente una mala adopción con fallas en los productos, cuando en muchos casos esto se debe simplemente a la falta de una adopción digital adecuada.

No puede darse el lujo de reemplazar su software por uno nuevo cada vez que no funciona. Esto crea un círculo vicioso costoso, lento y perturbador que puede afectar negativamente sus operaciones comerciales diarias y sus objetivos a largo plazo.

¿Quién es responsable de la experiencia digital del empleado?

No hay consenso sobre quién dentro de la organización debería ser responsable de la experiencia digital de los empleados y garantizar un proceso de adopción de software fluido y eficiente.

Más de la mitad (53 %) de los líderes empresariales piensan que el equipo de TI debería estar a la vanguardia de la adopción digital, en comparación con un tercio (37 %) que dice que los empleados y una cuarta parte (26 %) nominan a los equipos de recursos humanos para el puesto. Esta visión confusa a menudo dificulta el esfuerzo de transformación. Existe un alto riesgo de que nadie acepte el trabajo o lo complete satisfactoriamente.

Los roles poco claros también ejercen una presión indebida sobre los equipos de TI, que ya están bastante sobrecargados. El departamento de TI o el proveedor subcontratado se asegura de que las aplicaciones estén disponibles y funcionen correctamente. No deben tener una responsabilidad adicional para proporcionar los productos correctos o su uso correcto. En su lugar, el proceso debe ser colaborativo entre los líderes de TI, los líderes de recursos humanos, los líderes de equipos departamentales y los empleados.

Desafío de entrenamiento de software

La capacitación se encuentra en el centro de cualquier esfuerzo para impulsar la adopción de software o la experiencia digital de los empleados. Más de dos tercios (68 %) de las empresas vieron aumentar sus costos de capacitación en software, y la organización promedio del Reino Unido gastó £ 2,086.55 por empleado cada año.

La implementación efectiva de software es la excepción y no la regla. Muchas organizaciones aún siguen un enfoque obsoleto de aprendizaje y desarrollo de "talla única" que no satisface las diversas necesidades de los empleados modernos. El trabajo híbrido y remoto también dificulta el apoyo y la capacitación a escala.

Cada método de entrenamiento tiene sus ventajas y desventajas. Por ejemplo, las sesiones cara a cara dirigidas por un instructor se pueden rediseñar fácilmente, desarrollar rápidamente y llevar a cabo cara a cara. Sin embargo, la programación de tales reuniones no está coordinada, implica gastos de viaje y afecta la calidad de la entrega y la recepción.

Además, los costos de contratar a un capacitador externo suelen ser altos. El noventa por ciento de los empleados olvidan lo que aprenden en una semana, lo que hace que este método de formación sea insostenible a largo plazo.

La capacitación grupal en línea no implica gastos de viaje, pero no tiene el mismo efecto cuando los participantes están en la misma sala. Por otro lado, las teleconferencias son adecuadas para grupos grandes en muchos lugares, pero pueden generar altos costos de equipo.

La formación en el puesto de trabajo puede proporcionar una transferencia de conocimientos eficaz y relevante para el puesto de trabajo del alumno, también de forma presencial. Sin embargo, los formadores pueden tener diferentes competencias, y la baja proporción de alumnos por formador puede aumentar los costes.

El mayor desafío para las organizaciones es diseñar una estrategia de capacitación en software que sea la combinación correcta de diferentes opciones y, al mismo tiempo, rentable y escalable.

El futuro de la capacitación en software: Plataformas de adopción digital (DAP)

Los líderes empresariales están siguiendo una variedad de estrategias para aumentar la adopción digital, siendo una de las más populares (30 %) el lanzamiento de una plataforma de adopción digital (DAP). Los DAP no existieron hasta hace unos años y aún involucran solo a un puñado de jugadores importantes en este campo en todo el mundo.

Un DAP ayuda a las empresas a hacer que su software sea más fácil de usar para los empleados. Actúa como una capa sobre una aplicación de software basada en web e incorpora guías interactivas que brindan capacitación a los empleados en tiempo real y ayudan a los usuarios a completar procesos específicos.

En pocas palabras, un DAP elimina el costo y la molestia de la capacitación en software tradicional y lo reemplaza con un aprendizaje continuo e independiente. El objetivo es ayudar a las empresas a acelerar la transformación digital incorporando, capacitando o capacitando rápidamente a los empleados en el nuevo software.

Consejos para mejorar la experiencia digital de los empleados

Puede tomar muchas medidas prácticas para mejorar la adopción del software y la experiencia digital de los empleados.

1. Mida su TCO de software actual

Para obtener valor de su inversión en software, debe cuantificar la magnitud del problema internamente. La mejor manera de hacer esto es mirar el gasto en términos del costo total de propiedad. Solo mirar los costos de suscripción o implementación de software pierde el panorama general. También debe tener en cuenta los costos asociados con la capacitación y la incorporación.

Los costos de capacitación a menudo compiten con el precio de suscripción del software. La capacitación en el aula produce resultados mediocres, ya que los estudios han demostrado que las personas olvidan hasta el 90 % de lo que aprenden en una semana. Esto requiere verificaciones frecuentes que interrumpen el trabajo y solo resuelve temporalmente el problema de la experiencia digital. Las empresas deben analizar los costos de capacitación durante el último año para determinar los costos continuos del uso del software.

Aunque es más difícil de cuantificar, la falta de confianza en el software también perjudica la productividad de una empresa. Los errores, los procesos duplicados, los tickets de soporte y otros desafíos que resultan de una mala adopción digital aumentan el TCO del software de una empresa.

2. Ofrezca diferentes opciones de capacitación en software

Como se discutió anteriormente, el enfoque de capacitación tradicional de una sola vez es ineficaz y costoso de complementar con revisiones periódicas. Sin embargo, la formación es una necesidad, por lo que las empresas necesitan un nuevo enfoque. Eso no quiere decir que no haya lugar para la capacitación en el aula; solo que no debería ser la única opción.

Un modelo de entrenamiento más efectivo es combinar una variedad de métodos. Esto asegura que las opciones de capacitación cubran una variedad de circunstancias, necesidades y estilos de aprendizaje. La solución de formación más popular es el apoyo personalizado. Las empresas que pueden proporcionar esto deberían hacerlo, pero también deben tener en cuenta los problemas de escala obvios.

La segunda solución más popular, y mucho más escalable, es usar un DAP. Las organizaciones pueden traducir fácilmente los materiales de capacitación escritos existentes en guías interactivas en el DAP y adaptarlas a las necesidades específicas de los diferentes roles o equipos. Otra ventaja clave de un DAP es que, a diferencia del equipo de TI, siempre están disponibles para ayudar a los empleados a resolver los desafíos de software.

Puede utilizar los DAP junto con las opciones tradicionales para ayudar a los empleados con una formación más contextual, en tiempo real y práctica. Los DAP empresariales también son fácilmente escalables y tienen una gran cantidad de datos que brindan información sobre cómo y por qué los empleados usan (o no) su software.

3. Consultar, escuchar y comunicarse con los empleados

Realice entrevistas con empleados que usan una plataforma o software específico para obtener más información sobre sus experiencias técnicas en el lugar de trabajo. Las entrevistas deben tener como objetivo determinar con qué facilidad encuentran aplicaciones digitales para trabajar, sus resultados, frustraciones y cuántas funciones utilizan. El empleado promedio solo utiliza el 40% de las funciones disponibles, lo que equivale a alquilar un espacio de oficina y ocupa solo dos quintas partes.

Para obtener resultados precisos, también debe dejar en claro que se está juzgando al software, no al empleado. En otras palabras, los empleados no serían penalizados por reconocer que solo usan un conjunto limitado de funciones.

En el futuro, debe involucrar más a los empleados en las futuras decisiones de compra de software, en lugar de imponer el software de arriba hacia abajo. Colaborar en una solución les da a los empleados un sentido de propiedad y asegura que sus conocimientos no se pasen por alto.

4. Cree un equipo de adopción de software

El desafío de la adopción digital se aborda mejor con aportes de varias partes interesadas y expertos clave dentro de la organización, incluidos recursos humanos, TI, líderes funcionales y empleados. Tiene sentido establecer una tarea responsable de la adopción digital en toda la organización.

La implementación del software no es un proceso único. Debe revisar y actualizar continuamente su pila de tecnología, ya que tanto el software como el entorno en el que los empleados lo usan están en constante evolución. Esto requiere una supervisión exhaustiva, que se puede hacer mucho más fácil utilizando un producto como G2 Track.

Un equipo de adopción digital ideal consta de varios representantes de departamentos y se reúne regularmente. Muchas organizaciones que han impulsado con éxito la adopción digital colocan a sus equipos de adopción digital bajo el liderazgo de un director digital (CDO).

Este equipo administra la mensajería interna en torno al software para garantizar que todos entiendan por qué se presenta, cómo afecta el trabajo diario y la gama completa de funciones disponibles. Esto contrasta con el modelo comúnmente utilizado, en el que la gerencia suele elegir el software sin explicar el "por qué" a los empleados.

5. Medir y analizar la adopción

El equipo de adopción digital también realiza un seguimiento de las tasas de adopción de los empleados mediante el análisis de productos y entrevistas para garantizar que la empresa utilice completamente el software en el que invierte. Mide la frecuencia o el tiempo que los empleados utilizan el software y la eficiencia con la que pueden lograr los objetivos comerciales. Después de todo, la introducción de software es un medio para un fin, no un fin en sí mismo.

Juntos pueden conquistar alturas

La experiencia digital de los empleados está directamente relacionada con qué tan bien los empleados adoptan el software en el lugar de trabajo. Esto no solo es clave para que las empresas obtengan el mejor rendimiento de sus inversiones, sino también para el compromiso y la retención de los empleados en un mercado laboral impulsado por los candidatos y caracterizado por una grave escasez de personal.

Todo el mundo es una parte interesada cuando se trata de mejorar la experiencia digital de los empleados y reducir la rotación de empleados.

¿No está seguro de si la adopción de software está causando el problema? Explore algunas estrategias simples para reducir la rotación de empleados y mejorar la retención.