Mengapa Adopsi Perangkat Lunak Sangat Penting untuk Pengalaman Karyawan Digital

Transformasi digital awalnya berfokus pada perolehan keunggulan kompetitif dibandingkan pengadopsi digital yang lebih lambat.

Tetapi dunia kerja telah berkembang pesat dalam beberapa tahun terakhir dan telah menjadi keharusan yang tidak dapat dinegosiasikan. Lebih banyak peran melibatkan penggunaan perangkat lunak, dan dengan karyawan yang sering bekerja dengan aplikasi yang berbeda, adopsi perangkat lunak yang efektif mendukung pengalaman karyawan digital.

Ini tentang membantu orang-orang Anda merangkul, menggunakan, dan memaksimalkan alat dan teknologi baru. Keberhasilan adopsi digital diukur dari efisiensi dan kualitas hasil yang dicapai setelah organisasi mengadopsi platform digital. Ketika teknologi mudah digunakan, karyawan dapat bekerja lebih cerdas dan memiliki pengalaman kerja yang lebih baik.

Transformasi digital lebih dari sekadar topik teknis; ini masalah pengalaman karyawan.

Pengalaman karyawan digital sangat penting dalam lingkungan kerja modern yang berubah dengan cepat, dan teknologi baru sedang diterapkan, disempurnakan, dan diadaptasi dengan cepat. Adopsi perangkat lunak (atau digital) membantu karyawan menerima, mengadopsi, dan melengkapi alat digital mereka di tempat kerja.

Adopsi perangkat lunak yang buruk merupakan tantangan utama bagi banyak bisnis modern dan dapat mencegah mereka mencapai tujuan transformasi digital mereka. Ini selalu menghalangi pengalaman karyawan digital yang bahagia dan sehat. Hal ini dapat berdampak negatif terhadap keterlibatan karyawan, moral, dan produktivitas, penjualan, dan laba perusahaan.

Tantangan adopsi digital

Saat dunia kerja berkembang dan otomatisasi menggantikan pekerjaan "tradisional", peran baru yang sepenuhnya berfokus pada digital muncul lebih cepat. Anda harus siap untuk mengisi peran ini dan mempertahankan keunggulan kompetitif.

Mulailah dengan memberdayakan karyawan Anda dengan keterampilan dan kepercayaan diri untuk mengadopsi alat digital. Ini adalah perjuangan berat bagi banyak bisnis.

Penelitian State of Digital Adoption Userlane menyoroti meluasnya adopsi digital yang buruk dan pengalaman karyawan digital. Dua survei dilakukan pada awal 2022. Survei pertama dilakukan terhadap 250 pengambil keputusan senior di perusahaan dengan 250 hingga 5.000+ karyawan di berbagai industri. Yang kedua mensurvei 1.000 karyawan dari organisasi dengan ukuran yang sama.

Kedua survei menemukan bahwa sementara karyawan dan manajer menyadari pentingnya adopsi digital yang kuat untuk kesuksesan mereka, karyawan berjuang untuk menggunakan perangkat lunak baru. Hampir semua (96%) organisasi berjuang dengan adopsi digital yang buruk, dan hanya sepertiga (37%) yang menilai adopsi sebagai “sangat baik.” Ini menunjukkan bahwa bisnis tidak mendapatkan hasil terbaik dan sebenarnya kehilangan waktu dan uang dalam upaya adopsi perangkat lunak mereka.

Bagaimana adopsi digital membentuk pengalaman karyawan digital

Adopsi perangkat lunak sangat penting bagi pengalaman karyawan digital. Penelitian Userlane lebih lanjut menemukan bahwa 81% karyawan menggunakan perangkat lunak di tempat kerja setiap hari, sementara semuanya menggunakannya setidaknya sekali seminggu.

Selain itu, sembilan dari sepuluh (88%) karyawan setuju bahwa proses perangkat lunak bebas frustrasi adalah kunci kepuasan dan produktivitas mereka di tempat kerja. Jelas, ini adalah aspek penting dari keterlibatan dan retensi karyawan, terutama mengingat apa yang disebut “Pengunduran Diri Hebat”.

Namun, hampir setengah (44%) karyawan mengatakan menggunakan perangkat lunak memakan waktu dan sulit, dan seperempat (23%) mengatakan melibatkan terlalu banyak proses yang kompleks. Empat puluh empat persen telah menunda tugas penting karena masalah perangkat lunak, seperlima (18%) mencari cara untuk melakukannya secara manual, dan satu dari sepuluh (10%) dengan tegas menolak untuk terus menggunakannya.

Apa yang lebih mengkhawatirkan bagi majikan? Sekitar sepersepuluh (8%) responden mengakui bahwa mereka bahkan mempertimbangkan untuk berhenti dari pekerjaan mereka karena masalah terkait perangkat lunak. Ini adalah contoh dari pengalaman karyawan digital yang buruk. Perangkat lunak harus membuat kehidupan kerja karyawan lebih mudah dan lebih bahagia, bukan membuat mereka berhenti dari pekerjaan karena frustrasi dan pengalaman buruk.

Kekurangan tenaga kerja dan persaingan yang terus meningkat menyebabkan pertempuran sengit dan putus asa untuk merekrut talenta terbaik. Karyawan sekarang lebih sadar akan daya jual mereka sebagai sumber daya yang sulit diganti dan semakin berkurang. Dan karena pekerjaan jarak jauh telah menjadi norma, wawasan dan peluang mereka telah berkembang pesat.

Pengalaman digital yang Anda tawarkan kepada karyawan Anda mencerminkan seluruh budaya perusahaan Anda. Memaksa karyawan untuk mengalami pengalaman digital yang buruk menyiratkan kurangnya minat untuk menyediakan lingkungan kerja yang sesuai, produktif, dan menarik bagi mereka.

Ingat, pesaing Anda tidak akan mundur. Jika Anda tidak meningkatkan proses implementasi perangkat lunak Anda, karyawan Anda pada akhirnya akan meninggalkan Anda untuk pesaing Anda dengan penawaran yang lebih baik.

Selain kepuasan karyawan, Anda juga perlu mempertimbangkan dampak buruknya adopsi digital terhadap produktivitas karyawan. Satu dari tiga karyawan (36%) mengakui bahwa mereka kehilangan setidaknya satu jam setiap minggu untuk menyelesaikan masalah terkait perangkat lunak, dengan jutaan jam kerja berpotensi hilang secara global. Dan dengan meningkatnya kekurangan tenaga kerja dan potensi hambatan perekrutan, pengusaha perlu menjaga semua karyawan dalam pekerjaan mereka seproduktif mungkin.

Berlawanan dengan “kesenjangan digital”, adopsi perangkat lunak merupakan tantangan generasi. Faktanya, hampir tidak ada perbedaan antara demografi yang berbeda – setiap karyawan berhak mendapatkan dukungan yang sama.

Adopsi digital yang buruk mencegah transformasi digital

Jika adopsi digital buruk, Anda akan berjuang untuk mencapai tujuan transformasi digital Anda dan tidak melihat laba atas investasi (ROI) yang kuat untuk membeli perangkat lunak baru.

Total biaya kepemilikan (TCO) mencakup semua biaya adopsi perangkat lunak langsung dan tidak langsung. Adopsi yang rendah membakar lebih banyak uang dan menciptakan inefisiensi. Selain lisensi awal atau biaya berlangganan yang relatif rendah, kurangnya pelatihan berkelanjutan dan dukungan kinerja mengakibatkan biaya total kepemilikan yang tinggi untuk platform baru. Hal ini mencegah organisasi untuk menyadari potensi manfaat penuh dari penggunaan teknologi baru.

Setiap tahun, perusahaan di seluruh dunia menghabiskan rata-rata $1,4 triliun untuk proyek transformasi tanpa dampak nyata pada operasi bisnis atau laba. Angka ini sesuai dengan 70% dari investasi global dalam proses transformasi digital, yang berarti bahwa hampir tiga perempat inisiatif tidak berhasil.

Seperempat pemimpin bisnis (24%) dalam survei Userlane mengatakan implementasi perangkat lunak baru mereka mencapai tujuan yang diinginkan kurang dari separuh waktu karena adopsi digital yang buruk dan faktor terkait lainnya.

Masalah menyeluruh adalah pergantian teknologi – perusahaan mengganti perangkat lunak dengan produk alternatif karena produk asli tidak menawarkan nilai yang diharapkan. Banyak perusahaan secara keliru mengaitkan adopsi yang buruk dengan cacat produk, padahal dalam banyak kasus, ini hanya karena kurangnya adopsi digital yang tepat.

Anda tidak dapat mengganti perangkat lunak Anda dengan yang baru setiap kali tidak berfungsi. Ini menciptakan lingkaran setan yang mahal, memakan waktu, dan mengganggu yang dapat berdampak buruk pada operasi bisnis Anda sehari-hari dan tujuan jangka panjang.

Siapa yang bertanggung jawab atas pengalaman karyawan digital?

Tidak ada konsensus tentang siapa di dalam organisasi yang harus bertanggung jawab atas pengalaman karyawan digital dan memastikan proses adopsi perangkat lunak yang lancar dan efisien.

Lebih dari setengah (53%) pemimpin bisnis berpendapat bahwa tim TI harus berada di garis depan adopsi digital, dibandingkan dengan sepertiga (37%) yang mengatakan karyawan dan seperempat (26%) menominasikan tim SDM untuk peran tersebut. Pandangan yang kacau ini seringkali menghambat upaya transformasi. Ada risiko tinggi bahwa tidak ada yang akan mengambil pekerjaan atau menyelesaikannya dengan memuaskan.

Peran yang tidak jelas juga memberikan tekanan yang tidak semestinya pada tim TI, yang sudah cukup terbengkalai. Departemen TI atau penyedia outsourcing memastikan bahwa aplikasi tersedia dan berfungsi dengan baik. Mereka seharusnya tidak memiliki tanggung jawab tambahan untuk menyediakan produk yang tepat atau penggunaan yang benar. Sebaliknya, prosesnya harus kolaboratif antara pemimpin TI, pemimpin SDM, pemimpin tim departemen, dan karyawan.

Tantangan pelatihan perangkat lunak

Pelatihan merupakan inti dari segala upaya untuk meningkatkan adopsi perangkat lunak atau pengalaman karyawan digital. Lebih dari dua pertiga (68%) perusahaan melihat biaya pelatihan perangkat lunak mereka meningkat, dengan rata-rata organisasi Inggris menghabiskan £ 2.086,55 per karyawan setiap tahun.

Implementasi perangkat lunak yang efektif adalah pengecualian daripada aturan. Banyak organisasi masih mengikuti pendekatan “satu ukuran untuk semua” yang ketinggalan zaman untuk pembelajaran dan pengembangan yang tidak memenuhi beragam kebutuhan karyawan modern. Pekerjaan hibrid dan jarak jauh juga membuat dukungan dan pelatihan berskala lebih sulit.

Setiap metode pelatihan memiliki kelebihan dan kekurangan. Misalnya, sesi tatap muka yang dipimpin instruktur dapat dengan mudah dirancang ulang, dikembangkan dengan cepat, dan dilakukan secara tatap muka. Namun, penjadwalan pertemuan tersebut tidak terkoordinasi, melibatkan biaya perjalanan, dan mempengaruhi kualitas pengiriman dan penerimaan.

Selain itu, biaya untuk menyewa pelatih eksternal seringkali tinggi. Sembilan puluh persen karyawan melupakan apa yang mereka pelajari dalam seminggu, yang membuat metode pelatihan seperti itu tidak berkelanjutan dalam jangka panjang.

Pelatihan kelompok online tidak memerlukan biaya perjalanan tetapi tidak memiliki efek yang sama ketika peserta berada di ruangan yang sama. Di sisi lain, telekonferensi cocok untuk kelompok besar di banyak lokasi tetapi dapat menimbulkan biaya peralatan yang tinggi.

Pelatihan di tempat kerja dapat memberikan transfer pengetahuan yang efisien yang relevan dengan pekerjaan pelajar, sekali lagi disampaikan secara tatap muka. Namun, pelatih dapat memiliki kompetensi yang berbeda, dan rasio peserta terhadap pelatih yang rendah dapat mendorong biaya.

Tantangan terbesar bagi organisasi adalah merancang strategi pelatihan perangkat lunak yang merupakan perpaduan yang tepat dari berbagai opsi sekaligus hemat biaya dan skalabel.

Masa depan pelatihan perangkat lunak: Platform adopsi digital (DAP)

Para pemimpin bisnis mengejar berbagai strategi untuk meningkatkan adopsi digital, dengan salah satu yang paling populer (30%) adalah peluncuran platform adopsi digital (DAP). DAP tidak ada sampai beberapa tahun yang lalu dan masih melibatkan hanya segelintir pemain penting di bidang ini di seluruh dunia.

DAP membantu perusahaan membuat perangkat lunak mereka lebih ramah pengguna bagi karyawan. Ini bertindak sebagai lapisan di atas aplikasi perangkat lunak berbasis web dan menyematkan panduan interaktif yang menyediakan pelatihan karyawan waktu nyata dan membantu pengguna menyelesaikan proses tertentu.

Sederhananya, DAP menghilangkan biaya dan kerumitan pelatihan perangkat lunak tradisional dan menggantikannya dengan pembelajaran mandiri dan berkelanjutan. Tujuannya adalah untuk membantu perusahaan mempercepat transformasi digital dengan orientasi cepat, pelatihan, atau keterampilan karyawan pada perangkat lunak baru.

Kiat untuk meningkatkan pengalaman karyawan digital

Anda dapat mengambil banyak langkah yang dapat ditindaklanjuti untuk meningkatkan adopsi perangkat lunak dan pengalaman karyawan digital.

1. Ukur TCO perangkat lunak Anda saat ini

Untuk mendapatkan nilai dari pembelanjaan perangkat lunak Anda, Anda harus mengukur besarnya masalah secara internal. Cara terbaik untuk melakukannya adalah dengan melihat pengeluaran dalam hal total biaya kepemilikan. Hanya dengan melihat langganan perangkat lunak atau biaya implementasi tidak memiliki gambaran besar. Anda juga perlu memperhitungkan biaya yang terkait dengan pelatihan dan orientasi.

Biaya pelatihan ulang sering kali bersaing dengan harga langganan perangkat lunak. Pelatihan di ruang kelas menghasilkan hasil di bawah standar, karena penelitian menunjukkan bahwa orang melupakan hingga 90% dari apa yang mereka pelajari dalam seminggu. Ini membutuhkan pemeriksaan yang sering mengganggu pekerjaan dan hanya untuk sementara mengatasi masalah pengalaman digital. Bisnis harus melihat biaya pelatihan selama setahun terakhir untuk menentukan biaya berkelanjutan dari penggunaan perangkat lunak.

Meskipun lebih sulit untuk diukur, kurangnya kepercayaan pada perangkat lunak juga merusak produktivitas perusahaan. Kesalahan, proses duplikat, tiket dukungan, dan tantangan lain yang dihasilkan dari adopsi digital yang buruk semuanya meningkatkan TCO perangkat lunak bisnis.

2. Tawarkan opsi pelatihan perangkat lunak yang berbeda

Seperti dibahas sebelumnya, pendekatan pelatihan satu kali tradisional tidak efektif dan mahal untuk dilengkapi dengan tinjauan berkala. Namun, pelatihan adalah suatu keharusan, sehingga perusahaan membutuhkan pendekatan baru. Itu tidak berarti tidak ada tempat untuk pelatihan di kelas; hanya saja itu seharusnya bukan satu-satunya pilihan.

Model pelatihan yang lebih efektif adalah dengan menggabungkan berbagai metode. Ini memastikan bahwa pilihan pelatihan mencakup berbagai keadaan, kebutuhan, dan gaya belajar. Solusi pelatihan yang paling populer adalah dukungan satu-ke-satu. Perusahaan yang dapat menyediakan ini harus melakukannya tetapi juga memperhitungkan masalah penskalaan yang jelas.

Solusi paling populer kedua – dan yang jauh lebih terukur – adalah dengan menggunakan DAP. Organisasi dapat dengan mudah menerjemahkan materi pelatihan tertulis yang ada ke dalam panduan interaktif di DAP dan menyesuaikannya dengan kebutuhan spesifik dari peran atau tim yang berbeda. Keuntungan utama lainnya dari DAP adalah, tidak seperti tim TI, mereka selalu tersedia untuk membantu karyawan memecahkan tantangan perangkat lunak.

Anda dapat menggunakan DAP bersama dengan opsi tradisional untuk mendukung karyawan dengan pelatihan yang lebih kontekstual, waktu nyata, dan langsung. DAP perusahaan juga mudah diskalakan dan kaya akan data yang memberikan wawasan tentang bagaimana dan mengapa karyawan (atau tidak) menggunakan perangkat lunak mereka.

3. Berkonsultasi, mendengarkan, dan berkomunikasi dengan karyawan

Lakukan wawancara dengan karyawan yang menggunakan platform atau perangkat lunak tertentu untuk mempelajari lebih lanjut tentang pengalaman teknis mereka di tempat kerja. Wawancara harus bertujuan untuk menentukan seberapa mudah mereka menemukan aplikasi digital untuk digunakan, hasil mereka, frustrasi, dan berapa banyak fitur yang mereka gunakan. Rata-rata karyawan hanya menggunakan 40% dari fungsi yang ada, setara dengan menyewa ruang kantor dan hanya menempati dua perlimanya.

Untuk mendapatkan hasil yang akurat, Anda juga harus menjelaskan bahwa perangkat lunaknya, bukan karyawannya, yang dinilai. Dengan kata lain, karyawan tidak akan dihukum karena mengakui bahwa mereka hanya menggunakan serangkaian fitur terbatas.

Ke depan, Anda harus lebih melibatkan karyawan dalam keputusan pembelian perangkat lunak di masa mendatang, daripada memaksakan perangkat lunak dari atas ke bawah. Berkolaborasi pada solusi memberi karyawan rasa kepemilikan dan memastikan wawasan mereka tidak diabaikan.

4. Buat tim adopsi perangkat lunak

Tantangan adopsi digital paling baik diatasi dengan masukan dari berbagai pemangku kepentingan dan pakar utama dalam organisasi, termasuk SDM, TI, pemimpin fungsional, dan karyawan. Menyiapkan tugas yang bertanggung jawab untuk adopsi digital di seluruh organisasi masuk akal.

Implementasi perangkat lunak bukanlah proses satu kali. Anda perlu terus meninjau dan memperbarui tumpukan teknologi Anda karena perangkat lunak dan lingkungan tempat karyawan menggunakannya terus berkembang. Ini memerlukan pemantauan ekstensif, yang dapat dibuat jauh lebih mudah dengan menggunakan produk seperti G2 Track.

Tim adopsi digital yang ideal terdiri dari beberapa perwakilan departemen dan bertemu secara teratur. Banyak organisasi yang telah berhasil mendorong adopsi digital menempatkan tim adopsi digital mereka di bawah kepemimpinan Chief Digital Officer (CDO).

Tim ini mengelola pesan internal di sekitar perangkat lunak untuk memastikan semua orang memahami mengapa itu diperkenalkan, bagaimana hal itu memengaruhi pekerjaan sehari-hari, dan berbagai fitur yang tersedia. Ini berbeda dengan model yang umum digunakan, di mana perangkat lunak sering dipilih oleh manajemen tanpa menjelaskan "mengapa" kepada karyawan.

5. Ukur dan analisis adopsi

Tim adopsi digital juga melacak tingkat adopsi karyawan menggunakan analisis produk dan wawancara untuk memastikan perusahaan sepenuhnya menggunakan perangkat lunak yang diinvestasikannya. Ini mengukur seberapa sering atau berapa lama karyawan menggunakan perangkat lunak dan seberapa efisien mereka dapat mencapai tujuan bisnis. Bagaimanapun, memperkenalkan perangkat lunak adalah sarana untuk mencapai tujuan, bukan tujuan itu sendiri.

Bersama-sama Anda bisa menaklukkan ketinggian

Pengalaman karyawan digital secara langsung terkait dengan seberapa baik karyawan mengadopsi perangkat lunak tempat kerja. Ini tidak hanya menjadi kunci bagi perusahaan untuk mendapatkan pengembalian terbaik atas investasi mereka, tetapi juga untuk keterlibatan dan retensi karyawan di pasar kerja yang didorong oleh kandidat yang ditandai dengan kekurangan staf yang parah.

Setiap orang adalah pemangku kepentingan dalam hal meningkatkan pengalaman karyawan digital dan mengurangi pergantian karyawan.

Tidak yakin apakah adopsi perangkat lunak menyebabkan titik nyeri? Jelajahi beberapa strategi sederhana untuk mengurangi pergantian karyawan dan meningkatkan retensi.