Почему внедрение программного обеспечения жизненно важно для цифрового опыта сотрудников

Первоначально цифровая трансформация была направлена ​​на получение конкурентного преимущества перед более медленными пользователями цифровых технологий.

Но в последние годы мир труда быстро развивался и стал непреложным императивом. Больше ролей связано с использованием программного обеспечения, а поскольку сотрудники часто работают с разными приложениями, эффективное внедрение программного обеспечения лежит в основе цифрового опыта сотрудников.

Речь идет о том, чтобы помочь вашим людям освоить, использовать и максимально использовать новые инструменты и технологии. Успех внедрения цифровых технологий измеряется эффективностью и качеством результатов, достигнутых после внедрения организацией цифровых платформ. Когда технология проста в использовании, сотрудники могут работать эффективнее и получать больше удовольствия от работы.

Цифровая трансформация — это больше, чем просто техническая тема; это вопрос опыта сотрудников.

Цифровой опыт сотрудников имеет первостепенное значение в современной рабочей среде, которая быстро меняется, а новые технологии внедряются, совершенствуются и адаптируются быстрыми темпами. Внедрение программного (или цифрового) программного обеспечения помогает сотрудникам принимать, внедрять и дополнять свои цифровые инструменты на работе.

Плохое внедрение программного обеспечения является серьезной проблемой для многих современных предприятий и может помешать им достичь своих целей цифровой трансформации. Это неизменно мешает счастливому и здоровому цифровому опыту сотрудников. Это может негативно повлиять на вовлеченность сотрудников, моральный дух, а также на производительность компании, продажи и чистую прибыль.

Проблема внедрения цифровых технологий

По мере того, как мир труда развивается и автоматизация заменяет «традиционные» рабочие места, быстрее появляются новые, полностью ориентированные на цифровые функции. Вы должны быть готовы выполнять эти роли и сохранять конкурентное преимущество.

Начните с предоставления вашим сотрудникам навыков и уверенности в использовании цифровых инструментов. Это тяжелая битва для многих предприятий.

Исследование State of Digital Adoption, проведенное Userlane, подчеркивает широкое распространение плохого внедрения цифровых технологий и опыта работы сотрудников с цифровыми технологиями. Два опроса были проведены в начале 2022 года. В первом опросе приняли участие 250 руководителей высшего звена в компаниях со штатом от 250 до 5000+ сотрудников в различных отраслях. Во втором было опрошено 1000 сотрудников организаций аналогичного размера.

Оба опроса показали, что, хотя сотрудники и менеджеры признают важность надежного внедрения цифровых технологий для их успеха, сотрудники с трудом используют новое программное обеспечение. Почти все (96%) организации боролись с плохим внедрением цифровых технологий, и только треть (37%) оценили внедрение на «отлично». Это демонстрирует, что предприятия не получают максимальной отдачи и на самом деле теряют время и деньги в своих усилиях по внедрению программного обеспечения.

Как внедрение цифровых технологий влияет на цифровой опыт сотрудников

Внедрение программного обеспечения имеет основополагающее значение для цифрового опыта сотрудников. Исследование Userlane также показало, что 81% сотрудников используют программное обеспечение на работе каждый день, при этом все используют его не реже одного раза в неделю.

Кроме того, девять из десяти (88%) сотрудников согласны с тем, что беспроблемный процесс разработки программного обеспечения является ключом к их удовлетворенности и продуктивности на работе. Очевидно, что это важный аспект вовлечения и удержания сотрудников, особенно в свете так называемой «Великой отставки».

Однако почти половина (44 %) сотрудников заявили, что использование программного обеспечения требует много времени и трудностей, а четверть (23 %) заявили, что оно включает в себя слишком много сложных процессов. Сорок четыре процента отложили важные задачи из-за проблем с программным обеспечением, пятая часть (18%) ищет способы сделать их вручную, а каждый десятый (10%) категорически отказывается продолжать их использовать.

Что больше беспокоит работодателей? Около десятой части (8%) респондентов признаются, что даже рассматривали возможность увольнения из-за проблем, связанных с программным обеспечением. Это воплощение плохого цифрового опыта сотрудников. Программное обеспечение должно делать работу сотрудников проще и счастливее, а не заставлять их бросать работу из-за разочарования и неудачного опыта.

Нехватка рабочей силы и постоянно растущая конкуренция приводят к отчаянным, беспощадным воздушным боям за найм лучших специалистов. Сотрудники теперь лучше осознают свою конкурентоспособность как труднозаменяемый, истощающийся ресурс. И поскольку удаленная работа стала нормой, их горизонты и возможности значительно расширились.

Цифровой опыт, который вы предлагаете своим сотрудникам, отражает всю вашу корпоративную культуру. Принуждение сотрудников к плохому цифровому опыту подразумевает общее отсутствие интереса к созданию подходящей, продуктивной и привлекательной рабочей среды.

Помните, ваши конкуренты не отступят. Если вы не улучшите процесс внедрения программного обеспечения, ваши сотрудники в конечном итоге уйдут от вас к конкурентам с лучшими предложениями.

Помимо удовлетворенности сотрудников, вам также необходимо учитывать влияние плохого внедрения цифровых технологий на производительность сотрудников. Каждый третий сотрудник (36%) признает, что каждую неделю он тратит не менее часа на решение проблем, связанных с программным обеспечением, при этом миллионы рабочих часов могут быть потеряны во всем мире. А в условиях растущей нехватки рабочей силы и потенциальных узких мест при найме работодатели должны поддерживать максимально продуктивную работу всех сотрудников на своих рабочих местах.

В отличие от «цифрового разрыва», внедрение программного обеспечения — это проблема поколений. На самом деле разницы между разными демографическими показателями практически нет – каждый сотрудник заслуживает одинаковой поддержки.

Плохое внедрение цифровых технологий препятствует цифровой трансформации

Если цифровое внедрение плохое, вам будет сложно достичь своих целей цифровой трансформации, и вы не увидите высокой окупаемости инвестиций (ROI) при покупке нового программного обеспечения.

Общая стоимость владения (TCO) покрывает все прямые и косвенные затраты на внедрение программного обеспечения. Низкое внедрение сжигает больше денег и создает неэффективность. Помимо относительно низкой первоначальной платы за лицензию или подписку, отсутствие постоянного обучения и поддержки производительности приводит к высокой совокупной стоимости владения новыми платформами. Это мешает организациям реализовать все потенциальные преимущества использования новых технологий.

Каждый год компании по всему миру тратят в среднем 1,4 трлн долларов на проекты трансформации без реального влияния на бизнес-операции или прибыль. Эта цифра соответствует 70% глобальных инвестиций в процессы цифровой трансформации, а это означает, что почти три четверти инициатив не увенчались успехом.

Четверть бизнес-лидеров (24%) в опросе Userlane заявили, что внедрение их нового программного обеспечения достигает желаемых целей менее чем в половине случаев из-за плохого внедрения цифровых технологий и других связанных с этим факторов.

Всеобъемлющей проблемой является технологическая текучесть: компании заменяют программное обеспечение альтернативным продуктом, потому что оригинал не предлагает ожидаемой ценности. Многие компании ошибочно связывают плохое внедрение с недостатками продукта, тогда как во многих случаях это просто связано с отсутствием надлежащего внедрения цифровых технологий.

Вы не можете позволить себе заменять свое программное обеспечение новым каждый раз, когда оно не работает. Это создает дорогостоящий, трудоемкий и разрушительный порочный круг, который может отрицательно сказаться на ваших повседневных бизнес-операциях и долгосрочных целях.

Кто отвечает за цифровой опыт сотрудников?

Нет единого мнения о том, кто в организации должен нести ответственность за цифровой опыт сотрудников и обеспечение плавного и эффективного процесса внедрения программного обеспечения.

Более половины (53%) бизнес-лидеров считают, что ИТ-команда должна быть в авангарде внедрения цифровых технологий, тогда как треть (37%) считает, что сотрудники, и четверть (26%) назначают на эту роль HR-группу. Этот запутанный взгляд часто мешает усилиям по трансформации. Существует высокий риск того, что никто не возьмется за работу или не выполнит ее удовлетворительно.

Неясные роли также оказывают чрезмерное давление на ИТ-команды, которые и без того сильно перегружены. ИТ-отдел или аутсорсинговый поставщик обеспечивают доступность и правильную работу приложений. Они не должны нести дополнительную ответственность за предоставление правильных продуктов или их правильное использование. Вместо этого процесс должен осуществляться совместно между ИТ-руководителями, руководителями отдела кадров, руководителями отделов и сотрудниками.

Задача обучения программному обеспечению

Обучение лежит в основе любых усилий по ускорению внедрения программного обеспечения или цифрового опыта сотрудников. Более двух третей (68%) компаний увеличили расходы на обучение работе с программным обеспечением, при этом средняя британская организация тратит 2086,55 фунтов стерлингов на одного сотрудника в год.

Эффективное внедрение программного обеспечения является скорее исключением, чем правилом. Многие организации по-прежнему придерживаются устаревшего универсального подхода к обучению и развитию, который не отвечает разнообразным потребностям современных сотрудников. Гибридная и удаленная работа также затрудняет масштабную поддержку и обучение.

Каждый метод обучения имеет свои преимущества и недостатки. Например, очные занятия под руководством инструктора можно легко изменить, быстро разработать и проводить очные занятия. Однако планирование таких встреч не скоординировано, связано с командировочными расходами и влияет на качество доставки и приема.

Кроме того, стоимость найма внешнего инструктора часто высока. Девяносто процентов сотрудников забывают то, что они изучают в течение недели, что делает такой метод обучения неустойчивым в долгосрочной перспективе.

Групповое онлайн-обучение не требует транспортных расходов, но не имеет такого же эффекта, когда участники находятся в одной комнате. С другой стороны, телеконференция подходит для больших групп во многих местах, но требует больших затрат на оборудование.

Обучение на рабочем месте может обеспечить эффективную передачу знаний, имеющих отношение к работе учащегося, опять же в очной форме. Однако инструкторы могут обладать разной компетенцией, а низкое соотношение числа обучающихся и инструкторов может привести к увеличению затрат.

Самой большой проблемой для организаций является разработка стратегии обучения работе с программным обеспечением, которая представляет собой правильное сочетание различных вариантов, но при этом является рентабельной и масштабируемой.

Будущее обучения программному обеспечению: платформы цифрового внедрения (DAP)

Лидеры бизнеса реализуют ряд стратегий для увеличения внедрения цифровых технологий, одной из самых популярных (30%) является запуск платформы цифрового внедрения (DAP). DAP не существовало несколько лет назад, и до сих пор в них участвует лишь несколько значимых игроков в этой области по всему миру.

DAP помогает компаниям сделать свое программное обеспечение более удобным для сотрудников. Он действует как надстройка над программным веб-приложением и включает в себя интерактивные руководства, которые обеспечивают обучение сотрудников в режиме реального времени и помогают пользователям выполнять определенные процессы.

Проще говоря, DAP устраняет затраты и трудности, связанные с традиционным обучением работе с программным обеспечением, и заменяет его независимым непрерывным обучением. Цель состоит в том, чтобы помочь компаниям ускорить цифровую трансформацию за счет быстрой адаптации, обучения или обучения сотрудников новому программному обеспечению.

Советы по улучшению цифрового опыта сотрудников

Вы можете предпринять множество действенных шагов, чтобы улучшить внедрение программного обеспечения и повысить качество работы сотрудников в цифровом формате.

1. Измерьте текущую совокупную стоимость владения ПО

Чтобы извлечь выгоду из ваших затрат на программное обеспечение, вы должны внутренне оценить масштабы проблемы. Лучший способ сделать это — посмотреть на расходы с точки зрения общей стоимости владения. Простой взгляд на подписку на программное обеспечение или затраты на внедрение упускает из виду общую картину. Вам также необходимо учитывать затраты, связанные с обучением и адаптацией.

Затраты на переобучение часто конкурируют со стоимостью подписки на программное обеспечение. Обучение в классе дает посредственные результаты, поскольку исследования показали, что люди забывают до 90% того, что они изучают в течение недели. Это требует частых проверок, прерывающих работу, и лишь временно решает проблему цифрового опыта. Предприятия должны посмотреть на расходы на обучение за последний год, чтобы определить текущие расходы на использование программного обеспечения.

Хотя это и труднее измерить, отсутствие уверенности в программном обеспечении также снижает производительность компании. Ошибки, повторяющиеся процессы, запросы в службу поддержки и другие проблемы, возникающие в результате плохого внедрения цифровых технологий, увеличивают совокупную стоимость владения программным обеспечением для бизнеса.

2. Предлагайте различные варианты обучения программному обеспечению

Как обсуждалось ранее, традиционный разовый подход к обучению неэффективен и дорог, если дополнять его периодическими проверками. Однако обучение является необходимостью, поэтому компаниям нужен новый подход. Это не значит, что нет места для обучения в классе; просто это не должно быть единственным вариантом.

Более эффективная модель обучения состоит в объединении различных методов. Это гарантирует, что варианты обучения охватывают целый ряд обстоятельств, потребностей и стилей обучения. Наиболее популярным решением для обучения является индивидуальная поддержка. Компании, которые могут это обеспечить, должны это сделать, но также учитывать очевидные проблемы с масштабированием.

Второе наиболее популярное решение — и гораздо более масштабируемое — это использование DAP. Организации могут легко переводить существующие письменные учебные материалы в интерактивные руководства в DAP и адаптировать их к конкретным потребностям различных ролей или команд. Еще одно ключевое преимущество DAP заключается в том, что, в отличие от ИТ-команды, они всегда готовы помочь сотрудникам решить проблемы с программным обеспечением.

Вы можете использовать DAP наряду с традиционными вариантами для поддержки сотрудников с более контекстным, практическим обучением в режиме реального времени. Корпоративные DAP также легко масштабируются и содержат множество данных, которые позволяют понять, как и почему сотрудники используют (или не используют) свое программное обеспечение.

3. Консультируйтесь, слушайте и общайтесь с сотрудниками

Проведите интервью с сотрудниками, которые используют определенную платформу или программное обеспечение, чтобы узнать больше об их техническом опыте на рабочем месте. Интервью должно быть направлено на то, чтобы определить, насколько легко они находят цифровые приложения для работы, их результаты, разочарования и сколько функций они используют. Средний сотрудник использует только 40% доступных функций, что эквивалентно аренде офисного помещения и занимает только две пятых его площади.

Чтобы получить точные результаты, вы также должны четко указать, что оценивается программное обеспечение, а не сотрудник. Другими словами, сотрудники не будут наказаны за признание того, что они используют только ограниченный набор функций.

В будущем вы должны больше вовлекать сотрудников в будущие решения о покупке программного обеспечения, а не навязывать программное обеспечение сверху вниз. Совместная работа над решением дает сотрудникам чувство сопричастности и гарантирует, что их идеи не будут упущены из виду.

4. Создайте группу внедрения программного обеспечения

Проблема внедрения цифровых технологий лучше всего решается при участии различных ключевых заинтересованных сторон и экспертов в организации, включая HR, ИТ, функциональных руководителей и сотрудников. Имеет смысл назначить задачу, отвечающую за внедрение цифровых технологий в организации.

Внедрение программного обеспечения — это не разовый процесс. Вам необходимо постоянно пересматривать и обновлять свой технический стек, поскольку как программное обеспечение, так и среда, в которой его используют сотрудники, постоянно развиваются. Это требует обширного мониторинга, который можно значительно упростить с помощью такого продукта, как G2 Track.

Идеальная команда по цифровому внедрению состоит из представителей нескольких отделов и регулярно собирается. Многие организации, которые успешно внедрили цифровые технологии, передают свои команды по внедрению цифровых технологий под руководством директора по цифровым технологиям (CDO).

Эта группа управляет внутренним обменом сообщениями по программному обеспечению, чтобы все понимали, почему оно внедряется, как оно влияет на повседневную работу, а также весь спектр доступных функций. Это отличается от широко используемой модели, когда руководство часто выбирает программное обеспечение, не объясняя сотрудникам «почему».

5. Измеряйте и анализируйте усыновление

Группа по цифровому внедрению также отслеживает показатели внедрения сотрудниками с помощью анализа продуктов и опросов, чтобы убедиться, что компания полностью использует программное обеспечение, в которое она инвестирует. Она измеряет, как часто или как долго сотрудники используют программное обеспечение и насколько эффективно они могут достигать бизнес-целей. В конце концов, внедрение программного обеспечения — это средство для достижения цели, а не самоцель.

Вместе вы сможете покорить вершины

Цифровой опыт сотрудников напрямую связан с тем, насколько хорошо сотрудники используют программное обеспечение на рабочем месте. Это важно не только для компаний, получающих максимальную отдачу от своих инвестиций, но и для вовлечения и удержания сотрудников на рынке труда, ориентированном на кандидатов, характеризующемся острой нехваткой персонала.

Каждый является заинтересованным лицом, когда речь идет об улучшении цифрового опыта сотрудников и снижении текучести кадров.

Не уверены, что принятие программного обеспечения вызывает боль? Изучите несколько простых стратегий, позволяющих снизить текучесть кадров и улучшить их удержание.