لماذا يعد اعتماد البرامج أمرًا حيويًا لتجربة الموظف الرقمي

ركز التحول الرقمي في البداية على اكتساب ميزة تنافسية على المتبنين الرقميين الأبطأ.

لكن عالم العمل تطور بسرعة في السنوات الأخيرة وأصبح ضرورة غير قابلة للتفاوض. تتضمن المزيد من الأدوار استخدام البرامج ، ومع الموظفين الذين يعملون غالبًا مع تطبيقات مختلفة ، فإن الاعتماد الفعال للبرامج يدعم تجربة الموظف الرقمي.

يتعلق الأمر بمساعدة موظفيك في تبني الأدوات والتقنيات الجديدة واستخدامها وتعظيمها. يقاس نجاح التبني الرقمي من خلال كفاءة وجودة النتائج التي يتم تحقيقها بعد أن تتبنى منظمة ما المنصات الرقمية. عندما تكون التكنولوجيا سهلة الاستخدام ، يمكن للموظفين العمل بذكاء والحصول على تجربة عمل أفضل.

التحول الرقمي هو أكثر من مجرد موضوع تقني ؛ إنها قضية خبرة الموظف.

تعد تجربة الموظف الرقمي أمرًا بالغ الأهمية في بيئة العمل الحديثة التي تتغير بسرعة ، ويتم نشر تقنيات جديدة وصقلها وتكييفها بوتيرة سريعة. يساعد اعتماد البرامج (أو الرقمية) الموظفين على قبول ، واعتماد ، وإكمال أدواتهم الرقمية في العمل.

يعد الاعتماد السيئ للبرامج تحديًا كبيرًا للعديد من الشركات الحديثة ويمكن أن يمنعهم من تحقيق أهداف التحول الرقمي الخاصة بهم. إنه يعيق دائمًا تجربة الموظف الرقمي السعيدة والصحية. يمكن أن يؤثر ذلك سلبًا على مشاركة الموظفين ، والروح المعنوية ، وإنتاجية الشركة ومبيعاتها ونتائجها النهائية.

تحدي التبني الرقمي

مع تطور عالم العمل وتحل الأتمتة محل الوظائف "التقليدية" ، تظهر أدوار جديدة مركزة بالكامل رقميًا بشكل أسرع. يجب أن تكون مستعدًا لملء هذه الأدوار والحفاظ على ميزة تنافسية.

ابدأ بتمكين موظفيك بالمهارات والثقة لاعتماد الأدوات الرقمية. هذه معركة شاقة للعديد من الشركات.

يسلط بحث حالة التبني الرقمي الخاص بـ Userlane الضوء على انتشار التبني الرقمي الضعيف وتجربة الموظف الرقمي. تم إجراء استبيانين في أوائل عام 2022. شمل المسح الأول 250 من كبار صانعي القرار في الشركات التي تضم أكثر من 250 إلى 5000 موظف في مختلف الصناعات. شمل المسح الثاني 1000 موظف من مؤسسات ذات حجم مماثل.

وجد كلا الاستطلاعين أنه بينما يدرك الموظفون والمديرون أهمية التبني الرقمي القوي لنجاحهم ، يكافح الموظفون لاستخدام برامج جديدة. عانت جميع المنظمات تقريبًا (96٪) من ضعف التبني الرقمي ، وصنف الثلث فقط (37٪) هذا التبني على أنه "ممتاز". يوضح هذا أن الشركات لا تحصل على أفضل العوائد وأنها في الواقع تخسر الوقت والمال في جهود تبني البرامج.

كيف يشكل التبني الرقمي تجربة الموظف الرقمي

يعد اعتماد البرامج أمرًا أساسيًا لتجربة الموظف الرقمي. وجدت أبحاث Userlane كذلك أن 81٪ من الموظفين يستخدمون البرنامج في العمل كل يوم ، بينما يستخدمه جميعًا مرة واحدة على الأقل في الأسبوع.

بالإضافة إلى ذلك ، يوافق تسعة من كل عشرة موظفين (88٪) على أن عملية البرمجيات الخالية من الإحباط هي مفتاح رضاهم وإنتاجيتهم في العمل. من الواضح أن هذا جانب مهم من مشاركة الموظفين والاحتفاظ بهم ، لا سيما في ضوء ما يسمى "الاستقالة الكبرى".

ومع ذلك ، قال ما يقرب من نصف الموظفين (44٪) إن استخدام البرامج يستغرق وقتًا طويلاً وصعبًا ، وقال ربعهم (23٪) أنه ينطوي على الكثير من العمليات المعقدة. قام 44 في المائة بتأجيل المهام المهمة بسبب مشكلات البرامج ، ويبحث الخمس (18٪) عن طرق للقيام بها يدويًا ، ويرفض واحد من كل عشرة (10٪) رفضًا قاطعًا الاستمرار في استخدامها.

ما الذي يثير قلق أرباب العمل أكثر؟ اعترف حوالي عُشر المستطلعين (8٪) بأنهم فكروا في ترك وظائفهم بسبب مشكلات متعلقة بالبرمجيات. هذا مثال لتجربة الموظف الرقمي السيئة. يجب أن تجعل البرمجيات حياة الموظفين أسهل وأكثر سعادة ، لا تجعلهم يتركون وظائفهم بسبب الإحباط والتجارب السيئة.

يؤدي نقص العمالة والمنافسة المتزايدة باستمرار إلى معارك عنيفة يائسة لتوظيف أفضل المواهب. أصبح الموظفون الآن أكثر وعياً بقابليتهم للتسويق كمورد يصعب استبداله ومتضائل. وبما أن العمل عن بعد أصبح هو القاعدة ، فقد توسعت آفاقهم وفرصهم بشكل هائل.

تعكس التجربة الرقمية التي تقدمها لموظفيك ثقافة شركتك بأكملها. إن إجبار الموظفين على تحمل تجربة رقمية سيئة يعني ضمناً عدم اهتمام عام بتزويدهم ببيئة عمل مناسبة ومنتجة وجذابة.

تذكر أن منافسيك لن تتراجع. إذا لم تقم بتحسين عملية تنفيذ البرامج الخاصة بك ، فسيتركك موظفوك في النهاية لمنافسيك مع عروض أفضل.

بالإضافة إلى رضا الموظفين ، تحتاج أيضًا إلى مراعاة تأثير التبني الرقمي السيئ على إنتاجية الموظف. يعترف واحد من كل ثلاثة موظفين (36٪) بأنهم يخسرون ساعة واحدة على الأقل كل أسبوع لحل المشكلات المتعلقة بالبرمجيات ، مع احتمال فقدان ملايين ساعات العمل على مستوى العالم. ومع تزايد النقص في العمالة واختناقات التوظيف المحتملة ، يحتاج أصحاب العمل إلى الحفاظ على إنتاجية جميع الموظفين في وظائفهم قدر الإمكان.

على عكس "الفجوة الرقمية" ، يعد اعتماد البرمجيات تحديًا للأجيال. في الواقع ، لا يكاد يوجد فرق بين التركيبة السكانية المختلفة - كل موظف يستحق نفس الدعم.

ضعف التبني الرقمي يمنع التحول الرقمي

إذا كان التبني الرقمي ضعيفًا ، فستواجه صعوبة في تحقيق أهداف التحول الرقمي الخاصة بك ولن ترى عائدًا قويًا على الاستثمار (ROI) عند شراء برنامج جديد.

تغطي التكلفة الإجمالية للملكية (TCO) جميع تكاليف اعتماد البرامج المباشرة وغير المباشرة. التبني المنخفض يحرق المزيد من المال ويؤدي إلى عدم الكفاءة. بالإضافة إلى رسوم الترخيص أو الاشتراك الأولية المنخفضة نسبيًا ، يؤدي نقص التدريب المستمر ودعم الأداء إلى ارتفاع إجمالي تكلفة الملكية للمنصات الجديدة. هذا يمنع المنظمات من تحقيق الفوائد المحتملة الكاملة لاستخدام التكنولوجيا الجديدة.

في كل عام ، تهدر الشركات في جميع أنحاء العالم ما معدله 1.4 تريليون دولار على مشاريع التحول دون تأثير حقيقي على العمليات التجارية أو المحصلة النهائية. يتوافق هذا الرقم مع 70٪ من الاستثمارات العالمية في عمليات التحول الرقمي ، مما يعني أن ما يقرب من ثلاثة أرباع المبادرات غير ناجحة.

قال ربع قادة الأعمال (24٪) في استطلاع Userlane أن تطبيقاتهم البرمجية الجديدة حققت الأهداف المرجوة في أقل من نصف الوقت بسبب ضعف التبني الرقمي وعوامل أخرى ذات صلة.

تتمثل المشكلة الشاملة في دوران التكنولوجيا - حيث تقوم الشركات باستبدال البرامج بمنتج بديل لأن الأصل لا يقدم القيمة المتوقعة. تربط العديد من الشركات عن طريق الخطأ بين التبني السيئ وعيوب المنتج ، في حين أن هذا في كثير من الحالات يرجع ببساطة إلى الافتقار إلى التبني الرقمي المناسب.

لا يمكنك استبدال برنامجك ببرنامج جديد في كل مرة لا يعمل فيها. وهذا يخلق حلقة مفرغة مكلفة ومستهلكة للوقت ومضطربة يمكن أن تؤثر سلبًا على العمليات التجارية اليومية والأهداف طويلة الأجل.

من المسؤول عن تجربة الموظف الرقمي؟

لا يوجد توافق في الآراء حول من يجب أن يكون مسؤولاً داخل المنظمة عن تجربة الموظف الرقمي وضمان عملية اعتماد برمجية سلسة وفعالة.

يعتقد أكثر من نصف (53٪) قادة الأعمال أن فريق تكنولوجيا المعلومات يجب أن يكون في طليعة التبني الرقمي ، مقارنةً بالثلث (37٪) الذين يقولون إن الموظفين وربعهم (26٪) يرشحون فرق الموارد البشرية لهذا الدور. غالبًا ما تعيق هذه النظرة المشوشة جهود التحول. هناك مخاطرة كبيرة ألا يتولى أي شخص الوظيفة أو يكملها بشكل مرض.

كما أن الأدوار غير الواضحة تضع ضغطًا لا داعي له على فرق تقنية المعلومات ، والتي أصبحت بالفعل مضغوطة إلى حد كبير. يضمن قسم تكنولوجيا المعلومات أو مزود الاستعانة بمصادر خارجية أن التطبيقات متاحة وتعمل بشكل صحيح. لا ينبغي أن يتحملوا مسؤولية إضافية لتوفير المنتجات الصحيحة أو استخدامها الصحيح. بدلاً من ذلك ، يجب أن تكون العملية تعاونية بين قادة تكنولوجيا المعلومات وقادة الموارد البشرية وقادة فرق الإدارات والموظفين.

تحدي التدريب على البرمجيات

يقع التدريب في صميم أي جهود لتعزيز اعتماد البرامج أو تجربة الموظف الرقمي. شهد أكثر من ثلثي (68٪) الشركات زيادة تكاليف التدريب على البرمجيات ، حيث أنفقت المؤسسات البريطانية المتوسطة 2،086.55 جنيهًا إسترلينيًا لكل موظف سنويًا.

التنفيذ الفعال للبرامج هو الاستثناء وليس القاعدة. لا تزال العديد من المؤسسات تتبع نهجًا قديمًا ، "مقاس واحد يناسب الجميع" للتعلم والتطوير لا يلبي الاحتياجات المتنوعة للموظفين المعاصرين. كما أن العمل الهجين والبعيد يجعل الدعم والتدريب المتدرجين أكثر صعوبة.

كل طريقة تدريب لها مزاياها وعيوبها. على سبيل المثال ، يمكن إعادة تصميم الجلسات التي يقودها المعلم وجهاً لوجه بسهولة ، وتطويرها بسرعة ، وإجرائها وجهًا لوجه. ومع ذلك ، فإن جدولة مثل هذه الاجتماعات غير منسقة ، وتنطوي على نفقات السفر ، وتؤثر على جودة التسليم والاستقبال.

بالإضافة إلى ذلك ، غالبًا ما تكون تكاليف الاستعانة بمدرب خارجي باهظة. ينسى تسعون بالمائة من الموظفين ما تعلموه في غضون أسبوع ، مما يجعل طريقة التدريب هذه غير مستدامة على المدى الطويل.

لا يتضمن التدريب الجماعي عبر الإنترنت أي نفقات سفر ولكن ليس له نفس التأثير عندما يكون المشاركون في نفس الغرفة. من ناحية أخرى ، فإن المؤتمرات عن بعد مناسبة للمجموعات الكبيرة في العديد من المواقع ولكن يمكن أن تتكبد تكاليف عالية للمعدات.

يمكن أن يوفر التدريب أثناء العمل نقلًا فعالًا للمعرفة ذات الصلة بوظيفة المتعلم ، ويتم تقديمه مرة أخرى وجهًا لوجه. ومع ذلك ، يمكن أن يتمتع المدربون بكفاءات مختلفة ، ويمكن أن يؤدي انخفاض نسبة المتدرب إلى المدرب إلى زيادة التكاليف.

التحدي الأكبر للمؤسسات هو تصميم إستراتيجية تدريب برمجية تمثل المزيج الصحيح من الخيارات المختلفة مع كونها فعالة من حيث التكلفة وقابلة للتطوير.

مستقبل التدريب على البرمجيات: منصات التبني الرقمي (DAPs)

يتبع قادة الأعمال مجموعة من الاستراتيجيات لزيادة التبني الرقمي ، ومن أشهرها (30٪) إطلاق منصة التبني الرقمي (DAP). لم تكن DAPs موجودة إلا قبل بضع سنوات وما زالت تضم حفنة من اللاعبين المهمين في هذا المجال في جميع أنحاء العالم.

يساعد DAP الشركات على جعل برامجها أكثر سهولة في الاستخدام للموظفين. يعمل كطبقة أعلى تطبيق برمجي قائم على الويب ويتضمن أدلة تفاعلية توفر تدريبًا للموظفين في الوقت الفعلي وتساعد المستخدمين على إكمال عمليات محددة.

ببساطة ، يزيل برنامج DAP تكلفة ومتاعب التدريب على البرامج التقليدية ويستبدلها بالتعلم المستقل والمستمر. الهدف هو مساعدة الشركات على تسريع التحول الرقمي من خلال الالتحاق السريع بالموظفين أو تدريبهم أو تدريبهم على برامج جديدة.

نصائح لتحسين تجربة الموظف الرقمية

يمكنك اتخاذ العديد من الخطوات القابلة للتنفيذ لتحسين اعتماد البرامج وتجربة الموظف الرقمي.

1. قياس التكلفة الإجمالية للملكية لبرنامجك الحالي

لاشتقاق قيمة من إنفاق برنامجك ، يجب عليك تحديد حجم المشكلة داخليًا. أفضل طريقة للقيام بذلك هي النظر إلى الإنفاق من حيث التكلفة الإجمالية للملكية. مجرد النظر إلى الاشتراك في البرنامج أو تكاليف التنفيذ يخطئ الصورة الكبيرة. تحتاج أيضًا إلى احتساب التكاليف المرتبطة بالتدريب والإعداد.

غالبًا ما تتنافس تكاليف إعادة التدريب مع سعر اشتراك البرنامج. ينتج عن التدريب في الفصل الدراسي نتائج دون المستوى ، حيث أظهرت الدراسات أن الأشخاص ينسون ما يصل إلى 90٪ مما تعلموه في غضون أسبوع. يتطلب هذا إجراء فحوصات متكررة لمقاطعة العمل ولا يعالج إلا بشكل مؤقت مشكلة الخبرة الرقمية. يجب على الشركات النظر في تكاليف التدريب خلال العام الماضي لتحديد التكاليف المستمرة لاستخدام البرنامج.

على الرغم من صعوبة التحديد الكمي ، فإن عدم الثقة في البرنامج يضر أيضًا بإنتاجية الشركة. تؤدي الأخطاء والعمليات المكررة وبطاقات الدعم والتحديات الأخرى التي تنتج عن التبني الرقمي السيئ إلى زيادة التكلفة الإجمالية للملكية لبرامج الشركة.

2. عرض خيارات مختلفة للتدريب على البرامج

كما تمت مناقشته سابقًا ، فإن نهج التدريب التقليدي لمرة واحدة غير فعال ومكلف لاستكماله بالمراجعات الدورية. ومع ذلك ، يعد التدريب ضرورة ، لذلك تحتاج الشركات إلى نهج جديد. هذا لا يعني أنه لا يوجد مكان للتدريب في الفصول الدراسية. فقط أنه لا ينبغي أن يكون الخيار الوحيد.

نموذج التدريب الأكثر فعالية هو الجمع بين مجموعة متنوعة من الأساليب. هذا يضمن أن خيارات التدريب تغطي مجموعة من الظروف والاحتياجات وأنماط التعلم. الحل التدريبي الأكثر شيوعًا هو الدعم الفردي. يجب على الشركات التي يمكنها توفير ذلك أن تفعل ذلك ولكن أيضًا تأخذ في الاعتبار مشكلات القياس الواضحة.

الحل الثاني الأكثر شيوعًا - والأكثر قابلية للتوسع - هو استخدام DAP. يمكن للمنظمات بسهولة ترجمة المواد التدريبية المكتوبة الحالية إلى أدلة تفاعلية في برنامج عمل المساعدات (DAP) وتكييفها مع الاحتياجات المحددة للأدوار أو الفرق المختلفة. ميزة رئيسية أخرى لـ DAP هي أنه ، على عكس فريق تكنولوجيا المعلومات ، هم دائمًا متاحون بسهولة لمساعدة الموظفين على حل تحديات البرامج.

يمكنك استخدام DAPs جنبًا إلى جنب مع الخيارات التقليدية لدعم الموظفين بمزيد من التدريب السياقي ، في الوقت الفعلي ، والتدريب العملي. كما أن DAPs للمؤسسات قابلة للتطوير بسهولة وغنية بالبيانات التي توفر رؤى حول كيفية ولماذا يستخدم الموظفون (أو لا) يستخدمون برامجهم.

3. التشاور والاستماع والتواصل مع الموظفين

قم بإجراء مقابلات مع الموظفين الذين يستخدمون نظامًا أساسيًا أو برنامجًا معينًا لمعرفة المزيد عن خبراتهم الفنية في مكان العمل. يجب أن تهدف المقابلات إلى تحديد مدى سهولة العثور على التطبيقات الرقمية للعمل معها ، ونتائجها ، والإحباطات ، وعدد الميزات التي يستخدمونها. يستخدم الموظف العادي 40٪ فقط من الوظائف المتاحة ، أي ما يعادل استئجار مساحة مكتبية ويشغل خمسيها فقط.

للحصول على نتائج دقيقة ، يجب أيضًا أن توضح أنه يتم الحكم على البرنامج ، وليس الموظف. بمعنى آخر ، لن يتم معاقبة الموظفين للاعتراف بأنهم يستخدمون فقط مجموعة محدودة من الميزات.

للمضي قدمًا ، يجب إشراك الموظفين بشكل أكبر في قرارات شراء البرامج المستقبلية ، بدلاً من فرض البرامج من أعلى إلى أسفل. يمنح التعاون في إيجاد حل للموظفين إحساسًا بالملكية ويضمن عدم إغفال رؤاهم.

4. إنشاء فريق اعتماد البرنامج

من الأفضل معالجة تحدي التبني الرقمي من خلال مدخلات من مختلف أصحاب المصلحة الرئيسيين والخبراء داخل المنظمة ، بما في ذلك الموارد البشرية وتكنولوجيا المعلومات والقادة الوظيفيون والموظفون. يعد إعداد مهمة مسؤولة عن التبني الرقمي عبر المؤسسة أمرًا منطقيًا.

تنفيذ البرنامج ليس عملية لمرة واحدة. تحتاج إلى مراجعة مكدس التكنولوجيا الخاص بك وتحديثه باستمرار حيث يتطور كل من البرنامج والبيئة التي يستخدمها الموظفون باستمرار. يتطلب ذلك مراقبة مكثفة ، والتي يمكن جعلها أسهل بكثير باستخدام منتج مثل G2 Track.

يتكون فريق التبني الرقمي المثالي من العديد من ممثلي الأقسام ويلتقي بانتظام. تضع العديد من المؤسسات التي نجحت في دفع التبني الرقمي فرق التبني الرقمي الخاصة بها تحت قيادة مسؤول رقمي رئيسي (CDO).

يدير هذا الفريق الرسائل الداخلية حول البرنامج للتأكد من أن الجميع يفهم سبب تقديمه ، وكيف يؤثر على العمل اليومي ، والمجموعة الكاملة من الميزات المتاحة. هذا على عكس النموذج الشائع الاستخدام ، حيث يتم اختيار البرامج غالبًا من قبل الإدارة دون توضيح "السبب" للموظفين.

5. قياس وتحليل التبني

يتتبع فريق التبني الرقمي أيضًا معدلات تبني الموظفين باستخدام تحليل المنتج والمقابلات للتأكد من أن الشركة تستخدم البرنامج الذي تستثمر فيه بشكل كامل. ويقيس عدد المرات أو المدة التي يستخدم فيها الموظفون البرامج ومدى كفاءة تحقيق أهداف العمل. بعد كل شيء ، يعد تقديم البرامج وسيلة لتحقيق غاية ، وليس غاية في حد ذاتها.

معًا يمكنك قهر المرتفعات

ترتبط تجربة الموظف الرقمية ارتباطًا مباشرًا بمدى اعتماد الموظفين لبرامج مكان العمل. لا يقتصر الأمر على هذا المفتاح للشركات التي تحصل على أفضل عائد على استثماراتها ، ولكن أيضًا لمشاركة الموظفين والاحتفاظ بهم في سوق عمل يحركه المرشحون يتميز بنقص حاد في الموظفين.

كل شخص هو صاحب مصلحة عندما يتعلق الأمر بتحسين تجربة الموظف الرقمي وتقليل معدل دوران الموظفين.

ألست متأكدًا مما إذا كان اعتماد البرامج يسبب نقطة الألم؟ استكشف بعض الاستراتيجيات البسيطة لتقليل معدل دوران الموظفين وتحسين الاحتفاظ بهم.