Por que a adoção de software é vital para a experiência digital do funcionário

A transformação digital inicialmente se concentrou em obter uma vantagem competitiva sobre os adotantes digitais mais lentos.

Mas o mundo do trabalho evoluiu rapidamente nos últimos anos e tornou-se um imperativo inegociável. Mais funções envolvem o uso de software e, com funcionários trabalhando frequentemente com aplicativos diferentes, a adoção efetiva de software sustenta a experiência digital do funcionário.

Trata-se de ajudar seu pessoal a adotar, usar e maximizar novas ferramentas e tecnologias. O sucesso da adoção digital é medido pela eficiência e qualidade dos resultados alcançados após uma organização adotar plataformas digitais. Quando a tecnologia é fácil de usar, os funcionários podem trabalhar de forma mais inteligente e ter uma melhor experiência de trabalho.

A transformação digital é mais do que apenas um tópico técnico; é uma questão de experiência do funcionário.

A experiência digital do funcionário é fundamental no ambiente de trabalho moderno que está mudando rapidamente, e novas tecnologias estão sendo implantadas, refinadas e adaptadas em ritmo acelerado. A adoção de software (ou digital) ajuda os funcionários a aceitar, adotar e complementar suas ferramentas digitais no trabalho.

A má adoção de software é um grande desafio para muitas empresas modernas e pode impedi-las de alcançar seus objetivos de transformação digital. Isso invariavelmente dificulta uma experiência digital feliz e saudável do funcionário. Isso pode afetar negativamente o engajamento dos funcionários, o moral e a produtividade, as vendas e os resultados de uma empresa.

Desafio de adoção digital

À medida que o mundo do trabalho evolui e a automação substitui os empregos “tradicionais”, novas funções totalmente focadas no digital surgem mais rapidamente. Você deve estar pronto para preencher essas funções e manter uma vantagem competitiva.

Comece capacitando seus funcionários com habilidades e confiança para adotar ferramentas digitais. Esta é uma batalha difícil para muitas empresas.

A pesquisa State of Digital Adoption da Userlane destaca a difusão da má adoção digital e da experiência digital dos funcionários. Duas pesquisas foram encomendadas no início de 2022. A primeira entrevistou 250 tomadores de decisão sênior em empresas com mais de 250 a 5.000 funcionários em vários setores. A segunda entrevistou 1.000 funcionários de organizações de porte semelhante.

Ambas as pesquisas descobriram que, embora funcionários e gerentes reconheçam a importância da adoção digital robusta para seu sucesso, os funcionários lutam para usar o novo software. Quase todas (96%) das organizações lutaram com a baixa adoção digital e apenas um terço (37%) classificou a adoção como “excelente”. Isso mostra que as empresas não estão obtendo os melhores retornos e, na verdade, estão perdendo tempo e dinheiro em seus esforços de adoção de software.

Como a adoção digital molda a experiência digital do funcionário

A adoção de software é fundamental para a experiência digital do funcionário. A pesquisa da Userlane descobriu ainda que 81% dos funcionários usam o software no trabalho todos os dias, enquanto todos o usam pelo menos uma vez por semana.

Além disso, nove em cada dez (88%) funcionários concordam que um processo de software livre de frustrações é fundamental para sua satisfação e produtividade no trabalho. Obviamente, esse é um aspecto importante de engajamento e retenção de funcionários, principalmente diante da chamada “Grande Demissão”.

No entanto, quase metade (44%) dos funcionários disse que usar software é demorado e difícil, e um quarto (23%) disse que envolve muitos processos complexos. Quarenta e quatro por cento adiaram tarefas importantes por causa de problemas de software, um quinto (18%) procura maneiras de fazê-las manualmente e um em cada dez (10%) se recusa categoricamente a continuar usando-as.

O que é mais preocupante para os empregadores? Cerca de um décimo (8%) dos entrevistados admitem que até consideraram deixar o emprego por causa de problemas relacionados a software. Este é o epítome de uma experiência digital ruim do funcionário. O software deve tornar a vida profissional dos funcionários mais fácil e feliz, não fazê-los deixar seus empregos por frustração e experiências ruins.

A escassez de mão de obra e a concorrência cada vez maior estão levando a brigas desesperadas e implacáveis ​​para recrutar os melhores talentos. Os funcionários agora estão mais conscientes de sua comercialização como um recurso difícil de substituir e cada vez menor. E como o trabalho remoto se tornou a norma, seus horizontes e oportunidades se expandiram tremendamente.

A experiência digital que você oferece aos seus funcionários reflete toda a sua cultura corporativa. Forçar os funcionários a suportar uma experiência digital ruim implica em uma falta geral de interesse em fornecer a eles um ambiente de trabalho apropriado, produtivo e envolvente.

Lembre-se, sua concorrência não vai recuar. Se você não melhorar seu processo de implementação de software, seus funcionários acabarão deixando você para seus concorrentes com ofertas melhores.

Além da satisfação dos funcionários, você também precisa considerar o impacto da má adoção digital na produtividade dos funcionários. Um em cada três funcionários (36%) admite perder pelo menos uma hora por semana para resolver problemas relacionados a software, com milhões de horas de trabalho potencialmente perdidas globalmente. E com a crescente escassez de mão de obra e possíveis gargalos de recrutamento, os empregadores precisam manter todos os funcionários em seus empregos o mais produtivos possível.

Ao contrário da “divisão digital”, a adoção de software é um desafio geracional. Na verdade, quase não há diferença entre os diferentes dados demográficos – todos os funcionários merecem o mesmo suporte.

A má adoção digital impede a transformação digital

Se a adoção digital for ruim, você terá dificuldades para atingir suas metas de transformação digital e não verá um forte retorno sobre o investimento (ROI) na compra de um novo software.

O custo total de propriedade (TCO) cobre todos os custos diretos e indiretos de adoção de software. A baixa adoção queima mais dinheiro e cria ineficiências. Além da licença inicial ou taxa de assinatura relativamente baixa, a falta de treinamento contínuo e suporte de desempenho resulta em um alto custo total de propriedade para novas plataformas. Isso impede que as organizações percebam todos os benefícios potenciais do uso de novas tecnologias.

A cada ano, as empresas em todo o mundo desperdiçam uma média de US$ 1,4 trilhão em projetos de transformação sem impacto real nas operações de negócios ou nos resultados. Esse número corresponde a 70% dos investimentos globais em processos de transformação digital, o que significa que quase três quartos das iniciativas são malsucedidas.

Um quarto dos líderes de negócios (24%) na pesquisa da Userlane disse que suas novas implementações de software atingiram as metas desejadas menos da metade das vezes devido à baixa adoção digital e outros fatores relacionados.

Um problema abrangente é a rotatividade de tecnologia – empresas que substituem software por um produto alternativo porque o original não oferece o valor esperado. Muitas empresas associam erroneamente a má adoção a falhas do produto, quando, em muitos casos, isso se deve simplesmente à falta de adoção digital adequada.

Você não pode se dar ao luxo de substituir seu software por um novo toda vez que ele não funcionar. Isso cria um ciclo vicioso caro, demorado e disruptivo que pode afetar negativamente suas operações comerciais diárias e metas de longo prazo.

Quem é responsável pela experiência digital do funcionário?

Não há consenso sobre quem dentro da organização deve ser responsável pela experiência digital do funcionário e garantir um processo de adoção de software suave e eficiente.

Mais da metade (53%) dos líderes de negócios acha que a equipe de TI deve estar na vanguarda da adoção digital, em comparação com um terço (37%) que diz que funcionários e um quarto (26%) nomeiam equipes de RH para a função. Essa visão confusa muitas vezes dificulta o esforço de transformação. Há um alto risco de que ninguém assuma o trabalho ou o complete satisfatoriamente.

Funções pouco claras também pressionam indevidamente as equipes de TI, que já estão bastante sobrecarregadas. O departamento de TI ou provedor terceirizado garante que os aplicativos estejam disponíveis e funcionando corretamente. Eles não devem ter uma responsabilidade adicional de fornecer os produtos certos ou seu uso correto. Em vez disso, o processo deve ser colaborativo entre líderes de TI, líderes de RH, líderes de equipes departamentais e funcionários.

Desafio de treinamento de software

O treinamento está no centro de qualquer esforço para aumentar a adoção de software ou a experiência digital dos funcionários. Mais de dois terços (68%) das empresas viram seus custos de treinamento de software aumentarem, com a organização média do Reino Unido gastando £ 2.086,55 por funcionário a cada ano.

A implementação eficaz de software é a exceção e não a regra. Muitas organizações ainda seguem uma abordagem desatualizada de “tamanho único” para aprendizado e desenvolvimento que não atende às diversas necessidades dos funcionários modernos. O trabalho híbrido e remoto também dificulta o suporte e o treinamento em escala.

Cada método de treinamento tem suas vantagens e desvantagens. Por exemplo, sessões presenciais conduzidas por instrutores podem ser facilmente redesenhadas, desenvolvidas rapidamente e conduzidas pessoalmente. No entanto, o agendamento dessas reuniões é descoordenado, envolve despesas de viagem e afeta a qualidade da entrega e recepção.

Além disso, os custos de contratação de um instrutor externo costumam ser altos. Noventa por cento dos funcionários esquecem o que aprendem em uma semana, o que torna esse método de treinamento insustentável a longo prazo.

O treinamento em grupo online não envolve despesas de viagem, mas não tem o mesmo efeito quando os participantes estão na mesma sala. Por outro lado, a teleconferência é adequada para grandes grupos em muitos locais, mas pode incorrer em altos custos de equipamento.

O treinamento no local de trabalho pode fornecer uma transferência eficiente de conhecimento relevante para o trabalho do aluno, mais uma vez entregue pessoalmente. No entanto, os treinadores podem ter competências diferentes, e a baixa proporção de treinando para treinador pode aumentar os custos.

O maior desafio para as organizações é projetar uma estratégia de treinamento de software que seja a combinação certa de diferentes opções, sendo econômica e escalável.

O futuro do treinamento de software: plataformas de adoção digital (DAPs)

Os líderes empresariais estão buscando uma série de estratégias para aumentar a adoção digital, sendo uma das mais populares (30%) o lançamento de uma plataforma de adoção digital (DAP). Os DAPs não existiam até alguns anos atrás e ainda envolvem apenas um punhado de participantes significativos nesse campo em todo o mundo.

Um DAP ajuda as empresas a tornar seus softwares mais fáceis de usar para os funcionários. Ele atua como uma camada sobre um aplicativo de software baseado na Web e incorpora guias interativos que fornecem treinamento de funcionários em tempo real e ajudam os usuários a concluir processos específicos.

Simplificando, um DAP elimina o custo e o incômodo do treinamento tradicional de software e o substitui por um aprendizado independente e contínuo. O objetivo é ajudar as empresas a acelerar a transformação digital, integrando, treinando ou capacitando funcionários rapidamente em novos softwares.

Dicas para melhorar a experiência digital do funcionário

Você pode tomar muitas medidas acionáveis ​​para melhorar a adoção de software e a experiência digital do funcionário.

1. Meça o TCO do seu software atual

Para obter valor de seus gastos com software, você deve quantificar a magnitude do problema internamente. A melhor maneira de fazer isso é analisar os gastos em termos do custo total de propriedade. Apenas olhar para os custos de assinatura ou implementação de software perde o quadro geral. Você também precisa levar em consideração os custos associados ao treinamento e à integração.

Os custos de retreinamento geralmente competem com o preço da assinatura do software. O treinamento em sala de aula produz resultados abaixo da média, pois estudos mostraram que as pessoas esquecem até 90% do que aprendem em uma semana. Isso requer verificações frequentes que interrompem o trabalho e aborda apenas temporariamente o problema da experiência digital. As empresas devem analisar os custos de treinamento no ano passado para determinar os custos contínuos do uso do software.

Embora seja mais difícil de quantificar, a falta de confiança no software também prejudica a produtividade de uma empresa. Erros, processos duplicados, tíquetes de suporte e outros desafios que resultam da baixa adoção digital aumentam o TCO do software de uma empresa.

2. Ofereça diferentes opções de treinamento de software

Conforme discutido anteriormente, a abordagem tradicional de treinamento único é ineficaz e cara para complementar com revisões periódicas. No entanto, a formação é uma necessidade, por isso as empresas precisam de uma nova abordagem. Isso não quer dizer que não haja lugar para treinamento em sala de aula; só que não deveria ser a única opção.

Um modelo de treinamento mais eficaz é combinar uma variedade de métodos. Isso garante que as opções de treinamento cubram uma variedade de circunstâncias, necessidades e estilos de aprendizagem. A solução de treinamento mais popular é o suporte individual. As empresas que podem fornecer isso devem fazê-lo, mas também devem levar em conta os problemas óbvios de dimensionamento.

A segunda solução mais popular – e muito mais escalável – é usar um DAP. As organizações podem facilmente traduzir materiais de treinamento escritos existentes em guias interativos no DAP e adaptá-los às necessidades específicas de diferentes funções ou equipes. Outra vantagem importante de um DAP é que, diferentemente da equipe de TI, eles estão sempre disponíveis para ajudar os funcionários a resolver desafios de software.

Você pode usar os DAPs juntamente com as opções tradicionais para dar suporte aos funcionários com treinamentos mais contextuais, em tempo real e práticos. Os DAPs corporativos também são facilmente escalonáveis ​​e ricos em dados que fornecem insights sobre como e por que os funcionários estão (ou não estão) usando seu software.

3. Consulte, ouça e comunique-se com os funcionários

Faça entrevistas com funcionários que usam uma plataforma ou software específico para saber mais sobre suas experiências técnicas no local de trabalho. As entrevistas devem ter como objetivo determinar com que facilidade eles encontram aplicativos digitais para trabalhar, seus resultados, frustrações e quantos recursos eles usam. O funcionário médio utiliza apenas 40% das funções disponíveis, o equivalente a alugar um espaço de escritório e ocupar apenas dois quintos dele.

Para obter resultados precisos, você também deve deixar claro que o software, e não o funcionário, está sendo julgado. Em outras palavras, os funcionários não seriam penalizados por reconhecer que usam apenas um conjunto limitado de recursos.

Daqui para frente, você deve envolver mais os funcionários em futuras decisões de compra de software, em vez de impor o software de cima para baixo. Colaborar em uma solução dá aos funcionários um senso de propriedade e garante que seus insights não sejam esquecidos.

4. Crie uma equipe de adoção de software

O desafio da adoção digital é melhor abordado com a contribuição de várias partes interessadas e especialistas da organização, incluindo RH, TI, líderes funcionais e funcionários. A configuração de uma tarefa responsável pela adoção digital em toda a organização faz sentido.

A implementação de software não é um processo único. Você precisa revisar e atualizar continuamente sua pilha de tecnologia, pois o software e o ambiente em que os funcionários o usam estão em constante evolução. Isso requer um monitoramento extensivo, que pode ser muito mais fácil usando um produto como o G2 Track.

Uma equipe de adoção digital ideal é composta por vários representantes de departamentos e se reúne regularmente. Muitas organizações que impulsionaram com sucesso a adoção digital colocam suas equipes de adoção digital sob a liderança de um Chief Digital Officer (CDO).

Essa equipe gerencia as mensagens internas em torno do software para garantir que todos entendam por que ele está sendo introduzido, como isso afeta o trabalho diário e toda a gama de recursos disponíveis. Isso contrasta com o modelo comumente usado, onde o software é frequentemente escolhido pela gerência sem explicar o “porquê” aos funcionários.

5. Meça e analise a adoção

A equipe de adoção digital também rastreia as taxas de adoção de funcionários usando análises de produtos e entrevistas para garantir que a empresa use totalmente o software em que investe. Ela mede com que frequência ou por quanto tempo os funcionários usam o software e com que eficiência podem atingir as metas de negócios. Afinal, a introdução de software é um meio para um fim, não um fim em si mesmo.

Juntos você pode conquistar alturas

A experiência digital do funcionário está diretamente ligada à forma como os funcionários adotam o software no local de trabalho. Essa não é apenas a chave para as empresas obterem o melhor retorno sobre seus investimentos, mas também para o engajamento e a retenção de funcionários em um mercado de trabalho orientado por candidatos, caracterizado por uma grave escassez de pessoal.

Todos são partes interessadas quando se trata de melhorar a experiência digital dos funcionários e reduzir a rotatividade de funcionários.

Não tem certeza se a adoção de software está causando o ponto problemático? Explore algumas estratégias simples para reduzir a rotatividade de funcionários e melhorar a retenção.