为什么软件采用对数字员工体验至关重要

数字化转型最初的重点是获得与速度较慢的数字化采用者相比的竞争优势。

但是，工作世界近年来发展迅速，已成为不容谈判的当务之急。 更多角色涉及使用软件，并且员工经常使用不同的应用程序，有效的软件采用是数字员工体验的基础。

它是关于帮助您的员工接受、使用和最大化新工具和技术。 数字采用的成功是通过组织采用数字平台后所取得的成果的效率和质量来衡量的。 当技术易于使用时，员工可以更聪明地工作并拥有更好的工作体验。

数字化转型不仅仅是一个技术话题； 这是员工体验问题。

在瞬息万变的现代工作环境中，数字化员工体验至关重要，新技术正在快速部署、改进和适应。 软件（或数字）采用有助于员工在工作中接受、采用和补充他们的数字工具。

软件采用率低是许多现代企业面临的主要挑战，可能会阻止他们实现数字化转型目标。 它总是会阻碍快乐和健康的数字员工体验。 这会对员工敬业度、士气以及公司的生产力、销售和利润产生负面影响。

数字采用挑战

随着工作世界的发展和自动化取代“传统”工作，新的、完全以数字为中心的角色出现得更快。 您必须准备好担任这些角色并保持竞争优势。

首先让您的员工具备采用数字工具的技能和信心。 对于许多企业来说，这是一场艰苦的战斗。

Userlane 的数字采用状态研究强调了糟糕的数字采用和数字员工体验的普遍性。 2022 年初委托进行了两次调查。第一次调查了各行各业拥有 250 至 5,000 多名员工的公司的 250 名高级决策者。 第二次调查了来自类似规模组织的 1,000 名员工。

两项调查都发现，虽然员工和经理认识到强大的数字化采用对他们成功的重要性，但员工很难使用新软件。 几乎所有 (96%) 的组织都在为数字采用率不佳而苦苦挣扎，只有三分之一 (37%) 的组织将采用率评为“优秀”。 这表明企业没有获得最好的回报，实际上在他们的软件采用工作中浪费了时间和金钱。

数字化采用如何塑造数字化员工体验

软件采用是数字化员工体验的基础。 Userlane 研究进一步发现，81% 的员工每天在工作中使用该软件，而所有人每周至少使用一次。

此外，十分之九 (88%) 的员工同意无挫折的软件流程是他们在工作中的满意度和生产力的关键。 显然，这是员工敬业度和保留率的一个重要方面，尤其是考虑到所谓的“大辞职”。

然而，近一半 (44%) 的员工表示使用软件既费时又困难，四分之一 (23%) 的员工表示它涉及太多复杂的流程。 44% 的人因为软件问题推迟了重要任务，五分之一 (18%) 的人寻找手动完成任务的方法，十分之一 (10%) 的人断然拒绝继续使用它们。

雇主更关心什么？ 大约十分之一 (8%) 的受访者承认，他们甚至考虑过因为与软件相关的问题而辞职。 这是糟糕的数字员工体验的缩影。 软件应该让员工的工作生活更轻松、更快乐，而不是让他们因为沮丧和糟糕的经历而辞职。

劳动力短缺和日益激烈的竞争导致了招聘顶尖人才的绝望、残酷的混战。 员工现在更加意识到他们的适销性是一种难以替代的、日益减少的资源。 随着远程工作成为常态，他们的视野和机会也大大扩展。

您为员工提供的数字体验反映了您的整个企业文化。 强迫员工忍受糟糕的数字体验意味着普遍缺乏为他们提供适当、高效和引人入胜的工作环境的兴趣。

请记住，您的竞争对手不会退缩。 如果你不改进你的软件实施过程，你的员工最终会为你的竞争对手提供更好的产品。

除了员工满意度之外，您还需要考虑糟糕的数字化采用对员工生产力的影响。 三分之一的员工 (36%) 承认他们每周至少会浪费一个小时来解决与软件相关的问题，全球可能会损失数百万小时的工作时间。 随着劳动力短缺的加剧和潜在的招聘瓶颈，雇主需要让所有员工尽可能地保持工作效率。

与“数字鸿沟”相反，软件采用是一个代际挑战。 事实上，不同的人口统计数据之间几乎没有任何区别——每个员工都应该得到同样的支持。

糟糕的数字化采用阻碍了数字化转型

如果数字化采用率低，您将难以实现数字化转型目标，并且在购买新软件时看不到可观的投资回报 (ROI)。

总拥有成本 (TCO) 涵盖所有直接和间接软件采用成本。 低采用率会消耗更多的钱并造成效率低下。 除了相对较低的初始许可或订阅费外，缺乏持续的培训和性能支持会导致新平台的总拥有成本很高。 这会阻止组织实现使用新技术的全部潜在好处。

每年，全球公司在转型项目上平均浪费 1.4 万亿美元，而对业务运营或底线没有实际影响。 这一数字相当于全球数字化转型过程投资的 70%，这意味着近四分之三的举措都失败了。

在 Userlane 调查中，四分之一的企业领导者 (24%) 表示，由于数字化采用率低和其他相关因素，他们的新软件实施实现预期目标的时间不到一半。

一个首要问题是技术周转——公司用替代产品替换软件，因为原来的产品没有提供预期的价值。 许多公司错误地将采用率低下与产品缺陷联系起来，而在许多情况下，这仅仅是由于缺乏适当的数字化采用。

每次它不起作用时，您都无法负担用新软件更换软件的费用。 这会造成代价高昂、耗时且具有破坏性的恶性循环，可能会对您的日常业务运营和长期目标产生不利影响。

谁负责数字化员工体验？

对于组织内谁应该负责数字化员工体验并确保顺利高效的软件采用过程，没有达成共识。

超过一半 (53%) 的业务领导者认为 IT 团队应该站在数字化采用的最前沿，相比之下，三分之一 (37%) 的人认为员工和四分之一 (26%) 的人会提名人力资源团队担任该职位。 这种混乱的观点往往会阻碍转型工作。 没有人会接受这项工作或令人满意地完成它的风险很高。

不明确的角色也给已经相当紧张的 IT 团队带来了过度的压力。 IT 部门或外包提供商确保应用程序可用且正常运行。 他们不应该有额外的责任来提供正确的产品或正确使用它们。 相反，这个过程应该是 IT 领导、人力资源领导、部门团队领导和员工之间的协作。

软件培训挑战

培训是促进软件采用或数字化员工体验的任何努力的核心。 超过三分之二 (68%) 的公司看到他们的软件培训成本增加，英国组织平均每名员工每年花费 2,086.55 英镑。

有效的软件实施是例外而不是规则。 许多组织仍然采用过时的“一刀切”的学习和发展方法，无法满足现代员工的多样化需求。 混合和远程工作也使扩展支持和培训更加困难。

每种训练方法都有其优点和缺点。 例如，讲师指导的面对面会议可以轻松地重新设计、快速开发和面对面进行。 但是，安排此类会议是不协调的，涉及差旅费用，并影响交付和接收质量。

此外，聘请外部培训师的成本通常很高。 百分之九十的员工在一周内忘记了他们学到的东西，这使得这种培训方法从长远来看是不可持续的。

在线团体培训不涉及差旅费用，但参与者在同一个房间时效果不一样。 另一方面，电话会议适用于许多地点的大型团体，但会产生高昂的设备成本。

在职培训可以提供与学习者工作相关的有效知识转移，再次面对面进行。 但是，培训师可以具有不同的能力，培训师与培训师的低比例会增加成本。

组织面临的最大挑战是设计一种软件培训策略，该策略是不同选项的正确组合，同时具有成本效益和可扩展性。

软件培训的未来：数字采用平台 (DAP)

企业领导者正在寻求一系列策略来提高数字化采用率，其中最受欢迎的策略之一 (30%) 是推出数字采用平台 (DAP)。 DAP 直到几年前才存在，并且在全球范围内仍然只涉及该领域的少数重要参与者。

DAP 帮助公司使他们的软件对员工更友好。 它充当基于 Web 的软件应用程序之上的一层，并嵌入交互式指南，提供实时员工培训并帮助用户完成特定流程。

简而言之，DAP 消除了传统软件培训的成本和麻烦，取而代之的是独立、持续的学习。 目标是通过快速入职、培训或培训员工使用新软件来帮助公司加速数字化转型。

改善数字员工体验的技巧

您可以采取许多可行的步骤来提高软件采用率和数字化员工体验。

1. 衡量您当前的软件 TCO

要从您的软件支出中获得价值，您必须在内部量化问题的严重程度。 做到这一点的最佳方法是根据总拥有成本来查看支出。 只看软件订阅或实施成本会忽略大局。 您还需要考虑与培训和入职相关的成本。

再培训成本通常与软件订阅价格竞争。 课堂培训产生的结果不佳，因为研究表明，人们在一周内忘记了多达 90% 的知识。 这需要经常检查中断工作，并且只能暂时解决数字体验问题。 企业应查看过去一年的培训成本，以确定使用该软件的持续成本。

尽管很难量化，但对软件缺乏信心也会损害公司的生产力。 错误、重复流程、支持票证以及因数字化采用不佳而导致的其他挑战都会增加企业的软件 TCO。

2. 提供不同的软件培训选项

如前所述，传统的一次性培训方法无效且昂贵，以补充定期审查。 然而，培训是必要的，因此公司需要一种新的方法。 这并不是说没有课堂培训的地方。 只是它不应该是唯一的选择。

更有效的训练模型是结合多种方法。 这可确保培训选项涵盖一系列环境、需求和学习方式。 最受欢迎的培训解决方案是一对一的支持。 可以提供此服务的公司应该这样做，但也要解决明显的扩展问题。

第二个最流行的解决方案——也是一个更具可扩展性的解决方案——是使用 DAP。 组织可以轻松地将现有的书面培训材料翻译成 DAP 中的交互式指南，并使其适应不同角色或团队的特定需求。 DAP 的另一个关键优势是，与 IT 团队不同，他们随时可以帮助员工解决软件挑战。

您可以将 DAP 与传统选项一起使用，为员工提供更多情境、实时和实践培训。 企业 DAP 还易于扩展且数据丰富，可以深入了解员工如何以及为什么使用（或不使用）他们的软件。

3. 咨询、倾听、与员工沟通

对使用特定平台或软件的员工进行采访，以了解更多关于他们在工作场所的技术经验。 访谈的目的应该是确定他们找到数字应用程序的难易程度、他们的结果、挫折感以及他们使用了多少功能。 普通员工只使用可用功能的 40%，相当于租用办公空间，只占用五分之二的空间。

为了获得准确的结果，您还必须清楚地表明正在评判的是软件，而不是员工。 换句话说，员工不会因为承认他们只使用有限的一组功能而受到惩罚。

展望未来，您应该让员工更多地参与未来的软件购买决策，而不是自上而下强加软件。 在解决方案上进行协作可以让员工有一种主人翁感，并确保他们的见解不会被忽视。

4. 创建一个软件采用团队

最好通过组织内各种关键利益相关者和专家（包括人力资源、IT、职能领导和员工）的意见来解决数字化采用挑战。 设置一项负责在整个组织中采用数字化的任务是有意义的。

软件实施不是一次性的过程。 您需要不断审查和更新您的技术堆栈，因为软件和员工使用它的环境都在不断发展。 这需要广泛的监控，而使用像 G2 Track 这样的产品可以使监控变得容易得多。

理想的数字化采用团队由多个部门代表组成，并定期开会。 许多成功推动数字采用的组织将其数字采用团队置于首席数字官 (CDO) 的领导之下。

该团队围绕软件管理内部消息传递，以确保每个人都了解引入它的原因、它如何影响日常工作以及可用的全部功能。 这与常用模型形成鲜明对比，后者通常由管理层选择软件，而不向员工解释“为什么”。

5. 衡量和分析采用率

数字化采用团队还使用产品分析和访谈来跟踪员工采用率，以确保公司充分使用其投资的软件。它衡量员工使用软件的频率或时间，以及他们实现业务目标的效率。 毕竟，引入软件是达到目的的手段，而不是目的本身。

你可以一起征服高峰

数字化员工体验与员工采用工作场所软件的程度直接相关。 这不仅是公司获得最佳投资回报的关键，也是在以员工严重短缺为特征的候选人驱动的就业市场中员工敬业度和保留率的关键。

在改善数字化员工体验和减少员工流动方面，每个人都是利益相关者。

不确定软件采用是否会导致痛点？ 探索一些简单的策略来减少员工流动率并提高保留率。