Perché l'adozione di software è fondamentale per l'esperienza dei dipendenti digitali

La trasformazione digitale inizialmente si è concentrata sull'acquisizione di un vantaggio competitivo rispetto agli utenti digitali più lenti.

Ma il mondo del lavoro si è evoluto rapidamente negli ultimi anni ed è diventato un imperativo non negoziabile. Più ruoli implicano l'uso del software e, con i dipendenti che lavorano spesso con applicazioni diverse, l'adozione efficace del software è alla base dell'esperienza dei dipendenti digitali.

Si tratta di aiutare le persone ad abbracciare, utilizzare e massimizzare i nuovi strumenti e tecnologie. Il successo dell'adozione digitale è misurato dall'efficienza e dalla qualità dei risultati raggiunti dopo che un'organizzazione ha adottato piattaforme digitali. Quando la tecnologia è facile da usare, i dipendenti possono lavorare in modo più intelligente e avere una migliore esperienza di lavoro.

La trasformazione digitale è più di un semplice argomento tecnico; è un problema di esperienza dei dipendenti.

L'esperienza digitale dei dipendenti è fondamentale nel moderno ambiente di lavoro in rapida evoluzione e le nuove tecnologie vengono implementate, perfezionate e adattate a un ritmo veloce. L'adozione di software (o digitale) aiuta i dipendenti ad accettare, adottare e integrare i propri strumenti digitali al lavoro.

La scarsa adozione del software è una sfida importante per molte aziende moderne e può impedire loro di raggiungere i propri obiettivi di trasformazione digitale. Invariabilmente ostacola un'esperienza digitale felice e salutare per i dipendenti. Ciò può influire negativamente sul coinvolgimento dei dipendenti, sul morale e sulla produttività, sulle vendite e sui profitti di un'azienda.

Sfida all'adozione digitale

Man mano che il mondo del lavoro si evolve e l'automazione sostituisce i lavori "tradizionali", nuovi ruoli completamente incentrati sul digitale emergono più rapidamente. Devi essere pronto a ricoprire questi ruoli e mantenere un vantaggio competitivo.

Inizia fornendo ai tuoi dipendenti le competenze e la sicurezza necessarie per adottare strumenti digitali. Questa è una battaglia in salita per molte aziende.

La ricerca sullo stato dell'adozione digitale di Userlane evidenzia la pervasività della scarsa adozione digitale e dell'esperienza digitale dei dipendenti. Due sondaggi sono stati commissionati all'inizio del 2022. Il primo ha intervistato 250 decisori senior di aziende con oltre 250-5.000 dipendenti in vari settori. Il secondo ha intervistato 1.000 dipendenti di organizzazioni di dimensioni simili.

Entrambi i sondaggi hanno rilevato che mentre dipendenti e manager riconoscono l'importanza di una solida adozione digitale per il loro successo, i dipendenti faticano a utilizzare il nuovo software. Quasi tutte (96%) delle organizzazioni hanno lottato con una scarsa adozione digitale e solo un terzo (37%) ha valutato l'adozione come "eccellente". Ciò dimostra che le aziende non ottengono i migliori rendimenti e stanno effettivamente perdendo tempo e denaro nei loro sforzi di adozione del software.

In che modo l'adozione digitale modella l'esperienza dei dipendenti digitali

L'adozione del software è fondamentale per l'esperienza dei dipendenti digitali. La ricerca di Userlane ha inoltre rilevato che l'81% dei dipendenti utilizza il software al lavoro ogni giorno, mentre tutti lo utilizzano almeno una volta alla settimana.

Inoltre, nove dipendenti su dieci (88%) concordano sul fatto che un processo software privo di frustrazioni è la chiave per la loro soddisfazione e produttività sul lavoro. Ovviamente si tratta di un aspetto importante del coinvolgimento e della fidelizzazione dei dipendenti, soprattutto alla luce delle cosiddette “Grandi Dimissioni”.

Tuttavia, quasi la metà (44%) dei dipendenti ha affermato che l'utilizzo del software è dispendioso in termini di tempo e difficile e un quarto (23%) ha affermato che coinvolge troppi processi complessi. Il 44% ha rimandato compiti importanti a causa di problemi software, un quinto (18%) cerca modi per eseguirli manualmente e uno su dieci (10%) si rifiuta categoricamente di continuare a utilizzarli.

Cosa c'è di più preoccupante per i datori di lavoro? Circa un decimo (8%) degli intervistati ammette di aver persino preso in considerazione l'idea di lasciare il lavoro a causa di problemi relativi al software. Questo è l'epitome di una scarsa esperienza dei dipendenti digitali. Il software dovrebbe rendere la vita lavorativa dei dipendenti più facile e più felice, non costringerli a lasciare il lavoro per frustrazione e brutte esperienze.

La carenza di manodopera e la concorrenza sempre crescente stanno portando a combattimenti disperati e spietati per reclutare i migliori talenti. I dipendenti sono ora più consapevoli della loro commerciabilità in quanto risorsa difficile da sostituire e in diminuzione. E poiché il lavoro a distanza è diventato la norma, i loro orizzonti e opportunità si sono espansi enormemente.

L'esperienza digitale che offri ai tuoi dipendenti riflette la tua intera cultura aziendale. Costringere i dipendenti a sopportare una scarsa esperienza digitale implica una generale mancanza di interesse nel fornire loro un ambiente di lavoro appropriato, produttivo e coinvolgente.

Ricorda, la tua concorrenza non si tirerà indietro. Se non migliori il tuo processo di implementazione del software, i tuoi dipendenti alla fine ti lasceranno per i tuoi concorrenti con offerte migliori.

Oltre alla soddisfazione dei dipendenti, devi anche considerare l'impatto della scarsa adozione digitale sulla produttività dei dipendenti. Un dipendente su tre (36%) ammette di perdere almeno un'ora alla settimana per risolvere problemi relativi al software, con milioni di ore di lavoro potenzialmente perse a livello globale. E con la crescente carenza di manodopera e potenziali colli di bottiglia nel reclutamento, i datori di lavoro devono mantenere tutti i dipendenti il ​​più produttivi possibile.

Contrariamente al "divario digitale", l'adozione del software è una sfida generazionale. In effetti, non c'è quasi alcuna differenza tra i diversi dati demografici: ogni dipendente merita lo stesso supporto.

Una scarsa adozione digitale impedisce la trasformazione digitale

Se l'adozione digitale è scarsa, farai fatica a raggiungere i tuoi obiettivi di trasformazione digitale e non vedrai un forte ritorno sull'investimento (ROI) sull'acquisto di un nuovo software.

Il costo totale di proprietà (TCO) copre tutti i costi diretti e indiretti di adozione del software. Una bassa adozione brucia più soldi e crea inefficienze. Oltre alla licenza iniziale o al canone di abbonamento relativamente basso, la mancanza di formazione continua e supporto alle prestazioni si traduce in un costo totale di proprietà elevato per le nuove piattaforme. Ciò impedisce alle organizzazioni di realizzare tutti i potenziali vantaggi dell'utilizzo della nuova tecnologia.

Ogni anno, le aziende di tutto il mondo sprecano in media 1,4 trilioni di dollari in progetti di trasformazione senza un reale impatto sulle operazioni aziendali o sui profitti. Questa cifra corrisponde al 70% degli investimenti globali nei processi di trasformazione digitale, il che significa che quasi tre quarti delle iniziative non hanno successo.

Un quarto dei leader aziendali (24%) nel sondaggio Userlane ha affermato che le loro nuove implementazioni software hanno raggiunto gli obiettivi desiderati meno della metà delle volte a causa della scarsa adozione digitale e di altri fattori correlati.

Un problema generale è il fatturato tecnologico: le aziende sostituiscono il software con un prodotto alternativo perché l'originale non offre il valore atteso. Molte aziende associano erroneamente una scarsa adozione a difetti del prodotto, quando in molti casi ciò è semplicemente dovuto alla mancanza di un'adeguata adozione digitale.

Non puoi permetterti di sostituire il tuo software con uno nuovo ogni volta che non funziona. Ciò crea un circolo vizioso costoso, dispendioso in termini di tempo e dirompente che può influire negativamente sulle operazioni aziendali quotidiane e sugli obiettivi a lungo termine.

Chi è responsabile dell'esperienza dei dipendenti digitali?

Non c'è consenso su chi all'interno dell'organizzazione dovrebbe essere responsabile dell'esperienza dei dipendenti digitali e garantire un processo di adozione del software fluido ed efficiente.

Più della metà (53%) dei leader aziendali ritiene che il team IT dovrebbe essere in prima linea nell'adozione digitale, rispetto a un terzo (37%) che afferma che i dipendenti e un quarto (26%) nominano i team delle risorse umane per il ruolo. Questa visione confusa spesso ostacola lo sforzo di trasformazione. C'è un alto rischio che nessuno accetti il ​​lavoro o lo completi in modo soddisfacente.

Ruoli poco chiari esercitano anche un'eccessiva pressione sui team IT, che sono già piuttosto tesi. Il reparto IT o il fornitore esterno garantisce che le applicazioni siano disponibili e funzionino correttamente. Non dovrebbero avere una responsabilità aggiuntiva per fornire i prodotti giusti o il loro uso corretto. Al contrario, il processo dovrebbe essere collaborativo tra i leader IT, i leader delle risorse umane, i leader dei team dipartimentali e i dipendenti.

Sfida di formazione software

La formazione è al centro di qualsiasi sforzo volto a promuovere l'adozione del software o l'esperienza digitale dei dipendenti. Più di due terzi (68%) delle aziende ha visto aumentare i propri costi di formazione sul software, con un'organizzazione media del Regno Unito che ha speso 2.086,55 sterline per dipendente ogni anno.

Un'efficace implementazione del software è l'eccezione piuttosto che la regola. Molte organizzazioni seguono ancora un approccio obsoleto e valido per tutti all'apprendimento e allo sviluppo che non soddisfa le diverse esigenze dei dipendenti moderni. Anche il lavoro ibrido e remoto rende più difficile il supporto e la formazione su larga scala.

Ogni metodo di allenamento ha i suoi vantaggi e svantaggi. Ad esempio, le sessioni faccia a faccia con istruttore possono essere facilmente riprogettate, sviluppate rapidamente e condotte faccia a faccia. Tuttavia, la pianificazione di tali riunioni non è coordinata, comporta spese di viaggio e influisce sulla qualità della consegna e della ricezione.

Inoltre, i costi per assumere un formatore esterno sono spesso elevati. Il 90% dei dipendenti dimentica ciò che impara entro una settimana, il che rende insostenibile un tale metodo di formazione a lungo termine.

La formazione di gruppo online non comporta spese di viaggio ma non ha lo stesso effetto quando i partecipanti si trovano nella stessa stanza. D'altra parte, la teleconferenza è adatta a gruppi numerosi in molte località, ma può comportare costi elevati per le apparecchiature.

La formazione sul posto di lavoro può fornire un trasferimento efficiente delle conoscenze rilevanti per il lavoro del discente, ancora una volta erogato faccia a faccia. Tuttavia, i formatori possono avere competenze diverse e il basso rapporto tra apprendista e formatore può aumentare i costi.

La sfida più grande per le organizzazioni è la progettazione di una strategia di formazione software che rappresenti il ​​giusto mix di diverse opzioni, pur essendo conveniente e scalabile.

Il futuro della formazione sul software: le piattaforme di adozione digitale (DAP)

I leader aziendali stanno perseguendo una serie di strategie per aumentare l'adozione digitale, con una delle più popolari (30%) è il lancio di una piattaforma di adozione digitale (DAP). I DAP non esistevano fino a pochi anni fa e coinvolgono ancora solo una manciata di attori significativi in ​​questo campo a livello mondiale.

Un DAP aiuta le aziende a rendere il loro software più intuitivo per i dipendenti. Agisce come uno strato sopra un'applicazione software basata sul Web e incorpora guide interattive che forniscono formazione ai dipendenti in tempo reale e aiutano gli utenti a completare processi specifici.

In poche parole, un DAP elimina i costi e le seccature della formazione software tradizionale e la sostituisce con un apprendimento continuo e indipendente. L'obiettivo è aiutare le aziende ad accelerare la trasformazione digitale integrando, formando o qualificando rapidamente i dipendenti sul nuovo software.

Suggerimenti per migliorare l'esperienza dei dipendenti digitali

Puoi intraprendere molti passaggi attuabili per migliorare l'adozione del software e l'esperienza dei dipendenti digitali.

1. Misura il tuo attuale TCO software

Per ricavare valore dalla spesa per il software, è necessario quantificare internamente l'entità del problema. Il modo migliore per farlo è considerare la spesa in termini di costo totale di proprietà. Basta guardare ai costi di abbonamento o implementazione del software per non vedere il quadro generale. È inoltre necessario tenere conto dei costi associati alla formazione e all'onboarding.

I costi di riqualificazione spesso competono con il prezzo dell'abbonamento al software. La formazione in aula produce risultati scadenti, poiché gli studi hanno dimostrato che le persone dimenticano fino al 90% di ciò che imparano entro una settimana. Ciò richiede controlli frequenti che interrompono il lavoro e risolve solo temporaneamente il problema dell'esperienza digitale. Le aziende dovrebbero esaminare i costi di formazione nell'ultimo anno per determinare i costi correnti dell'utilizzo del software.

Sebbene sia più difficile da quantificare, la mancanza di fiducia nel software danneggia anche la produttività di un'azienda. Errori, processi duplicati, ticket di supporto e altre sfide derivanti da una scarsa adozione digitale aumentano il TCO del software aziendale.

2. Offri diverse opzioni di formazione sul software

Come discusso in precedenza, il tradizionale approccio di formazione una tantum è inefficace e costoso da integrare con revisioni periodiche. Tuttavia, la formazione è una necessità, quindi le aziende hanno bisogno di un nuovo approccio. Questo non vuol dire che non ci sia posto per la formazione in aula; solo che non dovrebbe essere l'unica opzione.

Un modello di formazione più efficace consiste nel combinare una varietà di metodi. Ciò garantisce che le opzioni di formazione coprano una gamma di circostanze, esigenze e stili di apprendimento. La soluzione di formazione più popolare è il supporto individuale. Le aziende in grado di fornire questo dovrebbero farlo, ma anche tenere conto di ovvi problemi di ridimensionamento.

La seconda soluzione più popolare, e molto più scalabile, consiste nell'utilizzare un DAP. Le organizzazioni possono facilmente tradurre i materiali di formazione scritti esistenti in guide interattive nel DAP e adattarli alle esigenze specifiche di ruoli o team diversi. Un altro vantaggio fondamentale di un DAP è che, a differenza del team IT, sono sempre prontamente disponibili per aiutare i dipendenti a risolvere le sfide software.

Puoi utilizzare i DAP insieme alle opzioni tradizionali per supportare i dipendenti con una formazione più contestuale, in tempo reale e pratica. I DAP aziendali sono inoltre facilmente scalabili e ricchi di dati che forniscono informazioni dettagliate su come e perché i dipendenti utilizzano (o non utilizzano) il proprio software.

3. Consultare, ascoltare e comunicare con i dipendenti

Conduci interviste con i dipendenti che utilizzano una piattaforma o un software specifico per saperne di più sulle loro esperienze tecniche sul posto di lavoro. Le interviste dovrebbero mirare a determinare la facilità con cui trovano le applicazioni digitali con cui lavorare, i loro risultati, le frustrazioni e quante funzionalità utilizzano. Il dipendente medio utilizza solo il 40% delle funzioni disponibili, equivalente ad affittare uno spazio ufficio e occuparne solo i due quinti.

Per ottenere risultati accurati, devi anche chiarire che il software, non il dipendente, viene giudicato. In altre parole, i dipendenti non sarebbero penalizzati per aver riconosciuto di utilizzare solo un insieme limitato di funzionalità.

Andando avanti, dovresti coinvolgere maggiormente i dipendenti nelle future decisioni di acquisto del software, piuttosto che imporre il software dall'alto verso il basso. La collaborazione su una soluzione offre ai dipendenti un senso di appartenenza e garantisce che le loro intuizioni non vengano trascurate.

4. Creare un team di adozione del software

La sfida dell'adozione digitale viene affrontata al meglio con il contributo di vari stakeholder chiave ed esperti all'interno dell'organizzazione, tra cui risorse umane, IT, leader funzionali e dipendenti. Ha senso impostare un'attività responsabile dell'adozione digitale all'interno dell'organizzazione.

L'implementazione del software non è un processo una tantum. È necessario rivedere e aggiornare continuamente il proprio stack tecnologico poiché sia ​​il software che l'ambiente in cui i dipendenti lo utilizzano sono in continua evoluzione. Ciò richiede un monitoraggio approfondito, che può essere reso molto più semplice utilizzando un prodotto come G2 Track.

Un team di adozione digitale ideale è composto da diversi rappresentanti del dipartimento e si riunisce regolarmente. Molte organizzazioni che hanno guidato con successo l'adozione digitale collocano i loro team di adozione digitale sotto la guida di un Chief Digital Officer (CDO).

Questo team gestisce la messaggistica interna relativa al software per garantire che tutti comprendano il motivo per cui viene introdotto, l'impatto sul lavoro quotidiano e l'intera gamma di funzionalità disponibili. Ciò è in contrasto con il modello comunemente utilizzato, in cui il software viene spesso scelto dal management senza spiegare il "perché" ai dipendenti.

5. Misurare e analizzare l'adozione

Il team di adozione digitale tiene inoltre traccia dei tassi di adozione dei dipendenti utilizzando l'analisi del prodotto e le interviste per garantire che l'azienda utilizzi pienamente il software in cui investe. Misura la frequenza o la durata dell'utilizzo del software da parte dei dipendenti e l'efficienza con cui possono raggiungere gli obiettivi aziendali. Dopotutto, l'introduzione del software è un mezzo per raggiungere un fine, non un fine in sé.

Insieme puoi conquistare altezze

L'esperienza digitale dei dipendenti è direttamente collegata al modo in cui i dipendenti adottano il software sul posto di lavoro. Questa è la chiave non solo per le aziende che ottengono il miglior ritorno sui loro investimenti, ma anche per il coinvolgimento e la fidelizzazione dei dipendenti in un mercato del lavoro guidato dai candidati caratterizzato da una grave carenza di personale.

Tutti sono stakeholder quando si tratta di migliorare l'esperienza digitale dei dipendenti e ridurre il turnover dei dipendenti.

Non sei sicuro che l'adozione del software stia causando il punto dolente? Esplora alcune semplici strategie per ridurre il turnover dei dipendenti e migliorare la fidelizzazione.