Warum die Einführung von Software für die digitale Mitarbeitererfahrung von entscheidender Bedeutung ist

Die digitale Transformation konzentrierte sich zunächst darauf, einen Wettbewerbsvorteil gegenüber langsameren digitalen Anwendern zu erlangen.

Aber die Arbeitswelt hat sich in den letzten Jahren rasant entwickelt und ist zu einem nicht verhandelbaren Imperativ geworden. Mehr Rollen beinhalten die Verwendung von Software, und da Mitarbeiter oft mit unterschiedlichen Anwendungen arbeiten, untermauert eine effektive Softwareeinführung die digitale Mitarbeitererfahrung.

Es geht darum, Ihren Mitarbeitern dabei zu helfen, neue Tools und Technologien anzunehmen, zu nutzen und zu maximieren. Der Erfolg der digitalen Einführung wird an der Effizienz und Qualität der erzielten Ergebnisse gemessen, nachdem eine Organisation digitale Plattformen eingeführt hat. Wenn Technologie einfach zu bedienen ist, können Mitarbeiter intelligenter arbeiten und ein besseres Arbeitserlebnis haben.

Digitale Transformation ist mehr als nur ein technisches Thema; Es ist ein Problem der Mitarbeitererfahrung.

Die digitale Mitarbeitererfahrung ist in der modernen Arbeitsumgebung, die sich schnell verändert, von größter Bedeutung, und neue Technologien werden schnell eingesetzt, verfeinert und angepasst. Die Einführung von Software (oder digital) hilft Mitarbeitern, ihre digitalen Tools bei der Arbeit zu akzeptieren, anzunehmen und zu ergänzen.

Eine schlechte Softwareakzeptanz ist eine große Herausforderung für viele moderne Unternehmen und kann sie daran hindern, ihre Ziele der digitalen Transformation zu erreichen. Es behindert ausnahmslos eine glückliche und gesunde digitale Mitarbeitererfahrung. Dies kann sich negativ auf das Engagement, die Moral und die Produktivität, den Umsatz und das Endergebnis eines Unternehmens auswirken.

Herausforderung der digitalen Adoption

Da sich die Arbeitswelt weiterentwickelt und die Automatisierung „traditionelle“ Jobs ersetzt, entstehen schneller neue, vollständig digital ausgerichtete Rollen. Sie müssen bereit sein, diese Rollen auszufüllen und einen Wettbewerbsvorteil zu wahren.

Beginnen Sie damit, Ihre Mitarbeiter mit den Fähigkeiten und dem Selbstvertrauen zu befähigen, digitale Tools einzusetzen. Dies ist ein harter Kampf für viele Unternehmen.

Die State of Digital Adoption-Forschung von Userlane hebt die Verbreitung schlechter digitaler Akzeptanz und digitaler Mitarbeitererfahrung hervor. Anfang 2022 wurden zwei Umfragen in Auftrag gegeben. Die erste befragte 250 hochrangige Entscheidungsträger in Unternehmen mit 250 bis über 5.000 Mitarbeitern aus verschiedenen Branchen. Die zweite befragte 1.000 Mitarbeiter von Organisationen ähnlicher Größe.

Beide Umfragen ergaben, dass Mitarbeiter und Manager zwar die Bedeutung einer robusten digitalen Einführung für ihren Erfolg erkennen, die Mitarbeiter jedoch Schwierigkeiten haben, neue Software zu verwenden. Fast alle (96 %) der Organisationen hatten mit einer schlechten digitalen Akzeptanz zu kämpfen, und nur ein Drittel (37 %) bewertete die Akzeptanz als „ausgezeichnet“. Dies zeigt, dass Unternehmen nicht die besten Renditen erzielen und tatsächlich sowohl Zeit als auch Geld bei ihren Bemühungen um die Einführung von Software verlieren.

Wie die digitale Akzeptanz die digitale Mitarbeitererfahrung prägt

Die Einführung von Software ist für die digitale Mitarbeitererfahrung von grundlegender Bedeutung. Userlane-Untersuchungen ergaben außerdem, dass 81 % der Mitarbeiter die Software jeden Tag bei der Arbeit verwenden, während alle sie mindestens einmal pro Woche verwenden.

Darüber hinaus stimmen neun von zehn (88 %) Mitarbeitern zu, dass ein frustrationsfreier Softwareprozess der Schlüssel zu ihrer Zufriedenheit und Produktivität bei der Arbeit ist. Offensichtlich ist dies ein wichtiger Aspekt des Mitarbeiterengagements und der Mitarbeiterbindung, insbesondere angesichts der sogenannten „Großen Kündigung“.

Fast die Hälfte (44 %) der Mitarbeiter gab jedoch an, dass die Verwendung von Software zeitaufwändig und schwierig ist, und ein Viertel (23 %) gab an, dass sie zu viele komplexe Prozesse beinhaltet. 44 Prozent haben wichtige Aufgaben aufgrund von Softwareproblemen verschoben, ein Fünftel (18 %) sucht nach Möglichkeiten, sie manuell zu erledigen, und einer von zehn (10 %) weigert sich rundweg, sie weiter zu verwenden.

Was ist für Arbeitgeber besorgniserregender? Etwa ein Zehntel (8 %) der Befragten gibt zu, dass sie aufgrund softwarebezogener Probleme sogar darüber nachgedacht haben, ihren Job zu kündigen. Dies ist der Inbegriff einer schlechten digitalen Mitarbeitererfahrung. Software sollte das Arbeitsleben der Mitarbeiter einfacher und glücklicher machen und sie nicht dazu bringen, ihren Job aus Frustration und schlechten Erfahrungen zu kündigen.

Arbeitskräftemangel und ständig wachsender Wettbewerb führen zu verzweifelten, mörderischen Luftkämpfen, um Spitzentalente zu rekrutieren. Mitarbeiter sind sich ihrer Marktfähigkeit als schwer ersetzbare, schwindende Ressource nun stärker bewusst. Und da Fernarbeit zur Norm geworden ist, haben sich ihre Horizonte und Möglichkeiten enorm erweitert.

Das digitale Erlebnis, das Sie Ihren Mitarbeitern bieten, spiegelt Ihre gesamte Unternehmenskultur wider. Mitarbeiter dazu zu zwingen, eine schlechte digitale Erfahrung zu ertragen, impliziert einen allgemeinen Mangel an Interesse daran, ihnen ein angemessenes, produktives und ansprechendes Arbeitsumfeld zu bieten.

Denken Sie daran, Ihre Konkurrenz wird nicht nachgeben. Wenn Sie Ihren Softwareimplementierungsprozess nicht verbessern, werden Ihre Mitarbeiter Sie schließlich zugunsten Ihrer Konkurrenten mit besseren Angeboten verlassen.

Neben der Mitarbeiterzufriedenheit müssen Sie auch die Auswirkungen einer schlechten digitalen Akzeptanz auf die Mitarbeiterproduktivität berücksichtigen. Einer von drei Mitarbeitern (36 %) gibt zu, dass er jede Woche mindestens eine Stunde mit der Lösung softwarebezogener Probleme verliert, wobei Millionen von Arbeitsstunden möglicherweise weltweit verloren gehen. Angesichts des wachsenden Arbeitskräftemangels und potenzieller Engpässe bei der Personalbeschaffung müssen Arbeitgeber alle Mitarbeiter so produktiv wie möglich an ihren Arbeitsplätzen halten.

Im Gegensatz zur „digitalen Kluft“ ist die Einführung von Software eine generationenübergreifende Herausforderung. Tatsächlich gibt es kaum einen Unterschied zwischen verschiedenen demografischen Merkmalen – jeder Mitarbeiter verdient die gleiche Unterstützung.

Eine schlechte digitale Akzeptanz verhindert die digitale Transformation

Wenn die digitale Akzeptanz schlecht ist, werden Sie Schwierigkeiten haben, Ihre Ziele der digitalen Transformation zu erreichen, und beim Kauf einer neuen Software keinen starken Return on Investment (ROI) sehen.

Die Gesamtbetriebskosten (TCO) decken alle direkten und indirekten Softwareeinführungskosten ab. Eine geringe Akzeptanz verbrennt mehr Geld und führt zu Ineffizienzen. Zusätzlich zu den relativ niedrigen anfänglichen Lizenz- oder Abonnementgebühren führt der Mangel an laufender Schulung und Leistungsunterstützung zu hohen Gesamtbetriebskosten für neue Plattformen. Dies hindert Unternehmen daran, die potenziellen Vorteile des Einsatzes neuer Technologien voll auszuschöpfen.

Jedes Jahr verschwenden Unternehmen weltweit durchschnittlich 1,4 Billionen US-Dollar für Transformationsprojekte, ohne dass sich dies wirklich auf den Geschäftsbetrieb oder das Endergebnis auswirkt. Diese Zahl entspricht 70 % der weltweiten Investitionen in digitale Transformationsprozesse, was bedeutet, dass fast drei Viertel der Initiativen nicht erfolgreich sind.

Ein Viertel der Führungskräfte (24 %) in der Userlane-Umfrage gab an, dass ihre neuen Softwareimplementierungen die gewünschten Ziele aufgrund der schlechten digitalen Akzeptanz und anderer damit zusammenhängender Faktoren in weniger als der Hälfte der Zeit erreichten.

Ein übergreifendes Problem ist der Technologieumsatz – Unternehmen ersetzen Software durch ein alternatives Produkt, weil das Original nicht den erwarteten Wert bietet. Viele Unternehmen assoziieren eine schlechte Akzeptanz fälschlicherweise mit Produktfehlern, obwohl dies in vielen Fällen einfach auf einen Mangel an angemessener digitaler Akzeptanz zurückzuführen ist.

Sie können es sich nicht leisten, Ihre Software jedes Mal durch eine neue zu ersetzen, wenn sie nicht funktioniert. Dadurch entsteht ein kostspieliger, zeitraubender und störender Teufelskreis, der sich nachteilig auf Ihre täglichen Geschäftsabläufe und langfristigen Ziele auswirken kann.

Wer ist für die digitale Employee Experience verantwortlich?

Es besteht kein Konsens darüber, wer innerhalb der Organisation für die digitale Mitarbeitererfahrung und die Gewährleistung eines reibungslosen und effizienten Softwareeinführungsprozesses verantwortlich sein sollte.

Mehr als die Hälfte (53 %) der Führungskräfte sind der Meinung, dass das IT-Team bei der digitalen Einführung an vorderster Front stehen sollte, verglichen mit einem Drittel (37 %), das Mitarbeiter angibt, und ein Viertel (26 %), die HR-Teams für diese Rolle nominieren. Diese verworrene Sicht behindert oft die Transformationsbemühungen. Es besteht ein hohes Risiko, dass niemand den Job übernimmt oder zufriedenstellend abschließt.

Unklare Rollen üben auch übermäßigen Druck auf IT-Teams aus, die bereits ziemlich überlastet sind. Die IT-Abteilung oder der ausgelagerte Anbieter stellt sicher, dass die Anwendungen verfügbar sind und ordnungsgemäß funktionieren. Sie sollten keine zusätzliche Verantwortung für die Bereitstellung der richtigen Produkte oder deren korrekte Verwendung tragen. Stattdessen sollte der Prozess zwischen IT-Leitern, Personalleitern, Abteilungsleitern und Mitarbeitern zusammenarbeiten.

Software-Schulungsherausforderung

Schulungen stehen im Mittelpunkt aller Bemühungen, die Softwareakzeptanz oder die digitale Mitarbeitererfahrung zu fördern. Mehr als zwei Drittel (68 %) der Unternehmen verzeichneten einen Anstieg ihrer Softwareschulungskosten, wobei die durchschnittliche britische Organisation 2.086,55 £ pro Mitarbeiter und Jahr ausgibt.

Effektive Softwareimplementierung ist eher die Ausnahme als die Regel. Viele Organisationen verfolgen immer noch einen veralteten, einheitlichen Ansatz für Lernen und Entwicklung, der den unterschiedlichen Bedürfnissen moderner Mitarbeiter nicht gerecht wird. Hybrid- und Remote-Arbeiten erschweren zudem skalierten Support und Schulungen.

Jede Trainingsmethode hat ihre Vor- und Nachteile. Zum Beispiel können von einem Kursleiter geleitete persönliche Sitzungen einfach umgestaltet, schnell entwickelt und persönlich durchgeführt werden. Die Planung solcher Treffen ist jedoch unkoordiniert, mit Reisekosten verbunden und beeinträchtigt die Qualität der Zustellung und des Empfangs.

Zudem sind die Kosten für die Beauftragung eines externen Trainers oft hoch. 90 Prozent der Mitarbeiter vergessen das Gelernte innerhalb einer Woche, was eine solche Trainingsmethode auf Dauer nicht tragbar macht.

Das Online-Gruppentraining ist mit keinen Reisekosten verbunden, hat aber nicht die gleiche Wirkung, wenn sich die Teilnehmer im selben Raum befinden. Andererseits sind Telefonkonferenzen an vielen Orten für große Gruppen geeignet, können jedoch hohe Gerätekosten verursachen.

On-the-Job-Training kann einen effizienten Wissenstransfer bieten, der für den Job des Lernenden relevant ist, der wiederum von Angesicht zu Angesicht vermittelt wird. Trainer können jedoch unterschiedliche Kompetenzen haben, und das niedrige Verhältnis von Auszubildenden zu Ausbildern kann die Kosten in die Höhe treiben.

Die größte Herausforderung für Unternehmen besteht darin, eine Software-Schulungsstrategie zu entwerfen, die die richtige Mischung aus verschiedenen Optionen darstellt und gleichzeitig kostengünstig und skalierbar ist.

Die Zukunft der Softwareschulung: Digitale Adoptionsplattformen (DAPs)

Führungskräfte verfolgen eine Reihe von Strategien, um die digitale Akzeptanz zu steigern, wobei eine der beliebtesten (30 %) die Einführung einer Digital Adoption Platform (DAP) ist. DAPs gab es bis vor wenigen Jahren nicht und es gibt immer noch nur eine Handvoll bedeutender Akteure auf diesem Gebiet weltweit.

Ein DAP hilft Unternehmen dabei, ihre Software für die Mitarbeiter benutzerfreundlicher zu gestalten. Es fungiert als Schicht über einer webbasierten Softwareanwendung und bettet interaktive Leitfäden ein, die Mitarbeiterschulungen in Echtzeit bieten und Benutzern helfen, bestimmte Prozesse abzuschließen.

Einfach ausgedrückt, ein DAP eliminiert die Kosten und den Aufwand herkömmlicher Softwareschulungen und ersetzt sie durch unabhängiges, kontinuierliches Lernen. Ziel ist es, Unternehmen dabei zu helfen, die digitale Transformation zu beschleunigen, indem sie Mitarbeiter schnell in neue Software einarbeiten, schulen oder qualifizieren.

Tipps zur Verbesserung der digitalen Employee Experience

Sie können viele umsetzbare Schritte unternehmen, um die Softwareakzeptanz und die digitale Mitarbeitererfahrung zu verbessern.

1. Messen Sie Ihre aktuellen Software-TCO

Um einen Mehrwert aus Ihren Softwareausgaben zu ziehen, müssen Sie das Ausmaß des Problems intern quantifizieren. Der beste Weg, dies zu tun, besteht darin, die Ausgaben in Bezug auf die Gesamtbetriebskosten zu betrachten. Wenn man sich nur die Softwareabonnement- oder Implementierungskosten ansieht, geht das Gesamtbild verloren. Sie müssen auch die mit Schulung und Onboarding verbundenen Kosten berücksichtigen.

Die Umschulungskosten konkurrieren oft mit dem Softwareabonnementpreis. Präsenztraining führt zu unterdurchschnittlichen Ergebnissen, da Studien gezeigt haben, dass Menschen bis zu 90 % des Gelernten innerhalb einer Woche vergessen. Dies erfordert häufige Überprüfungen, die die Arbeit unterbrechen, und löst das Problem der digitalen Erfahrung nur vorübergehend. Unternehmen sollten sich die Schulungskosten des vergangenen Jahres ansehen, um die laufenden Kosten für die Nutzung der Software zu ermitteln.

Obwohl es schwieriger zu quantifizieren ist, schadet mangelndes Vertrauen in die Software auch der Produktivität eines Unternehmens. Fehler, doppelte Prozesse, Support-Tickets und andere Herausforderungen, die sich aus einer schlechten digitalen Akzeptanz ergeben, erhöhen die TCO eines Unternehmens.

2. Bieten Sie verschiedene Software-Schulungsoptionen an

Wie bereits erwähnt, ist der traditionelle Ansatz einer einmaligen Schulung ineffektiv und teuer, um ihn durch regelmäßige Überprüfungen zu ergänzen. Schulungen sind jedoch eine Notwendigkeit, daher brauchen Unternehmen einen neuen Ansatz. Das heißt nicht, dass es keinen Platz für Schulungen im Klassenzimmer gibt; Nur dass es nicht die einzige Option sein sollte.

Ein effektiveres Trainingsmodell ist die Kombination verschiedener Methoden. Dadurch wird sichergestellt, dass die Schulungsoptionen eine Reihe von Umständen, Bedürfnissen und Lernstilen abdecken. Die beliebteste Trainingslösung ist die Eins-zu-eins-Betreuung. Unternehmen, die dies bereitstellen können, sollten dies tun, aber auch offensichtliche Skalierungsprobleme berücksichtigen.

Die zweitbeliebteste Lösung – und eine weitaus skalierbarere – ist die Verwendung eines DAP. Organisationen können vorhandene schriftliche Schulungsmaterialien einfach in interaktive Leitfäden im DAP übersetzen und sie an die spezifischen Bedürfnisse verschiedener Rollen oder Teams anpassen. Ein weiterer wichtiger Vorteil eines DAP besteht darin, dass es im Gegensatz zum IT-Team immer verfügbar ist, um Mitarbeitern bei der Lösung von Softwareherausforderungen zu helfen.

Sie können DAPs neben herkömmlichen Optionen verwenden, um Mitarbeiter mit kontextbezogenen, Echtzeit- und praktischen Schulungen zu unterstützen. Unternehmens-DAPs sind außerdem leicht skalierbar und reich an Daten, die Aufschluss darüber geben, wie und warum Mitarbeiter ihre Software verwenden (oder nicht).

3. Mitarbeiter konsultieren, ihnen zuhören und mit ihnen kommunizieren

Führen Sie Interviews mit Mitarbeitern durch, die eine bestimmte Plattform oder Software verwenden, um mehr über ihre technischen Erfahrungen am Arbeitsplatz zu erfahren. Die Interviews sollten darauf abzielen, festzustellen, wie leicht sie digitale Anwendungen finden, mit denen sie arbeiten können, welche Ergebnisse sie haben, wie frustrierend sie sind und wie viele Funktionen sie verwenden. Der durchschnittliche Mitarbeiter nutzt nur 40 % der verfügbaren Funktionen, was der Anmietung von Büroräumen entspricht und nur zwei Fünftel davon belegt.

Um genaue Ergebnisse zu erhalten, müssen Sie auch deutlich machen, dass die Software und nicht der Mitarbeiter beurteilt wird. Mit anderen Worten, Mitarbeiter würden nicht dafür bestraft, dass sie anerkennen, dass sie nur eine begrenzte Anzahl von Funktionen verwenden.

In Zukunft sollten Sie die Mitarbeiter stärker in zukünftige Softwarekaufentscheidungen einbeziehen, anstatt Software von oben nach unten aufzuzwingen. Die Zusammenarbeit an einer Lösung gibt den Mitarbeitern ein Gefühl der Eigenverantwortung und stellt sicher, dass ihre Erkenntnisse nicht übersehen werden.

4. Erstellen Sie ein Softwareeinführungsteam

Die Herausforderung der digitalen Einführung lässt sich am besten mit Beiträgen verschiedener wichtiger Interessengruppen und Experten innerhalb des Unternehmens angehen, darunter HR, IT, funktionale Führungskräfte und Mitarbeiter. Es ist sinnvoll, eine Aufgabe einzurichten, die für die digitale Einführung in der gesamten Organisation verantwortlich ist.

Softwareimplementierung ist kein einmaliger Prozess. Sie müssen Ihren Tech-Stack kontinuierlich überprüfen und aktualisieren, da sich sowohl die Software als auch die Umgebung, in der Mitarbeiter sie verwenden, ständig weiterentwickeln. Dies erfordert eine umfassende Überwachung, die durch die Verwendung eines Produkts wie G2 Track erheblich vereinfacht werden kann.

Ein ideales Digital Adoption Team besteht aus mehreren Fachbereichsvertretern und trifft sich regelmäßig. Viele Organisationen, die die digitale Einführung erfolgreich vorangetrieben haben, stellen ihre Teams für die digitale Einführung unter die Leitung eines Chief Digital Officer (CDO).

Dieses Team verwaltet das interne Messaging rund um die Software, um sicherzustellen, dass jeder versteht, warum sie eingeführt wird, wie sie sich auf die tägliche Arbeit auswirkt und die gesamte Palette der verfügbaren Funktionen umfasst. Dies steht im Gegensatz zu dem allgemein verwendeten Modell, bei dem Software oft vom Management ausgewählt wird, ohne den Mitarbeitern das „Warum“ zu erklären.

5. Akzeptanz messen und analysieren

Das Digital Adoption Team verfolgt auch die Adoptionsraten der Mitarbeiter mithilfe von Produktanalysen und Interviews, um sicherzustellen, dass das Unternehmen die Software, in die es investiert, vollständig nutzt. Es misst, wie oft oder wie lange Mitarbeiter Software verwenden und wie effizient sie Geschäftsziele erreichen können. Schließlich ist die Einführung von Software ein Mittel zum Zweck, kein Selbstzweck.

Gemeinsam erobern Sie Höhen

Die digitale Mitarbeitererfahrung steht in direktem Zusammenhang damit, wie gut Mitarbeiter Arbeitsplatzsoftware annehmen. Dies ist nicht nur der Schlüssel für Unternehmen, die die beste Rendite aus ihren Investitionen erzielen, sondern auch für das Engagement und die Bindung von Mitarbeitern in einem von Kandidaten geprägten Arbeitsmarkt, der von starkem Personalmangel geprägt ist.

Jeder ist ein Stakeholder, wenn es darum geht, das digitale Mitarbeitererlebnis zu verbessern und die Mitarbeiterfluktuation zu reduzieren.

Sie sind sich nicht sicher, ob die Softwareakzeptanz den Schmerzpunkt verursacht? Entdecken Sie einige einfache Strategien, um die Mitarbeiterfluktuation zu reduzieren und die Mitarbeiterbindung zu verbessern.