Czym są silosy danych? Jak łączyć dane i zwiększać wydajność

Nowoczesna technologia pozwala firmom gromadzić i wykorzystywać więcej użytecznych danych niż kiedykolwiek wcześniej. Mogą wykorzystać dane klientów, aby dowiedzieć się, które produkty są popularne i które kampanie reklamowe są najskuteczniejsze.

Silosy danych przeszkadzają w tym. Silosy pojawiają się, gdy dane przechowywane w niektórych działach nie mogą być łatwo lub w pełni dostępne dla innych osób w organizacji. Kiedy Twoje dane są przechowywane w silosie, dostęp do nich ma tylko niewielka grupa osób, zazwyczaj jeden dział. Jeśli Twój zespół IT ma silos danych, dział HR lub dział sprzedaży nie może się do niego dostać. Zdecydowana większość firm doświadcza z tego powodu negatywnych skutków.

Silosy danych izolują dane i zakłócają codzienne operacje biznesowe, szczególnie jeśli firma próbuje skoordynować działania różnych działów. Wraz z rozwojem Twojej firmy stanie się jasne, że możesz potrzebować narzędzi do przetwarzania i dystrybucji dużych zbiorów danych, aby uniknąć tych nieefektywności.

Dlaczego istnieją silosy danych?

Zasadniczo silosy danych nie są wynikiem świadomego podejmowania decyzji. Pojawiają się z czasem, stając się problemem przypadkowo wbudowanym w ramy firmy. Dzieje się to na kilka sposobów.

1. Struktura firmy

Niektóre firmy mają strukturę, która nie zachęca działów do współpracy. Zwykle nie jest to celowe. Jest to przeoczenie lub wynik problemu, który jest zbyt czasochłonny lub kosztowny w naprawie.

Być może Twój zespół marketingowy pracuje w zupełnie innym biurze niż przedstawiciele działu obsługi klienta. Lub Twoje zespoły używają różnych narzędzi komunikacyjnych, więc trudno jest szybko skontaktować się z kimś z innego zespołu.

Silosy danych często pojawiają się wraz z rozwojem firmy. Załóżmy, że zaczynasz jako mała firma. Czas płynie, aw Twojej firmie powstają różne działy. Każdy z tych zespołów zbiera dane z własnych źródeł i dla wygody przechowuje je w silosach. Z biegiem czasu te silosy stają się repozytoriami danych, do których nie każdy ma dostęp. Dzieje się tak w około dwóch na trzy firmy.

Źródło: dnb.co.uk

Po utworzeniu tych silosów departamentom trudno jest szybko i bezproblemowo uzyskać ważne informacje z innych działów. To dodatkowo pogarsza izolację działów i utrudnia przełamanie tych barier.

2. Kultura firmy

Kultura firmy jest utrwalana przez ludzi, którzy są jej częścią. Jeśli kultura Twojej firmy przedkłada indywidualizm nad mentalność grupową, istnieje większe prawdopodobieństwo wystąpienia silosów danych. Jest to szczególnie prawdziwe, jeśli oczekuje się, że departamenty będą ze sobą konkurować zamiast współpracować.

Jeśli Twoje działy postrzegają dane jako zasób, który może dać im przewagę nad konkurencją, jest mało prawdopodobne, że będą chciały uwolnić je ze swoich silosów. To poważny problem z kulturą firmy. Grupy zmuszone do ukrywania danych, aby utrzymać się na powierzchni, nie będą chciały przełamać tych barier i dzielić się informacjami w przyszłości.

Idealnie firma powinna działać jako jedna jednostka mająca wspólny cel, aby rywalizacja wewnątrz firmy zamieniła się w zabawną grę, a nie strategię przetrwania.

3. Niezintegrowana technologia

Każda firma korzysta z własnej technologii, ale w niektórych firmach każdy dział ma inne narzędzia techniczne. Agenci obsługi klienta mogą używać jednej platformy do komunikacji z klientami, podczas gdy handlowcy używają innego rozwiązania do generowania przychodów.

Im mniej zintegrowana jest technologia Twojej firmy, tym gorsze stają się silosy danych. Odpowiedzią są zintegrowane rozwiązania, które ułatwiają udostępnianie danych w całej firmie.

Możesz uniknąć tej sytuacji, jeśli zespoły używają tej samej technologii, gdy tylko jest to możliwe. Oczywiście nie każde rozwiązanie techniczne jest dla wszystkich. Twój dział marketingu będzie potrzebował oprogramowania, które pomoże mu w tworzeniu kampanii reklamowych, co nie będzie tak przydatne dla osoby pracującej w IT.

Nie oznacza to, że technologia marketingowa powinna być całkowicie niedostępna i nie powinna być zintegrowana z centralną platformą. Integracje z chmurą mogą w tym pomóc.

4. Wzrost organizacyjny

Rozwój biznesu to dobra rzecz z pewnymi wadami. Rozwijanie nowych stanowisk oznacza wprowadzanie nowych sposobów obsługi danych, które w dłuższej perspektywie mogą tworzyć silosy danych.

Jest to szczególnie problematyczne, gdy organizacja rozwija się zbyt szybko w stosunku do swoich ram. Rozwiązanie, które doskonale sprawdza się w firmie zatrudniającej mniej niż 20 pracowników, może nie być w stanie dostosować się do potrzeb 50 osób z dnia na dzień.

Kiedy nastąpi ten szybki wzrost, niektórzy pracownicy zauważą potrzebę nowego rozwiązania i być może zaczną wdrażać swoje strategie bez informowania o swoich metodach.

Pomyśl o projektach grupowych, w których członkowie mają różne, niezgodne pomysły na temat tego, jak projekt powinien przebiegać. Grupom łatwo jest się rozpaść, gdy ludzie z mocnymi pomysłami nie chcą się ruszyć.

Równie łatwo tworzą się silosy danych. Oczywiście nie każdy wzrost prowadzi bezpośrednio do silosów i można podjąć kroki, aby uniknąć ich istnienia. Najważniejszą rzeczą, o której należy pamiętać, jest to, że musisz przedstawić mocne powody, dla których Twoje dane są przetwarzane w ten sposób. Jeśli nowi pracownicy mogą od razu wskazać błędy w Twoich strategiach przetwarzania danych, nadszedł czas, aby zastanowić się nad innym rozwiązaniem.

Cztery typowe problemy powodowane przez silosy danych

Silosy danych mogą powstawać szybko i często bez niczyjego bezpośredniego wkładu wpływającego na ich tworzenie. Czy to jednak koniecznie coś złego?

Poniższe problemy sugerują, że tak. Jeśli te problemy brzmią jak rzeczy, których chciałbyś uniknąć w swojej firmie, to wyraźnie wskazuje, że silosy danych nie sprzyjają dobrym praktykom biznesowym.

1. Zmniejszona produktywność

Trzech głównych przeciwników produktywności poniżej jest odpowiedzialnych za prawie 2 miliardy dolarów rocznych strat.

Źródło: Financesonline.com

Silosy danych przyczyniają się do tej utraty, czyniąc je problemem, ponieważ marnują czas. Trzymają cenne informacje w zamknięciu i udzielają dostępu tylko kilku pracownikom. Każdy, kto nie ma dostępu do danych, musi o nie poprosić, zamiast móc z nich korzystać w dogodny dla siebie sposób.

Jest to szczególnie frustrujące, gdy pracownicy pracują w różnych strefach czasowych. Jeśli Twoi pracownicy proszą o dane w środku dnia pracy, ale osoba, która mogłaby im je udostępnić, śpi, wszyscy marnują czas i tracą produktywność.

Próba zlokalizowania poszczególnych fragmentów danych, gdy mogą one znajdować się w wielu niepołączonych silosach, również stanowi duży problem. Pracownicy muszą wtedy tracić czas na prośby o dostęp do wielu zamkniętych lokalizacji, podczas gdy powinni mieć możliwość szybkiego sprawdzenia jednego scentralizowanego rozwiązania.

2. Zwiększone koszty

Wyobraź sobie, że próbujesz przetransportować zespół ludzi, ale każdy chce skorzystać z innego sposobu. Zamiast kupować grupowy bilet kolejowy, musisz teraz płacić za pociągi, taksówki, samochody osobowe i rowery.

Silosy danych są trochę takie. Ponieważ często pojawiają się one dzięki niepowiązanym technologiom, to firma musi kupować licencje i członkostwa dla każdego narzędzia technologicznego. Koszty te narastają w czasie, zwłaszcza gdy Twoja firma jest w trakcie rozwoju i skalowania.

W przeciwieństwie do hurtowni danych, które gromadzą wszystkie rodzaje danych w jednym miejscu, silosy wymagają dużych zasobów. Zjadają fundusze kawałek po kawałku, a pozostawione bez kontroli, stale się rozmnażają. Czasami nawet nie będziesz wiedział, ile silosów wysycha z Twojej firmy.

3. Wolniejszy rozwój biznesu

Silosy danych utrudniają szybkie gromadzenie informacji. Oprócz ograniczania produktywności izolowanie informacji praktycznie uniemożliwia podejmowanie szybkich decyzji w oparciu o dane.

To nie jest idealne, gdy próbujesz szybko się rozwijać w szybko rozwijającej się branży. Zanim będziesz mieć wszystkie dane z każdego silosu, moment na ten krytyczny wybór mógł minąć z powodu zbyt długiego czasu ładowania transformacji wyodrębniania.

Ważne jest, aby pamiętać, że wzrost jest na pierwszym planie współczesnych problemów biznesowych. Innymi słowy, silosy cię spowalniają.

Źródło: Superoffice.com

4. Słaba jakość danych

Decyzje poparte danymi są możliwe tylko wtedy, gdy dane informacje są wiarygodne i wysokiej jakości. Niestety, gdy dane są izolowane w silosie, mogą stracić znaczenie i ostatecznie stać się bezużyteczne.

Ten problem pogarsza się, gdy użytkownicy nie wiedzą, że jakość danych spadła z powodu czasu spędzonego w silosie. Na przykład, jeśli Twoi pracownicy marketingu korzystają z informacji zespołu sprzedaży, mogą tracić czas i zasoby na tworzenie błędnie ukierunkowanych kampanii na podstawie starych danych dotyczących sprzedaży.

Jak uniknąć silosów danych

Teraz powinno być jasne, że silosy danych nie pomogą Tobie ani Twojej firmie, więc czas pomyśleć o tym, jak całkowicie się od nich uwolnić.

1. Rozwiąż problemy z kulturą Twojej firmy

Kultura nie kiełkuje z dnia na dzień. Potrzebuje czasu, aby rosnąć, a wzrost ten należy pielęgnować, aby stał się zdrowy, a nie inwazyjny. Jeśli widzisz, że Twoja firma tworzy silosy danych, musisz zmienić kierunek.

Przekształć swoją kulturę od podstaw. Zachęcając do otwartej komunikacji i międzywydziałowej pracy zespołowej, utrudnisz zakorzenienie się izolacjonizmu, który prowadzi do tworzenia silosów danych. Musisz dotrzeć do sedna problemu, aby go rozwiązać.

Naucz pracowników swojego nowego etosu i rób to w sposób uwzględniający obecnych pracowników i nowych pracowników. Jeśli przeoczysz pewne grupy, będą one zmuszone do tworzenia silosów, a twoje wysiłki przyniosą efekt przeciwny do zamierzonego.

Edukuj pracowników na różne sposoby, aby przemawiać do każdego z nich. Możesz na przykład oferować interaktywne zajęcia oraz seminaria online, aby uwzględnić osoby o różnych stylach uczenia się.

Dobrym pomysłem jest również opracowywanie projektów obejmujących więcej niż jedną grupę pracowników w celu wspierania międzywydziałowej pracy zespołowej. Dzięki temu Twoje ideały wcielają się w życie, zapewniając personelowi szansę odczucia efektów pracy w środowisku opartym na współpracy.

2. Przechowuj wszystkie swoje dane w jednym miejscu

Silosy reprezentują dane firmowe przechowywane w różnych lokalizacjach w zależności od grupy, która ma do nich największy dostęp. Innymi słowy, silosy danych powstają, gdy informacje są przechowywane w kilku lokalizacjach, które nie wchodzą ze sobą w interakcje.

Prostym i skutecznym sposobem walki z tym problemem jest wybór jednego rozwiązania klasy korporacyjnej, które przechowuje dane w jednym miejscu. Wszyscy Twoi pracownicy muszą mieć do niego dostęp w razie potrzeby bez konieczności przeskakiwania przez przeszkody, aby go uzyskać.

Jeśli twoi pracownicy nie mogą uzyskać potrzebnych informacji za pomocą twoich metod, znajdą tymczasowe miejsca do ich przechowywania. Te tymczasowe przestrzenie szybko staną się trwałe, jeśli będą wygodniejsze niż twoje rozwiązanie. Twój ogólnofirmowy system danych musi być łatwy w użyciu i wysoce dostępny, aby nikt nie miał ochoty szukać alternatyw, które ostatecznie mogą przekształcić się w silosy.

Wsłuchuj się w potrzeby swoich pracowników, wybierając strategię. Prawdopodobnie mają świetne pomysły na funkcje, które pomogą im wydajniej pracować lub listę wymagań, które pozwolą uniknąć silosów. Zwracanie uwagi na ich potrzeby to świetny sposób, aby powstrzymać ich przed szukaniem odpowiedzi poza wybranym rozwiązaniem.

3. Rozwijaj zarządzanie danymi

Skorzystaj z wytycznych firmy, aby zniechęcić do tworzenia silosów danych. Dzięki jasnym zasadom zarządzania danymi możesz pokazać swoim zespołom, jak oczekujesz, że będą przetwarzane dane. W ten sposób każdy pracownik wie, jak odpowiednio uporządkować swoje dane i nikt nie stworzy przypadkowo silosu, nie zdając sobie z tego sprawy.

Szybka analogia pokazuje, jak ważne są te zasady. Załóżmy, że szukasz profesjonalnego projektanta stron internetowych. Możesz po prostu powiedzieć im: „Proszę, zaprojektuj dla mnie stronę internetową” i tak to zostawić, ale wynik może w ogóle nie odpowiadać Twoim potrzebom.

Zamiast tego lepiej byłoby sporządzić ofertę profesjonalnych usług z jasnymi wytycznymi szczegółowo określającymi, czego potrzebujesz i co zapewnisz w zamian. Dzięki temu obie strony opuszczają interakcję, czując się usatysfakcjonowane i jasne, czego się od nich oczekuje.

W ten sam sposób, kiedy powiesz pracownikom, jak chcesz, aby dane Twojej firmy były przetwarzane, będą wiedzieć, co zrobić, aby zapobiec silosom danych.

Rozbij silosy

Silosy danych to zły pomysł, a unikanie ich to najlepsze podejście dla Twojej firmy. Spowalniają, hamują produktywność i tworzą kulturę firmy skupioną na jednostkach zamiast na grupie. Wszystkie te czynniki powstrzymują Ciebie i Twoją firmę.

Na szczęście silosy danych nie są problemem, z którym trzeba nauczyć się żyć. Postępując zgodnie z tymi najlepszymi praktykami, możesz ich uniknąć i rozbić istniejące. Kluczem jest wspieranie kultury, która wymaga współpracy w całej firmie, aby Twoja firma mogła się rozwijać.

Szybkie zarządzanie bazą danych to kolejny najlepszy sposób na uniknięcie silosów danych. Dowiedz się wszystkiego o zarządzaniu bazą danych i różnych systemach zaangażowanych w ten proces.