Apa Itu Silo Data? Bagaimana Menginterkoneksi Data dan Meningkatkan Efisiensi

Teknologi modern memungkinkan perusahaan untuk mengumpulkan dan memanfaatkan data yang lebih berguna dari sebelumnya. Mereka mungkin menggunakan data pelanggan untuk mempelajari produk mana yang populer dan kampanye iklan mana yang paling efektif.

Silo data menghalangi ini. Silo terjadi ketika data yang disimpan di departemen tertentu tidak dapat diakses dengan mudah atau sepenuhnya oleh orang lain dalam suatu organisasi. Saat data Anda disimpan dalam silo, hanya sekelompok kecil orang, biasanya satu departemen, yang dapat mengaksesnya. Jika tim TI Anda memiliki silo data, SDM atau penjualan tidak dapat mengaksesnya. Sebagian besar perusahaan mengalami efek negatif sebagai hasilnya.

Silo data mengisolasi data dan mengganggu operasi bisnis sehari-hari, terutama jika bisnis sedang mencoba untuk berkoordinasi antar departemen. Seiring pertumbuhan perusahaan Anda, akan menjadi jelas bahwa Anda mungkin memerlukan alat pemrosesan dan distribusi data yang besar untuk menghindari ketidakefisienan ini.

Mengapa silo data ada?

Secara umum, silo data bukanlah hasil dari pengambilan keputusan secara sadar. Mereka muncul dari waktu ke waktu, menjadi masalah yang secara tidak sengaja dibangun ke dalam kerangka kerja perusahaan. Ini terjadi dalam beberapa cara.

1. Struktur perusahaan

Beberapa perusahaan terstruktur dengan cara yang tidak mendorong departemen untuk bekerja sama. Biasanya tidak sengaja. Ini adalah kekeliruan atau hasil dari masalah yang terlalu memakan waktu atau mahal untuk diperbaiki.

Mungkin tim pemasaran Anda bekerja di kantor yang sama sekali berbeda dari perwakilan layanan pelanggan Anda. Atau tim Anda menggunakan alat komunikasi yang berbeda, sehingga sulit untuk menghubungi seseorang dari tim lain dengan cepat.

Silo data biasanya muncul saat perusahaan tumbuh. Katakanlah Anda memulai sebagai bisnis kecil. Waktu berlalu, dan berbagai departemen terbentuk di dalam perusahaan Anda. Tim ini masing-masing mengumpulkan data dari sumber mereka sendiri dan menyimpannya dalam silo untuk kenyamanan. Seiring waktu, silo ini menjadi tempat penyimpanan data yang tidak dapat diakses semua orang. Ini terjadi di sekitar dua dari tiga perusahaan.

Sumber: dnb.co.uk

Setelah silo itu ada, menjadi sulit bagi departemen untuk mendapatkan informasi penting dari departemen lain dengan segera dan tanpa kerumitan. Hal ini semakin memperburuk isolasi departemen dan mempersulit untuk mendobrak hambatan ini.

2. Budaya perusahaan

Budaya perusahaan diabadikan oleh orang-orang yang menjadi bagian darinya. Jika budaya perusahaan Anda menyukai individualisme daripada mentalitas kelompok, kemungkinan besar Anda akan mengalami silo data. Ini terutama benar jika departemen diharapkan untuk bersaing satu sama lain daripada bekerja sama.

Jika departemen Anda melihat data sebagai sumber daya yang dapat memberi mereka keunggulan dalam persaingan, kemungkinan besar mereka tidak ingin melepaskannya dari silo mereka. Ini adalah masalah budaya perusahaan yang serius. Grup yang dipaksa untuk menyembunyikan data agar tetap bertahan tidak akan mau menembus penghalang ini dan berbagi informasi di masa mendatang.

Sebuah perusahaan idealnya bekerja sebagai satu kesatuan dengan tujuan yang sama sehingga persaingan intra-perusahaan berubah menjadi permainan yang menyenangkan, bukan strategi bertahan hidup.

3. Teknologi yang tidak terintegrasi

Setiap perusahaan menggunakan teknologinya sendiri, tetapi di perusahaan tertentu, setiap departemen memiliki alat teknologi yang berbeda. Agen layanan pelanggan mungkin menggunakan satu platform untuk berkomunikasi dengan pelanggan, sementara tenaga penjualan menggunakan solusi lain untuk menghasilkan pendapatan.

Semakin kurang terintegrasi teknologi perusahaan Anda, semakin buruk silo datanya. Solusi terintegrasi yang memudahkan berbagi data di seluruh perusahaan adalah jawabannya.

Anda dapat menghindari situasi ini jika tim menggunakan teknologi yang sama jika memungkinkan. Tentu saja, tidak semua solusi teknologi cocok untuk semua orang. Departemen pemasaran Anda memerlukan perangkat lunak yang membantu mereka menyusun kampanye iklan, yang tidak akan berguna bagi seseorang yang bekerja di bidang TI.

Itu tidak berarti teknologi pemasaran harus benar-benar tidak dapat diakses dan tidak boleh diintegrasikan ke dalam platform pusat. Integrasi cloud dapat membantu dalam hal ini.

4. Pertumbuhan organisasi

Pertumbuhan bisnis adalah hal yang baik dengan kelemahan tertentu. Mengembangkan posisi baru berarti memperkenalkan cara baru dalam menangani data, yang dapat menciptakan silo data dalam jangka panjang.

Ini sangat bermasalah ketika organisasi tumbuh terlalu cepat untuk kerangka kerjanya. Solusi yang bekerja sempurna untuk perusahaan dengan kurang dari 20 karyawan mungkin tidak dapat beradaptasi dengan kebutuhan 50 orang dalam semalam.

Ketika pertumbuhan pesat ini terjadi, beberapa karyawan akan menyadari kebutuhan akan solusi baru dan mungkin mulai mengadopsi strategi mereka tanpa mengomunikasikan metode mereka.

Pikirkan tentang proyek kelompok di mana anggotanya memiliki ide yang berbeda dan tidak sesuai tentang bagaimana proyek harus dilanjutkan. Sangat mudah bagi kelompok-kelompok itu untuk terpecah ketika orang-orang dengan ide-ide kuat tidak mau mengalah.

Silo data terbentuk dengan mudah. Tentu saja, tidak semua pertumbuhan langsung mengarah ke silo, dan Anda dapat mengambil langkah-langkah untuk menghindari keberadaannya. Hal utama yang perlu diingat adalah bahwa Anda harus menyajikan alasan kuat mengapa data Anda ditangani seperti itu. Jika karyawan baru dapat segera menunjukkan kekurangan dalam strategi penanganan data Anda, inilah saatnya memikirkan solusi yang berbeda.

Empat masalah umum yang disebabkan oleh silo data

Silo data dapat muncul dengan cepat dan seringkali tanpa masukan langsung dari siapa pun yang memengaruhi pembuatannya. Namun, apakah itu hal yang buruk?

Masalah-masalah berikut menunjukkan hal itu. Jika masalah ini terdengar seperti hal yang ingin Anda hindari di perusahaan Anda, itu jelas menunjukkan bahwa silo data tidak kondusif untuk praktik bisnis yang baik.

1. Produktivitas menurun

Tiga pencela produktivitas utama di bawah ini bertanggung jawab atas kerugian tahunan hampir $2 miliar.

Sumber: Financesonline.com

Silo data berkontribusi pada kerugian ini, menjadikannya masalah karena membuang waktu. Mereka mengunci informasi berharga dan hanya memberikan akses ke beberapa karyawan. Siapa pun yang tidak memiliki akses ke data harus memintanya alih-alih dapat menggunakannya sesuka mereka.

Itu sangat membuat frustrasi ketika karyawan bekerja di zona waktu yang berbeda. Jika karyawan Anda meminta data di tengah hari kerja mereka, tetapi orang yang dapat memberi mereka akses sedang tidur, semua orang membuang-buang waktu dan kehilangan produktivitas.

Mencoba menemukan potongan data tertentu ketika mereka mungkin berada di sejumlah silo yang terputus juga menghadirkan masalah besar. Karyawan kemudian harus membuang waktu meminta akses ke beberapa lokasi terkunci ketika mereka harus dapat dengan cepat memeriksa satu solusi terpusat.

2. Peningkatan biaya

Bayangkan Anda mencoba mengangkut sekelompok orang, tetapi masing-masing ingin menggunakan cara yang berbeda. Alih-alih membeli tiket kereta rombongan, Anda kini harus membayar kereta, taksi, kendaraan pribadi, dan sepeda.

Silo data sedikit seperti itu. Karena sering terjadi berkat teknologi yang tidak terhubung, bisnis harus membeli lisensi dan keanggotaan untuk setiap alat teknologi. Biaya ini meningkat dari waktu ke waktu, terutama ketika perusahaan Anda sedang dalam proses pertumbuhan dan penskalaan.

Tidak seperti gudang data, yang mengumpulkan semua jenis data di satu tempat, silo membutuhkan banyak sumber daya. Mereka menggerogoti dana sedikit demi sedikit, dan ketika dibiarkan, mereka terus bereproduksi. Kadang-kadang Anda bahkan tidak akan tahu berapa banyak silo yang ada di luar sana yang mengeringkan perusahaan Anda.

3. Pertumbuhan bisnis yang lebih lambat

Silo data mempersulit pengumpulan informasi dengan cepat. Selain menghambat produktivitas, mengisolasi informasi membuat hampir tidak mungkin untuk membuat keputusan berbasis data yang cepat.

Itu tidak ideal ketika mencoba untuk tumbuh dengan cepat dalam industri yang bergerak cepat. Pada saat Anda memiliki semua data dari setiap silo, momen untuk pilihan kritis tersebut mungkin telah berlalu karena waktu muat transformasi ekstrak yang terlalu lama.

Penting untuk diingat bahwa pertumbuhan berada di garis depan urusan bisnis modern. Dengan kata lain, silo memperlambat Anda.

Sumber: Superoffice.com

4. Kualitas data yang buruk

Keputusan yang didukung data hanya dimungkinkan jika informasi yang dipermasalahkan dapat diandalkan dan berkualitas tinggi. Sayangnya, saat data diisolasi dalam silo, data tersebut dapat kehilangan relevansinya dan akhirnya menjadi tidak dapat digunakan.

Masalah ini semakin parah ketika pengguna tidak mengetahui bahwa kualitas data menurun karena waktu yang dihabiskan di silo. Misalnya, jika staf pemasaran Anda menggunakan info tim penjualan, mereka mungkin membuang waktu dan sumber daya untuk membuat kampanye yang salah sasaran berdasarkan data penjualan lama.

Bagaimana menghindari silo data

Sekarang sudah jelas bahwa silo data tidak akan membantu Anda atau bisnis Anda, jadi inilah saatnya untuk memikirkan cara menghindarinya sama sekali.

1. Atasi masalah dengan budaya perusahaan Anda

Budaya tidak tumbuh dalam semalam. Perlu waktu untuk tumbuh, dan pertumbuhan itu harus dipupuk agar menjadi sehat daripada invasif. Jika Anda melihat perusahaan Anda membuat silo data, Anda harus mengubah arah.

Ubah budaya Anda dari bawah ke atas. Dengan mendorong komunikasi terbuka dan kerja tim lintas departemen, Anda akan mempersulit pengasingan yang mengarah pada silo data untuk mengakar. Anda harus sampai ke dasar masalah untuk menyelesaikannya.

Ajari karyawan tentang etos baru Anda dan lakukan dengan cara yang mencakup karyawan lama dan karyawan baru. Jika Anda mengabaikan kelompok tertentu, mereka akan dipaksa untuk membuat silo, dan upaya Anda akan menjadi kontraproduktif.

Mendidik karyawan dengan berbagai cara untuk menarik mereka masing-masing. Misalnya, Anda dapat menawarkan kelas interaktif serta seminar online sehingga Anda menyertakan orang-orang dengan gaya belajar yang berbeda.

Ini juga merupakan ide bagus untuk mengembangkan proyek yang menggabungkan lebih dari satu kelompok karyawan untuk mendorong kerja sama tim lintas departemen. Ini menerapkan cita-cita Anda, memastikan staf mendapat kesempatan untuk merasakan efek bekerja di lingkungan yang kooperatif.

2. Simpan semua data Anda di satu tempat

Silo mewakili data perusahaan yang disimpan di berbagai lokasi berdasarkan kelompok yang paling banyak mengaksesnya. Dengan kata lain, silo data terjadi ketika informasi disimpan di beberapa lokasi yang tidak berinteraksi.

Cara sederhana dan efektif untuk melawannya adalah dengan memilih satu solusi tingkat perusahaan yang menyimpan data Anda di satu tempat. Semua karyawan Anda harus dapat mengakses ini kapan pun diperlukan tanpa melewati rintangan untuk mendapatkannya.

Jika pekerja Anda tidak bisa mendapatkan informasi yang mereka butuhkan menggunakan metode Anda, mereka akan menemukan ruang sementara untuk menyimpannya. Ruang temp tersebut akan segera menjadi permanen jika lebih nyaman daripada solusi Anda. Sistem data seluruh perusahaan Anda harus mudah digunakan dan sangat mudah diakses sehingga tidak ada yang tergoda untuk melihat alternatif yang pada akhirnya dapat berubah menjadi silo.

Dengarkan kebutuhan karyawan Anda saat Anda memilih strategi. Mereka mungkin memiliki ide bagus untuk fitur yang akan membantu mereka bekerja lebih produktif atau daftar persyaratan yang akan menghindari silo. Memperhatikan kebutuhan mereka adalah cara yang bagus untuk menghentikan mereka mencari jawaban di luar solusi yang Anda pilih.

3. Mengembangkan tata kelola data

Gunakan pedoman perusahaan untuk mencegah pembuatan silo data. Dengan kebijakan tata kelola data yang jelas, Anda menunjukkan kepada tim bagaimana Anda mengharapkan data ditangani. Dengan cara ini, setiap karyawan mengetahui cara mengatur datanya dengan benar, dan tidak ada orang yang secara tidak sengaja membuat silo tanpa menyadarinya.

Sebuah analogi singkat menunjukkan betapa pentingnya kebijakan ini. Katakanlah Anda sedang mencari desainer web profesional. Anda bisa saja memberi tahu mereka, "Tolong rancang situs web untuk saya," dan biarkan saja, tetapi hasilnya mungkin tidak sesuai dengan kebutuhan Anda sama sekali.

Sebaliknya, menyusun proposal layanan profesional dengan pedoman yang jelas yang merinci apa yang Anda butuhkan dan apa yang akan Anda berikan sebagai imbalan akan lebih baik. Hal ini memastikan kedua belah pihak meninggalkan interaksi dengan perasaan puas dan jelas tentang apa yang diharapkan dari mereka.

Dengan cara yang sama, ketika Anda memberi tahu karyawan bagaimana Anda ingin data perusahaan Anda ditangani, mereka akan tahu apa yang harus dilakukan untuk mencegah silo data.

Hancurkan silo

Silo data adalah ide yang buruk, dan menghindarinya adalah pendekatan terbaik untuk bisnis Anda. Mereka memperlambat Anda, menghambat produktivitas, dan menciptakan budaya perusahaan yang berfokus pada individu, bukan pada kelompok. Semua faktor ini menghambat Anda dan bisnis Anda.

Untungnya, silo data bukanlah masalah yang harus Anda pelajari. Dengan mengikuti praktik terbaik ini, Anda dapat menghindarinya dan menghapus praktik yang sudah ada. Kuncinya adalah menumbuhkan budaya yang membutuhkan kolaborasi di seluruh perusahaan sehingga bisnis Anda dapat berkembang.

Mengelola database dengan segera adalah cara terbaik lain untuk menghindari silo data. Pelajari semua tentang manajemen basis data dan berbagai sistem yang terlibat dalam proses tersebut.