ไซโลข้อมูลคืออะไร? วิธีเชื่อมต่อข้อมูลและเพิ่มประสิทธิภาพ

เทคโนโลยีสมัยใหม่ช่วยให้บริษัทต่างๆ สามารถรวบรวมและควบคุมข้อมูลที่เป็นประโยชน์ได้มากกว่าที่เคย พวกเขาอาจใช้ข้อมูลลูกค้าเพื่อเรียนรู้ว่าผลิตภัณฑ์ใดได้รับความนิยมและแคมเปญโฆษณาใดมีประสิทธิภาพมากที่สุด

ไซโลข้อมูลเข้ามาขวางทางสิ่งนี้ ไซโลเกิดขึ้นเมื่อข้อมูลที่จัดเก็บในบางแผนกไม่สามารถเข้าถึงได้โดยง่ายหรือทั้งหมดโดยบุคคลอื่นในองค์กร เมื่อข้อมูลของคุณอยู่ในไซโล จะมีคนเพียงกลุ่มเล็กๆ ซึ่งมักจะเป็นแผนกเดียวเท่านั้นที่สามารถเข้าถึงได้ หากทีมไอทีของคุณมีไซโลข้อมูล ฝ่ายทรัพยากรบุคคลหรือฝ่ายขายไม่สามารถเข้าถึงข้อมูลนั้นได้ บริษัทส่วนใหญ่ประสบกับผลกระทบในทางลบ

ไซโลข้อมูลจะแยกข้อมูลและขัดจังหวะการดำเนินธุรกิจในแต่ละวัน โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากธุรกิจพยายามประสานงานระหว่างแผนกต่างๆ เมื่อบริษัทของคุณเติบโตขึ้น จะเห็นได้ชัดว่าคุณอาจต้องการเครื่องมือประมวลผลและกระจายข้อมูลขนาดใหญ่เพื่อหลีกเลี่ยงความไร้ประสิทธิภาพเหล่านี้

เหตุใดจึงมีไซโลข้อมูล

โดยทั่วไป ไซโลข้อมูลไม่ได้เป็นผลมาจากการตัดสินใจอย่างมีสติ สิ่งเหล่านี้เกิดขึ้นเมื่อเวลาผ่านไป กลายเป็นปัญหาที่สร้างขึ้นโดยไม่ได้ตั้งใจในกรอบการทำงานของบริษัท สิ่งนี้เกิดขึ้นได้สองสามวิธี

1. โครงสร้างบริษัท

บางบริษัทมีโครงสร้างที่ไม่สนับสนุนแผนกให้ทำงานร่วมกัน มักไม่ได้ตั้งใจ เป็นการมองข้ามหรือเป็นผลมาจากปัญหาที่ใช้เวลานานหรือมีค่าใช้จ่ายสูงเกินกว่าจะแก้ไขได้

บางทีทีมการตลาดของคุณอาจทำงานในสำนักงานที่แตกต่างกันโดยสิ้นเชิงจากตัวแทนฝ่ายบริการลูกค้าของคุณ หรือทีมของคุณใช้เครื่องมือสื่อสารที่แตกต่างกัน ดังนั้นจึงเป็นเรื่องยากที่จะติดต่อกับใครบางคนจากทีมอื่นได้อย่างรวดเร็ว

เป็นเรื่องปกติที่ไซโลข้อมูลจะเพิ่มขึ้นเมื่อบริษัทเติบโต สมมติว่าคุณเริ่มต้นจากธุรกิจขนาดเล็ก เวลาผ่านไป แผนกต่างๆ ก่อตัวขึ้นภายในบริษัทของคุณ ทีมเหล่านี้แต่ละทีมจะรวบรวมข้อมูลจากแหล่งที่มาของตนเองและเก็บไว้ในไซโลเพื่อความสะดวก เมื่อเวลาผ่านไป ไซโลเหล่านี้กลายเป็นที่เก็บข้อมูลที่ทุกคนไม่สามารถเข้าถึงได้ สิ่งนี้เกิดขึ้นในประมาณสองในสามบริษัท

ที่มา: dnb.co.uk

เมื่อมีไซโลเหล่านั้นแล้ว แผนกต่างๆ จะได้รับข้อมูลสำคัญจากแผนกอื่นๆ อย่างรวดเร็วและไม่ยุ่งยาก สิ่งนี้ยิ่งทำให้การแยกแผนกแย่ลงและทำให้ยากต่อการทำลายอุปสรรคเหล่านี้

2. วัฒนธรรมองค์กร

วัฒนธรรมของบริษัทนั้นคงอยู่สืบไปโดยผู้คนที่เป็นส่วนหนึ่งของมัน หากวัฒนธรรมของบริษัทของคุณสนับสนุนความเป็นปัจเจกนิยมมากกว่าความคิดแบบกลุ่ม คุณก็มีแนวโน้มที่จะประสบกับปัญหาไซโลข้อมูล โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากแผนกต่างๆ ถูกคาดหวังให้แข่งขันกันเองแทนที่จะทำงานร่วมกัน

หากแผนกของคุณเห็นว่าข้อมูลเป็นทรัพยากรที่สามารถทำให้พวกเขาได้เปรียบเหนือคู่แข่ง พวกเขาก็ไม่น่าจะต้องการปล่อยข้อมูลออกจากไซโลของตน นี่เป็นปัญหาวัฒนธรรมองค์กรที่ร้ายแรง กลุ่มที่ถูกบังคับให้ซ่อนข้อมูลเพื่อให้อยู่ต่อไปได้จะไม่ต้องการที่จะทำลายอุปสรรคเหล่านี้และแบ่งปันข้อมูลไปข้างหน้า

บริษัทควรทำงานเป็นหน่วยเดียวโดยมีเป้าหมายร่วมกัน เพื่อให้การแข่งขันภายในบริษัทกลายเป็นเกมที่สนุก ไม่ใช่กลยุทธ์การอยู่รอด

3. เทคโนโลยีที่ไม่บูรณาการ

ทุกบริษัทใช้เทคโนโลยีของตนเอง แต่ในบางบริษัท แต่ละแผนกมีเครื่องมือเทคโนโลยีที่แตกต่างกัน ตัวแทนฝ่ายบริการลูกค้าอาจใช้แพลตฟอร์มเดียวในการสื่อสารกับลูกค้า ในขณะที่พนักงานขายใช้โซลูชันอื่นเพื่อสร้างรายได้

ยิ่งเทคโนโลยีของบริษัทของคุณผสานรวมได้น้อยเท่าไหร่ ไซโลข้อมูลยิ่งแย่ลงเท่านั้น โซลูชันแบบบูรณาการที่ทำให้การแชร์ข้อมูลทั่วทั้งบริษัทเป็นเรื่องง่ายคือคำตอบ

คุณสามารถหลีกเลี่ยงสถานการณ์นี้ได้หากทีมใช้เทคโนโลยีเดียวกันทุกครั้งที่ทำได้ แน่นอนว่า ไม่ใช่ว่าทุกโซลูชันเทคโนโลยีจะเหมาะสำหรับทุกคน แผนกการตลาดของคุณต้องการซอฟต์แวร์ที่ช่วยจัดทำแคมเปญโฆษณา ซึ่งไม่เป็นประโยชน์กับคนที่ทำงานด้านไอที

ไม่ได้หมายความว่าเทคโนโลยีการตลาดจะไม่สามารถเข้าถึงได้อย่างสมบูรณ์และไม่ควรรวมเข้ากับแพลตฟอร์มกลาง การรวมระบบคลาวด์สามารถช่วยในเรื่องนี้ได้

4. การเติบโตขององค์กร

การเติบโตของธุรกิจเป็นสิ่งที่ดีแต่ก็มีข้อเสียอยู่บ้าง การพัฒนาตำแหน่งใหม่หมายถึงการแนะนำวิธีใหม่ๆ ในการจัดการข้อมูล ซึ่งสามารถสร้างไซโลข้อมูลได้ในระยะยาว

นี่เป็นปัญหาอย่างยิ่งเมื่อองค์กรเติบโตเร็วเกินไปสำหรับกรอบการทำงาน โซลูชันที่ทำงานได้อย่างสมบูรณ์แบบสำหรับบริษัทที่มีพนักงานน้อยกว่า 20 คนอาจไม่สามารถปรับให้เข้ากับความต้องการของพนักงาน 50 คนได้ในชั่วข้ามคืน

เมื่อการเติบโตอย่างรวดเร็วนี้เกิดขึ้น พนักงานบางคนจะเข้าใจถึงความต้องการโซลูชันใหม่ และอาจเริ่มนำกลยุทธ์ของตนไปใช้โดยไม่แจ้งวิธีการของตน

คิดเกี่ยวกับโครงการกลุ่มที่สมาชิกมีความคิดที่แตกต่างกันและเข้ากันไม่ได้เกี่ยวกับวิธีดำเนินโครงการ เป็นเรื่องง่ายที่กลุ่มเหล่านั้นจะแตกเป็นเสี่ยงๆ เมื่อคนที่มีความคิดแข็งแกร่งไม่ขยับเขยื้อน

ไซโลข้อมูลก่อตัวขึ้นอย่างง่ายดาย แน่นอนว่าการเติบโตไม่ได้นำไปสู่ไซโลโดยตรง และคุณสามารถดำเนินการเพื่อหลีกเลี่ยงการดำรงอยู่ของพวกมันได้ สิ่งสำคัญที่ต้องจำไว้คือคุณต้องแสดงเหตุผลที่ชัดเจนว่าเหตุใดข้อมูลของคุณจึงได้รับการจัดการในลักษณะที่เป็นอยู่ หากพนักงานใหม่สามารถชี้ให้เห็นข้อบกพร่องในกลยุทธ์การจัดการข้อมูลของคุณได้ทันที ก็ถึงเวลาที่จะต้องคิดหาวิธีแก้ไขที่แตกต่างออกไป

ปัญหาทั่วไป 4 ประการที่เกิดจากไซโลข้อมูล

ไซโลข้อมูลสามารถเกิดขึ้นได้อย่างรวดเร็วและบ่อยครั้งโดยไม่มีการป้อนข้อมูลโดยตรงจากใครก็ตามที่มีอิทธิพลต่อการสร้างข้อมูลเหล่านั้น นั่นเป็นสิ่งที่ไม่ดีหรือไม่?

ปัญหาต่อไปนี้แนะนำก็คือ หากปัญหาเหล่านี้ดูเหมือนเป็นสิ่งที่คุณต้องการหลีกเลี่ยงในบริษัทของคุณ นั่นแสดงว่าไซโลข้อมูลไม่เอื้อต่อการดำเนินธุรกิจที่ดี

1. ผลผลิตลดลง

ผู้เสียประสิทธิภาพหลักสามรายด้านล่างมีส่วนรับผิดชอบต่อความสูญเสียเกือบ 2 พันล้านดอลลาร์ต่อปี

ที่มา: Financesonline.com

ไซโลข้อมูลมีส่วนทำให้เกิดการสูญเสียนี้ ทำให้พวกเขามีปัญหาเพราะเสียเวลา พวกเขาเก็บข้อมูลที่มีค่าไว้เป็นความลับและให้สิทธิ์การเข้าถึงแก่พนักงานเพียงไม่กี่คนเท่านั้น ใครก็ตามที่ไม่สามารถเข้าถึงข้อมูลได้จะต้องร้องขอแทนที่จะสามารถใช้งานได้ตามความสะดวก

เป็นเรื่องที่น่าหงุดหงิดอย่างยิ่งเมื่อพนักงานทำงานในโซนเวลาที่ต่างกัน หากพนักงานของคุณขอข้อมูลในระหว่างวันทำงาน แต่บุคคลที่สามารถให้สิทธิ์เข้าถึงได้หลับไป ทุกคนจะเสียเวลาและสูญเสียประสิทธิภาพการทำงาน

การพยายามค้นหาตำแหน่งข้อมูลเฉพาะเมื่อข้อมูลเหล่านั้นอาจอยู่ในไซโลที่ขาดการเชื่อมต่อจำนวนมากก็เป็นปัญหาใหญ่เช่นกัน จากนั้นพนักงานต้องเสียเวลาในการร้องขอการเข้าถึงตำแหน่งที่ตั้งที่ล็อกอยู่หลายแห่ง เมื่อพวกเขาควรจะสามารถตรวจสอบโซลูชันแบบรวมศูนย์หนึ่งเดียวได้อย่างรวดเร็ว

2. ค่าใช้จ่ายที่เพิ่มขึ้น

ลองนึกภาพว่าคุณกำลังพยายามขนส่งกลุ่มคน แต่แต่ละคนต้องการใช้วิธีที่แตกต่างกัน แทนที่จะซื้อตั๋วรถไฟแบบกลุ่ม ตอนนี้คุณต้องจ่ายค่ารถไฟ แท็กซี่ ยานพาหนะส่วนบุคคล และจักรยาน

ไซโลข้อมูลเป็นเพียงเล็กน้อยเช่นนั้น เนื่องจากมักเกิดขึ้นเนื่องจากเทคโนโลยีที่ไม่ได้เชื่อมต่อ ธุรกิจจึงต้องซื้อใบอนุญาตและการเป็นสมาชิกสำหรับเครื่องมือเทคโนโลยีแต่ละรายการ ค่าใช้จ่ายเหล่านี้สร้างขึ้นเมื่อเวลาผ่านไป โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อบริษัทของคุณอยู่ในกระบวนการเติบโตและขยายขนาด

ซึ่งแตกต่างจากคลังข้อมูลซึ่งรวบรวมข้อมูลทุกประเภทไว้ในที่เดียว ไซโลนั้นใช้ทรัพยากรมาก พวกมันกินเงินทีละเล็กละน้อย และเมื่อปล่อยไว้โดยไม่ตรวจสอบ พวกมันก็จะขยายพันธุ์อย่างต่อเนื่อง บางครั้งคุณไม่รู้ด้วยซ้ำว่ามีไซโลกี่แห่งที่ทำให้บริษัทของคุณแห้งเหือด

3. การเติบโตของธุรกิจช้าลง

ไซโลข้อมูลทำให้การรวบรวมข้อมูลอย่างรวดเร็วทำได้ยากขึ้น นอกเหนือจากการขัดขวางประสิทธิภาพการทำงานแล้ว การแยกข้อมูลออกจากกันทำให้แทบจะเป็นไปไม่ได้เลยที่จะตัดสินใจอย่างรวดเร็วโดยใช้ข้อมูลเป็นหลัก

นั่นไม่เหมาะอย่างยิ่งเมื่อพยายามเติบโตอย่างรวดเร็วในอุตสาหกรรมที่มีการเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว เมื่อถึงเวลาที่คุณมีข้อมูลทั้งหมดจากแต่ละไซโล ช่วงเวลาสำหรับตัวเลือกที่สำคัญนั้นอาจผ่านไปแล้วเนื่องจากเวลาในการโหลดการแปลงการแยกที่นานเกินไป

สิ่งสำคัญคือต้องจำไว้ว่าการเติบโตอยู่ในระดับแนวหน้าของความกังวลทางธุรกิจสมัยใหม่ กล่าวอีกนัยหนึ่ง ไซโลกำลังทำให้คุณทำงานช้าลง

แหล่งที่มา: ซุปเปอร์ออฟฟิศ.คอม

4. ข้อมูลคุณภาพต่ำ

การตัดสินใจที่มีข้อมูลสำรองจะเป็นไปได้ก็ต่อเมื่อข้อมูลที่เป็นปัญหามีความน่าเชื่อถือและมีคุณภาพสูง น่าเสียดายที่เมื่อข้อมูลถูกแยกออกจากกันในไซโล ข้อมูลอาจสูญเสียความเกี่ยวข้องและใช้งานไม่ได้ในที่สุด

ปัญหานี้แย่ลงเมื่อผู้ใช้ไม่ทราบว่าคุณภาพของข้อมูลลดลงเนื่องจากเวลาที่ใช้ในไซโล ตัวอย่างเช่น หากเจ้าหน้าที่การตลาดของคุณใช้ข้อมูลของทีมขาย พวกเขาอาจเสียเวลาและทรัพยากรในการสร้างแคมเปญที่กำหนดเป้าหมายผิดตามข้อมูลการขายเก่า

วิธีหลีกเลี่ยงไซโลข้อมูล

ตอนนี้ควรเป็นที่ชัดเจนว่าไซโลข้อมูลจะไม่ช่วยคุณหรือธุรกิจของคุณ ดังนั้นถึงเวลาคิดเกี่ยวกับวิธีหลีกหนีจากสิ่งเหล่านี้โดยสิ้นเชิง

1. แก้ไขปัญหาเกี่ยวกับวัฒนธรรมองค์กรของคุณ

วัฒนธรรมไม่ได้งอกงามในชั่วข้ามคืน มันต้องใช้เวลาในการเติบโต และการเติบโตนั้นต้องได้รับการหล่อเลี้ยงเพื่อให้แข็งแรงมากกว่าที่จะรุกราน หากคุณเห็นบริษัทของคุณสร้างไซโลข้อมูล คุณต้องเปลี่ยนทิศทาง

เปลี่ยนแปลงวัฒนธรรมของคุณตั้งแต่เริ่มต้น ด้วยการส่งเสริมการสื่อสารแบบเปิดและการทำงานเป็นทีมข้ามแผนก คุณจะทำให้การแบ่งแยกซึ่งนำไปสู่ไซโลข้อมูลหยั่งรากได้ยากขึ้น คุณต้องไปที่ด้านล่างของปัญหาเพื่อแก้ไข

สอนพนักงานเกี่ยวกับจรรยาบรรณใหม่ของคุณและทำในลักษณะที่รวมถึงพนักงานที่มีอยู่และการจ้างงานใหม่ หากคุณมองข้ามบางกลุ่ม พวกเขาจะถูกบังคับให้สร้างไซโล และความพยายามของคุณก็จะไร้ผล

ให้ความรู้แก่พนักงานด้วยวิธีต่างๆ เพื่อดึงดูดใจพนักงานแต่ละคน ตัวอย่างเช่น คุณสามารถเสนอชั้นเรียนแบบอินเทอร์แอกทีฟและการสัมมนาออนไลน์ เพื่อให้คุณรวมคนที่มีสไตล์การเรียนรู้ที่แตกต่างกัน

นอกจากนี้ ยังเป็นความคิดที่ดีที่จะพัฒนาโครงการที่มีกลุ่มพนักงานมากกว่าหนึ่งกลุ่มเพื่อส่งเสริมการทำงานเป็นทีมข้ามแผนก สิ่งนี้ทำให้อุดมคติของคุณเป็นจริง เพื่อให้แน่ใจว่าพนักงานมีโอกาสที่จะรู้สึกถึงผลกระทบของการทำงานในสภาพแวดล้อมแบบร่วมมือ

2. เก็บข้อมูลทั้งหมดของคุณไว้ในที่เดียว

ไซโลเป็นตัวแทนของข้อมูลบริษัทที่จัดเก็บไว้ในตำแหน่งต่างๆ ตามกลุ่มที่เข้าถึงข้อมูลนั้นมากที่สุด กล่าวอีกนัยหนึ่ง ไซโลข้อมูลเกิดขึ้นเมื่อข้อมูลถูกเก็บไว้ในหลาย ๆ ที่ซึ่งไม่มีการโต้ตอบ

วิธีที่ง่ายและมีประสิทธิภาพในการต่อสู้กับสิ่งนี้คือการเลือกโซลูชันระดับองค์กรเดียวที่เก็บข้อมูลของคุณไว้ในที่เดียว พนักงานของคุณทุกคนจะต้องสามารถเข้าถึงสิ่งนี้ได้ทุกเมื่อที่จำเป็นโดยไม่ต้องกระโดดข้ามห่วงเพื่อขอรับมัน

หากพนักงานของคุณไม่สามารถรับข้อมูลที่ต้องการโดยใช้วิธีการของคุณ พวกเขาจะหาพื้นที่ชั่วคราวเพื่อจัดเก็บข้อมูลนั้น พื้นที่ชั่วคราวเหล่านั้นจะกลายเป็นถาวรอย่างรวดเร็วหากสะดวกกว่าโซลูชันของคุณ ระบบข้อมูลทั่วทั้งบริษัทของคุณต้องใช้งานง่ายและสามารถเข้าถึงได้สูง ดังนั้นจึงไม่มีใครอยากมองหาทางเลือกอื่นที่อาจกลายเป็นไซโลในที่สุด

ฟังความต้องการของพนักงานของคุณในขณะที่คุณเลือกกลยุทธ์ พวกเขาอาจมีแนวคิดดีๆ เกี่ยวกับคุณสมบัติที่จะช่วยให้ทำงานได้อย่างมีประสิทธิผลมากขึ้น หรือรายการข้อกำหนดที่จะหลีกเลี่ยงการทำงานแบบแยกส่วน การให้ความสนใจกับความต้องการของพวกเขาเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการหยุดพวกเขาจากการมองหาคำตอบนอกแนวทางที่คุณเลือก

3. พัฒนาการกำกับดูแลข้อมูล

ใช้แนวทางปฏิบัติของบริษัทเพื่อกีดกันการสร้างไซโลข้อมูล ด้วยนโยบายการกำกับดูแลข้อมูลที่ชัดเจน คุณจะแสดงให้ทีมเห็นว่าคุณคาดหวังให้จัดการข้อมูลอย่างไร ด้วยวิธีนี้ พนักงานแต่ละคนรู้วิธีจัดระเบียบข้อมูลของตนอย่างเหมาะสม และจะไม่มีใครสร้างไซโลโดยไม่ตั้งใจโดยไม่รู้ตัว

การเปรียบเทียบอย่างรวดเร็วแสดงให้เห็นว่านโยบายเหล่านี้มีความสำคัญเพียงใด สมมติว่าคุณกำลังมองหานักออกแบบเว็บไซต์มืออาชีพ คุณสามารถบอกพวกเขาว่า “โปรดออกแบบเว็บไซต์ให้ฉันด้วย” และปล่อยไว้อย่างนั้น แต่ผลลัพธ์อาจไม่ตรงกับความต้องการของคุณเลย

การร่างข้อเสนอบริการระดับมืออาชีพพร้อมหลักเกณฑ์ที่ชัดเจนซึ่งระบุรายละเอียดสิ่งที่คุณต้องการและสิ่งที่คุณจะให้เป็นการตอบแทนจะดีกว่า สิ่งนี้ทำให้ทั้งสองฝ่ายออกจากปฏิสัมพันธ์ด้วยความรู้สึกพึงพอใจและชัดเจนเกี่ยวกับสิ่งที่คาดหวังจากพวกเขา

ในทำนองเดียวกัน เมื่อคุณบอกพนักงานว่าคุณต้องการให้จัดการข้อมูลของบริษัทอย่างไร พวกเขาจะรู้ว่าต้องทำอย่างไรเพื่อป้องกันไซโลข้อมูล

ทำลายไซโล

ไซโลข้อมูลเป็นความคิดที่ไม่ดี และการหลีกเลี่ยงไซโลเหล่านี้เป็นแนวทางที่ดีที่สุดสำหรับธุรกิจของคุณ สิ่งเหล่านี้ทำให้คุณทำงานช้าลง ยับยั้งประสิทธิภาพการทำงาน และสร้างวัฒนธรรมของบริษัทที่มุ่งเน้นไปที่ตัวบุคคลแทนที่จะเป็นกลุ่ม ปัจจัยทั้งหมดเหล่านี้ฉุดรั้งคุณและธุรกิจของคุณไว้

โชคดีที่ไซโลข้อมูลไม่ใช่ปัญหาที่คุณต้องเรียนรู้ที่จะอยู่กับมัน เมื่อปฏิบัติตามแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดเหล่านี้ คุณจะหลีกเลี่ยงและแยกย่อยสิ่งที่มีอยู่ได้ กุญแจสำคัญคือการส่งเสริมวัฒนธรรมที่เรียกร้องให้มีการทำงานร่วมกันทั่วทั้งบริษัท เพื่อให้ธุรกิจของคุณเติบโตได้

การจัดการฐานข้อมูลทันทีเป็นอีกวิธีที่ดีที่สุดในการหลีกเลี่ยงไซโลข้อมูล เรียนรู้ทั้งหมดเกี่ยวกับการจัดการฐานข้อมูลและระบบต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการ