Was sind Datensilos? So vernetzen Sie Daten und steigern die Effizienz

Moderne Technologie ermöglicht es Unternehmen, mehr nützliche Daten als je zuvor zu sammeln und zu nutzen. Sie können Kundendaten verwenden, um zu erfahren, welche Produkte beliebt sind und welche Werbekampagnen am effektivsten sind.

Datensilos stehen dem im Weg. Silos treten auf, wenn Daten, die in bestimmten Abteilungen gespeichert sind, von anderen in einer Organisation nicht einfach oder vollständig abgerufen werden können. Wenn Ihre Daten in einem Silo untergebracht sind, kann nur eine kleine Gruppe von Personen, normalerweise eine einzelne Abteilung, darauf zugreifen. Wenn Ihr IT-Team über ein Datensilo verfügt, können die Personalabteilung oder der Vertrieb nicht darauf zugreifen. Die überwiegende Mehrheit der Unternehmen erfährt dadurch negative Auswirkungen.

Datensilos isolieren Daten und unterbrechen den täglichen Geschäftsbetrieb, insbesondere wenn ein Unternehmen versucht, sich abteilungsübergreifend zu koordinieren. Wenn Ihr Unternehmen wächst, wird deutlich, dass Sie möglicherweise Big-Data-Verarbeitungs- und -Verteilungstools benötigen, um diese Ineffizienzen zu vermeiden.

Warum gibt es Datensilos?

Im Allgemeinen sind Datensilos nicht das Ergebnis einer bewussten Entscheidungsfindung. Sie entstehen im Laufe der Zeit und werden zu einem Problem, das versehentlich in den Rahmen eines Unternehmens eingebaut wird. Dies geschieht auf verschiedene Weise.

1. Unternehmensstruktur

Einige Unternehmen sind so strukturiert, dass Abteilungen nicht zur Zusammenarbeit ermutigt werden. Es ist normalerweise keine Absicht. Es ist ein Versehen oder das Ergebnis, dass das Problem zu zeitaufwändig oder zu kostspielig zu beheben ist.

Vielleicht arbeitet Ihr Marketingteam in einem völlig anderen Büro als Ihre Kundendienstmitarbeiter. Oder Ihre Teams verwenden unterschiedliche Kommunikationstools, sodass es schwierig ist, schnell mit jemandem aus einem anderen Team in Kontakt zu treten.

Es ist üblich, dass Datensilos entstehen, wenn Unternehmen wachsen. Nehmen wir an, Sie beginnen als kleines Unternehmen. Die Zeit vergeht und in Ihrem Unternehmen bilden sich verschiedene Abteilungen. Diese Teams sammeln jeweils Daten aus ihren eigenen Quellen und speichern sie der Einfachheit halber in Silos. Im Laufe der Zeit werden diese Silos zu Datenspeichern, auf die nicht jeder zugreifen kann. Dies geschieht in etwa zwei von drei Unternehmen.

Quelle: dnb.co.uk

Sobald diese Silos eingerichtet sind, wird es für Abteilungen schwierig, wichtige Informationen von anderen Abteilungen schnell und problemlos zu erhalten. Dies verschlimmert die Abteilungsisolation weiter und macht es schwieriger, diese Barrieren abzubauen.

2. Unternehmenskultur

Die Unternehmenskultur lebt von den Menschen, die Teil davon sind. Wenn Ihre Unternehmenskultur Individualismus einer Gruppenmentalität vorzieht, werden Sie eher Datensilos erleben. Dies gilt insbesondere dann, wenn erwartet wird, dass Abteilungen miteinander konkurrieren, anstatt zusammenzuarbeiten.

Wenn Ihre Abteilungen Daten als eine Ressource betrachten, die ihnen einen Wettbewerbsvorteil verschaffen kann, werden sie sie wahrscheinlich nicht aus ihren Silos herausgeben wollen. Dies ist ein ernsthaftes Problem der Unternehmenskultur. Gruppen, die gezwungen sind, Daten zu verstecken, um sich über Wasser zu halten, werden diese Barrieren nicht durchbrechen und Informationen weitergeben wollen.

Ein Unternehmen sollte idealerweise als eine Einheit mit einem gemeinsamen Ziel arbeiten, damit der innerbetriebliche Wettbewerb zu einem lustigen Spiel und nicht zu einer Überlebensstrategie wird.

3. Nicht integrierte Technologie

Jedes Unternehmen verwendet seine eigene Technologie, aber in bestimmten Unternehmen verfügt jede Abteilung über unterschiedliche technische Tools. Kundendienstmitarbeiter verwenden möglicherweise eine Plattform, um mit Kunden zu kommunizieren, während Vertriebsmitarbeiter eine andere Lösung verwenden, um Einnahmen zu generieren.

Je weniger integriert die Technologie Ihres Unternehmens ist, desto schlimmer werden Datensilos. Die Antwort darauf sind integrierte Lösungen, die es einfach machen, Daten unternehmensweit auszutauschen.

Sie können diese Situation vermeiden, wenn Teams nach Möglichkeit dieselbe Technologie verwenden. Natürlich ist nicht jede technische Lösung für jeden geeignet. Ihre Marketingabteilung benötigt Software, die sie bei der Erstellung von Werbekampagnen unterstützt, was für jemanden, der in der IT arbeitet, nicht so nützlich sein wird.

Das bedeutet nicht, dass Marketing-Technologie völlig unzugänglich sein und nicht in eine zentrale Plattform integriert werden sollte. Cloud-Integrationen können dabei helfen.

4. Organisatorisches Wachstum

Unternehmenswachstum ist eine gute Sache mit gewissen Nachteilen. Neue Positionen zu entwickeln bedeutet, neue Wege im Umgang mit Daten einzuführen, was langfristig zu Datensilos führen kann.

Dies ist besonders problematisch, wenn eine Organisation zu schnell für ihre Frameworks wächst. Eine Lösung, die für ein Unternehmen mit weniger als 20 Mitarbeitern perfekt funktioniert, kann sich möglicherweise nicht über Nacht an die Bedürfnisse von 50 Mitarbeitern anpassen.

Wenn dieses schnelle Wachstum eintritt, werden einige Mitarbeiter die Notwendigkeit einer neuen Lösung erkennen und vielleicht anfangen, ihre Strategien zu übernehmen, ohne ihre Methoden zu kommunizieren.

Denken Sie an Gruppenprojekte, bei denen die Mitglieder unterschiedliche, inkompatible Vorstellungen darüber haben, wie das Projekt fortgeführt werden soll. Diese Gruppen zersplittern leicht, wenn die Leute mit starken Ideen nicht nachgeben.

Ebenso leicht bilden sich Datensilos. Natürlich führt nicht jedes Wachstum direkt zu Silos, und Sie können Maßnahmen ergreifen, um deren Existenz zu vermeiden. Das Wichtigste, was Sie beachten sollten, ist, dass Sie starke Gründe dafür vorbringen müssen, warum Ihre Daten so behandelt werden, wie sie sind. Wenn neue Mitarbeiter sofort auf Schwachstellen in Ihren Datenverarbeitungsstrategien hinweisen können, ist es an der Zeit, über eine andere Lösung nachzudenken.

Vier häufige Probleme, die durch Datensilos verursacht werden

Datensilos können schnell und oft entstehen, ohne dass jemand direkt Einfluss auf ihre Erstellung nimmt. Aber ist das unbedingt etwas Schlechtes?

Die folgenden Probleme deuten darauf hin. Wenn sich diese Probleme nach Dingen anhören, die Sie in Ihrem Unternehmen vermeiden möchten, deutet dies eindeutig darauf hin, dass Datensilos guten Geschäftspraktiken nicht förderlich sind.

1. Verringerte Produktivität

Die drei wichtigsten Produktivitätseinbußen unten sind für fast 2 Milliarden US-Dollar an jährlichen Verlusten verantwortlich.

Quelle: Financesonline.com

Datensilos tragen zu diesem Verlust bei und machen sie zu einem Problem, weil sie Zeit verschwenden. Sie halten wertvolle Informationen unter Verschluss und gewähren nur wenigen Mitarbeitern Zugriff. Wer keinen Zugriff auf die Daten hat, muss diese anfordern, anstatt sie nach Belieben nutzen zu können.

Das ist besonders frustrierend, wenn Mitarbeiter in unterschiedlichen Zeitzonen arbeiten. Wenn Ihre Mitarbeiter mitten im Arbeitstag nach Daten fragen, aber die Person, die ihnen Zugriff gewähren könnte, schläft, verschwenden alle Zeit und Produktivität.

Der Versuch, bestimmte Datenteile zu lokalisieren, wenn sie sich in mehreren isolierten Silos befinden könnten, stellt ebenfalls ein großes Problem dar. Mitarbeiter müssen dann Zeit damit verschwenden, Zugang zu mehreren verschlossenen Standorten zu beantragen, wenn sie in der Lage sein sollten, eine zentralisierte Lösung schnell zu überprüfen.

2. Erhöhte Kosten

Stellen Sie sich vor, Sie versuchen, ein Team von Menschen zu transportieren, aber jeder möchte einen anderen Weg nutzen. Anstatt eine Gruppenfahrkarte zu kaufen, müssen Sie jetzt für Züge, Taxis, Privatfahrzeuge und Fahrräder bezahlen.

Datensilos sind ein bisschen so. Da sie oft dank unverbundener Technologien entstehen, obliegt es dem Unternehmen, Lizenzen und Mitgliedschaften für jedes Tech-Tool zu kaufen. Diese Kosten bauen sich im Laufe der Zeit auf, insbesondere wenn Ihr Unternehmen wächst und skaliert.

Im Gegensatz zu Data Warehouses, die alle Arten von Daten an einem Ort sammeln, sind Silos ressourcenintensiv. Sie fressen nach und nach Gelder auf, und wenn sie nicht kontrolliert werden, vermehren sie sich ständig. Manchmal wissen Sie nicht einmal, wie viele Silos da draußen Ihr Unternehmen ausbluten lassen.

3. Langsameres Geschäftswachstum

Datensilos erschweren das schnelle Sammeln von Informationen. Abgesehen davon, dass die Produktivität beeinträchtigt wird, macht das Isolieren von Informationen es fast unmöglich, schnelle, datenbasierte Entscheidungen zu treffen.

Das ist nicht ideal, wenn man versucht, in einer schnelllebigen Branche schnell zu wachsen. Bis Sie über alle Daten aus jedem Silo verfügen, ist der Moment für diese kritische Entscheidung aufgrund der zu langen Ladezeit für die Extrakttransformation möglicherweise vorbei.

Es ist wichtig, sich daran zu erinnern, dass Wachstum an der Spitze moderner Geschäftsanliegen steht. Mit anderen Worten, Silos bremsen Sie aus.

Quelle: superoffice.com

4. Daten von schlechter Qualität

Datengestützte Entscheidungen sind nur möglich, wenn es sich um verlässliche und qualitativ hochwertige Informationen handelt. Wenn Daten in einem Silo isoliert sind, können sie leider an Relevanz verlieren und schließlich unbrauchbar werden.

Dieses Problem verschlimmert sich, wenn Benutzer nicht wissen, dass die Datenqualität aufgrund der im Silo verbrachten Zeit gesunken ist. Wenn Ihre Marketingmitarbeiter beispielsweise die Informationen des Verkaufsteams verwenden, verschwenden sie möglicherweise Zeit und Ressourcen, indem sie zielgerichtete Kampagnen auf der Grundlage alter Verkaufsdaten erstellen.

So vermeiden Sie Datensilos

Es sollte jetzt klar sein, dass Datensilos Ihnen oder Ihrem Unternehmen nicht helfen werden, also ist es an der Zeit, darüber nachzudenken, wie Sie sich vollständig von ihnen lösen können.

1. Sprechen Sie Probleme mit Ihrer Unternehmenskultur an

Kultur entsteht nicht über Nacht. Es braucht Zeit zum Wachsen, und dieses Wachstum muss gefördert werden, damit es gesund und nicht invasiv wird. Wenn Sie sehen, dass Ihr Unternehmen Datensilos baut, müssen Sie die Richtung ändern.

Transformieren Sie Ihre Kultur von Grund auf. Indem Sie offene Kommunikation und abteilungsübergreifende Teamarbeit fördern, machen Sie es dem Isolationismus, der zu Datensilos führt, schwerer, Fuß zu fassen. Man muss dem Problem auf den Grund gehen, um es zu lösen.

Informieren Sie Ihre Mitarbeiter über Ihr neues Ethos und tun Sie dies auf eine Weise, die bestehende Mitarbeiter und Neueinstellungen einbezieht. Wenn Sie bestimmte Gruppen übersehen, werden sie gezwungen sein, Silos zu bilden, und Ihre Bemühungen werden kontraproduktiv sein.

Bilden Sie Mitarbeiter auf vielfältige Weise aus, um jeden von ihnen anzusprechen. Sie könnten beispielsweise sowohl interaktive Kurse als auch Online-Seminare anbieten, um Menschen mit unterschiedlichen Lernstilen einzubeziehen.

Es ist auch eine gute Idee, Projekte zu entwickeln, die mehr als eine Mitarbeitergruppe einbeziehen, um die abteilungsübergreifende Teamarbeit zu fördern. So setzen Sie Ihre Ideale in die Tat um und stellen sicher, dass die Mitarbeiter die Auswirkungen der Zusammenarbeit in einem kooperativen Umfeld spüren können.

2. Speichern Sie alle Ihre Daten an einem Ort

Silos stellen Unternehmensdaten dar, die an verschiedenen Orten gespeichert sind, basierend auf der Gruppe, die am häufigsten darauf zugreift. Mit anderen Worten, Datensilos entstehen, wenn Informationen an mehreren Orten aufbewahrt werden, die nicht miteinander interagieren.

Eine einfache und effektive Möglichkeit, dagegen anzukämpfen, ist die Wahl einer einzelnen Unternehmenslösung, die Ihre Daten an einem Ort speichert. Alle Ihre Mitarbeiter müssen bei Bedarf darauf zugreifen können, ohne sich umständlich darum kümmern zu müssen.

Wenn Ihre Mitarbeiter die benötigten Informationen mit Ihren Methoden nicht abrufen können, finden sie temporäre Speicher, um sie zu speichern. Diese temporären Räume werden schnell dauerhaft, wenn sie bequemer sind als Ihre Lösung. Ihr unternehmensweites Datensystem muss einfach zu bedienen und leicht zugänglich sein, damit niemand versucht ist, nach Alternativen zu suchen, die sich schließlich in Silos verwandeln könnten.

Hören Sie bei der Auswahl einer Strategie auf die Bedürfnisse Ihrer Mitarbeiter. Sie haben wahrscheinlich großartige Ideen für Funktionen, die ihnen helfen, produktiver zu arbeiten, oder eine Liste mit Anforderungen, die Silos vermeiden. Auf ihre Bedürfnisse zu achten, ist eine großartige Möglichkeit, sie davon abzuhalten, außerhalb Ihrer gewählten Lösung nach Antworten zu suchen.

3. Data Governance entwickeln

Verwenden Sie Unternehmensrichtlinien, um die Erstellung von Datensilos zu verhindern. Mit klaren Data-Governance-Richtlinien zeigen Sie Ihren Teams, wie Sie mit Daten umgehen. Auf diese Weise weiß jeder Mitarbeiter, wie er seine Daten richtig organisiert, und niemand wird versehentlich ein Silo erstellen, ohne es zu merken.

Eine kurze Analogie zeigt, wie wichtig diese Richtlinien sind. Angenommen, Sie suchen einen professionellen Webdesigner. Sie könnten ihnen einfach sagen: „Bitte entwerfen Sie eine Website für mich“ und es dabei belassen, aber das Ergebnis entspricht möglicherweise überhaupt nicht Ihren Anforderungen.

Stattdessen wäre es besser, ein Angebot für professionelle Dienstleistungen mit klaren Richtlinien zu erstellen, die genau beschreiben, was Sie benötigen und was Sie im Gegenzug leisten. Dadurch wird sichergestellt, dass beide Parteien die Interaktion mit einem zufriedenen und klaren Gefühl verlassen, was von ihnen erwartet wird.

Wenn Sie Ihren Mitarbeitern mitteilen, wie mit den Daten Ihres Unternehmens umgegangen werden soll, wissen sie auf die gleiche Weise, was zu tun ist, um Datensilos zu vermeiden.

Brechen Sie die Silos auf

Datensilos sind eine schlechte Idee, und ihre Vermeidung ist der beste Ansatz für Ihr Unternehmen. Sie verlangsamen Sie, hemmen die Produktivität und schaffen eine Unternehmenskultur, die sich auf Einzelpersonen statt auf die Gruppe konzentriert. All diese Faktoren halten Sie und Ihr Unternehmen zurück.

Glücklicherweise sind Datensilos kein Problem, mit dem man leben muss. Indem Sie diese Best Practices befolgen, können Sie sie vermeiden und bestehende aufschlüsseln. Der Schlüssel liegt darin, eine Kultur zu fördern, die eine unternehmensweite Zusammenarbeit erfordert, damit Ihr Unternehmen gedeihen kann.

Die zeitnahe Verwaltung der Datenbank ist eine weitere beste Möglichkeit, Datensilos zu vermeiden. Erfahren Sie alles über das Datenbankmanagement und die verschiedenen daran beteiligten Systeme.