¿Qué son los silos de datos? Cómo interconectar datos y aumentar la eficiencia

La tecnología moderna permite a las empresas recopilar y aprovechar datos más útiles que nunca. Podrían usar los datos de los clientes para saber qué productos son populares y qué campañas publicitarias son más efectivas.

Los silos de datos se interponen en el camino de esto. Los silos ocurren cuando los datos almacenados en ciertos departamentos no pueden ser accedidos fácil o completamente por otros en una organización. Cuando sus datos están alojados en un silo, solo un pequeño grupo de personas, generalmente un solo departamento, puede acceder a ellos. Si su equipo de TI tiene un silo de datos, RRHH o ventas no pueden acceder a él. La gran mayoría de las empresas experimentan efectos negativos como resultado.

Los silos de datos aíslan los datos e interrumpen las operaciones comerciales diarias, especialmente si una empresa intenta coordinarse entre departamentos. A medida que su empresa crezca, quedará claro que es posible que necesite herramientas de procesamiento y distribución de big data para evitar estas ineficiencias.

¿Por qué existen los silos de datos?

En general, los silos de datos no son el resultado de una toma de decisiones consciente. Surgen con el tiempo, convirtiéndose en un problema que se construye accidentalmente en el marco de una empresa. Esto sucede de varias maneras.

1. Estructura de la empresa

Algunas empresas están estructuradas de manera que no animan a los departamentos a trabajar juntos. No suele ser a propósito. Es un descuido o el resultado de que el problema lleva demasiado tiempo o es demasiado costoso de solucionar.

Tal vez su equipo de marketing trabaje en una oficina totalmente diferente a la de sus representantes de servicio al cliente. O sus equipos usan herramientas de comunicación dispares, por lo que es difícil ponerse en contacto rápidamente con alguien de otro equipo.

Es común que surjan silos de datos a medida que las empresas crecen. Digamos que comienzas como una pequeña empresa. Pasa el tiempo y se van formando diferentes departamentos dentro de tu empresa. Cada uno de estos equipos recopila datos de sus propias fuentes y los almacena en silos para mayor comodidad. Con el tiempo, estos silos se convierten en repositorios de datos a los que no todos pueden acceder. Esto sucede en aproximadamente dos de cada tres empresas.

Fuente: dnb.co.uk

Una vez que esos silos están en su lugar, se vuelve difícil para los departamentos obtener información importante de otros departamentos de manera rápida y sin problemas. Esto empeora aún más el aislamiento departamental y hace que sea más difícil derribar estas barreras.

2. Cultura de empresa

La cultura de empresa se perpetúa por las personas que forman parte de ella. Si la cultura de su empresa favorece el individualismo sobre una mentalidad de grupo, es más probable que experimente silos de datos. Esto es especialmente cierto si se espera que los departamentos compitan entre sí en lugar de trabajar juntos.

Si sus departamentos ven los datos como un recurso que les puede dar una ventaja sobre la competencia, es poco probable que quieran liberarlos de sus silos. Este es un problema serio de cultura empresarial. Los grupos obligados a ocultar datos para mantenerse a flote no querrán romper estas barreras y compartir información en el futuro.

Idealmente, una empresa debería trabajar como una unidad con un objetivo común para que la competencia dentro de la empresa se convierta en un juego divertido, no en una estrategia de supervivencia.

3. Tecnología no integrada

Cada empresa utiliza su propia tecnología, pero en ciertas empresas, cada departamento tiene diferentes herramientas tecnológicas. Los agentes de servicio al cliente pueden usar una plataforma para comunicarse con los clientes, mientras que los vendedores usan otra solución para generar ingresos.

Cuanto menos integrada esté la tecnología de su empresa, peores se vuelven los silos de datos. Las soluciones integradas que facilitan el intercambio de datos en toda la empresa son la respuesta.

Puede evitar esta situación si los equipos usan la misma tecnología siempre que sea posible. Por supuesto, no todas las soluciones tecnológicas son para todos. Su departamento de marketing necesitará un software que les ayude a diseñar campañas publicitarias, lo que no será tan útil para alguien que trabaje en TI.

Eso no significa que la tecnología de marketing deba ser completamente inaccesible y no deba integrarse en una plataforma central. Las integraciones en la nube pueden ayudar con esto.

4. Crecimiento organizacional

El crecimiento empresarial es algo bueno con ciertos inconvenientes. Desarrollar nuevos puestos significa introducir nuevas formas de manejar los datos, lo que puede crear silos de datos a largo plazo.

Esto es particularmente problemático cuando una organización crece demasiado rápido para sus marcos. Una solución que funciona perfectamente para una empresa con menos de 20 empleados podría no ser capaz de adaptarse a las necesidades de 50 personas de la noche a la mañana.

Cuando ocurra este rápido crecimiento, algunos empleados se darán cuenta de la necesidad de una nueva solución y tal vez comiencen a adoptar sus estrategias sin comunicar sus métodos.

Piense en proyectos grupales en los que los miembros tengan ideas distintas e incompatibles sobre cómo debe proceder el proyecto. Es fácil que esos grupos se dividan cuando las personas con ideas sólidas no se mueven.

Los silos de datos se forman con la misma facilidad. Por supuesto, no todo el crecimiento conduce directamente a los silos, y puede tomar medidas para evitar su existencia. Lo principal a tener en cuenta es que debe presentar razones sólidas de por qué sus datos se manejan de la manera en que se manejan. Si los nuevos empleados pueden señalar de inmediato las fallas en sus estrategias de manejo de datos, es hora de pensar en una solución diferente.

Cuatro problemas comunes causados ​​por los silos de datos

Los silos de datos pueden surgir rápidamente y con frecuencia sin que la entrada directa de nadie influya en su creación. Sin embargo, ¿es eso necesariamente algo malo?

Los siguientes problemas sugieren que sí. Si estos problemas suenan como cosas que desearía evitar en su empresa, eso indica claramente que los silos de datos no son propicios para las buenas prácticas comerciales.

1. Disminución de la productividad

Los tres detractores clave de la productividad a continuación son responsables de casi $2 mil millones en pérdidas anuales.

Fuente: Financesonline.com

Los silos de datos contribuyen a esta pérdida, lo que los convierte en un problema porque desperdician tiempo. Mantienen la información valiosa bajo llave y solo otorgan acceso a unos pocos empleados. Cualquiera que no tenga acceso a los datos tiene que solicitarlos en lugar de poder utilizarlos a su conveniencia.

Eso es especialmente frustrante cuando los empleados trabajan en diferentes zonas horarias. Si tus empleados piden datos en medio de su jornada laboral, pero la persona que podría darles acceso está dormida, todos pierden tiempo y productividad.

Tratar de ubicar datos particulares cuando podrían estar en varios silos desconectados también presenta un gran problema. Luego, los empleados tienen que perder el tiempo solicitando acceso a múltiples ubicaciones bloqueadas cuando deberían poder verificar rápidamente una solución centralizada.

2. Aumento de los costos

Imagina que estás tratando de transportar un equipo de personas, pero cada uno quiere usar una forma diferente. En lugar de comprar un boleto de tren grupal, ahora debe pagar trenes, taxis, vehículos personales y bicicletas.

Los silos de datos son un poco así. Dado que a menudo surgen gracias a tecnologías desconectadas, corresponde a la empresa comprar licencias y membresías para cada herramienta tecnológica. Estos costos aumentan con el tiempo, particularmente cuando su empresa está en proceso de crecimiento y escalamiento.

A diferencia de los almacenes de datos, que recopilan todo tipo de datos en un solo lugar, los silos requieren muchos recursos. Devoran los fondos poco a poco y, cuando no se controlan, se reproducen constantemente. A veces, ni siquiera sabrá cuántos silos están desangrando a su empresa.

3. Crecimiento empresarial más lento

Los silos de datos dificultan la recopilación rápida de información. Más allá de obstaculizar la productividad, aislar la información hace que sea casi imposible tomar decisiones rápidas basadas en datos.

Eso no es ideal cuando se trata de crecer rápidamente en una industria acelerada. En el momento en que tenga todos los datos de cada silo, el momento de esa elección crítica podría haber pasado debido al tiempo de carga de transformación de extracción demasiado largo.

Es importante recordar que el crecimiento está a la vanguardia de las preocupaciones comerciales modernas. En otras palabras, los silos lo están ralentizando.

Fuente: superoficina.com

4. Datos de mala calidad

Las decisiones respaldadas por datos solo son posibles si la información en cuestión es confiable y de alta calidad. Desafortunadamente, cuando los datos se aíslan en un silo, pueden perder relevancia y eventualmente volverse inutilizables.

Este problema empeora cuando los usuarios no saben que la calidad de los datos ha disminuido debido al tiempo que pasan en el silo. Por ejemplo, si su personal de marketing usa la información del equipo de ventas, pueden perder tiempo y recursos creando campañas mal orientadas basadas en datos de ventas antiguos.

Cómo evitar los silos de datos

Ahora debería quedar claro que los silos de datos no lo ayudarán a usted ni a su empresa, por lo que es hora de pensar en cómo alejarse de ellos por completo.

1. Aborde los problemas con la cultura de su empresa

La cultura no brota de la noche a la mañana. Necesita tiempo para crecer, y ese crecimiento debe fomentarse para que sea saludable en lugar de invasivo. Si ve que su empresa crea silos de datos, debe cambiar de dirección.

Transforme su cultura desde cero. Al fomentar la comunicación abierta y el trabajo en equipo entre departamentos, será más difícil que arraigue el aislacionismo que conduce a los silos de datos. Tienes que llegar al fondo del problema para resolverlo.

Enseñe a los empleados sobre su nuevo espíritu y hágalo de una manera que incluya a los empleados existentes y a los nuevos empleados. Si pasa por alto a ciertos grupos, se verán obligados a crear silos y sus esfuerzos serán contraproducentes.

Educar a los empleados en una variedad de formas para atraer a cada uno de ellos. Por ejemplo, podría ofrecer clases interactivas y seminarios en línea para incluir personas con diferentes estilos de aprendizaje.

También es una buena idea desarrollar proyectos que incorporen más de un grupo de empleados para fomentar el trabajo en equipo entre departamentos. Esto pone en práctica sus ideales, asegurando que el personal tenga la oportunidad de sentir los efectos de trabajar en un entorno cooperativo.

2. Aloje todos sus datos en un solo lugar

Los silos representan los datos de la empresa almacenados en varias ubicaciones según el grupo que más accede a ellos. En otras palabras, los silos de datos surgen cuando la información se guarda en varios lugares que no interactúan.

Una forma simple y efectiva de luchar contra esto es elegir una única solución de nivel empresarial que mantenga sus datos en un solo lugar. Todos sus empleados deben poder acceder a esto cuando sea necesario sin tener que pasar por obstáculos para obtenerlo.

Si sus trabajadores no pueden obtener la información que necesitan usando sus métodos, encontrarán espacios temporales para almacenarla. Esos espacios temporales se volverán permanentes rápidamente si son más convenientes que su solución. El sistema de datos de toda la empresa debe ser fácil de usar y altamente accesible para que nadie se sienta tentado a buscar alternativas que eventualmente se conviertan en silos.

Escuche las necesidades de sus empleados al elegir una estrategia. Probablemente tengan grandes ideas para características que los ayudarán a trabajar de manera más productiva o una lista de requisitos que evitarán los silos. Prestar atención a sus necesidades es una excelente manera de evitar que busquen respuestas fuera de la solución elegida.

3. Desarrollar la gobernanza de datos

Use las pautas de la empresa para desalentar la creación de silos de datos. Con políticas claras de gobierno de datos, muestra a sus equipos cómo espera que se manejen los datos. De esta manera, cada empleado sabe cómo organizar sus datos correctamente y nadie creará un silo por accidente sin darse cuenta.

Una rápida analogía muestra cuán importantes son estas políticas. Digamos que estás buscando un diseñador web profesional. Podría simplemente decirles: "Por favor, diseñe un sitio web para mí" y dejarlo así, pero es posible que el resultado no se adapte a sus necesidades en absoluto.

En su lugar, sería mejor redactar una propuesta de servicios profesionales con pautas claras que detallen lo que necesita y lo que proporcionará a cambio. Esto asegura que ambas partes terminen la interacción sintiéndose satisfechas y claras sobre lo que se espera de ellas.

De la misma manera, cuando les diga a los empleados cómo quiere que se manejen los datos de su empresa, sabrán qué hacer para evitar los silos de datos.

Rompe los silos

Los silos de datos son una mala idea y evitarlos es el mejor enfoque para su negocio. Lo ralentizan, inhiben la productividad y crean una cultura empresarial centrada en las personas en lugar del grupo. Todos estos factores lo frenan a usted y a su empresa.

Afortunadamente, los silos de datos no son un problema con el que tenga que aprender a vivir. Al seguir estas prácticas recomendadas, puede evitarlas y desglosar las existentes. La clave es fomentar una cultura que exija la colaboración de toda la empresa para que su negocio pueda prosperar.

Administrar rápidamente la base de datos es otra mejor manera de evitar los silos de datos. Aprenda todo sobre la gestión de bases de datos y los diferentes sistemas involucrados en el proceso.