O que são silos de dados? Como interconectar dados e aumentar a eficiência

A tecnologia moderna permite que as empresas coletem e aproveitem dados mais úteis do que nunca. Eles podem usar os dados do cliente para saber quais produtos são populares e quais campanhas publicitárias são mais eficazes.

Os silos de dados atrapalham isso. Os silos ocorrem quando os dados armazenados em determinados departamentos não podem ser facilmente ou totalmente acessados ​​por outras pessoas em uma organização. Quando seus dados estão armazenados em um silo, apenas um pequeno grupo de pessoas, geralmente um único departamento, pode acessá-los. Se sua equipe de TI tiver um silo de dados, o RH ou as vendas não poderão acessá-lo. A grande maioria das empresas experimenta efeitos negativos como resultado.

Os silos de dados isolam os dados e interrompem as operações comerciais diárias, especialmente se uma empresa está tentando coordenar os departamentos. À medida que sua empresa cresce, ficará claro que você pode precisar de ferramentas de processamento e distribuição de big data para evitar essas ineficiências.

Por que existem silos de dados?

Geralmente, os silos de dados não são resultado de uma tomada de decisão consciente. Eles surgem com o tempo, tornando-se um problema acidentalmente incorporado à estrutura de uma empresa. Isso acontece de algumas maneiras.

1. Estrutura da empresa

Algumas empresas são estruturadas de forma a não encorajar os departamentos a trabalharem juntos. Geralmente não é de propósito. É um descuido ou o resultado do problema ser muito demorado ou caro para corrigir.

Talvez sua equipe de marketing trabalhe em um escritório totalmente diferente de seus representantes de atendimento ao cliente. Ou suas equipes usam ferramentas de comunicação diferentes, por isso é difícil entrar em contato com alguém de outra equipe rapidamente.

É comum o surgimento de silos de dados à medida que as empresas crescem. Digamos que você comece como uma pequena empresa. O tempo passa e diferentes departamentos se formam dentro da sua empresa. Cada uma dessas equipes coleta dados de suas próprias fontes e os armazena em silos por conveniência. Com o tempo, esses silos se tornam repositórios de dados que nem todos podem acessar. Isso acontece em cerca de duas em cada três empresas.

Fonte: dnb.co.uk

Uma vez que esses silos estejam instalados, torna-se difícil para os departamentos obter informações importantes de outros departamentos prontamente e sem complicações. Isso piora ainda mais o isolamento departamental e torna mais difícil quebrar essas barreiras.

2. Cultura da empresa

A cultura da empresa é perpetuada pelas pessoas que fazem parte dela. Se a cultura da sua empresa favorece o individualismo em detrimento de uma mentalidade de grupo, é mais provável que você experimente silos de dados. Isso é especialmente verdadeiro se espera-se que os departamentos compitam uns com os outros em vez de trabalharem juntos.

Se seus departamentos veem os dados como um recurso que pode dar a eles uma vantagem sobre a concorrência, é improvável que eles queiram liberá-los de seus silos. Este é um problema sério de cultura da empresa. Grupos forçados a ocultar dados para se manter à tona não vão querer quebrar essas barreiras e compartilhar informações no futuro.

Idealmente, uma empresa deve funcionar como uma unidade com um objetivo comum, de modo que a competição dentro da empresa se transforme em um jogo divertido, não em uma estratégia de sobrevivência.

3. Tecnologia não integrada

Cada empresa usa sua própria tecnologia, mas em algumas empresas cada departamento possui diferentes ferramentas tecnológicas. Os agentes de atendimento ao cliente podem usar uma plataforma para se comunicar com os clientes, enquanto os vendedores usam outra solução para gerar receita.

Quanto menos integrada for a tecnologia da sua empresa, piores serão os silos de dados. Soluções integradas que facilitam o compartilhamento de dados em toda a empresa são a resposta.

Você pode evitar essa situação se as equipes usarem a mesma tecnologia sempre que possível. Claro, nem toda solução tecnológica é para todos. Seu departamento de marketing precisará de um software que o ajude a elaborar campanhas publicitárias, o que não será tão útil para quem trabalha com TI.

Isso não significa que a tecnologia de marketing deva ser completamente inacessível e não deva ser integrada a uma plataforma central. As integrações na nuvem podem ajudar com isso.

4. Crescimento organizacional

O crescimento dos negócios é uma coisa boa com certas desvantagens. Desenvolver novas posições significa introduzir novas formas de lidar com dados, que podem criar silos de dados a longo prazo.

Isso é particularmente problemático quando uma organização cresce rápido demais para suas estruturas. Uma solução que funciona perfeitamente para uma empresa com menos de 20 funcionários pode não conseguir se adaptar às necessidades de 50 pessoas da noite para o dia.

Quando esse rápido crescimento acontecer, alguns funcionários perceberão a necessidade de uma nova solução e talvez comecem a adotar suas estratégias sem comunicar seus métodos.

Pense em projetos de grupo em que os membros têm ideias distintas e incompatíveis sobre como o projeto deve prosseguir. É fácil para esses grupos se dividirem quando as pessoas com ideias fortes não se movem.

Silos de dados se formam com a mesma facilidade. É claro que nem todo crescimento leva diretamente a silos, e você pode tomar medidas para evitar sua existência. A principal coisa a ter em mente é que você deve apresentar razões fortes para explicar por que seus dados são tratados da maneira que são. Se novos contratados podem apontar imediatamente falhas em suas estratégias de tratamento de dados, é hora de pensar em uma solução diferente.

Quatro problemas comuns causados ​​por silos de dados

Os silos de dados podem surgir rápida e frequentemente sem que a entrada direta de ninguém influencie sua criação. Isso é necessariamente uma coisa ruim?

Os seguintes problemas sugerem que sim. Se esses problemas parecem coisas que você gostaria de evitar em sua empresa, isso indica claramente que os silos de dados não conduzem a boas práticas de negócios.

1. Diminuição da produtividade

Os três principais detratores da produtividade abaixo são responsáveis ​​por quase US$ 2 bilhões em perdas anuais.

Fonte: Financesonline.com

Os silos de dados contribuem para essa perda, tornando-os um problema porque desperdiçam tempo. Eles mantêm informações valiosas trancadas e concedem acesso apenas a alguns funcionários. Qualquer pessoa que não tenha acesso aos dados deve solicitá-los, em vez de poder usá-los conforme sua conveniência.

Isso é especialmente frustrante quando os funcionários trabalham em fusos horários diferentes. Se seus funcionários pedem dados no meio do dia de trabalho, mas a pessoa que poderia dar acesso está dormindo, todo mundo perde tempo e perde produtividade.

Tentar localizar dados específicos quando eles podem estar em vários silos desconectados também apresenta um grande problema. Os funcionários precisam perder tempo solicitando acesso a vários locais bloqueados, quando deveriam poder verificar rapidamente uma solução centralizada.

2. Custos aumentados

Imagine que você está tentando transportar uma equipe de pessoas, mas cada uma quer usar de um jeito diferente. Em vez de comprar uma passagem de trem em grupo, agora você precisa pagar por trens, táxis, veículos pessoais e bicicletas.

Os silos de dados são um pouco assim. Como muitas vezes surgem graças a tecnologias não conectadas, cabe ao negócio comprar licenças e associações para cada ferramenta tecnológica. Esses custos aumentam com o tempo, especialmente quando sua empresa está em processo de crescimento e escala.

Ao contrário dos armazéns de dados, que reúnem todos os tipos de dados em um só lugar, os silos consomem muitos recursos. Eles consomem pouco a pouco os fundos e, quando não são controlados, reproduzem-se constantemente. Às vezes, você nem sabe quantos silos existem por aí sangrando sua empresa.

3. Crescimento mais lento dos negócios

Os silos de dados dificultam a coleta rápida de informações. Além de impedir a produtividade, o isolamento de informações torna quase impossível tomar decisões rápidas com base em dados.

Isso não é ideal ao tentar crescer rapidamente em um setor de ritmo acelerado. No momento em que você tiver todos os dados de cada silo, o momento para essa escolha crítica pode ter passado devido ao tempo de carregamento da transformação de extração muito longo.

É importante lembrar que o crescimento está na vanguarda das preocupações dos negócios modernos. Em outras palavras, os silos estão atrasando você.

Fonte: Superoffice.com

4. Dados de baixa qualidade

Decisões baseadas em dados só são possíveis se as informações em questão forem confiáveis ​​e de alta qualidade. Infelizmente, quando os dados são isolados em um silo, eles podem perder relevância e eventualmente se tornar inutilizáveis.

Esse problema piora quando os usuários não sabem que a qualidade dos dados caiu devido ao tempo gasto no silo. Por exemplo, se sua equipe de marketing usar as informações da equipe de vendas, eles podem perder tempo e recursos criando campanhas mal direcionadas com base em dados de vendas antigos.

Como evitar silos de dados

Agora deve estar claro que os silos de dados não ajudarão você ou sua empresa, então é hora de pensar em como evitá-los completamente.

1. Aborde os problemas da cultura da sua empresa

A cultura não brota da noite para o dia. Ele precisa de tempo para crescer, e esse crescimento deve ser estimulado para se tornar saudável, em vez de invasivo. Se você vê sua empresa criando silos de dados, precisa mudar de direção.

Transforme sua cultura a partir do zero. Ao encorajar a comunicação aberta e o trabalho em equipe interdepartamental, você tornará mais difícil para o isolacionismo que leva a silos de dados se enraizar. Você tem que chegar ao fundo do problema para resolvê-lo.

Ensine os funcionários sobre seu novo ethos e faça isso de uma forma que inclua os funcionários existentes e os novos contratados. Se você negligenciar certos grupos, eles serão compelidos a criar silos, e seus esforços serão contraproducentes.

Eduque os funcionários de várias maneiras para atrair cada um deles. Por exemplo, você pode oferecer aulas interativas, bem como seminários online para incluir pessoas com diferentes estilos de aprendizagem.

Também é uma boa ideia desenvolver projetos que incorporem mais de um grupo de funcionários para promover o trabalho em equipe interdepartamental. Isso coloca seus ideais em prática, garantindo que a equipe tenha a chance de sentir os efeitos de trabalhar em um ambiente cooperativo.

2. Hospede todos os seus dados em um só lugar

Os silos representam os dados da empresa armazenados em vários locais com base no grupo que mais os acessa. Em outras palavras, os silos de dados surgem quando as informações são mantidas em vários locais que não interagem.

Uma maneira simples e eficaz de combater isso é escolher uma única solução de nível empresarial que mantenha seus dados em um só lugar. Todos os seus funcionários devem ser capazes de acessá-lo sempre que necessário, sem passar por dificuldades para obtê-lo.

Se seus funcionários não conseguirem obter as informações de que precisam usando seus métodos, eles encontrarão espaços temporários para armazená-las. Esses espaços temporários rapidamente se tornarão permanentes se forem mais convenientes do que sua solução. O sistema de dados de toda a empresa deve ser fácil de usar e altamente acessível para que ninguém fique tentado a procurar alternativas que podem eventualmente se transformar em silos.

Ouça as necessidades de seus funcionários ao escolher uma estratégia. Eles provavelmente têm ótimas ideias para recursos que os ajudarão a trabalhar de forma mais produtiva ou uma lista de requisitos que evitarão silos. Prestar atenção às necessidades deles é uma ótima maneira de impedi-los de olhar para fora da solução escolhida em busca de respostas.

3. Desenvolva governança de dados

Use as diretrizes da empresa para desencorajar a criação de silos de dados. Com políticas claras de governança de dados, você mostra às suas equipes como espera que os dados sejam tratados. Dessa forma, cada funcionário sabe como organizar seus dados corretamente e ninguém criará um silo acidentalmente sem perceber.

Uma rápida analogia mostra a importância dessas políticas. Digamos que você esteja procurando um web designer profissional. Você poderia simplesmente dizer a eles: “Por favor, crie um site para mim” e deixar por isso mesmo, mas o resultado pode não atender às suas necessidades.

Em vez disso, seria melhor elaborar uma proposta de serviços profissionais com diretrizes claras detalhando o que você precisa e o que fornecerá em troca. Isso garante que ambas as partes saiam da interação satisfeitas e claras sobre o que se espera delas.

Da mesma forma, quando você diz aos funcionários como deseja que os dados de sua empresa sejam tratados, eles saberão o que fazer para evitar silos de dados.

Quebre os silos

Os silos de dados são uma má ideia e evitá-los é a melhor abordagem para o seu negócio. Eles o atrasam, inibem a produtividade e criam uma cultura empresarial focada nos indivíduos em vez do grupo. Todos esses fatores impedem você e sua empresa.

Felizmente, os silos de dados não são um problema com o qual você tenha que aprender a conviver. Ao seguir essas práticas recomendadas, você pode evitá-las e eliminar as existentes. A chave é promover uma cultura que exige colaboração em toda a empresa para que seu negócio possa prosperar.

O gerenciamento imediato do banco de dados é outra melhor maneira de evitar silos de dados. Aprenda tudo sobre gerenciamento de banco de dados e os diferentes sistemas envolvidos no processo.