Cosa sono i silos di dati? Come interconnettere i dati e aumentare l'efficienza

La tecnologia moderna consente alle aziende di raccogliere e sfruttare più dati utili che mai. Potrebbero utilizzare i dati dei clienti per sapere quali prodotti sono popolari e quali campagne pubblicitarie sono più efficaci.

I silos di dati si intromettono in questo. I silos si verificano quando i dati archiviati in determinati reparti non possono essere facilmente o completamente accessibili da altri in un'organizzazione. Quando i tuoi dati sono ospitati in un silo, solo un piccolo gruppo di persone, di solito un singolo reparto, può accedervi. Se il tuo team IT dispone di un silo di dati, le risorse umane o le vendite non possono accedervi. Di conseguenza, la stragrande maggioranza delle aziende subisce effetti negativi.

I silos di dati isolano i dati e interrompono le operazioni aziendali quotidiane, in particolare se un'azienda sta cercando di coordinare i reparti. Man mano che la tua azienda cresce, diventerà chiaro che potresti aver bisogno di strumenti di elaborazione e distribuzione di big data per evitare queste inefficienze.

Perché esistono i silos di dati?

In generale, i silos di dati non sono il risultato di un processo decisionale consapevole. Sorgono nel tempo, diventando un problema accidentalmente integrato nel quadro di un'azienda. Questo accade in alcuni modi.

1. Struttura aziendale

Alcune aziende sono strutturate in modo da non incoraggiare i reparti a lavorare insieme. Di solito non è apposta. È una svista o il risultato del fatto che il problema richiede troppo tempo o è costoso da risolvere.

Forse il tuo team di marketing lavora in un ufficio completamente diverso dai tuoi rappresentanti del servizio clienti. Oppure i tuoi team utilizzano strumenti di comunicazione diversi, quindi è difficile entrare rapidamente in contatto con qualcuno di un altro team.

È comune che i silos di dati crescano man mano che le aziende crescono. Diciamo che inizi come una piccola impresa. Il tempo passa e all'interno della tua azienda si formano diversi reparti. Ciascuno di questi team raccoglie i dati dalle proprie fonti e li archivia in silos per comodità. Nel tempo, questi silos diventano repository di dati a cui non tutti possono accedere. Questo accade in circa due aziende su tre.

Fonte: dnb.co.uk

Una volta creati questi silos, diventa difficile per i dipartimenti ottenere informazioni importanti da altri reparti in modo tempestivo e senza problemi. Ciò peggiora ulteriormente l'isolamento dipartimentale e rende più difficile abbattere queste barriere.

2. Cultura aziendale

La cultura aziendale è perpetuata dalle persone che ne fanno parte. Se la cultura della tua azienda favorisce l'individualismo rispetto a una mentalità di gruppo, è più probabile che ti imbatti in silos di dati. Ciò è particolarmente vero se ci si aspetta che i reparti competano tra loro invece di lavorare insieme.

Se i tuoi dipartimenti vedono i dati come una risorsa che può dare loro un vantaggio rispetto alla concorrenza, è improbabile che vogliano liberarli dai loro silos. Questo è un serio problema di cultura aziendale. I gruppi costretti a nascondere i dati per rimanere a galla non vorranno infrangere queste barriere e condividere le informazioni andando avanti.

Un'azienda dovrebbe idealmente lavorare come un'unità con un obiettivo comune in modo che la competizione all'interno dell'azienda si trasformi in un gioco divertente, non in una strategia di sopravvivenza.

3. Tecnologia non integrata

Ogni azienda utilizza la propria tecnologia, ma in alcune aziende ogni reparto dispone di strumenti tecnologici diversi. Gli agenti del servizio clienti potrebbero utilizzare una piattaforma per comunicare con i clienti, mentre i venditori utilizzano un'altra soluzione per generare entrate.

Meno integrata è la tecnologia della tua azienda, peggiori diventano i silos di dati. Le soluzioni integrate che semplificano la condivisione dei dati all'interno dell'azienda sono la risposta.

Puoi evitare questa situazione se i team utilizzano la stessa tecnologia quando possibile. Ovviamente, non tutte le soluzioni tecnologiche sono per tutti. Il tuo reparto marketing avrà bisogno di un software che lo aiuti a redigere campagne pubblicitarie, che non saranno così utili a chi lavora nell'IT.

Ciò non significa che la tecnologia di marketing debba essere completamente inaccessibile e non debba essere integrata in una piattaforma centrale. Le integrazioni cloud possono aiutare in questo.

4. Crescita organizzativa

La crescita del business è una buona cosa con alcuni inconvenienti. Sviluppare nuove posizioni significa introdurre nuovi modi di gestire i dati, che possono creare silos di dati a lungo termine.

Ciò è particolarmente problematico quando un'organizzazione cresce troppo rapidamente per i suoi framework. Una soluzione che funziona perfettamente per un'azienda con meno di 20 dipendenti potrebbe non essere in grado di adattarsi alle esigenze di 50 persone da un giorno all'altro.

Quando si verificherà questa rapida crescita, alcuni dipendenti capiranno la necessità di una nuova soluzione e forse inizieranno ad adottare le loro strategie senza comunicare i loro metodi.

Pensa a progetti di gruppo in cui i membri hanno idee distinte e incompatibili su come dovrebbe procedere il progetto. È facile per quei gruppi dividersi quando le persone con idee forti non si muovono.

I silos di dati si formano altrettanto facilmente. Naturalmente, non tutta la crescita porta direttamente a silos e puoi prendere provvedimenti per evitarne l'esistenza. La cosa principale da tenere a mente è che devi presentare validi motivi per cui i tuoi dati vengono gestiti in questo modo. Se i nuovi assunti possono immediatamente evidenziare i difetti nelle tue strategie di gestione dei dati, è tempo di pensare a una soluzione diversa.

Quattro problemi comuni causati dai silos di dati

I silos di dati possono sorgere rapidamente e spesso senza che l'input diretto di nessuno ne influenzi la creazione. È necessariamente una cosa negativa, però?

I seguenti problemi suggeriscono che lo sia. Se questi problemi sembrano cose che vorresti evitare nella tua azienda, ciò indica chiaramente che i silos di dati non favoriscono buone pratiche commerciali.

1. Diminuzione della produttività

I tre principali detrattori della produttività riportati di seguito sono responsabili di quasi 2 miliardi di dollari di perdite annuali.

Fonte: Financesonline.com

I silos di dati contribuiscono a questa perdita, rendendoli un problema perché fanno perdere tempo. Mantengono informazioni preziose sotto chiave e concedono l'accesso solo a pochi dipendenti. Chiunque non abbia accesso ai dati deve richiederli invece di poterli utilizzare a proprio piacimento.

Ciò è particolarmente frustrante quando i dipendenti lavorano in fusi orari diversi. Se i tuoi dipendenti chiedono dati nel bel mezzo della loro giornata lavorativa, ma la persona che potrebbe dar loro l'accesso è addormentata, tutti perdono tempo e perdono produttività.

Anche il tentativo di individuare particolari parti di dati quando potrebbero trovarsi in una serie di silos disconnessi presenta un grosso problema. I dipendenti devono quindi perdere tempo a richiedere l'accesso a più sedi chiuse quando dovrebbero essere in grado di controllare rapidamente una soluzione centralizzata.

2. Aumento dei costi

Immagina di provare a trasportare una squadra di persone, ma ognuna vuole usare un modo diverso. Invece di acquistare un biglietto del treno di gruppo, ora devi pagare per treni, taxi, veicoli personali e biciclette.

I silos di dati sono un po' così. Poiché spesso si verificano grazie a tecnologie non connesse, spetta all'azienda acquistare licenze e abbonamenti per ogni strumento tecnologico. Questi costi si accumulano nel tempo, in particolare quando la tua azienda è in fase di crescita e ridimensionamento.

A differenza dei data warehouse, che raccolgono tutti i tipi di dati in un unico posto, i silos richiedono molte risorse. Divorano i fondi a poco a poco e, se non controllati, si riproducono costantemente. A volte non saprai nemmeno quanti silos ci sono là fuori che prosciugano la tua azienda.

3. Crescita aziendale più lenta

I silos di dati rendono più difficile raccogliere rapidamente le informazioni. Oltre a ostacolare la produttività, l'isolamento delle informazioni rende quasi impossibile prendere decisioni rapide basate sui dati.

Non è l'ideale quando si cerca di crescere rapidamente in un settore frenetico. Quando avrai tutti i dati da ogni silo, il momento per quella scelta critica potrebbe essere passato a causa del tempo di caricamento della trasformazione dell'estrazione troppo lungo.

È importante ricordare che la crescita è in prima linea nelle aziende moderne. In altre parole, i silos ti stanno rallentando.

Fonte: Superoffice.com

4. Dati di scarsa qualità

Le decisioni basate su dati sono possibili solo se le informazioni in questione sono affidabili e di alta qualità. Sfortunatamente, quando i dati vengono isolati in un silo, possono perdere rilevanza e alla fine diventare inutilizzabili.

Questo problema peggiora quando gli utenti non sanno che la qualità dei dati è diminuita a causa del tempo trascorso nel silo. Ad esempio, se il tuo staff di marketing utilizza le informazioni del team di vendita, potrebbe sprecare tempo e risorse creando campagne mirate in modo errato basate su vecchi dati di vendita.

Come evitare i silos di dati

Ora dovrebbe essere chiaro che i silos di dati non aiuteranno te o la tua azienda, quindi è il momento di pensare a come allontanartene del tutto.

1. Affronta i problemi con la tua cultura aziendale

La cultura non germoglia dall'oggi al domani. Ha bisogno di tempo per crescere e quella crescita deve essere alimentata per diventare sana piuttosto che invasiva. Se vedi che la tua azienda crea silos di dati, devi cambiare direzione.

Trasforma la tua cultura da zero. Incoraggiando la comunicazione aperta e il lavoro di squadra interdipartimentale, renderai più difficile il radicamento dell'isolazionismo che porta ai silos di dati. Devi andare in fondo al problema per risolverlo.

Insegna ai dipendenti la tua nuova etica e fallo in un modo che includa i dipendenti esistenti e i nuovi assunti. Se trascuri alcuni gruppi, saranno costretti a creare silos e i tuoi sforzi saranno controproducenti.

Educare i dipendenti in una varietà di modi per fare appello a ciascuno di loro. Ad esempio, potresti offrire lezioni interattive e seminari online in modo da includere persone con diversi stili di apprendimento.

È anche una buona idea sviluppare progetti che incorporino più di un gruppo di dipendenti per favorire il lavoro di squadra interdipartimentale. Questo mette in pratica i tuoi ideali, garantendo al personale la possibilità di sentire gli effetti del lavoro in un ambiente cooperativo.

2. Ospita tutti i tuoi dati in un unico posto

I silos rappresentano i dati aziendali archiviati in varie posizioni in base al gruppo che vi accede di più. In altre parole, i silos di dati si verificano quando le informazioni vengono conservate in diverse posizioni che non interagiscono.

Un modo semplice ed efficace per combattere questo problema è scegliere un'unica soluzione di livello aziendale che mantenga i tuoi dati in un unico posto. Tutti i tuoi dipendenti devono essere in grado di accedervi ogni volta che è necessario senza fare i salti mortali per ottenerlo.

Se i tuoi dipendenti non possono ottenere le informazioni di cui hanno bisogno utilizzando i tuoi metodi, troveranno spazi temporanei per archiviarle. Quegli spazi temporanei diventeranno rapidamente permanenti se sono più convenienti della tua soluzione. Il tuo sistema di dati a livello aziendale deve essere facile da usare e altamente accessibile, in modo che nessuno sia tentato di cercare alternative che alla fine potrebbero trasformarsi in silos.

Ascolta le esigenze dei tuoi dipendenti mentre scegli una strategia. Probabilmente hanno ottime idee per le funzionalità che li aiuteranno a lavorare in modo più produttivo o un elenco di requisiti che eviterà i silos. Prestare attenzione alle loro esigenze è un ottimo modo per impedire loro di cercare risposte al di fuori della soluzione scelta.

3. Sviluppare la governance dei dati

Utilizzare le linee guida aziendali per scoraggiare la creazione di silos di dati. Con politiche di governance dei dati chiare, mostri ai tuoi team come ti aspetti che vengano gestiti i dati. In questo modo, ogni dipendente sa come organizzare correttamente i propri dati e nessuno creerà accidentalmente un silo senza rendersene conto.

Una rapida analogia mostra quanto siano importanti queste politiche. Supponiamo che tu stia cercando un web designer professionista. Potresti semplicemente dire loro: "Per favore, progetta un sito web per me" e lasciarlo così, ma il risultato potrebbe non soddisfare affatto le tue esigenze.

Sarebbe invece meglio redigere una proposta di servizi professionali con linee guida chiare che descrivano in dettaglio ciò di cui hai bisogno e ciò che fornirai in cambio. Ciò garantisce che entrambe le parti escano dall'interazione soddisfatte e chiare su ciò che ci si aspetta da loro.

Allo stesso modo, quando comunichi ai dipendenti come vuoi che vengano gestiti i dati della tua azienda, loro sapranno cosa fare per prevenire i silos di dati.

Abbatti i silos

I silos di dati sono una cattiva idea ed evitarli è l'approccio migliore per la tua azienda. Ti rallentano, inibiscono la produttività e creano una cultura aziendale incentrata sugli individui invece che sul gruppo. Tutti questi fattori frenano te e la tua attività.

Fortunatamente, i silos di dati non sono un problema con cui devi imparare a convivere. Seguendo queste best practice, puoi evitarle e abbattere quelle esistenti. La chiave è promuovere una cultura che richieda la collaborazione a livello aziendale in modo che la tua attività possa prosperare.

Gestire prontamente il database è un altro modo migliore per evitare silos di dati. Scopri tutto sulla gestione del database e sui diversi sistemi coinvolti nel processo.