如何舉行引人入勝、影響深遠的虛擬董事會會議

隨著遠程工作席捲全球，企業和非營利組織依靠董事會來克服此類重大挑戰，並做出關鍵決策，獲得社區支持並製定戰略計劃。

即使面對面的會議不安全或不可行，這些目標仍然必須實現。 從歷史上看，董事會會議一直在名副其實的董事會會議室舉行，但與今年的大多數事情一樣，它們已經變成了虛擬的。

什麼是虛擬董事會會議？

虛擬董事會會議在視頻會議軟件的幫助下在線舉行。 儘管任何類型的虛擬會議都可能遇到技術難題、參與參與者的挑戰以及效率低下，但您可以在虛擬董事會會議中盡可能多地完成自己的工作。

以下指南將探討虛擬董事會會議的來龍去脈，提供最大化您的影響力的策略，並回答以下問題：

• 誰應該主持虛擬董事會會議？
• 虛擬董事會會議的優點和缺點是什麼？
• 您如何進行高效的虛擬董事會會議？
• 您如何通過遠程平台吸引董事會成員？
• 如何最好地記錄虛擬董事會會議？

誰應該主持虛擬董事會會議？

數字董事會會議目前是任何需要在遵守社交距離準則的同時開會的董事會的最佳選擇。

它們可以由需要適應數字工作場所需求的任何企業、協會或其他組織持有，但本指南將專門針對非營利委員會的需求。

在深入規劃下一次虛擬董事會會議之前，請仔細檢查您是否遵循了適當的協議。 州法規或您組織自己的章程可能對虛擬會議中允許和不允許的內容進行了限制。 例如，您可能無法像親自投票那樣輕鬆地進行投票。

一些章程甚至可能完全禁止虛擬會議。 如果是這種情況，您可能需要考慮修改規則以推進董事會業務。 在我們當前的時代，虛擬董事會會議特別必要，但正如我們稍後將介紹的那樣，即使可以親自見面，它們也很有用。

虛擬董事會會議的好處和挑戰

雖然面對面會議和虛擬會議都可以富有成效且引人入勝，但應考慮兩者之間的一些主要差異。

改變會議形式會導致成員參與和參與以及技術和安全性的變化。 雖然其中一些差異是虛擬董事會會議的明顯缺點，但可以通過正確的工具和規劃策略輕鬆解決。

虛擬董事會會議的好處

虛擬董事會會議提供了使您的董事會能夠在遠程時安全召開會議的關鍵優勢。 由於無論有什麼情有可原的因素，您的非營利組織的運營都必須持續下去，因此仍然以您的能力徵求董事會成員的建議和支持至關重要。

虛擬董事會會議提供了幾個主要好處，包括：

• 出席人數增加。 由於虛擬董事會會議消除了差旅時間，因此它們需要的時間投入更少。 反過來，成員更有可能在繁忙的日程中為您的會議留出時間。 無需開車前往偏僻的會議地點。
• 更大的董事會成員多樣性。 虛擬會議允許您邀請更廣泛的董事會成員服務。 與面對面會議相比，您可以向更廣泛的地理區域開放機會，使具有不同觀點的人能夠參與。 此外，虛擬董事會會議增加了可能依賴輔助技術參與的成員的可訪問性。
• 改善治理。 虛擬董事會會議可以更簡單地計劃和執行，尤其是使用董事會管理工具，這使董事會能夠專注於有時沒有得到應有關注的治理問題。 為會議之間的交流提供可靠、安全的在線環境也很有幫助。

這些優勢中的每一個都超出了大流行的情況，因此即使情況恢復正常，也可能值得考慮以虛擬方式召開所有董事會會議。

虛擬董事會會議的挑戰

不幸的是，變革和創新可能會帶來不利影響。 每當您向組織介紹新事物時，不可避免地會出現問題。 然而，一些額外的謹慎和提前計劃可以減少這些挑戰的影響。

虛擬董事會會議可能存在風險，包括：

• 安全問題。 每當您通過 Internet 傳輸機密信息時，都存在數據洩露的危險。 為了降低這種風險，請確保您的團隊了解機密財務信息等適當的安全措施。 實施安全的文檔管理系統可以幫助進一步降低這種風險。
• 參與度降低。 如果董事會成員不習慣數字格式，他們可能不願意在遠程環境中發言。 我們將在本文後面探討在整個會議期間參與成員的具體策略。
• 技術依賴。 引入一項新技術會產生各種技術障礙和學習曲線。 選擇使切換盡可能無縫的用戶友好型會議選項非常重要。

即使您已採取措施解決這些潛在問題，也請務必留意這些潛在問題。 只要您掌握這些風險，您就可以成功舉辦（並且沒有問題）虛擬會議。

如何召開高效的虛擬董事會會議

對於任何董事會會議，您都需要製定計劃以保持生產力。 否則，談話很容易偏離軌道，在你不知不覺中，分配的會議時間將結束，議程上仍留有幾個關鍵決定。 或者更糟的是，如果你沒有使用議程，你可能會完全忽略重要的話題！

這些擔憂在面對面會議中同樣普遍，但遠程辦公可能會增加更多挑戰。 但是，如果採用了正確的策略和工具，虛擬會議可以與面對面會議一樣有效。

選擇合適的平台

您的虛擬董事會會議很可能是通過視頻會議軟件進行的。 大多數平台都可以輕鬆召開會議和記錄對話，但您的董事會可能還有其他需求。

拼湊一個由技術工具組成的拼湊系統可以促進您的虛擬會議，但它可能會導致事情出現問題或浪費時間。

相反，確保您擁有滿足您所有需求的平台的最簡單方法是實施專用板軟件。 將通信、文檔、會議信息，甚至會議本身放在一個集中的地方，可以幫助每個人保持井井有條和高效。

如果您正在考慮實施專門的董事會軟件，您將需要尋找包括視頻會議工具、文檔管理系統、日程安排和通信選項在內的功能。 您還需要確認您選擇的平台與您的會員所依賴的任何流行的第三方工具兼容。

提前製定議程

提前製定董事會會議議程是確保會議順利進行的最佳方式之一。 畢竟，如果你一開始就沒有計劃，事情就不可能完全按計劃進行。

目標是在會議前一周左右發送議程。 這將使每位董事會成員都有機會查看材料，添加必要的信息，並準備好問題和談話要點。

在戰略性設計時，會議議程不僅僅是一個快速的對話主題列表。 有效的議程將：

• 包括每個項目的目標。 對於每個討論主題，請注意您是否正在嘗試做出決定、產生想法或分享更新。 這樣，您可以在達到所需結果後立即繼續前進。
• 遵循邏輯順序。 您可以按照重要性、負責的董事會成員、對話目標或其他內容來組織您的議程。 請務必故意設置訂單。
• 限制長度。 這適用於整個議程以及每個項目。 不要過度討論討論主題，否則您會冒著壓倒成員和拖延董事會會議的風險。 此外，您需要為每個討論點設置一個時間限制，以使事情保持進展並按時完成任務。

在面對面的會議上，您可能會打印和分發紙質議程。 虛擬會議議程允許動態功能，如內聯任務委派和輕鬆訪問文檔，以使事情更加高效。

一旦你制定了一個動態的議程，堅持下去！ 如果會議一開始就被擱置，那麼精心準備的議程就毫無意義。 雖然項目特定的時間限制起初可能是對您的董事會的調整，但很快每個人都會意識到它們對於尊重成員的寶貴時間是多麼有用。

預測和解決技術問題

要創建高效的會議環境，您必須確保虛擬“環境”正常運行並對每個人都有用。

請務必提前對您的軟件進行故障排除，以嘗試解決會議時間以外的任何問題。 這包括測試您自己的攝像頭、揚聲器和麥克風，並鼓勵您的董事會成員也這樣做。 您不希望有人登錄並錯過重要更新，因為他們什麼都聽不見！

對於不太精通技術的董事會成員，您需要提供有關建立聯繫和參與討論的詳細說明。 雖然大多數虛擬會議軟件都相當直觀，但有些成員一開始可能仍然不熟悉或不舒服。 盡你最大的努力通過大量的指導來緩解這些擔憂。

最後，與董事會成員討論會議禮儀的最佳做法可能是一個好主意。 如果每個人都了解以下關鍵原則，事情就會更加順利：

• 將麥克風靜音。 當您不主動講話時，將麥克風靜音是一種禮貌。 這有助於減少背景噪音，並更容易聽到發言的董事會成員的聲音。
• 確定對話協議。 是否允許成員在有要補充的時候加入對話，或者他們是否應該遵循舉手之類的程序來引起小組的注意？ 提前製定這些規則，以盡量減少混亂。
• 不要多任務。 雖然在虛擬會議期間處理其他事情很容易，但通過僅打開與手頭主題相關的桌面窗口來減少多任務處理的誘惑。
• 注意你的周圍環境。 雖然不需要專業背景，但您應該盡力消除乾擾並整理您周圍的區域。 此外，盡量不要把自己放在窗前，否則光線會讓人很難看到你！

這些禮儀指南將防止會議偏離軌道，並創造一個讓每個人都感到受到尊重的環境。 這種禮貌將有助於讓董事會成員保持舒適並參與對話。

如何通過遠程平台吸引董事會成員

經過數月的遠程工作、虛擬歡樂時光和其他視頻通話，您可能已經經歷過無聲電話會議的尷尬體驗。 可能很難培養與面對面自然相同水平的遠程參與。

但是，通過更多有意識的對話策略和溝通策略，您仍然可以營造一種氛圍，讓董事會成員感到有準備並且可以輕鬆地參與討論。 讓我們通過幾個機會來建立一個舒適且高效的虛擬會議室。

鼓勵合作的環境

理想情況下，您的董事會成員會從一開始就樂於參與，您的所有對話和頭腦風暴會議都將像往常一樣富有成效和活躍。

但正如您可能從經驗中知道的那樣，這並不能保證。 相反，您必須積極促進與實體會議室相同的開放環境。 提醒您的成員，他們的觀點是受歡迎的，即使他們不同意其他成員或領導。 在視頻通話中表達不同意見可能會讓人感覺不自然，但這對於為您的非營利組織做出最佳決策至關重要。

你還想培養一種信任感。 在遠程會議中，董事會成員可能不願意披露敏感信息或表達法律問題。 如果您使用安全會議軟件，您可以向董事會成員保證他們的想法仍然是保密的。

確保每個人都可以訪問必要的信息和工具

參與的一個潛在障礙是您的會議基礎設施。 如果您不能方便地訪問正確的文檔和董事會管理工具，那麼您就是在將會議設置為失敗——或者至少是因為缺乏參與。

確保在會議期間向成員提供所有相關材料。 如果您使用的是動態議程，則很容易將所有內容都包含在一個地方。 如果沒有，請盡量分發其他文件以提前查看。 如果您或您的成員必須在會議期間搜索某些內容，您將浪費寶貴的時間，並且可能會冒成員沒有為討論做好準備的風險。

另一種選擇是實施團隊協作工具，例如投票。 這些資源將促進健康的協作環境，有助於推動您的非營利組織的使命向前發展。

在整個會議期間定期徵求成員的反饋

在虛擬會議中，您必須有意識地在會議結構中構建互動機會。 如果沒有面對面談話的肢體語言和社交線索，害怕被打斷可能會阻止一些董事會成員發言。 為了幫助解決這個問題，請在整個會議期間明確徵求董事會成員的意見和問題。

在會議開始時，通過呼籲每位董事會成員參與來開啟討論。 一個粗略的詢問，例如“有人要添加到議程中嗎？” 還不夠——最好確保每個人都參與。 這樣，您從一開始就促進協作。

一旦對話開始，一定要經常停下來徵求成員的反饋。 由於在遠程環境中插入要困難得多，因此最好有目的地創建這些開口。 否則，成員可能會在會議結束時保留問題並可能忘記它們。

如何最好地記錄虛擬董事會會議

詳細的文檔對於您的虛擬會議的有效性至關重要。 對討論點和後續步驟的詳盡說明是推進富有成效的對話的最佳方式。

該文檔為缺席成員提供了有用的背景信息，幫助未來的董事會領導人做出明智的決定，甚至通知監管機構等外部各方。 讓我們通過幾個主要步驟來獲得足夠的虛擬會議文檔。

做全面的會議紀要

會議記錄是您的數字董事會會議的永久正式文件。 雖然它們是有用的內部資源，但如果您遇到法律糾紛，它們也可以作為法律記錄。

以下記錄最佳實踐將有助於確保此記錄清晰、準確和完整：

• 使用模板。 這將確保會議記錄格式正確且在會議之間保持一致。 要快速啟動此過程，您可以使用會議議程作為基本結構。
• 指定一名記錄員。 負責記錄的人員應事先指定。 通常，此任務屬於秘書的職責。
• 使用客觀的聲音。 會議紀要的內容應堅持確鑿的事實，不包含任何情緒化的意見。
• 包括關鍵細節。 添加相關信息，例如會議何時舉行、誰出席了會議以及做出了哪些決定。
• 查看並安全地共享會議記錄。 使用安全平台（例如您的董事會軟件）校對會議記錄並分發給您的會員。

在考慮要包含哪些信息時，您的記錄員應該力求在簡潔和徹底之間取得平衡。 避免包括成員的個人投票或意見、非公開討論以及任何可能產生法律後果的對話。

建立明確的後續步驟

當您的虛擬會議接近尾聲時，每個人都應該清楚地了解他們接下來的步驟。 具體來說，在下次會議之前需要採取哪些行動？

如果議程上的任何項目有後續任務，最好當場分配。 通過動態議程，您可以將其委派給適當的成員，而不會失去動力。 或者，您可以在整個會議期間保留一份待辦事項的運行列表，並在會議後的跟進中分配它們。 無論哪種方式，請務必明確定義任務並確定截止日期。

使用直接任務委派，您可以避免在下一次會議上發現重要的行動項目沒有分配和不完整的尷尬場景。

結論

非營利組織的董事會是其在籌款活動和社區影響方面取得成功的關鍵組成部分。 隨著非營利組織在大流行和由此產生的社會疏離準則期間繼續運作，虛擬會議將仍然必不可少。 即使沒有面對面的董事會會議室，您的董事會仍然可以舉行生動而有影響力的會議。 祝你好運！