虛擬會議完整指南

隨著 COVID-19 全球大流行的到來，世界各地的組織和企業都被推入了一個虛擬領域。 舉辦虛擬會議和虛擬會議已成為一種新趨勢。 2020 年，世界各地的組織都在利用虛擬活動技術來保持業務發展。 它可以幫助他們與遠程員工和代表無縫連接。 2020 年見證了虛擬活動平台的突然激增。隨著為確保公共衛生安全而對旅行和群眾集會施加的限制，虛擬已成為新常態。

如今，虛擬會議已成為數字營銷人員和活動策劃者的首選。 即使在全球健康危機時期，世界各地的組織都在利用最強大的工具來保持業務運轉。 虛擬會議提供的優點遠遠超出了四面牆內的面對面會議的範圍。 它提供了在全球範圍內接觸更廣泛受眾的機會。 物理會議期間面臨的障礙，例如空間限制、差旅費用等，並不是虛擬會議的障礙。

如今，虛擬賽事和混合賽事已經完全取代了現場賽事。 從虛擬會議、會議、年度股東大會到 3d 貿易展覽、展覽、產品演示，一個全面的虛擬活動平台為所有人服務。 最近的一項調查報告說，很大一部分活動策劃者已經虛擬化。 它使組織能夠與遠程員工和全球代表實時無縫連接。 與會者可以在自己舒適的空間中從各自的遠程位置收聽會議，並通過任何設備虛擬訪問會議。

要舉辦成功的虛擬會議，必須有正確的虛擬會議策略和遊戲計劃。 第二個是採用正確的技術。 如今，平台之間的競爭又邁出了一步。 市場上到處都是虛擬會議平台服務提供商，提供引人入勝的交互式虛擬會議解決方案。 選擇合適的取決於您的業務的需要和要求。 在本文中，我們分享了 2020 年虛擬會議的快速指南。讓我們開始吧！

什麼是虛擬會議？

虛擬會議是在虛擬會議平台上託管的地面會議的在線複製。 虛擬會議是人們在線聚會，就共同興趣、主題、目標或目的進行討論。 虛擬會議包括小組討論、市政廳、網絡研討會、年度股東大會、教育會議、培訓、產品演示等等。

虛擬會議使組織者能夠接觸並與全球範圍內的大量受眾群體建立聯繫。 與會者可以從各自的地理位置收聽，無需出差即可參加虛擬會議。 虛擬會議提供的巨大好處是物理會議無法實現的。

但是，選擇正確的虛擬會議平台是確保活動成功並使您的與會者能夠進行實時對話的必要條件。

毫無疑問，在當前場景下，虛擬會議已經取代了實體會議和混合會議的步行步驟。

為什麼要舉辦虛擬會議？

虛擬會議的結果只是實體會議的 10 倍。 它為組織打開了一次與更廣泛的受眾建立聯繫的機會領域。 虛擬會議完全解決了物理會議期間面臨的障礙。 以下是利用虛擬活動技術和舉辦虛擬會議的一系列優勢：

● 覆蓋面更廣，出勤率更高

虛擬會議是在線託管的，不再局限於 4 面牆，它的影響範圍更廣。 它可以在全球範圍內挖掘大量受眾，不受空間限制和地理障礙等限制。 但是，與傳統的會議形式相比，可以更好地參加會議。

● 削減開支

虛擬會議為相關各方節省了大量資產。 與會者不必花費旅行和住宿費用來參加虛擬會議或虛擬會議。 他們所需要的只是一台受互聯網連接支持的設備，即可成為虛擬會議的一部分。 而組織者可以從租用更大空間容量的場地、安排食物和飲料、僱用員工等方面得到解脫。

● 更好的網絡

虛擬會議使與會者能夠擁有更好的網絡選擇。 它允許與會者與主持人、演講者以及其他與會者實時互動。 與會者有機會通過虛擬會議表達他們的意見並無縫分享他們的反饋。 而組織現場民意調查，調查的能力。 該平台提供的問答有助於獲得與會者的洞察力，而傳統格式並不總是能夠做到這一點。

● 環保替代品

物理會議導致每次活動後都會產生大量的碳排放和廢物處理。 而虛擬會議是舉辦會議的環保替代方案。 它導致活動期間的碳足跡不斷增加，同時大大減少了廢物的處理。

● 更高的投資回報率

通過虛擬會議，與傳統的現場會議相比，我們可以期待更高的投資回報。

● 有價值的數據跟踪

一個全面的虛擬會議平台從開始到結束都跟踪每位與會者。 實體會議只能提供註冊人數和出席人數方面的數據。 而虛擬會議平台記錄與會者的每一個數字足跡。 他們什麼時候加入的？ 他們與誰互動？ 他們什麼時候離開的？ 他們喜歡、分享和下載了什麼？ 他們評論了什麼等等。 該平台提供完整的數據分析報告。 它有助於衡量績效指標和活動的成功。 它甚至使計劃者意識到在下次會議上改進的障礙。

如何舉辦虛擬會議？

舉辦虛擬會議與面對面會議完全不同。 要確保虛擬會議成功，制定正確的虛擬會議策略，選擇正確的虛擬會議平台，進行推廣是必須的。 我們列出了一些步驟，可幫助您成功舉辦虛擬會議。 看一看：

1.創建虛擬會議策略

首先，當您決定在線召開會議時，您需要製定有效的虛擬會議策略。 它有助於實現預期的既定目標。 確定會議的目標以及您希望從中獲得什麼。 在計劃任何策略之前，您需要問自己幾個問題。 以下是問題列表：

● 您的會議是封閉式的還是免費的？
● 您的虛擬會議是實時會議還是點播會議，還是兩者兼而有之？
● 您的目標參與者是誰？
● 您的虛擬會議需要哪些參與功能？
● 會議持續時間
● 參加者的大概人數等。

一旦您知道所有問題的答案，您就可以計劃您的虛擬會議策略。

2. 選擇合適的技術

技術在虛擬會議的成功執行中起著重要作用。 選擇合適的虛擬會議平台是必須的。 如今，競爭激烈，市場上有各種各樣的虛擬賽事平台。 選擇最好的取決於您的業務的需要和要求。 選擇提供可定制套餐和綜合虛擬活動解決方案的平台。 交互式且引人入勝的虛擬活動平台使您能夠在整個會議期間保持與會者的狀態，而不會讓他們分崩離析。 能夠在沒有任何觀眾上限的情況下接待無數與會者的平台是最佳選擇。 因為它不限制您希望主持的與會者數量。 在進行最終通話之前，請向虛擬活動平台服務提供商索取演示。

3. 牢記時區考慮

如果您以全球與會者為目標，在最終確定虛擬會議的日期和時間時，請記住時區。 在確定虛擬活動的日期之前，一定要做一些研究。 任何國家法定節假日都要留意日曆，因為它會直接影響到會議的出席率。 牢記時區考慮，以確保最大程度的出勤率。

4. 市場推廣

營銷和推廣是讓您的與會者了解您即將舉行的虛擬會議的關鍵。 您可以利用直郵、公共關係、社交媒體整合等方式來營銷您即將舉行的活動。 營銷是最大化與會者出席會議的關鍵

5. 讓您的註冊變得輕鬆

並非每個虛擬與會者都精通技術。 建議保持註冊過程簡單。 讓您的與會者在整個會議期間無縫導航。 如果可能，與他們分享有關如何通過電子郵件加入會議的指南。

6.發送提醒

通過電子郵件向已註冊的與會者發送提醒以及虛擬會議的直接鏈接。 在會議實際日期前 2-3 天發送。 因此，它提醒與會者在規定的日期和時間保持自由。

7. 在會議期間保持與會者的參與度

虛擬會議上線後，讓您的與會者參與整個活動。 組織現場民意調查、調查和問答，以獲得他們的見解和意見。 您甚至可以選擇在長時間的會議中組織旋轉輪子或測驗等遊戲，並為您的與會者提供虛擬好東西。

8. 跟踪調查

會議結束後，不要忘記向與會者發送後續調查。 它有助於獲得他們的見解並了解他們在活動中喜歡什麼以及諸如此類的東西。 後續調查有助於轉換新的潛在客戶，並使組織者意識到需要改進的部分。

如果您不知道如何舉辦一個成功的虛擬會議，我希望這篇文章對您有所幫助。 世界各地的組織都採用了新的方法來保持業務運行。 如果您對虛擬或混合活動仍然不熟悉，那麼現在是採用虛擬活動技術並開始使用的時候了！