虚拟会议完整指南

随着 COVID-19 全球大流行的到来，世界各地的组织和企业都被推入了一个虚拟领域。 举办虚拟会议和虚拟会议已成为一种新趋势。 2020 年，世界各地的组织都在利用虚拟活动技术来保持业务发展。 它可以帮助他们与远程员工和代表无缝连接。 2020 年见证了虚拟活动平台的突然激增。随着为确保公共卫生安全而对旅行和群众集会施加的限制，虚拟已成为新常态。

如今，虚拟会议已成为数字营销人员和活动策划者的首选。 即使在全球健康危机时期，世界各地的组织都在利用最强大的工具来保持业务运转。 虚拟会议提供的优点远远超出了四面墙内的面对面会议的范围。 它提供了在全球范围内接触更广泛受众的机会。 物理会议期间面临的障碍，例如空间限制、差旅费用等，并不是虚拟会议的障碍。

如今，虚拟赛事和混合赛事已经完全取代了现场赛事。 从虚拟会议、会议、年度股东大会到 3d 贸易展览、展览、产品演示，一个全面的虚拟活动平台为所有人服务。 最近的一项调查报告说，很大一部分活动策划者已经虚拟化。 它使组织能够与远程员工和全球代表实时无缝连接。 与会者可以在自己舒适的空间中从各自的远程位置收听会议，并通过任何设备虚拟访问会议。

要举办成功的虚拟会议，必须有正确的虚拟会议策略和游戏计划。 第二个是采用正确的技术。 如今，平台之间的竞争又迈出了一步。 市场上到处都是虚拟会议平台服务提供商，提供引人入胜的交互式虚拟会议解决方案。 选择合适的取决于您的业务的需要和要求。 在本文中，我们分享了 2020 年虚拟会议的快速指南。让我们开始吧！

什么是虚拟会议？

虚拟会议是在虚拟会议平台上托管的地面会议的在线复制。 虚拟会议是人们在线聚会，就共同兴趣、主题、目标或目的进行讨论。 虚拟会议包括小组讨论、市政厅、网络研讨会、年度股东大会、教育会议、培训、产品演示等等。

虚拟会议使组织者能够接触并与全球范围内的大量受众群体建立联系。 与会者可以从各自的地理位置收听，无需出差即可参加虚拟会议。 虚拟会议提供的巨大好处是物理会议无法实现的。

但是，选择正确的虚拟会议平台是确保活动成功并使您的与会者能够进行实时对话的必要条件。

毫无疑问，在当前场景下，虚拟会议已经取代了实体会议和混合会议的步行步骤。

为什么要举办虚拟会议？

虚拟会议的结果只是实体会议的 10 倍。 它为组织打开了一次与更广泛的受众建立联系的机会领域。 虚拟会议完全解决了物理会议期间面临的障碍。 以下是利用虚拟活动技术和举办虚拟会议的一系列优势：

● 覆盖面更广，出勤率更高

虚拟会议是在线托管的，不再局限于 4 面墙，它的影响范围更广。 它可以在全球范围内挖掘大量受众，不受空间限制和地理障碍等限制。 但是，与传统的会议形式相比，可以更好地参加会议。

● 削减开支

虚拟会议为相关各方节省了大量资产。 与会者不必花费旅行和住宿费用来参加虚拟会议或虚拟会议。 他们所需要的只是一台受互联网连接支持的设备，即可成为虚拟会议的一部分。 而组织者可以从租用更大空间容量的场地、安排食物和饮料、雇用员工等方面得到解脱。

● 更好的网络

虚拟会议使与会者能够拥有更好的网络选择。 它允许与会者与主持人、演讲者以及其他与会者实时互动。 与会者有机会通过虚拟会议表达他们的意见并无缝分享他们的反馈。 而组织现场民意调查，调查的能力。 该平台提供的问答有助于获得与会者的洞察力，而传统格式并不总是能够做到这一点。

● 环保替代品

物理会议导致每次活动后都会产生大量的碳排放和废物处理。 而虚拟会议是举办会议的环保替代方案。 它导致活动期间的碳足迹不断增加，同时大大减少了废物的处理。

● 更高的投资回报率

通过虚拟会议，与传统的现场会议相比，我们可以期待更高的投资回报。

● 有价值的数据跟踪

一个全面的虚拟会议平台从开始到结束都跟踪每位与会者。 实体会议只能提供注册人数和出席人数方面的数据。 而虚拟会议平台记录与会者的每一个数字足迹。 他们什么时候加入的？ 他们与谁互动？ 他们什么时候离开的？ 他们喜欢、分享和下载了什么？ 他们评论了什么等等。 该平台提供完整的数据分析报告。 它有助于衡量绩效指标和活动的成功。 它甚至使计划者意识到在下次会议上改进的障碍。

如何举办虚拟会议？

举办虚拟会议与面对面会议完全不同。 要确保虚拟会议成功，制定正确的虚拟会议策略，选择正确的虚拟会议平台，进行推广是必须的。 我们列出了一些步骤，可帮助您成功举办虚拟会议。 看一看：

1.创建虚拟会议策略

首先，当您决定在线召开会议时，您需要制定有效的虚拟会议策略。 它有助于实现预期的既定目标。 确定会议的目标以及您希望从中获得什么。 在计划任何策略之前，您需要问自己几个问题。 以下是问题列表：

● 您的会议是封闭式的还是免费的？
● 您的虚拟会议是实时会议还是点播会议，还是两者兼而有之？
● 您的目标参与者是谁？
● 您的虚拟会议需要哪些参与功能？
● 会议持续时间
● 参加者的大概人数等。

一旦您知道所有问题的答案，您就可以计划您的虚拟会议策略。

2. 选择合适的技术

技术在虚拟会议的成功执行中起着重要作用。 选择合适的虚拟会议平台是必须的。 如今，竞争激烈，市场上有各种各样的虚拟赛事平台。 选择最好的取决于您的业务的需要和要求。 选择提供可定制套餐和综合虚拟活动解决方案的平台。 交互式且引人入胜的虚拟活动平台使您能够在整个会议期间保持与会者的状态，而不会让他们分崩离析。 能够在没有任何观众上限的情况下接待无数与会者的平台是最佳选择。 因为它不限制您希望主持的与会者数量。 在进行最终通话之前，请向虚拟活动平台服务提供商索取演示。

3. 牢记时区考虑

如果您以全球与会者为目标，在最终确定虚拟会议的日期和时间时，请记住时区。 在确定虚拟活动的日期之前，一定要做一些研究。 任何国家法定节假日都要留意日历，因为它会直接影响到会议的出席率。 牢记时区考虑，以确保最大程度的出勤率。

4. 市场推广

营销和推广是让您的与会者了解您即将举行的虚拟会议的关键。 您可以利用直邮、公共关系、社交媒体整合等方式来营销您即将举行的活动。 营销是最大化与会者出席会议的关键

5. 让您的注册变得轻松

并非每个虚拟与会者都精通技术。 建议保持注册过程简单。 让您的与会者在整个会议期间无缝导航。 如果可能，与他们分享有关如何通过电子邮件加入会议的指南。

6.发送提醒

通过电子邮件向已注册的与会者发送提醒以及虚拟会议的直接链接。 在会议实际日期前 2-3 天发送。 因此，它提醒与会者在规定的日期和时间保持自由。

7. 在会议期间保持与会者的参与度

虚拟会议上线后，让您的与会者参与整个活动。 组织现场民意调查、调查和问答，以获得他们的见解和意见。 您甚至可以选择在长时间的会议中组织旋转轮子或测验等游戏，并为您的与会者提供虚拟好东西。

8. 跟踪调查

会议结束后，不要忘记向与会者发送后续调查。 它有助于获得他们的见解并了解他们在活动中喜欢什么以及诸如此类的东西。 后续调查有助于转换新的潜在客户，并使组织者意识到需要改进的部分。

如果您不知道如何举办一个成功的虚拟会议，我希望这篇文章对您有所帮助。 世界各地的组织都采用了新的方法来保持业务运行。 如果您对虚拟或混合活动仍然不熟悉，那么现在是采用虚拟活动技术并开始使用的时候了！