Um guia completo para conferência virtual

Com o advento da pandemia global do COVID-19, organizações e empresas em todo o mundo são empurradas para uma esfera virtual. Hospedar conferências virtuais e reuniões virtuais se tornaram uma nova tendência. Organizações em todo o mundo alavancaram a tecnologia de eventos virtuais em 2020 para manter os negócios funcionando. Isso os ajuda a se conectar com funcionários e delegados remotos sem problemas. Um aumento repentino nas plataformas de eventos virtuais foi testemunhado em 2020. Com as restrições impostas às viagens e reuniões em massa para garantir a segurança da saúde pública, o virtual se tornou o novo normal.

Hoje, as conferências virtuais se tornaram a primeira escolha dos profissionais de marketing digital e planejadores de eventos. Organizações em todo o mundo estão aproveitando a ferramenta mais poderosa para manter os negócios funcionando mesmo em tempos de crise global de saúde. Os méritos oferecidos pelas conferências virtuais estão muito além do alcance das conferências presenciais confinadas em quatro paredes. Oferece oportunidades para alcançar um espectro mais amplo de audiência globalmente. Os obstáculos enfrentados durante as conferências físicas, como limitações de espaço, custos de viagem, etc., não são um obstáculo para as conferências virtuais.

Hoje em dia, os eventos virtuais e os eventos híbridos tomaram conta dos eventos presenciais. Desde conferências virtuais, reuniões, AGMs a feiras 3D, exposições, demonstrações de produtos, uma plataforma abrangente de eventos virtuais atende a todos. Uma pesquisa recente relata que uma grande porcentagem de planejadores de eventos se tornou virtual. Ele permite que as organizações se conectem com força de trabalho remota e representantes globais de forma transparente em tempo real. Os participantes podem sintonizar de seus respectivos locais remotos no conforto de seu próprio espaço e acessar a conferência virtualmente por meio de qualquer dispositivo.

Para hospedar uma conferência virtual bem-sucedida, é preciso ter a estratégia certa de conferência virtual e um plano de jogo. O segundo vem na linha é pegar a tecnologia certa. Atualmente, a competição entre as plataformas deu mais um passo. O mercado está repleto de provedores de serviços de plataforma de conferência virtual que oferecem soluções de conferência virtual envolventes e interativas. Selecionar o certo depende das necessidades e exigências do seu negócio. Neste artigo, compartilhamos um guia rápido para uma conferência virtual em 2020. Vamos começar!

O que são conferências virtuais?

As conferências virtuais são uma replicação online de conferências no local hospedadas em uma plataforma de conferência virtual. Uma conferência virtual é uma reunião online de pessoas para discutir interesses, tópicos, metas ou objetivos comuns. As conferências virtuais incluem painéis de discussão, prefeituras, webinars, AGMs, sessões educacionais, treinamento, demonstrações de produtos e muito mais.

As conferências virtuais permitem que os organizadores alcancem e se conectem com um grande segmento de público globalmente. Enquanto os participantes podem sintonizar a partir de suas respectivas localizações geográficas para acessar uma conferência virtual sem precisar viajar. As enormes vantagens oferecidas por uma conferência virtual não são possíveis de serem alcançadas com conferências físicas.

No entanto, selecionar a plataforma de conferência virtual certa é essencial para garantir um evento bem-sucedido e permitir que seus participantes tenham conversas em tempo real.

Sem dúvida, as conferências virtuais tomaram conta das conferências físicas e caminharam com as conferências híbridas no cenário atual.

Por que hospedar uma conferência virtual?

Os resultados das conferências virtuais são apenas 10x das conferências físicas. Ele abre as esferas de oportunidade para as organizações se conectarem com um espectro mais amplo de públicos de cada vez. Os obstáculos enfrentados durante as conferências físicas são completamente resolvidos com as conferências virtuais. Aqui está uma lista de vantagens de aproveitar a tecnologia de eventos virtuais e hospedar uma conferência virtual:

● Alcance mais amplo e maior frequência

As conferências virtuais são hospedadas online e não ficam mais confinadas a 4 paredes, resultando em um melhor alcance. Ele pode atingir um grande número de públicos globalmente sem qualquer restrição, como limitações de espaço e barreiras geográficas. No entanto, resultando em uma melhor participação em conferências quando comparado aos formatos tradicionais de conferência.

● Redução de despesas

A conferência virtual resulta na economia de muitos recursos para ambas as partes envolvidas. Os participantes não precisam gastar em viagens e acomodações para participar de uma reunião virtual ou conferência virtual. Tudo o que eles precisam é de um dispositivo com conexão à internet para fazer parte de uma conferência virtual. Ao passo que um organizador fica dispensado de alugar um local com maior capacidade de espaço, fazer arranjos para alimentos e bebidas, contratar pessoal e assim por diante.

● Melhor rede

As conferências virtuais permitem que os participantes tenham melhores opções de rede. Ele permite que os participantes interajam com anfitriões, palestrantes e outros participantes em tempo real. Os participantes têm a chance de expressar suas opiniões e compartilhar seus comentários sem problemas com conferências virtuais. Considerando que a capacidade de organizar enquetes ao vivo, pesquisas. As perguntas e respostas oferecidas pela plataforma ajudam a obter uma visão dos participantes, o que nem sempre é possível com o formato tradicional.

● Uma alternativa ecológica

As conferências físicas resultam em uma enorme quantidade de emissões de carbono e descarte de resíduos após cada evento. Considerando que as conferências virtuais são uma alternativa ecológica para a realização de conferências. Isso resulta no aumento das pegadas de carbono durante o evento, além de reduzir consideravelmente o descarte de resíduos.

● Maior ROI

Com as conferências virtuais, podemos esperar um melhor retorno do investimento em comparação com as conferências ao vivo tradicionais.

● Rastreamento de dados valiosos

Uma plataforma de conferência virtual abrangente mantém um registro de cada participante desde o início até a linha de chegada. As conferências físicas apenas podem fornecer os dados relativos ao número de inscrições e presenças no evento. Enquanto as plataformas de conferências virtuais registram cada pegada digital dos participantes. Quando eles se juntaram? Com quem interagiram? Quando eles foram embora? O que eles gostaram, compartilharam e baixaram? O que eles comentaram e assim por diante. A plataforma oferece um relatório completo de análise de dados. Ele ajuda a medir as métricas de desempenho e o sucesso do evento. Até mesmo conscientiza o planejador dos impedimentos para melhorar na próxima conferência.

Como hospedar uma conferência virtual?

Hospedar uma conferência virtual é totalmente diferente das conferências presenciais. Para garantir uma conferência virtual bem-sucedida, é essencial fazer a estratégia certa de conferência virtual, escolher a plataforma de conferência virtual certa e promover. Listamos algumas etapas que ajudam você a realizar uma conferência virtual de sucesso. Dar uma olhada:

1. Crie uma estratégia de conferência virtual

Em primeiro lugar, quando você decide fazer sua conferência online, você precisa criar uma estratégia de conferência virtual eficaz. Ele ajuda a alcançar os objetivos desejados. Determine o objetivo da sua conferência e o que você deseja alcançar com ela. Você precisa se fazer algumas perguntas antes de planejar qualquer estratégia. Aqui está uma lista de perguntas:

● Sua conferência será fechada ou gratuita?
● Sua conferência virtual é ao vivo ou sob demanda, ou ambas?
● Quem são seus participantes-alvo?
● Quais recursos de engajamento você precisa em sua conferência virtual?
● Duração da sua conferência
● Um número aproximado de participantes e assim por diante.

Depois de saber as respostas para todas as perguntas, você pode planejar sua estratégia de conferência virtual.

2. Selecione a tecnologia certa

A tecnologia desempenha um papel importante na execução bem-sucedida de uma conferência virtual. Selecionar a plataforma de conferência virtual certa é uma obrigação. Hoje a concorrência é alta e uma ampla gama de plataformas de eventos virtuais estão disponíveis no mercado. Selecionar o melhor depende das necessidades e exigências do seu negócio. Vá com a plataforma que oferece pacotes personalizáveis ​​e soluções abrangentes para eventos virtuais. Uma plataforma de evento virtual interativa e envolvente permite que você mantenha seus participantes durante toda a conferência sem deixá-los desmoronar. A plataforma que oferece a capacidade de hospedar um número infinito de participantes sem limite de audiência é a melhor escolha. Como não restringe o número de participantes que você deseja hospedar. Antes de fazer uma chamada final, peça uma demonstração a um provedor de serviços de plataforma de eventos virtuais.

3. Lembre-se de considerar o fuso horário

Ao finalizar a data e a hora da sua conferência virtual, lembre-se do fuso horário, se você segmentar participantes globais. Faça questão de fazer alguma pesquisa antes de marcar a data de um evento virtual. Fique atento ao calendário para quaisquer feriados nacionais, pois afetará diretamente a participação na conferência. Lembre-se de considerar o fuso horário para garantir a presença máxima.

4. Marketing e promoção

Marketing e promoção são a chave para tornar seus participantes cientes de sua próxima conferência virtual. Você pode fazer uso de mala direta, relações públicas, integração de mídia social e assim por diante para comercializar seu próximo evento. O marketing é a chave para maximizar a participação dos participantes em uma conferência

5. Mantenha seus registros fáceis

Nem todo participante virtual é experiente em tecnologia. É aconselhável manter o processo de registro fácil. Permita que seus participantes naveguem sem problemas durante a conferência. Se possível, compartilhe um guia com eles sobre como participar de uma conferência por e-mail.

6. Envie lembretes

Envie lembretes para os participantes registrados por e-mail junto com um link direto para uma conferência virtual. Envie-o antes de 2-3 dias antes da data real da conferência. Portanto, ele lembra os participantes de manterem-se livres na data e hora prescritas.

7. Mantenha seus participantes engajados durante a conferência

Depois de entrar ao vivo com sua conferência virtual, mantenha seus participantes envolvidos com todo o evento. Organize enquetes ao vivo, pesquisas, perguntas e respostas para obter seus insights e opiniões. Você pode até optar por organizar jogos como girar a roleta ou questionários em meio a longas sessões e oferecer brindes virtuais aos seus participantes.

8. Pesquisa de acompanhamento

Quando sua conferência terminar, não se esqueça de enviar uma pesquisa de acompanhamento aos participantes. Isso ajuda a obter seus insights e saber sobre o que eles gostaram no evento e outros enfeites. A pesquisa de acompanhamento ajuda na conversão de novos leads, além de alertar o organizador sobre a parte que precisa ser aprimorada.

Se você não sabe como organizar uma conferência virtual de sucesso, espero que este artigo o ajude. Organizações em todo o mundo adotaram novas maneiras de manter os negócios funcionando. Se você ainda é novo em eventos virtuais ou híbridos, agora é a hora de adotar a tecnologia de eventos virtuais e começar!