Una guida completa alla conferenza virtuale

Con l'avvento della pandemia globale di COVID-19, le organizzazioni e le aziende di tutto il mondo vengono spinte in una sfera virtuale. Ospitare conferenze virtuali e riunioni virtuali è diventata una nuova tendenza. Le organizzazioni di tutto il mondo hanno sfruttato la tecnologia degli eventi virtuali nel 2020 per far andare avanti l'attività. Li aiuta a connettersi senza problemi con dipendenti e delegati remoti. Nel 2020 si è assistito a un improvviso picco nelle piattaforme di eventi virtuali. Con le restrizioni imposte ai viaggi e agli assembramenti per garantire la sicurezza della salute pubblica, il virtuale è diventato la nuova normalità.

Oggi, le conferenze virtuali sono diventate la prima scelta dei marketer digitali e degli organizzatori di eventi. Le organizzazioni di tutto il mondo stanno sfruttando lo strumento più potente per far andare avanti l'attività anche nel periodo della crisi sanitaria globale. I meriti offerti dalle conferenze virtuali sono ben oltre la portata delle conferenze di persona che sono confidate tra quattro mura. Offre opportunità per raggiungere uno spettro più ampio di pubblico a livello globale. I blocchi stradali incontrati durante le conferenze fisiche come limitazioni di spazio, costi di viaggio, ecc. non rappresentano un ostacolo con le conferenze virtuali.

Al giorno d'oggi, gli eventi virtuali e gli eventi ibridi hanno completamente preso il sopravvento sugli eventi sul campo. Da conferenze virtuali, riunioni, AGM a fiere 3D, mostre, demo di prodotti, una piattaforma di eventi virtuali completa è al servizio di tutti. Un recente sondaggio riporta che un'ampia percentuale di organizzatori di eventi è diventata virtuale. Consente alle organizzazioni di connettersi con la forza lavoro remota e i delegati globali senza interruzioni in tempo reale. I partecipanti possono sintonizzarsi dalle rispettive postazioni remote comodamente dal proprio spazio e accedere alla conferenza virtualmente tramite qualsiasi dispositivo.

Per ospitare una conferenza virtuale di successo è necessario disporre della giusta strategia di conferenza virtuale e di un piano di gioco. Il secondo in linea sta raccogliendo la tecnologia giusta. Al giorno d'oggi, la competizione tra le piattaforme ha fatto un altro passo avanti. Il mercato è pieno di fornitori di servizi di piattaforme per conferenze virtuali che offrono soluzioni di conferenza virtuale coinvolgenti e interattive. La scelta del giusto dipende dalle esigenze e dai requisiti della tua attività. In questo articolo, abbiamo condiviso una rapida guida per una conferenza virtuale nel 2020. Iniziamo!

Cosa sono le conferenze virtuali?

Le conferenze virtuali sono una replica online delle conferenze sul campo ospitate su una piattaforma per conferenze virtuali. Una conferenza virtuale è un incontro online di persone per discutere di interessi, argomenti, obiettivi o obiettivi comuni. Le conferenze virtuali includono tavole rotonde, municipi, webinar, AGM, sessioni educative, formazione, demo di prodotti e molto altro.

Le conferenze virtuali consentono agli organizzatori di raggiungere e connettersi con un ampio segmento di pubblico a livello globale. Mentre i partecipanti possono sintonizzarsi dalle rispettive posizioni geografiche per accedere a una conferenza virtuale senza dover viaggiare. Gli enormi vantaggi offerti da una conferenza virtuale non sono possibili con le conferenze fisiche.

Tuttavia, selezionare la giusta piattaforma per conferenze virtuali è un must per garantire un evento di successo e consentire ai partecipanti di avere conversazioni in tempo reale.

Indubbiamente, le conferenze virtuali hanno preso il posto delle conferenze fisiche e dei passaggi a piedi con le conferenze ibride nello scenario attuale.

Perché ospitare una conferenza virtuale?

I risultati delle conferenze virtuali sono solo 10 volte le conferenze fisiche. Apre il regno delle opportunità per le organizzazioni di connettersi con un più ampio spettro di pubblico alla volta. Gli ostacoli incontrati durante le conferenze fisiche vengono completamente risolti con le conferenze virtuali. Ecco un elenco dei vantaggi derivanti dall'utilizzo della tecnologia per eventi virtuali e dall'organizzazione di una conferenza virtuale:

● Più ampia portata e maggiore partecipazione

Le conferenze virtuali sono ospitate online e non sono più confinate su 4 pareti, il risultato è avere una portata migliore. Può toccare un gran numero di spettatori a livello globale senza alcun vincolo come limiti di spazio e barriere geografiche. Tuttavia, risultando in una migliore partecipazione alle conferenze rispetto ai formati di conferenza tradizionali.

● Riduzione delle spese

La conferenza virtuale consente di risparmiare molte risorse per entrambe le parti coinvolte. I partecipanti non devono spendere in viaggio e alloggio per partecipare a una riunione virtuale oa una conferenza virtuale. Tutto ciò di cui hanno bisogno è un dispositivo supportato da una connessione Internet per partecipare a una conferenza virtuale. Mentre un organizzatore viene sollevato dall'affittare un luogo con una maggiore capacità di spazio, prendere accordi per cibi e bevande, assumere personale e così via.

● Migliore rete

Le conferenze virtuali consentono ai partecipanti di avere migliori opzioni di rete. Consente ai partecipanti di interagire con host, relatori e altri partecipanti in tempo reale. I partecipanti hanno la possibilità di esprimere le loro opinioni e condividere il loro feedback senza problemi con conferenze virtuali. Considerando la possibilità di organizzare sondaggi in tempo reale, sondaggi. Le domande e risposte offerte dalla piattaforma aiutano a ottenere informazioni sui partecipanti che non sono sempre possibili con il formato tradizionale.

● Un'alternativa ecologica

Le conferenze fisiche comportano un'enorme quantità di emissioni di carbonio e lo smaltimento dei rifiuti dopo ogni evento. Considerando che le conferenze virtuali sono un'alternativa ecologica per ospitare conferenze. Il risultato è un'escalation dell'impronta di carbonio durante l'evento e una riduzione considerevole dello smaltimento dei rifiuti.

● Maggiore ROI

Con le conferenze virtuali, possiamo aspettarci un migliore ritorno sull'investimento rispetto alle tradizionali conferenze dal vivo.

● Rilevamento di dati preziosi

Una piattaforma di conferenza virtuale completa tiene traccia di ogni partecipante dall'inizio fino al traguardo. Le conferenze fisiche possono fornire i dati solo in termini di numero di iscrizioni e di partecipazione all'evento. Mentre le piattaforme per conferenze virtuali registrano ogni impronta digitale dei partecipanti. Quando si sono uniti? Con chi hanno interagito? Quando sono partiti? Cosa hanno apprezzato, condiviso e scaricato? Cosa hanno commentato e così via. La piattaforma offre un report completo di analisi dei dati. Aiuta a misurare le metriche delle prestazioni e il successo dell'evento. Rende anche il pianificatore consapevole degli impedimenti per migliorare alla prossima conferenza.

Come ospitare una conferenza virtuale?

Ospitare una conferenza virtuale è completamente diverso dalle conferenze di persona. Per garantire una conferenza virtuale di successo, è necessario elaborare la giusta strategia di conferenza virtuale, scegliere la giusta piattaforma di conferenza virtuale e fare promozione. Abbiamo elencato alcuni passaggi che ti aiutano a ospitare una conferenza virtuale di successo. Dare un'occhiata:

1. Crea una strategia di conferenza virtuale

In primo luogo, quando decidi di portare la tua conferenza online, devi creare un'efficace strategia di conferenza virtuale. Aiuta a raggiungere gli obiettivi prefissati desiderati. Determina l'obiettivo della tua conferenza e cosa vuoi ottenere da essa. È necessario porsi alcune domande prima di pianificare qualsiasi strategia. Ecco un elenco di domande:

● La tua conferenza sarà gated o gratuita?
● La tua conferenza virtuale è dal vivo o on-demand o entrambe le cose?
● Chi sono i tuoi partecipanti target?
● Di quali funzionalità di coinvolgimento hai bisogno nella tua conferenza virtuale?
● Durata della conferenza
● Un numero approssimativo di partecipanti e così via.

Una volta che conosci le risposte a tutte le domande, puoi pianificare la tua strategia di conferenza virtuale.

2. Seleziona la tecnologia giusta

La tecnologia gioca un ruolo importante nell'esecuzione di successo di una conferenza virtuale. La scelta della giusta piattaforma per conferenze virtuali è d'obbligo. Oggi la concorrenza è alta e sul mercato è disponibile un'ampia gamma di piattaforme di eventi virtuali. La scelta migliore dipende dalle esigenze e dai requisiti della tua attività. Scegli la piattaforma che offre pacchetti personalizzabili e soluzioni complete per eventi virtuali. Una piattaforma per eventi virtuali interattiva e coinvolgente ti consente di trattenere i tuoi partecipanti durante la conferenza senza farli cadere a pezzi. La piattaforma che offre la possibilità di ospitare un numero infinito di partecipanti senza alcun limite di pubblico è la scelta migliore. Poiché non limita il numero di partecipanti che desideri ospitare. Prima di effettuare un'ultima chiamata, chiedi una demo a un fornitore di servizi di piattaforma per eventi virtuali.

3. Tieni a mente la considerazione del fuso orario

Durante la finalizzazione della data e dell'ora della conferenza virtuale, tieni presente il fuso orario, se scegli come target partecipanti globali. Assicurati di fare qualche ricerca prima di bloccare la data per un evento virtuale. Consulta il calendario di eventuali festività nazionali, poiché influirà direttamente sulla partecipazione alla conferenza. Tieni presente il fuso orario per garantire la massima partecipazione.

4. Marketing e promozione

Il marketing e la promozione sono la chiave per informare i partecipanti della tua prossima conferenza virtuale. Puoi utilizzare direct mail, pubbliche relazioni, integrazione con i social media e così via per pubblicizzare il tuo prossimo evento. Il marketing è la chiave per massimizzare la partecipazione dei partecipanti a una conferenza

5. Mantieni le tue registrazioni facili

Non tutti i partecipanti virtuali sono esperti di tecnologia. Si consiglia di semplificare il processo di registrazione. Consenti ai tuoi partecipanti di navigare senza problemi durante la conferenza. Se possibile, condividi con loro una guida su come partecipare a una conferenza tramite e-mail.

6. Invia promemoria

Invia promemoria ai partecipanti registrati tramite e-mail insieme a un collegamento diretto a una conferenza virtuale. Invialo prima 2-3 giorni prima della data effettiva della conferenza. Pertanto, si ricorda ai partecipanti di mantenersi liberi alla data e all'ora prescritte.

7. Mantieni coinvolti i partecipanti durante la conferenza

Una volta che vai in diretta con la tua conferenza virtuale, mantieni i tuoi partecipanti coinvolti con l'intero evento. Organizza sondaggi dal vivo, sondaggi, domande e risposte per ottenere le loro intuizioni e opinioni. Puoi anche scegliere di organizzare giochi come girare la ruota o quiz durante lunghe sessioni e offrire ai tuoi partecipanti chicche virtuali.

8. Sondaggio di follow-up

Al termine della conferenza, non dimenticare di inviare un sondaggio di follow-up ai partecipanti. Aiuta a ottenere le loro intuizioni e sapere cosa hanno apprezzato durante l'evento e quant'altro. Il sondaggio di follow-up aiuta a convertire nuovi contatti e rende l'organizzatore consapevole della parte che deve essere migliorata.

Se non sei a conoscenza di ospitare una conferenza virtuale di successo, spero che questo articolo ti aiuti. Le organizzazioni di tutto il mondo hanno adottato nuovi modi per mantenere l'attività in funzione. Se sei ancora nuovo agli eventi virtuali o ibridi, ora è il momento di abbracciare la tecnologia degli eventi virtuali e iniziare!