Полное руководство по виртуальной конференции

С появлением глобальной пандемии COVID-19 организации и предприятия по всему миру оказались в виртуальной сфере. Проведение виртуальных конференций и виртуальных встреч стало новой тенденцией. В 2020 году организации по всему миру использовали технологию виртуальных мероприятий для поддержания бизнеса. Это помогает им беспрепятственно общаться с удаленными сотрудниками и делегатами. В 2020 году произошел внезапный всплеск числа платформ для виртуальных мероприятий. В связи с ограничениями на поездки и массовые собрания, введенными для обеспечения безопасности общественного здоровья, виртуальный мир стал новой нормой.

Сегодня виртуальные конференции стали первым выбором цифровых маркетологов и организаторов мероприятий. Организации по всему миру используют самый мощный инструмент для поддержания бизнеса даже во время глобального кризиса в области здравоохранения. Достоинства, предлагаемые виртуальными конференциями, намного превосходят возможности личных конференций, конфиденциальных в четырех стенах. Он предлагает возможности для охвата более широкого спектра аудитории во всем мире. Препятствия, возникающие во время физических конференций, такие как нехватка места, транспортные расходы и т. д., не являются препятствием для виртуальных конференций.

В настоящее время виртуальные мероприятия и гибридные мероприятия полностью вытеснили наземные мероприятия. От виртуальных конференций, совещаний, общих собраний до трехмерных торговых выставок, выставок, демонстраций продуктов — комплексная платформа виртуальных мероприятий обслуживает все. Недавний опрос сообщает, что большой процент организаторов мероприятий стал виртуальным. Это позволяет организациям беспрепятственно связываться с удаленными сотрудниками и глобальными делегатами в режиме реального времени. Участники могут настроиться из своих удаленных мест, не выходя из собственного пространства, и получить доступ к конференции практически с любого устройства.

Чтобы провести успешную виртуальную конференцию, необходимо иметь правильную стратегию виртуальной конференции и план игры. Второй приходит в очередь, подбирая правильную технологию. В настоящее время конкуренция между платформами сделала еще один шаг. На рынке полно поставщиков услуг платформ виртуальных конференций, которые предлагают привлекательные и интерактивные решения для виртуальных конференций. Правильный выбор зависит от потребностей и требований вашего бизнеса. В этой статье мы поделились кратким руководством по виртуальной конференции в 2020 году. Давайте начнем!

Что такое виртуальные конференции?

Виртуальные конференции — это онлайн-репликации наземных конференций, которые проводятся на платформе виртуальных конференций. Виртуальная конференция — это онлайн-собрание людей для обсуждения общих интересов, тем, целей или задач. Виртуальные конференции включают панельные дискуссии, общие собрания, вебинары, общие собрания, образовательные сессии, тренинги, демонстрации продуктов и многое другое.

Виртуальные конференции позволяют организаторам охватить и связаться с большим сегментом аудитории по всему миру. Принимая во внимание, что участники могут настроиться из своего географического местоположения, чтобы получить доступ к виртуальной конференции без необходимости путешествовать. Огромные преимущества, предлагаемые виртуальной конференцией, невозможно получить с помощью физических конференций.

Тем не менее, выбор правильной платформы для виртуальных конференций является обязательным условием успешного проведения мероприятия и предоставления вашим посетителям возможности общаться в режиме реального времени.

Несомненно, виртуальные конференции вытеснили физические конференции и пешеходные переходы с гибридными конференциями в текущем сценарии.

Зачем проводить виртуальную конференцию?

Результаты виртуальных конференций в 10 раз превышают результаты физических конференций. Он открывает перед организациями широкие возможности для одновременного подключения к более широкому кругу аудиторий. Препятствия, возникающие во время физических конференций, полностью устраняются с помощью виртуальных конференций. Вот список преимуществ использования технологии виртуальных мероприятий и проведения виртуальной конференции:

● Более широкий охват и повышенная посещаемость

Виртуальные конференции проводятся онлайн и больше не ограничиваются 4 стенами, что обеспечивает лучший охват. Он может охватить большое количество аудиторий по всему миру без каких-либо ограничений, таких как пространственные ограничения и географические барьеры. Однако это приводит к лучшей посещаемости конференций по сравнению с традиционными форматами конференций.

● Сокращение расходов

Виртуальная конференция приводит к экономии большого количества активов для обеих сторон. Участникам не нужно тратить деньги на проезд и проживание, чтобы посетить виртуальную встречу или виртуальную конференцию. Все, что им нужно, — это устройство с подключением к Интернету, чтобы принять участие в виртуальной конференции. В то время как организатор освобождается от необходимости арендовать помещение с большей вместимостью, готовить еду и напитки, нанимать персонал и так далее.

● Улучшенная сеть

Виртуальные конференции позволяют участникам иметь лучшие сетевые возможности. Это позволяет участникам взаимодействовать с организаторами, спикерами, а также с другими участниками в режиме реального времени. Участники получают возможность высказать свое мнение и беспрепятственно поделиться своими отзывами с помощью виртуальных конференций. Принимая во внимание возможность организации живых опросов, опросов. Вопросы и ответы, предлагаемые платформой, помогают получить представление о посетителях, что не всегда возможно в традиционном формате.

● Экологически чистая альтернатива

Физические конференции приводят к огромному количеству выбросов углерода и утилизации отходов после каждого мероприятия. В то время как виртуальные конференции являются экологически чистой альтернативой проведению конференций. Это приводит к увеличению углеродного следа во время мероприятия, а также к значительному сокращению количества отходов.

● Большая рентабельность инвестиций

С виртуальными конференциями мы можем ожидать большей окупаемости инвестиций по сравнению с традиционными живыми конференциями.

● Отслеживание ценных данных

Комплексная платформа виртуальной конференции отслеживает каждого участника с самого начала и до финиша. Физические конференции могут предоставлять данные только с точки зрения количества регистраций и посещаемости мероприятия. В то время как платформы виртуальных конференций записывают каждый цифровой след участников. Когда они присоединились? С кем они взаимодействовали? Когда они ушли? Что им понравилось, чем они поделились и что скачали? Что они прокомментировали и так далее. Платформа предлагает полный отчет об анализе данных. Это помогает в измерении показателей производительности и успеха мероприятия. Это даже позволяет планировщику знать о препятствиях для улучшения на следующей конференции.

Как провести виртуальную конференцию?

Проведение виртуальных конференций полностью отличается от личных конференций. Чтобы обеспечить успешную виртуальную конференцию, необходимо разработать правильную стратегию виртуальных конференций, выбрать правильную платформу для виртуальных конференций и провести продвижение. Мы перечислили несколько шагов, которые помогут вам успешно провести виртуальную конференцию. Взглянуть:

1. Создайте стратегию виртуальной конференции

Во-первых, когда вы решите провести онлайн-конференцию, вам необходимо создать эффективную стратегию виртуальной конференции. Помогает в достижении желаемых поставленных целей. Определите цель вашей конференции и то, чего вы хотите добиться от нее. Вы должны задать себе несколько вопросов, прежде чем планировать какую-либо стратегию. Вот список вопросов:

● Будет ли ваша конференция закрытой или бесплатной?
● Является ли ваша виртуальная конференция живой или по запросу, или и тем, и другим?
● Кто ваши целевые посетители?
● Какие функции вовлечения вам нужны в вашей виртуальной конференции?
● Продолжительность вашей конференции
● Примерное количество участников и т. д.

Как только вы узнаете ответы на все вопросы, вы сможете спланировать свою стратегию виртуальной конференции.

2. Выберите правильную технологию

Технология играет важную роль в успешном проведении виртуальной конференции. Выбор правильной платформы для виртуальных конференций является обязательным. Сегодня конкуренция высока, и на рынке доступен широкий спектр виртуальных площадок для проведения мероприятий. Выбор лучшего зависит от потребностей и требований вашего бизнеса. Используйте платформу, которая предлагает настраиваемые пакеты и комплексные решения для виртуальных мероприятий. Интерактивная и привлекательная виртуальная платформа для проведения мероприятий позволяет удерживать участников на протяжении всей конференции, не давая им развалиться. Платформа, которая предлагает возможность принимать бесконечное количество посетителей без ограничения аудитории, является лучшим выбором. Поскольку это не ограничивает количество участников, которых вы хотите принять. Прежде чем сделать последний звонок, попросите поставщика услуг виртуальной платформы для проведения мероприятий провести демонстрацию.

3. Помните о часовом поясе

При окончательном определении даты и времени виртуальной конференции помните о часовом поясе, если вы ориентируетесь на участников со всего мира. Прежде чем назначать дату виртуального мероприятия, постарайтесь провести небольшое исследование. Следите за календарем национальных праздников, так как они напрямую повлияют на посещаемость конференции. Учитывайте часовой пояс, чтобы обеспечить максимальную посещаемость.

4. Маркетинг и продвижение

Маркетинг и продвижение — это ключ к информированию ваших посетителей о предстоящей виртуальной конференции. Вы можете использовать прямые почтовые рассылки, связи с общественностью, интеграцию с социальными сетями и т. д. для продвижения вашего предстоящего мероприятия. Маркетинг — это ключ к максимальному увеличению посещаемости конференции.

5. Упростите регистрацию

Не каждый виртуальный посетитель технически подкован. Рекомендуется упростить процесс регистрации. Позвольте вашим посетителям беспрепятственно перемещаться по конференции. Если возможно, поделитесь с ними руководством о том, как присоединиться к конференции по электронной почте.

6. Отправляйте напоминания

Отправляйте напоминания зарегистрированным участникам по электронной почте вместе с прямой ссылкой на виртуальную конференцию. Присылайте за 2-3 дня до фактической даты конференции. Таким образом, он напоминает участникам о необходимости оставаться свободными в назначенный день и время.

7. Поддерживайте интерес участников во время конференции

Как только вы начнете свою виртуальную конференцию, ваши посетители будут вовлечены во все мероприятие. Организуйте живые опросы, обзоры, вопросы и ответы, чтобы узнать их идеи и мнения. Вы даже можете организовать игры, такие как вращение колеса или викторины, среди длинных сессий и предложить своим посетителям виртуальные вкусности.

8. Последующий опрос

По окончании конференции не забудьте разослать участникам дополнительный опрос. Это помогает получить их представление и узнать, что им понравилось на мероприятии и еще много чего. Последующий опрос помогает преобразовать новые лиды, а также информирует организатора о той части, которая нуждается в улучшении.

Если вы не знаете, как провести успешную виртуальную конференцию, я надеюсь, что эта статья поможет вам. Организации по всему миру приняли новые способы поддержания бизнеса. Если вы еще не знакомы с виртуальными или гибридными мероприятиями, сейчас самое время освоить технологию виртуальных мероприятий и приступить к работе!