Un ghid complet pentru conferința virtuală

Odată cu apariția pandemiei globale COVID-19, organizațiile și întreprinderile din întreaga lume sunt împinse într-o sferă virtuală. Găzduirea conferințelor virtuale și a întâlnirilor virtuale au devenit o nouă tendință. Organizațiile din întreaga lume au folosit tehnologia evenimentelor virtuale în 2020 pentru a menține afacerea în funcțiune. Îi ajută să se conecteze fără probleme cu angajații și delegații de la distanță. O creștere bruscă a platformelor de evenimente virtuale a fost observată în 2020. Odată cu restricțiile impuse călătoriilor și adunărilor în masă pentru a asigura siguranța sănătății publice, virtualul a devenit noua normalitate.

Astăzi, conferințele virtuale au devenit prima alegere a agenților de marketing digital și a planificatorilor de evenimente. Organizațiile din întreaga lume folosesc cel mai puternic instrument pentru a menține afacerea în funcțiune chiar și în timpul crizei globale de sănătate. Meritele oferite de conferințele virtuale sunt mult dincolo de atingerea conferințelor în persoană care sunt confidate în patru pereți. Oferă oportunități de a ajunge la un spectru mai larg de public la nivel global. Obstacolele cu care se confruntă în timpul conferințelor fizice, cum ar fi limitările de spațiu, costurile de călătorie etc., nu reprezintă un obstacol în cadrul conferințelor virtuale.

În zilele noastre, evenimentele virtuale și evenimentele hibride au preluat complet evenimentele de pe teren. De la conferințe virtuale, întâlniri, AGA până la târguri comerciale 3D, expoziții, demonstrații de produse, o platformă cuprinzătoare de evenimente virtuale servește tuturor. Un sondaj recent arată că un procent mare de planificatori de evenimente au devenit virtuali. Acesta permite organizațiilor să se conecteze cu forța de muncă de la distanță și cu delegații globali fără probleme, în timp real. Participanții se pot conecta din locațiile lor la distanță din confortul propriului spațiu și pot accesa conferința virtual prin orice dispozitiv.

Pentru a găzdui o conferință virtuală de succes, trebuie să aveți strategia potrivită de conferință virtuală și un plan de joc. Al doilea vine în linie este alegerea tehnologiei potrivite. În prezent, competiția dintre platforme a făcut încă un pas. Piața este plină de furnizori de servicii de platforme de conferințe virtuale care oferă soluții de conferințe virtuale captivante și interactive. Alegerea corectă depinde de nevoile și cerințele afacerii dvs. În acest articol, am distribuit un ghid rapid pentru o conferință virtuală în 2020. Să începem!

Ce sunt conferințele virtuale?

Conferințele virtuale sunt o reproducere online a conferințelor la sol care sunt găzduite pe o platformă de conferințe virtuale. O conferință virtuală este o adunare online de oameni pentru a avea discuții despre interese, subiecte, scopuri sau obiective comune. Conferințele virtuale includ discuții, primării, webinarii, AGA, sesiuni educaționale, training, demonstrații de produse și multe altele.

Conferințele virtuale permit organizatorilor să ajungă și să se conecteze cu un segment mare de public la nivel global. În timp ce participanții se pot conecta din locațiile lor geografice respective pentru a accesa o conferință virtuală fără a fi nevoiți să călătorească. Beneficiile enorme oferite de o conferință virtuală nu sunt posibile cu ajutorul conferințelor fizice.

Cu toate acestea, selectarea platformei de conferințe virtuale potrivite este o necesitate pentru a asigura un eveniment de succes și pentru a le permite participanților să aibă conversații în timp real.

Fără îndoială, conferințele virtuale au preluat conferințe fizice și pași de mers cu conferințe hibride în scenariul actual.

De ce să găzduiești o conferință virtuală?

Rezultatele conferințelor virtuale sunt doar de 10 ori ale conferințelor fizice. Deschide tărâmurile oportunităților organizațiilor de a se conecta cu un spectru mai larg de audiențe la un moment dat. Obstacolele cu care se confruntă în timpul conferințelor fizice sunt rezolvate complet prin conferințe virtuale. Iată o listă de avantaje ale valorificării tehnologiei evenimentelor virtuale și ale găzduirii unei conferințe virtuale:

● O acoperire mai largă și o prezență sporită

Conferințele virtuale sunt găzduite online și nu mai sunt limitate la 4 pereți, rezultând o acoperire mai bună. Poate atinge un număr mare de audiențe la nivel global, fără nicio constrângere, cum ar fi limitări de spațiu și bariere geografice. Cu toate acestea, rezultând o prezență mai bună la conferințe în comparație cu formatele tradiționale de conferințe.

● Reducerea cheltuielilor

Conferința virtuală are ca rezultat economisirea multor active pentru ambele părți implicate. Participanții nu trebuie să cheltuiască pentru călătorie și cazare pentru a participa la o întâlnire virtuală sau o conferință virtuală. Tot ce au nevoie este un dispozitiv susținut de o conexiune la internet pentru a face parte dintr-o conferință virtuală. În timp ce un organizator este scutit de a închiria un loc cu o capacitate de spațiu mai mare, de a face aranjamente pentru alimente și băuturi, de a angaja personal și așa mai departe.

● O rețea mai bună

Conferințele virtuale permit participanților să aibă opțiuni de rețea mai bune. Permite participanților să interacționeze cu gazde, vorbitori, precum și cu alți participanți în timp real. Participanții au șansa de a-și exprima opiniile și de a-și împărtăși feedback-ul fără probleme prin conferințe virtuale. În timp ce capacitatea de a organiza sondaje în direct, sondaje. Întrebările și răspunsurile oferite de platformă ajută la obținerea unei perspective participanților, ceea ce nu este întotdeauna posibil cu formatul tradițional.

● O alternativă ecologică

Conferințele fizice au ca rezultat o cantitate uriașă de emisii de carbon și eliminarea deșeurilor după fiecare eveniment. În timp ce conferințele virtuale sunt o alternativă ecologică pentru găzduirea conferințelor. Are ca rezultat creșterea amprentei de carbon în timpul evenimentului, împreună cu reducerea considerabilă a eliminării deșeurilor.

● ROI mai mare

Cu conferințele virtuale, ne putem aștepta la o rentabilitate îmbunătățită a investiției în comparație cu conferințele live tradiționale.

● Urmărirea datelor valoroase

O platformă cuprinzătoare de conferințe virtuale ține evidența fiecărui participant chiar de la început până la linia de sosire. Conferințele fizice pot furniza doar datele în ceea ce privește numărul de înscrieri și prezența la eveniment. În timp ce platformele virtuale de conferințe înregistrează fiecare amprentă digitală a participanților. Când s-au alăturat? Cu cine au interacționat? Când au plecat? Ce le-a plăcut, distribuit și descărcat? Ce au comentat și așa mai departe. Platforma oferă un raport complet de analiză a datelor. Ajută la măsurarea performanței și a succesului evenimentului. Chiar îl face pe planificator conștient de impedimentele de îmbunătățit la următoarea conferință.

Cum să găzduiești o conferință virtuală?

Găzduirea unei conferințe virtuale este complet diferită de conferințele în persoană. Pentru a asigura o conferință virtuală de succes, este necesar să faceți strategia potrivită de conferință virtuală, să alegeți platforma de conferință virtuală potrivită și să faceți promovare. Am enumerat câțiva pași care vă ajută să găzduiți o conferință virtuală de succes. Uită-te:

1. Creați o strategie de conferință virtuală

În primul rând, atunci când decideți să vă organizați conferința online, trebuie să creați o strategie eficientă de conferință virtuală. Ajută la atingerea obiectivelor stabilite. Determinați obiectivul conferinței dvs. și ce doriți să obțineți din ea. Trebuie să-ți pui câteva întrebări înainte de a planifica orice strategie. Iată o listă de întrebări:

● Conferința dvs. va fi închisă sau gratuită?
● Conferința dvs. virtuală este live sau la cerere sau ambele?
● Cine sunt participanții dvs. țintă?
● De ce caracteristici de implicare aveți nevoie în conferința dvs. virtuală?
● Durata conferinței dvs
● Un număr aproximativ de participanți și așa mai departe.

Odată ce cunoașteți răspunsurile la toate întrebările, vă puteți planifica strategia de conferință virtuală.

2. Selectați tehnologia potrivită

Tehnologia joacă un rol important în execuția cu succes a unei conferințe virtuale. Selectarea platformei de conferințe virtuale potrivite este o necesitate. Astăzi, concurența este mare și o gamă largă de platforme de evenimente virtuale sunt disponibile pe piață. Alegerea celor mai bune depinde de nevoile și cerințele afacerii dvs. Accesați platforma care oferă pachete personalizabile și soluții cuprinzătoare pentru evenimente virtuale. O platformă de evenimente virtuale interactivă și captivantă vă permite să vă țineți participanții pe tot parcursul conferinței fără a-i lăsa să se destrame. Platforma care oferă posibilitatea de a găzdui un număr nesfârșit de participanți fără nicio limită de audiență este cea mai bună alegere. Deoarece nu limitează numărul de participanți pe care doriți să îi găzduiți. Înainte de a efectua un apel final, cereți un demo unui furnizor de servicii de platformă de evenimente virtuale.

3. Tine cont de fusul orar

Când finalizați data și ora conferinței dvs. virtuale, țineți cont de fusul orar, dacă vizați participanții globali. Faceți un punct să faceți câteva cercetări înainte de a bloca data pentru un eveniment virtual. Urmăriți calendarul pentru orice sărbători naționale, deoarece va afecta în mod direct participarea la conferință. Țineți cont de fusul orar pentru a asigura o prezență maximă.

4. Marketing și promovare

Marketingul și promovarea sunt cheia pentru a-i face pe participanți să cunoască viitoarea conferință virtuală. Puteți folosi e-mailurile directe, relațiile publice, integrarea rețelelor sociale și așa mai departe pentru a vă promova evenimentul viitor. Marketingul este cheia pentru a maximiza prezența participanților la o conferință

5. Păstrați-vă înregistrările ușoare

Nu toți participanții virtuali sunt cunoscători de tehnologie. Se recomandă ca procesul de înregistrare să fie ușor. Permiteți participanților să navigheze fără probleme pe parcursul conferinței. Dacă este posibil, trimiteți-le un ghid despre cum să vă alăturați unei conferințe prin e-mail.

6. Trimite mementouri

Trimiteți mementouri către participanții înregistrați prin e-mail împreună cu un link direct către o conferință virtuală. Trimiteți-l înainte cu 2-3 zile înainte de data efectivă a conferinței. Prin urmare, le reamintește participanților să se mențină liberi la data și ora stabilite.

7. Păstrați participanții implicați în timpul conferinței

Odată ce intrați în direct cu conferința dvs. virtuală, mențineți participanții implicați cu întregul eveniment. Organizați sondaje în direct, sondaje, întrebări și răspunsuri pentru a obține informații și opinii. Puteți chiar să alegeți să organizați jocuri precum învârtirea roții sau chestionare în timpul sesiunilor lungi și să oferiți participanților bunătăți virtuale.

8. Sondaj de urmărire

Odată ce conferința se încheie, nu uitați să trimiteți participanților un sondaj de continuare. Ajută să obțină cunoștințele lor și să știe despre ce le-a plăcut la eveniment și altele. Sondajul de urmărire ajută la conversia clienților potențiali noi, precum și la conștientizarea organizatorului cu privire la partea care trebuie îmbunătățită.

Dacă nu știți că găzduiți o conferință virtuală de succes, sper că acest articol vă va ajuta. Organizațiile din întreaga lume au adoptat noi modalități de a menține afacerea în funcțiune. Dacă sunteți încă nou în evenimente virtuale sau hibride, acum este momentul să îmbrățișați tehnologia evenimentelor virtuale și să începeți!