دليل كامل للمؤتمر الافتراضي

مع ظهور جائحة COVID-19 العالمي ، تم دفع المنظمات والشركات في جميع أنحاء العالم إلى مجال افتراضي. أصبحت استضافة المؤتمرات الافتراضية والاجتماعات الافتراضية اتجاهًا جديدًا. استفادت المنظمات في جميع أنحاء العالم من تقنية الأحداث الافتراضية في عام 2020 للحفاظ على استمرار الأعمال. يساعدهم على التواصل مع الموظفين والمندوبين عن بعد بسلاسة. شهد عام 2020 ارتفاعًا مفاجئًا في منصات الفعاليات الافتراضية. ومع القيود المفروضة على السفر والتجمعات الجماهيرية لضمان سلامة الصحة العامة ، أصبح الوضع الافتراضي هو الوضع الطبيعي الجديد.

اليوم ، أصبحت المؤتمرات الافتراضية الخيار الأول للمسوقين الرقميين ومخططي الأحداث. تستفيد المنظمات في جميع أنحاء العالم من أقوى أداة للحفاظ على استمرار الأعمال حتى في وقت الأزمة الصحية العالمية. المزايا التي تقدمها المؤتمرات الافتراضية بعيدة كل البعد عن متناول المؤتمرات الشخصية التي تندرج في أربعة جدران. يوفر فرصًا للوصول إلى نطاق أوسع من الجمهور على مستوى العالم. حواجز الطرق التي يتم مواجهتها أثناء المؤتمرات المادية مثل محدودية المساحة وتكاليف السفر وما إلى ذلك ليست عقبة مع المؤتمرات الافتراضية.

في الوقت الحاضر ، استحوذت الأحداث الافتراضية والأحداث المختلطة على الأحداث على الأرض بالكامل. من المؤتمرات الافتراضية والاجتماعات والجمعيات العمومية السنوية إلى المعارض التجارية ثلاثية الأبعاد والمعارض وعروض المنتجات ، منصة حدث افتراضية شاملة تخدم الجميع. تشير دراسة استقصائية حديثة إلى أن نسبة كبيرة من مخططي الأحداث أصبحت افتراضية. إنه يمكّن المؤسسات من الاتصال بالقوى العاملة عن بُعد والمندوبين العالميين بسلاسة في الوقت الفعلي. يمكن للحاضرين ضبط الحضور من مواقعهم البعيدة براحة من مساحتهم الخاصة والوصول إلى المؤتمر افتراضيًا عبر أي جهاز.

لاستضافة مؤتمر افتراضي ناجح ، يجب أن يكون لدى المرء استراتيجية المؤتمر الافتراضية الصحيحة وخطة اللعبة. ثانيًا يأتي في الخط هو اختيار التكنولوجيا الصحيحة. في الوقت الحاضر ، اتخذت المنافسة بين المنصات خطوة أخرى. السوق مليء بموفري خدمات منصة المؤتمرات الافتراضية الذين يقدمون حلول مؤتمرات افتراضية تفاعلية وجذابة. اختيار الحق يعتمد على احتياجات ومتطلبات عملك. في هذه المقالة ، قمنا بمشاركة دليل سريع للانتقال إلى مؤتمر افتراضي في عام 2020. فلنبدأ!

ما هي المؤتمرات الافتراضية؟

المؤتمرات الافتراضية عبارة عن نسخ متماثل عبر الإنترنت للمؤتمرات على أرض الواقع التي تتم استضافتها على منصة مؤتمرات افتراضية. المؤتمر الافتراضي هو تجمع عبر الإنترنت للأشخاص لإجراء مناقشات حول الاهتمامات أو الموضوعات أو الأهداف أو الأهداف المشتركة. تتضمن المؤتمرات الافتراضية حلقات نقاشية ، وقاعات عامة ، وندوات عبر الإنترنت ، وجلسات عامة ، وجلسات تعليمية ، وتدريب ، وعروض توضيحية للمنتجات ، وغير ذلك الكثير.

تتيح المؤتمرات الافتراضية للمنظمين الوصول والتواصل مع شريحة كبيرة من الجمهور على مستوى العالم. في حين يمكن للحاضرين الاستماع من مواقعهم الجغرافية للوصول إلى مؤتمر افتراضي دون الحاجة إلى السفر. الامتيازات الهائلة التي يقدمها المؤتمر الافتراضي لا يمكن تحقيقها من خلال المؤتمرات المادية.

ومع ذلك ، يعد اختيار النظام الأساسي المناسب للمؤتمر الافتراضي أمرًا ضروريًا لضمان نجاح الحدث وتمكين الحاضرين من إجراء محادثات في الوقت الفعلي.

مما لا شك فيه أن المؤتمرات الافتراضية قد استحوذت على المؤتمرات المادية وخطوات السير مع المؤتمرات المختلطة في السيناريو الحالي.

لماذا تستضيف مؤتمرًا افتراضيًا؟

نتائج المؤتمرات الافتراضية ليست سوى 10x من المؤتمرات المادية. إنه يفتح مجالات الفرص للمنظمات للتواصل مع مجموعة واسعة من الجماهير في وقت واحد. يتم حل العقبات التي واجهتها أثناء المؤتمرات المادية تمامًا من خلال المؤتمرات الافتراضية. فيما يلي قائمة بمزايا الاستفادة من تقنية الأحداث الافتراضية واستضافة مؤتمر افتراضي:

● وصول أوسع وزيادة الحضور

يتم استضافة المؤتمرات الافتراضية عبر الإنترنت ولم تعد مقتصرة على 4 جدران ، مما يؤدي إلى وصول أفضل. يمكنه الاستفادة من عدد كبير من الجماهير على مستوى العالم دون أي قيود مثل قيود المساحة والحواجز الجغرافية. ومع ذلك ، أدى ذلك إلى الحصول على حضور أفضل في المؤتمرات بالمقارنة مع تنسيقات المؤتمرات التقليدية.

● تخفيض المصاريف

ينتج عن المؤتمر الافتراضي توفير الكثير من الأصول لكلا الطرفين المعنيين. لا يتعين على الحاضرين الإنفاق على السفر والإقامة لحضور اجتماع افتراضي أو مؤتمر افتراضي. كل ما يحتاجونه هو جهاز يدعمه اتصال بالإنترنت ليكونوا جزءًا من مؤتمر افتراضي. في حين يتم إعفاء المنظم من استئجار مكان بسعة أكبر ، واتخاذ الترتيبات اللازمة للأطعمة والمشروبات ، وتوظيف الموظفين ، وما إلى ذلك.

● شبكات أفضل

تتيح المؤتمرات الافتراضية للحاضرين الحصول على خيارات أفضل للشبكات. يسمح للحاضرين بالتفاعل مع المضيفين والمتحدثين وكذلك مع الحاضرين الآخرين في الوقت الفعلي. يحصل الحاضرون على فرصة للتعبير عن آرائهم ومشاركة ملاحظاتهم بسلاسة من خلال المؤتمرات الافتراضية. حيث القدرة على تنظيم استطلاعات الرأي والاستطلاعات الحية. تساعد الأسئلة والأجوبة التي تقدمها المنصة في اكتساب رؤية للحضور وهو أمر غير ممكن دائمًا بالتنسيق التقليدي.

● بديل صديق للبيئة

تؤدي المؤتمرات الفيزيائية إلى وجود كمية هائلة من انبعاثات الكربون والتخلص من النفايات بعد كل حدث. في حين أن المؤتمرات الافتراضية هي بديل صديق للبيئة لاستضافة المؤتمرات. يؤدي إلى تصعيد البصمة الكربونية خلال الحدث إلى جانب تقليل التخلص من النفايات إلى حد كبير.

● عائد استثمار أكبر

من خلال المؤتمرات الافتراضية ، يمكننا أن نتوقع عائدًا محسنًا على الاستثمار عند مقارنته بالمؤتمرات الحية التقليدية.

● تتبع البيانات القيمة

منصة مؤتمرات افتراضية شاملة تحافظ على مسار كل حاضرين من البداية حتى خط النهاية. يمكن للمؤتمرات المادية فقط توفير البيانات من حيث عدد التسجيلات والحضور في الحدث. بينما تسجل منصات المؤتمرات الافتراضية كل البصمة الرقمية للحضور. متى انضموا؟ مع من تفاعلوا؟ متى غادروا؟ ما الذي أعجبهم وشاركوه وقاموا بتنزيله؟ ما علقوا عليه وهلم جرا. تقدم المنصة تقريرًا كاملاً عن تحليلات البيانات. يساعد في قياس مقاييس الأداء ونجاح الحدث. بل إنه يجعل المخطط على دراية بالعوائق التي يجب تحسينها في المؤتمر التالي.

كيف تستضيف مؤتمرًا افتراضيًا؟

تختلف استضافة مؤتمر افتراضي تمامًا عن المؤتمرات الشخصية. لضمان عقد مؤتمر افتراضي ناجح ، فإن وضع إستراتيجية المؤتمرات الافتراضية الصحيحة واختيار منصة المؤتمر الافتراضية المناسبة والقيام بالترويج أمر لا بد منه. لقد قمنا بإدراج بعض الخطوات التي تساعدك على استضافة مؤتمر افتراضي ناجح. الق نظرة:

1. إنشاء استراتيجية المؤتمر الافتراضي

أولاً ، عندما تقرر إجراء مؤتمرك عبر الإنترنت ، فأنت بحاجة إلى إنشاء استراتيجية مؤتمر افتراضي فعالة. يساعد في تحقيق الأهداف المرغوبة. حدد الهدف من مؤتمرك وما تريد تحقيقه من خلاله. عليك أن تسأل نفسك بعض الأسئلة قبل التخطيط لأية استراتيجية. فيما يلي قائمة بالأسئلة:

● هل سيكون مؤتمرك مغلقًا أم مجانيًا؟
● هل المؤتمر الافتراضي الخاص بك ، مباشر أم حسب الطلب ، أم كلاهما؟
● من هم الحاضرين المستهدفين؟
● ما هي ميزات المشاركة التي تحتاجها في المؤتمر الافتراضي الخاص بك؟
● مدة المؤتمر الخاص بك
● عدد تقريبي للحضور ، وهكذا.

بمجرد أن تعرف إجابات جميع الأسئلة ، يمكنك التخطيط لاستراتيجية المؤتمر الافتراضي الخاصة بك.

2. حدد التكنولوجيا المناسبة

تلعب التكنولوجيا دورًا مهمًا في التنفيذ الناجح للمؤتمر الافتراضي. اختيار منصة المؤتمر الافتراضية المناسبة أمر لا بد منه. اليوم المنافسة عالية وهناك مجموعة واسعة من منصات الأحداث الافتراضية متوفرة في السوق. يعتمد اختيار الأفضل على احتياجات ومتطلبات عملك. استخدم النظام الأساسي الذي يقدم حزمًا قابلة للتخصيص وحلولًا شاملة للأحداث الافتراضية. منصة حدث افتراضية تفاعلية وجذابة تمكنك من عقد الحاضرين طوال المؤتمر دون السماح لهم بالانهيار. النظام الأساسي الذي يوفر القدرة على استضافة عدد لا نهائي من الحضور دون أي حد أقصى للجمهور هو الخيار الأفضل. حيث أنه لا يقيد عدد الحاضرين الذين ترغب في استضافتهم. قبل إجراء مكالمة أخيرة ، اطلب من مزود خدمة منصة الأحداث الافتراضية عرضًا توضيحيًا.

3. ضع في الاعتبار المنطقة الزمنية

أثناء الانتهاء من تاريخ ووقت المؤتمر الافتراضي الخاص بك ، ضع المنطقة الزمنية في الاعتبار ، إذا كنت تستهدف الحاضرين العالميين. اجعلها نقطة لإجراء بعض البحث قبل قفل التاريخ لحدث افتراضي. ابحث عن التقويم الخاص بأي عطلة وطنية ، حيث سيؤثر ذلك بشكل مباشر على الحضور في المؤتمر. ضع في اعتبارك المنطقة الزمنية لضمان أقصى قدر من الحضور.

4. التسويق والترويج

التسويق والترويج هو المفتاح لجعل الحاضرين على دراية بالمؤتمر الافتراضي القادم. يمكنك الاستفادة من رسائل البريد المباشر والعلاقات العامة وتكامل الوسائط الاجتماعية وما إلى ذلك لتسويق حدثك القادم. التسويق هو المفتاح لزيادة حضور الحاضرين في المؤتمر

5. حافظ على سهولة التسجيلات الخاصة بك

ليس كل حاضر افتراضي على دراية بالتكنولوجيا. ينصح بالحفاظ على عملية التسجيل سهلة. اسمح للحاضرين بالتنقل بسلاسة خلال المؤتمر. إذا أمكن ، شارك دليلًا معهم حول كيفية الانضمام إلى مؤتمر عبر البريد الإلكتروني.

6. إرسال تذكير

أرسل تذكيرات إلى الحاضرين المسجلين عبر البريد الإلكتروني مع رابط مباشر إلى مؤتمر افتراضي. أرسلها قبل 2-3 أيام قبل التاريخ الفعلي للمؤتمر. لذلك ، فإنه يذكر الحاضرين بإخلاء أنفسهم في التاريخ والوقت المحددين.

7. حافظ على مشاركة الحاضرين أثناء المؤتمر

بمجرد بدء المؤتمر الافتراضي الخاص بك ، حافظ على تفاعل الحاضرين مع الحدث بأكمله. قم بتنظيم استطلاعات الرأي والدراسات الاستقصائية والأسئلة والأجوبة الحية لاكتساب رؤاهم وآرائهم. يمكنك أيضًا اختيار تنظيم الألعاب مثل تدوير العجلة أو الاختبارات القصيرة وسط جلسات طويلة وتقديم أشياء افتراضية للحاضرين.

8. متابعة المسح

بمجرد انتهاء المؤتمر ، لا تنس إرسال استطلاع متابعة للحضور. يساعد في اكتساب رؤاهم ومعرفة ما استمتعوا به في الحدث وما إلى ذلك. يساعد استطلاع المتابعة في تحويل العملاء المحتملين الجدد وكذلك جعل المنظم على دراية بالجزء الذي يحتاج إلى تحسين.

إذا لم تكن على علم باستضافة مؤتمر افتراضي ناجح ، آمل أن تساعدك هذه المقالة. تبنت المنظمات في جميع أنحاء العالم طرقًا جديدة للحفاظ على استمرار العمل. إذا كنت لا تزال جديدًا على الأحداث الافتراضية أو المختلطة ، فقد حان الوقت الآن لتبني تقنية الأحداث الافتراضية والبدء!