Panduan Lengkap untuk Konferensi Virtual

Dengan munculnya pandemi global COVID-19, organisasi dan bisnis di seluruh dunia didorong ke ranah virtual. Mengadakan konferensi virtual dan rapat virtual telah menjadi tren baru. Organisasi di seluruh dunia telah memanfaatkan teknologi acara virtual pada tahun 2020 untuk menjaga bisnis tetap berjalan. Ini membantu mereka untuk terhubung dengan karyawan jarak jauh dan delegasi dengan mulus. Lonjakan tiba-tiba dalam platform acara virtual telah disaksikan pada tahun 2020. Dengan pembatasan yang diberlakukan pada perjalanan dan pertemuan massal untuk memastikan keselamatan kesehatan masyarakat, virtual telah menjadi normal baru.

Saat ini, konferensi virtual telah menjadi pilihan pertama pemasar digital dan perencana acara. Organisasi di seluruh dunia memanfaatkan alat yang paling kuat untuk menjaga bisnis tetap berjalan bahkan di saat krisis kesehatan global. Manfaat yang ditawarkan oleh konferensi virtual jauh di luar jangkauan konferensi langsung yang dibagi menjadi empat dinding. Ini menawarkan peluang untuk menjangkau spektrum audiens yang lebih luas secara global. Hambatan yang dihadapi selama konferensi fisik seperti keterbatasan ruang, biaya perjalanan, dll tidak menjadi kendala dengan konferensi Virtual.

Saat ini, acara virtual dan acara hibrida telah sepenuhnya mengambil alih acara di lapangan. Mulai dari konferensi virtual, rapat, RUPS hingga pameran dagang 3D, pameran, demo produk, platform acara virtual yang komprehensif melayani semuanya. Sebuah survei baru-baru ini melaporkan sebagian besar perencana acara telah menjadi virtual. Ini memungkinkan organisasi untuk terhubung dengan tenaga kerja jarak jauh dan delegasi global tanpa hambatan secara real-time. Peserta dapat mendengarkan dari lokasi terpencil masing-masing dari kenyamanan ruang mereka sendiri dan mengakses konferensi secara virtual melalui perangkat apa pun.

Untuk menjadi tuan rumah konferensi virtual yang sukses, seseorang harus memiliki strategi konferensi virtual yang tepat dan rencana permainan. Yang kedua sejalan adalah mengambil teknologi yang tepat. Saat ini, persaingan antar platform telah mengambil langkah lain. Pasar penuh dengan penyedia layanan platform konferensi virtual yang menawarkan solusi konferensi virtual yang menarik dan interaktif. Memilih yang tepat tergantung pada kebutuhan dan persyaratan bisnis Anda. Dalam artikel ini, kami telah membagikan panduan singkat untuk konferensi virtual di tahun 2020. Mari kita mulai!

Apa itu konferensi virtual?

Konferensi virtual adalah replikasi online dari konferensi di lapangan yang diselenggarakan pada platform konferensi virtual. Konferensi virtual adalah pertemuan online orang-orang untuk berdiskusi tentang minat, topik, tujuan, atau sasaran yang sama. Konferensi virtual mencakup diskusi panel, balai kota, webinar, AGM, sesi pendidikan, pelatihan, demo produk, dan banyak lagi.

Konferensi virtual memungkinkan penyelenggara untuk menjangkau dan terhubung dengan segmen audiens yang besar secara global. Sedangkan peserta dapat mendengarkan dari lokasi geografis masing-masing untuk mengakses konferensi virtual tanpa harus bepergian. Manfaat besar yang ditawarkan oleh konferensi virtual tidak mungkin dicapai dengan konferensi fisik.

Namun, memilih platform konferensi virtual yang tepat adalah suatu keharusan untuk memastikan acara yang sukses dan memungkinkan peserta Anda untuk melakukan percakapan secara real-time.

Tidak diragukan lagi, konferensi virtual telah mengambil alih konferensi fisik dan langkah-langkah berjalan dengan konferensi hibrida dalam skenario saat ini.

Mengapa mengadakan konferensi virtual?

Hasil konferensi virtual hanya 10x konferensi fisik. Ini membuka peluang bagi organisasi untuk terhubung dengan spektrum audiens yang lebih luas pada suatu waktu. Hambatan yang dihadapi selama konferensi fisik dapat diselesaikan sepenuhnya dengan konferensi virtual. Berikut adalah daftar keuntungan memanfaatkan teknologi acara virtual dan menyelenggarakan konferensi virtual:

● Jangkauan lebih luas dan peningkatan kehadiran

Konferensi virtual diselenggarakan secara online dan tidak lagi terbatas pada 4 dinding, ini menghasilkan jangkauan yang lebih baik. Ini dapat menjangkau sejumlah besar audiens secara global tanpa kendala apa pun seperti batasan ruang dan hambatan geografis. Namun, menghasilkan kehadiran yang lebih baik di konferensi jika dibandingkan dengan format konferensi tradisional.

● Pengurangan biaya

Hasil konferensi virtual dalam menghemat banyak aset untuk kedua pihak yang terlibat. Peserta tidak perlu mengeluarkan biaya untuk perjalanan dan akomodasi untuk menghadiri pertemuan virtual atau konferensi virtual. Yang mereka butuhkan hanyalah perangkat yang didukung oleh koneksi internet untuk menjadi bagian dari konferensi virtual. Sedangkan penyelenggara dibebaskan dari menyewa tempat dengan kapasitas ruang yang lebih besar, mengatur makanan dan minuman, mempekerjakan staf, dan sebagainya.

● Jaringan yang lebih baik

Konferensi virtual memungkinkan peserta memiliki opsi jaringan yang lebih baik. Hal ini memungkinkan peserta untuk berinteraksi dengan host, pembicara serta dengan peserta lain secara real-time. Peserta mendapatkan kesempatan untuk menyuarakan pendapat mereka dan membagikan umpan balik mereka dengan lancar melalui konferensi virtual. Sedangkan kemampuan untuk mengatur jajak pendapat langsung, survei. T&J yang ditawarkan oleh platform membantu mendapatkan wawasan peserta yang tidak selalu mungkin dilakukan dengan format tradisional.

● Alternatif ramah lingkungan

Konferensi fisik menghasilkan emisi karbon dalam jumlah besar dan pembuangan limbah setelah setiap acara. Sedangkan konferensi virtual adalah alternatif ramah lingkungan untuk menyelenggarakan konferensi. Ini menghasilkan peningkatan jejak karbon selama acara bersama dengan pengurangan pembuangan limbah secara signifikan.

● ROI yang lebih besar

Dengan konferensi virtual, kami dapat mengharapkan pengembalian investasi yang lebih baik jika dibandingkan dengan konferensi langsung tradisional.

● Pelacakan data yang berharga

Platform konferensi virtual yang komprehensif melacak setiap peserta sejak awal hingga garis finis. Konferensi fisik hanya dapat memberikan data dalam hal jumlah pendaftaran dan kehadiran di acara tersebut. Sedangkan platform konferensi virtual merekam setiap jejak digital peserta. Kapan mereka bergabung? Dengan siapa mereka berinteraksi? Kapan mereka pergi? Apa yang mereka sukai, bagikan, dan unduh? Apa yang mereka komentari dan sebagainya. Platform ini menawarkan laporan lengkap analitik data. Ini membantu dalam mengukur metrik kinerja dan keberhasilan acara. Bahkan membuat perencana menyadari hambatan untuk meningkatkan pada konferensi berikutnya.

Bagaimana cara menjadi tuan rumah konferensi virtual?

Menyelenggarakan konferensi virtual sama sekali berbeda dari konferensi langsung. Untuk memastikan konferensi virtual yang sukses, membuat strategi konferensi virtual yang tepat, memilih platform konferensi virtual yang tepat, dan melakukan promosi adalah suatu keharusan. Kami telah membuat daftar beberapa langkah yang membantu Anda menyelenggarakan konferensi virtual yang sukses. Lihat:

1. Buat strategi konferensi virtual

Pertama, ketika Anda memutuskan untuk menjadikan konferensi Anda online, Anda perlu membuat strategi konferensi virtual yang efektif. Ini membantu dalam mencapai tujuan yang ditetapkan yang diinginkan. Tentukan tujuan konferensi Anda dan apa yang ingin Anda capai darinya. Anda perlu bertanya pada diri sendiri beberapa pertanyaan sebelum merencanakan strategi apa pun. Berikut adalah daftar pertanyaan:

● Apakah konferensi Anda akan terjaga keamanannya atau gratis?
● Apakah konferensi virtual Anda, langsung atau sesuai permintaan, atau keduanya?
● Siapa peserta target Anda?
● Fitur keterlibatan apa yang Anda butuhkan dalam konferensi virtual Anda?
● Durasi konferensi Anda
● Perkiraan jumlah peserta, dan seterusnya.

Setelah Anda mengetahui jawaban atas semua pertanyaan, Anda dapat merencanakan strategi konferensi virtual Anda.

2. Pilih teknologi yang tepat

Teknologi memainkan peran penting dalam keberhasilan pelaksanaan konferensi virtual. Memilih platform konferensi virtual yang tepat adalah suatu keharusan. Hari ini persaingannya tinggi dan berbagai platform acara virtual tersedia di pasar. Memilih yang terbaik tergantung pada kebutuhan dan persyaratan bisnis Anda. Gunakan platform yang menawarkan paket yang dapat disesuaikan dan solusi acara virtual yang komprehensif. Platform acara virtual yang interaktif dan menarik memungkinkan Anda menahan peserta selama konferensi tanpa membiarkan mereka berantakan. Platform yang menawarkan kemampuan untuk menampung peserta dalam jumlah tak terbatas tanpa batasan audiens adalah pilihan terbaik. Karena tidak membatasi jumlah peserta yang ingin Anda selenggarakan. Sebelum melakukan panggilan terakhir, mintalah demo dari penyedia layanan platform acara virtual.

3. Ingatlah pertimbangan zona waktu

Saat menyelesaikan tanggal dan waktu konferensi virtual Anda, ingatlah zona waktu, jika Anda menargetkan peserta global. Buatlah titik untuk melakukan riset sebelum mengunci tanggal untuk acara virtual. Cari tahu kalender untuk setiap hari libur nasional, karena secara langsung akan mempengaruhi kehadiran di konferensi. Ingatlah pertimbangan zona waktu untuk memastikan kehadiran maksimum.

4. Pemasaran dan promosi

Pemasaran dan promosi adalah kunci untuk membuat peserta Anda mengetahui konferensi virtual Anda yang akan datang. Anda dapat menggunakan surat langsung, hubungan masyarakat, integrasi media sosial, dan sebagainya untuk memasarkan acara mendatang Anda. Pemasaran adalah kunci untuk memaksimalkan kehadiran peserta Anda di konferensi

5. Permudah pendaftaran Anda

Tidak semua peserta virtual paham teknologi. Disarankan untuk mempermudah proses pendaftaran. Izinkan peserta Anda bernavigasi dengan mulus sepanjang konferensi. Jika memungkinkan, bagikan panduan dengan mereka tentang cara bergabung ke konferensi melalui email.

6. Kirim pengingat

Kirim pengingat ke peserta terdaftar melalui email bersama dengan tautan langsung ke konferensi virtual. Kirimkan sebelum 2-3 hari sebelum tanggal konferensi yang sebenarnya. Oleh karena itu, ia mengingatkan peserta untuk tetap bebas pada tanggal dan waktu yang ditentukan.

7. Buat peserta Anda tetap terlibat selama konferensi

Setelah Anda melakukan siaran langsung dengan konferensi virtual Anda, buat peserta Anda tetap terlibat dengan seluruh acara. Atur polling langsung, survei, Q&A untuk mendapatkan wawasan dan pendapat mereka. Anda bahkan dapat memilih untuk mengatur permainan seperti memutar roda atau kuis di tengah sesi panjang dan menawarkan barang virtual kepada peserta Anda.

8. Survei lanjutan

Setelah konferensi Anda berakhir, jangan lupa untuk mengirimkan survei tindak lanjut kepada para peserta. Ini membantu dalam mendapatkan wawasan mereka dan mengetahui tentang apa yang mereka nikmati di acara tersebut dan yang lainnya. Survei tindak lanjut membantu dalam mengonversi prospek baru serta membuat penyelenggara menyadari bagian yang perlu diperbaiki.

Jika Anda tidak mengetahui menyelenggarakan konferensi virtual yang sukses, saya harap artikel ini akan membantu Anda. Organisasi di seluruh dunia telah mengadopsi cara baru untuk menjaga bisnis tetap berjalan. Jika Anda masih baru dalam acara virtual atau hybrid, sekaranglah saatnya untuk merangkul teknologi acara virtual dan memulai!