Una guía completa para la conferencia virtual

Con el advenimiento de la pandemia mundial de COVID-19, las organizaciones y empresas de todo el mundo se ven empujadas a una esfera virtual. Organizar conferencias virtuales y reuniones virtuales se ha convertido en una nueva tendencia. Organizaciones de todo el mundo han aprovechado la tecnología de eventos virtuales en 2020 para mantener el negocio en marcha. Les ayuda a conectarse con empleados y delegados remotos sin problemas. En 2020, se observó un aumento repentino en las plataformas de eventos virtuales. Con las restricciones impuestas a los viajes y las reuniones masivas para garantizar la seguridad de la salud pública, lo virtual se ha convertido en la nueva normalidad.

Hoy en día, las conferencias virtuales se han convertido en la primera opción de los especialistas en marketing digital y planificadores de eventos. Las organizaciones de todo el mundo están aprovechando la herramienta más poderosa para mantener el negocio en marcha incluso en tiempos de crisis sanitaria mundial. Los méritos que ofrecen las conferencias virtuales están mucho más allá del alcance de las conferencias presenciales que se confinan en cuatro paredes. Ofrece oportunidades para llegar a un espectro más amplio de audiencia a nivel mundial. Los obstáculos que se enfrentan durante las conferencias físicas, como las limitaciones de espacio, los costos de viaje, etc., no son un obstáculo con las conferencias virtuales.

Hoy en día, los eventos virtuales y los eventos híbridos se han apoderado por completo de los eventos presenciales. Desde conferencias virtuales, reuniones, AGM hasta ferias comerciales en 3D, exhibiciones, demostraciones de productos, una plataforma integral de eventos virtuales sirve para todos. Una encuesta reciente informa que un gran porcentaje de planificadores de eventos se han vuelto virtuales. Permite a las organizaciones conectarse con la fuerza laboral remota y los delegados globales sin problemas en tiempo real. Los asistentes pueden sintonizar desde sus respectivas ubicaciones remotas desde la comodidad de su propio espacio y acceder a la conferencia virtualmente a través de cualquier dispositivo.

Para organizar una conferencia virtual exitosa, se debe tener la estrategia de conferencia virtual correcta y un plan de juego. El segundo viene en línea es recoger la tecnología adecuada. En la actualidad, la competencia entre las plataformas ha dado un paso más. El mercado está repleto de proveedores de servicios de plataformas de conferencias virtuales que ofrecen soluciones de conferencias virtuales atractivas e interactivas. Seleccionar el adecuado depende de las necesidades y requerimientos de su negocio. En este artículo, hemos compartido una guía rápida para una conferencia virtual en 2020. ¡Comencemos!

¿Qué son las conferencias virtuales?

Las conferencias virtuales son una réplica en línea de las conferencias presenciales que se alojan en una plataforma de conferencias virtuales. Una conferencia virtual es una reunión en línea de personas para debatir sobre intereses, temas, metas u objetivos comunes. Las conferencias virtuales incluyen paneles de discusión, ayuntamientos, seminarios web, AGM, sesiones educativas, capacitación, demostraciones de productos y mucho más.

Las conferencias virtuales permiten a los organizadores llegar y conectarse con un gran segmento de audiencia a nivel mundial. Mientras que los asistentes pueden sintonizar desde sus respectivas ubicaciones geográficas para acceder a una conferencia virtual sin tener que viajar. Las enormes ventajas que ofrece una conferencia virtual no son posibles de lograr con conferencias físicas.

Sin embargo, seleccionar la plataforma de conferencia virtual adecuada es imprescindible para garantizar un evento exitoso y permitir que los asistentes tengan conversaciones en tiempo real.

Sin duda, las conferencias virtuales han tomado el relevo de las conferencias físicas y andando a pasos agigantados con las conferencias híbridas en el escenario actual.

¿Por qué organizar una conferencia virtual?

Los resultados de las conferencias virtuales son solo 10 veces más que las conferencias físicas. Abre los reinos de la oportunidad para que las organizaciones se conecten con un espectro más amplio de audiencias a la vez. Los obstáculos que se enfrentan durante las conferencias físicas se resuelven por completo con las conferencias virtuales. Aquí hay una lista de ventajas de aprovechar la tecnología de eventos virtuales y organizar una conferencia virtual:

● Mayor alcance y mayor asistencia

Las conferencias virtuales se alojan en línea y ya no están confinadas a 4 paredes, lo que da como resultado tener un mejor alcance. Puede aprovechar una gran cantidad de audiencias a nivel mundial sin ninguna restricción, como limitaciones de espacio y barreras geográficas. Sin embargo, el resultado es una mejor asistencia a las conferencias en comparación con los formatos de conferencias tradicionales.

● Reducción de gastos

La conferencia virtual da como resultado el ahorro de muchos activos para ambas partes involucradas. Los asistentes no tienen que gastar en viajes y alojamiento para asistir a una reunión virtual o una conferencia virtual. Todo lo que necesitan es un dispositivo compatible con una conexión a Internet para ser parte de una conferencia virtual. Mientras que un organizador se ve aliviado de alquilar un lugar con mayor capacidad de espacio, hacer arreglos para alimentos y bebidas, contratar personal, etc.

● Mejor trabajo en red

Las conferencias virtuales permiten a los asistentes tener mejores opciones de networking. Permite a los asistentes interactuar con anfitriones, oradores y otros asistentes en tiempo real. Los asistentes tienen la oportunidad de expresar sus opiniones y compartir sus comentarios sin problemas con conferencias virtuales. Considerando que la capacidad de organizar encuestas en vivo, encuestas. Las preguntas y respuestas que ofrece la plataforma ayudan a obtener información de los asistentes, lo que no siempre es posible con el formato tradicional.

● Una alternativa ecológica

Las conferencias físicas dan como resultado una gran cantidad de emisiones de carbono y la eliminación de desechos después de cada evento. Mientras que las conferencias virtuales son una alternativa ecológica para organizar conferencias. Da como resultado una huella de carbono cada vez mayor durante el evento junto con una reducción considerable de la eliminación de desechos.

● Mayor ROI

Con las conferencias virtuales, podemos esperar un mejor retorno de la inversión en comparación con las conferencias tradicionales en vivo.

● Seguimiento de datos valiosos

Una plataforma integral de conferencias virtuales realiza un seguimiento de cada asistente desde el principio hasta la línea de meta. Las conferencias físicas solo pueden proporcionar los datos en cuanto al número de inscripciones y asistencia al evento. Mientras que las plataformas de conferencias virtuales registran cada huella digital de los asistentes. ¿Cuándo se unieron? ¿Con quién interactuaron? ¿Cúando se fueron? ¿Qué les gustó, compartieron y descargaron? Lo que comentaron y demás. La plataforma ofrece un informe completo de análisis de datos. Ayuda a medir las métricas de rendimiento y el éxito del evento. Incluso hace consciente al planificador de los impedimentos para mejorar en la próxima conferencia.

¿Cómo organizar una conferencia virtual?

Organizar una conferencia virtual es completamente diferente de las conferencias en persona. Para garantizar una conferencia virtual exitosa, es imprescindible crear la estrategia de conferencia virtual correcta, elegir la plataforma de conferencia virtual adecuada y hacer promoción. Hemos enumerado algunos pasos que lo ayudarán a organizar una conferencia virtual exitosa. Echar un vistazo:

1. Crea una estrategia de conferencia virtual

En primer lugar, cuando decide realizar su conferencia en línea, debe crear una estrategia de conferencia virtual efectiva. Ayuda a lograr los objetivos establecidos deseados. Determine el objetivo de su conferencia y lo que quiere lograr con ella. Debe hacerse algunas preguntas antes de planificar cualquier estrategia. Aquí hay una lista de preguntas:

● ¿Su conferencia será privada o gratuita?
● ¿Es su conferencia virtual, en vivo o bajo demanda, o ambas?
● ¿Quiénes son sus asistentes objetivo?
● ¿Qué características de participación necesita en su conferencia virtual?
● Duración de su conferencia
● Un número aproximado de asistentes, etc.

Una vez que sepa las respuestas a todas las preguntas, puede planificar su estrategia de conferencia virtual.

2. Seleccione la tecnología adecuada

La tecnología juega un papel importante en la ejecución exitosa de una conferencia virtual. Seleccionar la plataforma de conferencia virtual adecuada es imprescindible. Hoy en día, la competencia es alta y hay una amplia gama de plataformas de eventos virtuales disponibles en el mercado. Seleccionar lo mejor depende de las necesidades y requerimientos de su negocio. Vaya con la plataforma que ofrece paquetes personalizables y soluciones integrales de eventos virtuales. Una plataforma de eventos virtuales interactiva y atractiva le permite mantener a sus asistentes durante toda la conferencia sin dejar que se desmoronen. La plataforma que ofrece la posibilidad de albergar un sinfín de asistentes sin límite de audiencia es la mejor opción. Ya que no restringe el número de asistentes que desea albergar. Antes de hacer una llamada final, solicite una demostración a un proveedor de servicios de plataforma de eventos virtuales.

3. Tenga en cuenta la consideración de la zona horaria

Mientras finaliza la fecha y la hora de su conferencia virtual, tenga en cuenta la zona horaria, si se dirige a asistentes globales. Asegúrese de investigar un poco antes de fijar la fecha para un evento virtual. Esté atento al calendario de los días festivos nacionales, ya que afectará directamente la asistencia a la conferencia. Tenga en cuenta la consideración de la zona horaria para garantizar la máxima asistencia.

4. Comercialización y promoción

El marketing y la promoción son la clave para que sus asistentes estén al tanto de su próxima conferencia virtual. Puede hacer uso de correos directos, relaciones públicas, integración de redes sociales, etc. para comercializar su próximo evento. El marketing es la clave para maximizar la asistencia de los asistentes a una conferencia

5. Mantenga sus registros fáciles

No todos los asistentes virtuales son expertos en tecnología. Se recomienda mantener el proceso de registro fácil. Permita que sus asistentes naveguen sin problemas a lo largo de la conferencia. Si es posible, comparta una guía con ellos sobre cómo unirse a una conferencia por correo electrónico.

6. Enviar recordatorios

Envíe recordatorios a los asistentes registrados por correo electrónico junto con un enlace directo a una conferencia virtual. Envíelo antes de 2-3 días antes de la fecha real de la conferencia. Por ello, recuerda a los asistentes que se mantengan libres en la fecha y hora previstas.

7. Mantenga a sus asistentes comprometidos durante la conferencia

Una vez que lance en vivo su conferencia virtual, mantenga a los asistentes comprometidos con todo el evento. Organice encuestas en vivo, encuestas, preguntas y respuestas para obtener sus puntos de vista y opiniones. Incluso puede optar por organizar juegos como girar la rueda o cuestionarios en medio de largas sesiones y ofrecer a sus asistentes obsequios virtuales.

8. Encuesta de seguimiento

Una vez que finalice su conferencia, no olvide enviar una encuesta de seguimiento a los asistentes. Ayuda a obtener sus puntos de vista y saber qué disfrutaron en el evento y otras cosas. La encuesta de seguimiento ayuda a convertir clientes potenciales nuevos y también hace que el organizador sea consciente de la parte que necesita mejorar.

Si no sabe cómo organizar una conferencia virtual exitosa, espero que este artículo lo ayude. Las organizaciones de todo el mundo han adoptado nuevas formas de mantener el negocio en funcionamiento. Si aún es nuevo en los eventos virtuales o híbridos, ¡ahora es el momento de adoptar la tecnología de eventos virtuales y comenzar!