Ein vollständiger Leitfaden für virtuelle Konferenzen

Mit dem Aufkommen der globalen COVID-19-Pandemie werden Organisationen und Unternehmen auf der ganzen Welt in eine virtuelle Sphäre gedrängt. Das Veranstalten virtueller Konferenzen und virtueller Meetings ist zu einem neuen Trend geworden. Organisationen auf der ganzen Welt haben im Jahr 2020 die virtuelle Event-Technologie genutzt, um das Geschäft am Laufen zu halten. Es hilft ihnen, sich nahtlos mit entfernten Mitarbeitern und Delegierten zu verbinden. Im Jahr 2020 war ein plötzlicher Anstieg der Plattformen für virtuelle Veranstaltungen zu beobachten. Mit den Einschränkungen für Reisen und Massenversammlungen zur Gewährleistung der Sicherheit der öffentlichen Gesundheit ist das Virtuelle zur neuen Normalität geworden.

Heutzutage sind virtuelle Konferenzen zur ersten Wahl für digitale Vermarkter und Veranstaltungsplaner geworden. Organisationen auf der ganzen Welt nutzen das leistungsstärkste Tool, um das Geschäft auch in Zeiten der globalen Gesundheitskrise am Laufen zu halten. Die Vorteile, die virtuelle Konferenzen bieten, liegen weit außerhalb der Reichweite von persönlichen Konferenzen, die sich in vier Wänden anvertrauen. Es bietet Möglichkeiten, ein breiteres Publikumsspektrum weltweit zu erreichen. Die bei physischen Konferenzen auftretenden Hindernisse wie Platzbeschränkungen, Reisekosten usw. sind bei virtuellen Konferenzen kein Hindernis.

Heutzutage haben virtuelle Veranstaltungen und hybride Veranstaltungen die Veranstaltungen vor Ort vollständig übernommen. Von virtuellen Konferenzen, Meetings, Hauptversammlungen bis hin zu 3D-Messen, Ausstellungen und Produktdemos bietet eine umfassende virtuelle Veranstaltungsplattform alles. Eine kürzlich durchgeführte Umfrage zeigt, dass ein großer Prozentsatz der Veranstaltungsplaner virtuell geworden ist. Es ermöglicht Unternehmen, sich nahtlos in Echtzeit mit Remote-Mitarbeitern und globalen Delegierten zu verbinden. Die Teilnehmer können sich von ihren jeweiligen entfernten Standorten bequem von ihrem eigenen Raum aus einschalten und virtuell über jedes Gerät auf die Konferenz zugreifen.

Um eine erfolgreiche virtuelle Konferenz zu veranstalten, muss man die richtige Strategie für virtuelle Konferenzen und einen Spielplan haben. Der zweite Schritt in der Reihe ist die Auswahl der richtigen Technologie. Heutzutage hat der Wettbewerb zwischen den Plattformen einen weiteren Schritt gemacht. Der Markt ist voll von Dienstanbietern für virtuelle Konferenzplattformen, die ansprechende und interaktive Lösungen für virtuelle Konferenzen anbieten. Die Auswahl des richtigen Produkts hängt von den Bedürfnissen und Anforderungen Ihres Unternehmens ab. In diesem Artikel haben wir einen schnellen Leitfaden für eine virtuelle Konferenz im Jahr 2020 geteilt. Fangen wir an!

Was sind virtuelle Konferenzen?

Virtuelle Konferenzen sind eine Online-Replikation von Konferenzen vor Ort, die auf einer virtuellen Konferenzplattform gehostet werden. Eine virtuelle Konferenz ist eine Online-Zusammenkunft von Personen, um Diskussionen über gemeinsame Interessen, Themen, Ziele oder Zielsetzungen zu führen. Virtuelle Konferenzen umfassen Podiumsdiskussionen, Town Halls, Webinare, Hauptversammlungen, Schulungen, Schulungen, Produktdemos und vieles mehr.

Virtuelle Konferenzen ermöglichen es Organisatoren, ein großes Publikumssegment weltweit zu erreichen und sich mit ihm zu verbinden. Die Teilnehmer können sich von ihren jeweiligen geografischen Standorten aus einschalten, um auf eine virtuelle Konferenz zuzugreifen, ohne reisen zu müssen. Die enormen Vorteile, die eine virtuelle Konferenz bietet, sind mit physischen Konferenzen nicht zu erreichen.

Die Auswahl der richtigen virtuellen Konferenzplattform ist jedoch ein Muss, um eine erfolgreiche Veranstaltung zu gewährleisten und Ihren Teilnehmern Gespräche in Echtzeit zu ermöglichen.

Zweifellos haben virtuelle Konferenzen im aktuellen Szenario physische Konferenzen und Gehschritte mit Hybridkonferenzen abgelöst.

Warum eine virtuelle Konferenz veranstalten?

Die Ergebnisse virtueller Konferenzen sind nur zehnmal so hoch wie bei physischen Konferenzen. Es eröffnet Organisationen die Möglichkeit, sich mit einem breiteren Spektrum von Zielgruppen gleichzeitig zu verbinden. Die Hindernisse, die bei physischen Konferenzen auftreten, werden mit virtuellen Konferenzen vollständig gelöst. Hier ist eine Liste der Vorteile der Nutzung virtueller Veranstaltungstechnologie und der Ausrichtung einer virtuellen Konferenz:

● Größere Reichweite und erhöhte Besucherzahlen

Virtuelle Konferenzen werden online gehostet und sind nicht mehr auf 4 Wände beschränkt, was zu einer besseren Reichweite führt. Es kann eine große Anzahl von Zielgruppen weltweit ohne Einschränkungen wie Platzbeschränkungen und geografische Barrieren erschließen. Dies führt jedoch zu einer besseren Teilnahme an Konferenzen im Vergleich zu herkömmlichen Konferenzformaten.

● Reduzierung der Ausgaben

Virtuelle Konferenzen sparen viel Geld für beide Beteiligten. Die Teilnehmer müssen keine Reise- und Unterbringungskosten aufwenden, um an einem virtuellen Meeting oder einer virtuellen Konferenz teilzunehmen. Alles, was sie brauchen, ist ein internetfähiges Gerät, um an einer virtuellen Konferenz teilzunehmen. Während ein Organisator davon befreit wird, einen Veranstaltungsort mit größerer Raumkapazität zu mieten, Vorkehrungen für Speisen und Getränke zu treffen, Personal einzustellen und so weiter.

● Bessere Vernetzung

Virtuelle Konferenzen ermöglichen den Teilnehmern bessere Networking-Optionen. Es ermöglicht den Teilnehmern, mit Gastgebern, Rednern sowie mit anderen Teilnehmern in Echtzeit zu interagieren. Die Teilnehmer haben die Möglichkeit, ihre Meinung zu äußern und ihr Feedback nahtlos mit virtuellen Konferenzen zu teilen. Während die Möglichkeit, Live-Umfragen, Umfragen zu organisieren. Die von der Plattform angebotenen Fragen und Antworten helfen dabei, den Teilnehmern Einblicke zu verschaffen, was mit dem traditionellen Format nicht immer möglich ist.

● Eine umweltfreundliche Alternative

Physische Konferenzen führen nach jeder Veranstaltung zu einer enormen Menge an CO2-Emissionen und der Entsorgung von Abfällen. Während virtuelle Konferenzen eine umweltfreundliche Alternative für die Ausrichtung von Konferenzen sind. Dies führt zu einer Eskalation des CO2-Fußabdrucks während der Veranstaltung und zu einer erheblichen Reduzierung der Abfallentsorgung.

● Höherer ROI

Bei virtuellen Konferenzen können wir im Vergleich zu herkömmlichen Live-Konferenzen eine verbesserte Kapitalrendite erwarten.

● Wertvolle Datenverfolgung

Eine umfassende virtuelle Konferenzplattform verfolgt jeden Teilnehmer vom Start bis zur Ziellinie. Physische Konferenzen können nur die Daten in Bezug auf die Anzahl der Anmeldungen und die Teilnahme an der Veranstaltung liefern. Während virtuelle Konferenzplattformen jeden digitalen Fußabdruck der Teilnehmer aufzeichnen. Wann sind sie beigetreten? Mit wem haben sie interagiert? Wann sind sie gegangen? Was haben sie gemocht, geteilt und heruntergeladen? Was sie kommentiert haben und so weiter. Die Plattform bietet einen vollständigen Bericht zur Datenanalyse. Es hilft bei der Messung der Leistungsmetriken und des Erfolgs der Veranstaltung. Es macht den Planer sogar auf die Hindernisse aufmerksam, die es bei der nächsten Konferenz zu verbessern gilt.

Wie veranstalte ich eine virtuelle Konferenz?

Das Hosten einer virtuellen Konferenz unterscheidet sich grundlegend von persönlichen Konferenzen. Um eine erfolgreiche virtuelle Konferenz zu gewährleisten, ist es ein Muss, die richtige Strategie für virtuelle Konferenzen zu entwickeln, die richtige Plattform für virtuelle Konferenzen auszuwählen und Werbung zu machen. Wir haben einige Schritte aufgelistet, die Ihnen helfen, eine erfolgreiche virtuelle Konferenz zu veranstalten. Guck mal:

1. Erstellen Sie eine virtuelle Konferenzstrategie

Wenn Sie sich entscheiden, Ihre Konferenz online abzuhalten, müssen Sie zunächst eine effektive Strategie für virtuelle Konferenzen entwickeln. Es hilft bei der Erreichung der gewünschten gesetzten Ziele. Bestimmen Sie das Ziel Ihrer Konferenz und was Sie damit erreichen wollen. Sie müssen sich ein paar Fragen stellen, bevor Sie eine Strategie planen. Hier eine Liste mit Fragen:

● Wird Ihre Konferenz umzäunt oder kostenlos sein?
● Ist Ihre virtuelle Konferenz live oder auf Abruf oder beides?
● Wer sind Ihre Zielteilnehmer?
● Welche Interaktionsfunktionen benötigen Sie in Ihrer virtuellen Konferenz?
● Dauer Ihrer Konferenz
● Eine ungefähre Teilnehmerzahl usw.

Sobald Sie die Antworten auf alle Fragen kennen, können Sie Ihre virtuelle Konferenzstrategie planen.

2. Wählen Sie die richtige Technologie

Technologie spielt eine wichtige Rolle bei der erfolgreichen Durchführung einer virtuellen Konferenz. Die Auswahl der richtigen virtuellen Konferenzplattform ist ein Muss. Heute ist die Konkurrenz groß und auf dem Markt ist eine große Auswahl an Plattformen für virtuelle Veranstaltungen verfügbar. Die Auswahl der besten hängt von den Bedürfnissen und Anforderungen Ihres Unternehmens ab. Entscheiden Sie sich für die Plattform, die anpassbare Pakete und umfassende Lösungen für virtuelle Veranstaltungen bietet. Eine interaktive und ansprechende virtuelle Veranstaltungsplattform ermöglicht es Ihnen, Ihre Teilnehmer während der gesamten Konferenz zu halten, ohne dass sie auseinanderfallen. Die Plattform, die die Möglichkeit bietet, eine endlose Anzahl von Teilnehmern ohne Publikumsbegrenzung aufzunehmen, ist die beste Wahl. Da es die Anzahl der Teilnehmer, die Sie hosten möchten, nicht beschränkt. Bevor Sie einen letzten Anruf tätigen, fragen Sie einen Dienstanbieter für virtuelle Veranstaltungsplattformen nach einer Demo.

3. Denken Sie an die Zeitzone

Denken Sie bei der Festlegung von Datum und Uhrzeit Ihrer virtuellen Konferenz an die Zeitzone, wenn Sie globale Teilnehmer ansprechen. Machen Sie es sich zur Aufgabe, einige Nachforschungen anzustellen, bevor Sie den Termin für eine virtuelle Veranstaltung festlegen. Achten Sie im Kalender auf nationale Feiertage, da diese sich direkt auf die Teilnahme an der Konferenz auswirken. Berücksichtigen Sie die Zeitzone, um eine maximale Teilnahme zu gewährleisten.

4. Marketing und Verkaufsförderung

Marketing und Werbung sind der Schlüssel, um Ihre Teilnehmer auf Ihre bevorstehende virtuelle Konferenz aufmerksam zu machen. Sie können Direktmailings, Öffentlichkeitsarbeit, Social-Media-Integration usw. nutzen, um Ihre bevorstehende Veranstaltung zu vermarkten. Marketing ist der Schlüssel, um die Teilnahme Ihrer Teilnehmer an einer Konferenz zu maximieren

5. Halten Sie Ihre Registrierungen einfach

Nicht jeder virtuelle Teilnehmer ist technisch versiert. Es wird empfohlen, den Registrierungsprozess einfach zu halten. Ermöglichen Sie Ihren Teilnehmern eine nahtlose Navigation durch die Konferenz. Wenn möglich, teilen Sie ihnen eine Anleitung mit, wie sie per E-Mail an einer Konferenz teilnehmen können.

6. Erinnerungen senden

Senden Sie Erinnerungen an die registrierten Teilnehmer per E-Mail zusammen mit einem direkten Link zu einer virtuellen Konferenz. Senden Sie es 2-3 Tage vor dem eigentlichen Konferenztermin. Daher erinnert es die Teilnehmer daran, sich zum vorgeschriebenen Datum und zur vorgeschriebenen Uhrzeit freizuhalten.

7. Halten Sie Ihre Teilnehmer während der Konferenz beschäftigt

Sobald Sie mit Ihrer virtuellen Konferenz live gehen, halten Sie Ihre Teilnehmer mit der gesamten Veranstaltung in Verbindung. Organisieren Sie Live-Umfragen, Umfragen, Fragen und Antworten, um ihre Erkenntnisse und Meinungen zu erhalten. Sie können sich sogar dafür entscheiden, Spiele wie Drehen am Rad oder Quiz inmitten langer Sitzungen zu organisieren und Ihren Teilnehmern virtuelle Leckereien anzubieten.

8. Folgebefragung

Vergessen Sie nach dem Ende Ihrer Konferenz nicht, eine Folgeumfrage an die Teilnehmer zu senden. Es hilft dabei, ihre Erkenntnisse zu gewinnen und zu wissen, was ihnen bei der Veranstaltung gefallen hat und so weiter. Die Follow-up-Umfrage hilft bei der Konvertierung neuer Leads und macht den Organisator auf den Teil aufmerksam, der verbessert werden muss.

Wenn Sie nicht wissen, wie Sie eine erfolgreiche virtuelle Konferenz veranstalten, hoffe ich, dass dieser Artikel Ihnen weiterhilft. Organisationen auf der ganzen Welt haben neue Wege eingeschlagen, um das Geschäft am Laufen zu halten. Wenn virtuelle oder hybride Veranstaltungen für Sie noch neu sind, ist es jetzt an der Zeit, die virtuelle Veranstaltungstechnologie zu nutzen und loszulegen!