仮想会議の完全ガイド

COVID-19の世界的大流行の到来により、世界中の組織や企業が仮想領域に押し込まれています。 仮想会議や仮想会議の開催は新しいトレンドになっています。 世界中の組織は、2020年に仮想イベント技術を活用してビジネスを継続しています。 これは、リモートの従業員や代理人とシームレスに接続するのに役立ちます。 2020年には、仮想イベントプラットフォームの突然の急増が見られました。公衆衛生の安全を確保するために旅行や集団集会に制限が課せられたため、仮想は新しい常識になりました。

今日、仮想会議はデジタルマーケターとイベントプランナーの最初の選択肢になっています。 世界中の組織は、世界的な健康危機の時でさえビジネスを続けるために最も強力なツールを利用しています。 仮想会議によって提供されるメリットは、4つの壁に打ち明けられた対面会議の範囲をはるかに超えています。 それは世界中のより広い範囲の聴衆に到達する機会を提供します。 スペースの制限、旅費などの物理的な会議中に直面する障害は、仮想会議の障害にはなりません。

今日では、仮想イベントとハイブリッドイベントが地上のイベントを完全に引き継いでいます。 バーチャルカンファレンス、会議、AGMから3Dトレードショー、展示会、製品デモまで、包括的なバーチャルイベントプラットフォームがすべてを提供します。 最近の調査によると、イベントプランナーの大部分が仮想化されています。 これにより、組織はリモートの従業員やグローバルな代表者とシームレスにリアルタイムで接続できます。 参加者は、自分のスペースの快適さからそれぞれの離れた場所からチューニングし、事実上任意のデバイスを介して会議にアクセスできます。

成功する仮想会議を主催するには、適切な仮想会議戦略とゲームプランが必要です。 2つ目は、適切なテクノロジーを採用することです。 今日、プラットフォーム間の競争は別の一歩を踏み出しました。 市場には、魅力的でインタラクティブな仮想会議ソリューションを提供する仮想会議プラットフォームサービスプロバイダーがたくさんあります。 適切なものを選択することは、あなたのビジネスのニーズと要件に依存します。 この記事では、2020年の仮想会議の簡単なガイドを共有しました。始めましょう！

仮想会議とは何ですか？

仮想会議は、仮想会議プラットフォームでホストされている地上会議のオンライン複製です。 バーチャルカンファレンスは、共通の関心事、トピック、目標、または目的について話し合うためのオンラインの人々の集まりです。 仮想会議には、パネルディスカッション、市庁舎、ウェビナー、AGM、教育セッション、トレーニング、製品デモなどが含まれます。

仮想会議により、主催者は世界中の大勢の聴衆に到達し、つながることができます。 一方、参加者はそれぞれの地理的な場所から調整して、移動せずに仮想会議にアクセスできます。 仮想会議によって提供される莫大な特典は、物理的な会議では達成できません。

ただし、適切な仮想会議プラットフォームを選択することは、イベントを成功させ、出席者がリアルタイムで会話できるようにするために必須です。

間違いなく、現在のシナリオでは、仮想会議が物理的な会議とハイブリッド会議の歩みを引き継いでいます。

なぜ仮想会議を主催するのですか？

仮想会議の結果は、物理的な会議の10倍にすぎません。 これにより、組織が一度に幅広いオーディエンスとつながる機会の領域が開かれます。 物理的な会議中に直面する障害は、仮想会議で完全に解決されます。 バーチャルイベントテクノロジーを活用してバーチャルカンファレンスを主催することの利点のリストは次のとおりです。

●リーチの拡大と出席者の増加

仮想会議はオンラインでホストされ、4つの壁に限定されなくなり、より良いリーチが得られます。 スペースの制限や地理的な障壁などの制約を受けることなく、世界中の多数のオーディエンスを利用できます。 ただし、従来の会議形式と比較すると、会議への出席率が高くなります。

●経費の削減

仮想会議は、関係する両方の当事者の多くの資産を節約することになります。 参加者は、仮想会議または仮想会議に参加するために旅行や宿泊に費やす必要はありません。 彼らが必要とするのは、仮想会議の一部となるためにインターネット接続によってサポートされるデバイスだけです。 一方、主催者は、より広いスペースのある会場を借りたり、食べ物や飲み物の手配をしたり、スタッフを雇ったりすることから解放されます。

●より良いネットワーキング

仮想会議により、参加者はより優れたネットワーキングオプションを利用できます。 これにより、出席者はホスト、スピーカー、および他の出席者とリアルタイムで対話できます。 参加者は、自分の意見を表明し、仮想会議とシームレスにフィードバックを共有する機会を得ることができます。 一方、ライブ投票、調査を整理する機能。 プラットフォームが提供するQ＆Aは、従来の形式では常に可能とは限らない、参加者の洞察を得るのに役立ちます。

●環境に優しい代替品

物理的な会議では、イベントごとに大量の炭素が排出され、廃棄物が処分されます。 一方、仮想会議は、会議を主催するための環境に優しい代替手段です。 その結果、イベント中の二酸化炭素排出量が増加し、廃棄物の処理が大幅に削減されます。

●ROIの向上

仮想会議では、従来のライブ会議と比較して、投資収益率の向上が期待できます。

●貴重なデータ追跡

包括的な仮想会議プラットフォームは、開始から終了まですべての参加者を追跡します。 物理的な会議では、登録数とイベントへの参加に関してのみデータを提供できます。 一方、仮想会議プラットフォームは、参加者のすべてのデジタルフットプリントを記録します。 彼らはいつ参加しましたか？ 彼らは誰と交流しましたか？ 彼らはいつ去りましたか？ 彼らが気に入ったもの、共有したもの、ダウンロードしたものは何ですか？ 彼らがコメントしたことなど。 プラットフォームは、データ分析の完全なレポートを提供します。 これは、パフォーマンスメトリックとイベントの成功を測定するのに役立ちます。 それは、計画者に次の会議で改善するための障害を認識させることさえします。

仮想会議を主催する方法は？

仮想会議の開催は、対面会議とはまったく異なります。 仮想会議を成功させるには、適切な仮想会議戦略を立て、適切な仮想会議プラットフォームを選び、プロモーションを行う必要があります。 仮想会議を成功させるために役立ついくつかの手順をリストしました。 見てください：

1.仮想会議戦略を作成します

まず、会議をオンラインにすることを決定した場合、効果的な仮想会議戦略を作成する必要があります。 それは、望ましい設定された目標を達成するのに役立ちます。 会議の目的と、会議から何を達成したいかを決定します。 戦略を立てる前に、いくつか質問する必要があります。 質問のリストは次のとおりです。

●会議はゲートされますか、それとも無料ですか。
●仮想会議は、ライブまたはオンデマンド、あるいはその両方ですか。
●対象となる参加者は誰ですか。
●仮想会議で必要なエンゲージメント機能は何ですか？
●会議の期間
●おおよその参加者数など。

すべての質問に対する答えがわかったら、仮想会議戦略を計画できます。

2.適切なテクノロジーを選択します

テクノロジーは、仮想会議の実行を成功させる上で重要な役割を果たします。 適切な仮想会議プラットフォームを選択する必要があります。 今日、競争は激しく、さまざまな仮想イベントプラットフォームが市場で入手可能です。 最適なものを選択することは、ビジネスのニーズと要件によって異なります。 カスタマイズ可能なパッケージと包括的な仮想イベントソリューションを提供するプラットフォームを使用してください。 インタラクティブで魅力的な仮想イベントプラットフォームを使用すると、参加者をバラバラにすることなく、会議全体を通して参加者を保持できます。 オーディエンスの上限なしで無限の数の参加者をホストする機能を提供するプラットフォームが最良の選択です。 それはあなたが主催したい出席者の数を制限しないので。 最後の電話をかける前に、仮想イベントプラットフォームサービスプロバイダーにデモを依頼してください。

3.タイムゾーンの考慮事項を念頭に置いてください

グローバルな参加者を対象とする場合は、仮想会議の日時を確定する際に、タイムゾーンを念頭に置いてください。 バーチャルイベントの日付を確定する前に、調査を行うことをお勧めします。 会議への出席に直接影響するため、祝日はカレンダーに注意してください。 最大の出席を確保するために、タイムゾーンの考慮事項を念頭に置いてください。

4.マーケティングとプロモーション

マーケティングとプロモーションは、参加者に今後の仮想会議を知らせるための鍵です。 ダイレクトメール、広報、ソーシャルメディアの統合などを利用して、今後のイベントを売り込むことができます。 マーケティングは、会議への参加者の出席を最大化するための鍵です

5.登録を簡単に保つ

すべての仮想参加者が技術に精通しているわけではありません。 登録プロセスを簡単にすることをお勧めします。 出席者が会議全体をシームレスにナビゲートできるようにします。 可能であれば、電子メールで会議に参加する方法についてのガイドを彼らと共有してください。

6.リマインダーを送信します

仮想会議への直接リンクとともに、電子メールを介して登録済みの参加者にリマインダーを送信します。 会議の実際の日付の2〜3日前に送信してください。 そのため、参加者は所定の日時に自由に過ごすことができます。

7.会議中は出席者の関心を維持します

仮想会議をライブ配信したら、参加者をイベント全体に参加させてください。 ライブ投票、調査、Q＆Aを整理して、洞察と意見を入手します。 長いセッションの中でホイールを回したりクイズをしたりするようなゲームを整理して、参加者にバーチャルグッズを提供することもできます。

8.追跡調査

会議が終了したら、参加者にフォローアップ調査を送信することを忘れないでください。 それは彼らの洞察を得て、彼らがイベントで何を楽しんだか、そして何を楽しんだかを知るのに役立ちます。 フォローアップ調査は、新しいリードを変換するのに役立つだけでなく、主催者に改善が必要な部分を認識させるのに役立ちます。

成功する仮想会議を主催することに気付いていない場合は、この記事がお役に立てば幸いです。 世界中の組織は、ビジネスを継続するための新しい方法を採用しています。 まだ仮想イベントまたはハイブリッドイベントに慣れていない場合は、今が仮想イベントテクノロジーを採用して開始するときです！