คู่มือการประชุมเสมือนจริงฉบับสมบูรณ์

ด้วยการถือกำเนิดของการระบาดใหญ่ของ COVID-19 ทั่วโลก องค์กรและธุรกิจทั่วโลกถูกผลักเข้าสู่ทรงกลมเสมือนจริง การจัดการประชุมเสมือนจริงและการประชุมเสมือนจริงได้กลายเป็นเทรนด์ใหม่ องค์กรทั่วโลกได้ใช้ประโยชน์จากเทคโนโลยีเหตุการณ์เสมือนจริงในปี 2020 เพื่อให้ธุรกิจดำเนินต่อไป ช่วยให้พวกเขาเชื่อมต่อกับพนักงานที่อยู่ห่างไกลและผู้รับมอบสิทธิ์ได้อย่างราบรื่น ในปี 2020 มีการพบเห็นแพลตฟอร์มเหตุการณ์เสมือนจริงพุ่งสูงขึ้นอย่างกะทันหัน ด้วยข้อจำกัดที่บังคับใช้ในการเดินทางและการรวมตัวจำนวนมากเพื่อรับรองความปลอดภัยด้านสาธารณสุข ระบบเสมือนจริงจึงกลายเป็นเรื่องปกติใหม่

วันนี้ การประชุมเสมือนจริงได้กลายเป็นตัวเลือกแรกของนักการตลาดดิจิทัลและนักวางแผนงาน องค์กรต่างๆ ทั่วโลกกำลังใช้เครื่องมือที่ทรงพลังที่สุดเพื่อให้ธุรกิจดำเนินต่อไปได้แม้ในช่วงเวลาที่เกิดวิกฤตด้านสุขภาพทั่วโลก ข้อดีของการประชุมเสมือนจริงนั้นอยู่ไกลเกินเอื้อมของการประชุมแบบตัวต่อตัวซึ่งถูกแบ่งแยกออกเป็นสี่ส่วน เสนอโอกาสในการเข้าถึงผู้ชมในวงกว้างทั่วโลก สิ่งกีดขวางบนถนนที่ต้องเผชิญระหว่างการประชุมทางกายภาพ เช่น การจำกัดพื้นที่ ค่าเดินทาง ฯลฯ ไม่ได้เป็นอุปสรรคต่อการประชุมเสมือนจริง

ในปัจจุบัน เหตุการณ์เสมือนจริงและเหตุการณ์แบบผสมผสานได้เข้ามาแทนที่กิจกรรมภาคสนามโดยสิ้นเชิง ตั้งแต่การประชุมเสมือนจริง การประชุม AGMs ไปจนถึงงานแสดงสินค้า 3 มิติ นิทรรศการ การสาธิตผลิตภัณฑ์ แพลตฟอร์มเหตุการณ์เสมือนจริงที่ครอบคลุมให้บริการทั้งหมด การสำรวจเมื่อเร็ว ๆ นี้รายงานว่านักวางแผนกิจกรรมจำนวนมากได้เข้าสู่โลกเสมือนจริง ช่วยให้องค์กรสามารถเชื่อมต่อกับพนักงานระยะไกลและผู้แทนจากทั่วโลกได้อย่างราบรื่นในแบบเรียลไทม์ ผู้เข้าร่วมประชุมสามารถปรับแต่งจากสถานที่ห่างไกลของตนจากความสะดวกสบายของพื้นที่ของตนเองและเข้าถึงการประชุมเสมือนจริงผ่านอุปกรณ์ใด ๆ

ในการเป็นเจ้าภาพการประชุมเสมือนจริงที่ประสบความสำเร็จ เราจะต้องมีกลยุทธ์การประชุมเสมือนจริงและแผนเกมที่เหมาะสม ประการที่สองคือการเลือกใช้เทคโนโลยีที่เหมาะสม ปัจจุบันการแข่งขันระหว่างแพลตฟอร์มได้ก้าวไปอีกขั้น ตลาดเต็มไปด้วยผู้ให้บริการแพลตฟอร์มการประชุมเสมือนจริงที่นำเสนอโซลูชั่นการประชุมเสมือนจริงที่มีส่วนร่วมและโต้ตอบได้ การเลือกสิทธิ์ขึ้นอยู่กับความต้องการและข้อกำหนดของธุรกิจของคุณ ในบทความนี้ เราได้แชร์คู่มือฉบับย่อสำหรับการประชุมเสมือนจริงในปี 2020 มาเริ่มกันเลย!

การประชุมเสมือนจริงคืออะไร?

การประชุมเสมือนเป็นการจำลองแบบออนไลน์ของการประชุมภาคพื้นดินที่โฮสต์บนแพลตฟอร์มการประชุมเสมือนจริง การประชุมเสมือนจริงคือการรวมตัวของผู้คนทางออนไลน์เพื่ออภิปรายเกี่ยวกับความสนใจ หัวข้อ เป้าหมาย หรือวัตถุประสงค์ร่วมกัน การประชุมเสมือนจริงประกอบด้วยการอภิปราย ศาลากลาง การสัมมนาผ่านเว็บ การประชุมสามัญ เซสชันการศึกษา การฝึกอบรม การสาธิตผลิตภัณฑ์ และอื่นๆ อีกมากมาย

การประชุมเสมือนจริงช่วยให้ผู้จัดงานเข้าถึงและเชื่อมต่อกับกลุ่มผู้ชมจำนวนมากทั่วโลก ในขณะที่ผู้เข้าร่วมประชุมสามารถปรับแต่งจากที่ตั้งทางภูมิศาสตร์ของตนเพื่อเข้าถึงการประชุมเสมือนจริงโดยไม่ต้องเดินทาง ผลประโยชน์มหาศาลที่เสนอโดยการประชุมเสมือนจริงไม่สามารถทำได้ด้วยการประชุมจริง

อย่างไรก็ตาม การเลือกแพลตฟอร์มการประชุมเสมือนที่เหมาะสมเป็นสิ่งจำเป็นเพื่อให้แน่ใจว่างานจะประสบความสำเร็จและเพื่อให้ผู้เข้าร่วมประชุมของคุณสามารถสนทนาแบบเรียลไทม์ได้

การประชุมเสมือนจริงได้เข้ามาแทนที่การประชุมทางกายภาพและการเดินด้วยการประชุมแบบไฮบริดในสถานการณ์ปัจจุบันอย่างไม่ต้องสงสัย

ทำไมต้องจัดการประชุมเสมือนจริง?

ผลลัพธ์ของการประชุมเสมือนจริงเป็นเพียง 10 เท่าของการประชุมจริง เป็นการเปิดขอบเขตโอกาสสำหรับองค์กรในการเชื่อมต่อกับผู้ชมที่หลากหลายขึ้นในแต่ละครั้ง อุปสรรคที่เผชิญระหว่างการประชุมทางกายภาพได้รับการแก้ไขอย่างสมบูรณ์ด้วยการประชุมเสมือนจริง นี่คือรายการข้อดีของการใช้ประโยชน์จากเทคโนโลยีเหตุการณ์เสมือนและจัดการประชุมเสมือน:

● การเข้าถึงที่กว้างขึ้นและการเข้าร่วมที่เพิ่มขึ้น

การประชุมเสมือนจริงจัดขึ้นทางออนไลน์และไม่ได้จำกัดอยู่แค่ 4 ช่องทางอีกต่อไป ส่งผลให้มีการเข้าถึงที่ดีขึ้น สามารถเข้าถึงผู้ชมจำนวนมากทั่วโลกโดยไม่มีข้อจำกัดใดๆ เช่น ข้อจำกัดด้านพื้นที่และอุปสรรคทางภูมิศาสตร์ แต่ส่งผลให้มีการเข้าร่วมประชุมที่ดีขึ้นเมื่อเทียบกับรูปแบบการประชุมแบบเดิม

● ลดค่าใช้จ่าย

การประชุมเสมือนจริงส่งผลให้ประหยัดทรัพยากรได้มากสำหรับทั้งสองฝ่ายที่เกี่ยวข้อง ผู้เข้าร่วมประชุมไม่ต้องเสียค่าเดินทางและค่าที่พักเพื่อเข้าร่วมการประชุมเสมือนจริงหรือการประชุมเสมือนจริง สิ่งที่พวกเขาต้องการคืออุปกรณ์ที่รองรับโดยการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตเพื่อเป็นส่วนหนึ่งของการประชุมเสมือนจริง ในขณะที่ผู้จัดงานได้รับการผ่อนปรนจากการเช่าสถานที่ที่มีความจุมากขึ้น จัดเตรียมอาหารและเครื่องดื่ม จ้างพนักงาน เป็นต้น

● เครือข่ายที่ดีขึ้น

การประชุมเสมือนจริงช่วยให้ผู้เข้าร่วมประชุมมีตัวเลือกเครือข่ายที่ดีขึ้น ช่วยให้ผู้เข้าร่วมประชุมสามารถโต้ตอบกับโฮสต์ ผู้บรรยาย ตลอดจนผู้เข้าร่วมประชุมคนอื่นๆ ได้แบบเรียลไทม์ ผู้เข้าร่วมประชุมจะได้รับโอกาสในการแสดงความคิดเห็นและแบ่งปันความคิดเห็นของตนอย่างราบรื่นด้วยการประชุมเสมือนจริง ในขณะที่ความสามารถในการจัดโพลสดแบบสำรวจ คำถาม & คำตอบที่เสนอโดยแพลตฟอร์มช่วยในการรับข้อมูลเชิงลึกของผู้เข้าร่วมประชุมซึ่งไม่สามารถทำได้ด้วยรูปแบบดั้งเดิมเสมอไป

● ทางเลือกที่เป็นมิตรต่อสิ่งแวดล้อม

การประชุมทางกายภาพส่งผลให้มีการปล่อยคาร์บอนจำนวนมากและการกำจัดของเสียหลังเหตุการณ์ทุกครั้ง ในขณะที่การประชุมเสมือนจริงเป็นทางเลือกที่เป็นมิตรกับสิ่งแวดล้อมสำหรับการเป็นเจ้าภาพการประชุม ส่งผลให้คาร์บอนฟุตพริ้นท์เพิ่มขึ้นในระหว่างงาน พร้อมทั้งลดการกำจัดของเสียลงอย่างมาก

● ROI ที่มากขึ้น

ด้วยการประชุมเสมือนจริง เราสามารถคาดหวังผลตอบแทนจากการลงทุนที่ดีขึ้นเมื่อเทียบกับการประชุมสดแบบดั้งเดิม

● การติดตามข้อมูลที่มีค่า

แพลตฟอร์มการประชุมเสมือนจริงที่ครอบคลุมติดตามผู้เข้าร่วมประชุมทุกคนตั้งแต่เริ่มต้นจนถึงเส้นชัย การประชุมทางกายภาพสามารถให้ข้อมูลในแง่ของจำนวนการลงทะเบียนและการเข้าร่วมงานเท่านั้น ในขณะที่แพลตฟอร์มการประชุมเสมือนบันทึกทุกรอยเท้าดิจิทัลของผู้เข้าร่วมประชุม พวกเขาเข้าร่วมเมื่อใด พวกเขาโต้ตอบกับใคร พวกเขาจากไปเมื่อไหร่? สิ่งที่พวกเขาชอบ แบ่งปัน และดาวน์โหลด? สิ่งที่พวกเขาแสดงความคิดเห็นและอื่น ๆ แพลตฟอร์มนำเสนอรายงานการวิเคราะห์ข้อมูลฉบับสมบูรณ์ ช่วยในการวัดตัวชี้วัดประสิทธิภาพและความสำเร็จของงาน มันยังทำให้ผู้วางแผนตระหนักถึงอุปสรรคในการปรับปรุงในการประชุมครั้งต่อไป

จะจัดการประชุมเสมือนจริงได้อย่างไร?

การจัดการประชุมเสมือนจริงนั้นแตกต่างจากการประชุมแบบตัวต่อตัวอย่างสิ้นเชิง เพื่อให้แน่ใจว่าการประชุมเสมือนจริงจะประสบความสำเร็จ การสร้างกลยุทธ์การประชุมเสมือนจริงที่เหมาะสม การเลือกแพลตฟอร์มการประชุมเสมือนจริงที่เหมาะสม และการเลื่อนตำแหน่งเป็นสิ่งที่จำเป็น เราได้ระบุขั้นตอนบางส่วนที่ช่วยให้คุณจัดการประชุมเสมือนจริงที่ประสบความสำเร็จ ดู:

1. สร้างกลยุทธ์การประชุมเสมือนจริง

ประการแรก เมื่อคุณตัดสินใจที่จะจัดการประชุมออนไลน์ คุณต้องสร้างกลยุทธ์การประชุมเสมือนจริงที่มีประสิทธิภาพ ช่วยในการบรรลุเป้าหมายที่ตั้งไว้ กำหนดวัตถุประสงค์ของการประชุมและสิ่งที่คุณต้องการบรรลุ คุณต้องถามตัวเองสองสามคำถามก่อนวางแผนกลยุทธ์ใดๆ นี่คือรายการคำถาม:

● การประชุมของคุณจะถูกปิดหรือฟรีหรือไม่
● การประชุมเสมือนจริงของคุณเป็นแบบสดหรือแบบออนดีมานด์ หรือทั้งสองอย่าง?
● ใครคือผู้เข้าร่วมเป้าหมายของคุณ?
● คุณต้องการคุณลักษณะการมีส่วนร่วมอะไรบ้างในการประชุมเสมือนของคุณ
● ระยะเวลาการประชุมของคุณ
● จำนวนผู้เข้าร่วมโดยประมาณ และอื่นๆ

เมื่อคุณรู้คำตอบของคำถามทั้งหมดแล้ว คุณสามารถวางแผนกลยุทธ์การประชุมเสมือนจริงของคุณได้

2. เลือกเทคโนโลยีที่เหมาะสม

เทคโนโลยีมีบทบาทสำคัญในการดำเนินการประชุมเสมือนจริงที่ประสบความสำเร็จ การเลือกแพลตฟอร์มการประชุมเสมือนที่เหมาะสมเป็นสิ่งจำเป็น ปัจจุบันมีการแข่งขันสูงและมีแพลตฟอร์มเหตุการณ์เสมือนจริงมากมายในตลาด การเลือกสิ่งที่ดีที่สุดขึ้นอยู่กับความต้องการและความต้องการของธุรกิจของคุณ ไปกับแพลตฟอร์มที่นำเสนอแพ็คเกจที่ปรับแต่งได้และโซลูชันเหตุการณ์เสมือนจริงที่ครอบคลุม แพลตฟอร์มเหตุการณ์เสมือนจริงแบบโต้ตอบและมีส่วนร่วมช่วยให้คุณจัดผู้เข้าร่วมประชุมได้ตลอดการประชุมโดยไม่ปล่อยให้พวกเขากระจุย แพลตฟอร์มที่ให้ความสามารถในการรองรับผู้เข้าร่วมได้ไม่รู้จบโดยไม่จำกัดจำนวนผู้ชมคือตัวเลือกที่ดีที่สุด เนื่องจากไม่จำกัดจำนวนผู้เข้าร่วมที่คุณต้องการเป็นเจ้าภาพ ก่อนทำการโทรครั้งสุดท้าย ให้ขอการสาธิตจากผู้ให้บริการแพลตฟอร์มเหตุการณ์เสมือน

3. คำนึงถึงเขตเวลาเป็นหลัก

ในขณะที่สรุปวันที่และเวลาของการประชุมเสมือนของคุณ ให้คำนึงถึงเขตเวลา หากคุณกำหนดเป้าหมายผู้เข้าร่วมประชุมทั่วโลก หาข้อมูลให้ดีก่อนที่จะล็อกวันที่สำหรับกิจกรรมเสมือนจริง ระวังปฏิทินสำหรับวันหยุดประจำชาติใด ๆ เนื่องจากจะส่งผลโดยตรงต่อการเข้าร่วมการประชุม คำนึงถึงเขตเวลาเพื่อให้แน่ใจว่ามีการเข้าร่วมสูงสุด

4. การตลาดและการส่งเสริมการขาย

การตลาดและการส่งเสริมการขายเป็นกุญแจสำคัญในการทำให้ผู้เข้าร่วมประชุมของคุณตระหนักถึงการประชุมเสมือนจริงที่จะเกิดขึ้น คุณสามารถใช้ไดเร็คเมล การประชาสัมพันธ์ การรวมโซเชียลมีเดีย และอื่นๆ เพื่อทำการตลาดงานอีเวนต์ที่จะเกิดขึ้นของคุณ การตลาดเป็นกุญแจสำคัญในการเพิ่มการเข้าร่วมประชุมของผู้เข้าร่วมประชุมของคุณ

5. ให้การลงทะเบียนของคุณเป็นเรื่องง่าย

ไม่ใช่ผู้เข้าร่วมเสมือนจริงทุกคนที่เข้าใจเทคโนโลยี ขอแนะนำให้ทำให้ขั้นตอนการลงทะเบียนเป็นเรื่องง่าย ให้ผู้เข้าร่วมประชุมของคุณนำทางอย่างราบรื่นตลอดการประชุม หากเป็นไปได้ โปรดแบ่งปันคำแนะนำเกี่ยวกับวิธีการเข้าร่วมการประชุมผ่านอีเมล

6. ส่งการแจ้งเตือน

ส่งการแจ้งเตือนไปยังผู้เข้าร่วมที่ลงทะเบียนทางอีเมลพร้อมกับลิงก์โดยตรงไปยังการประชุมเสมือนจริง ส่งก่อนวันประชุมจริง 2-3 วัน จึงเตือนให้ผู้เข้าร่วมประชุมรักษาตัวให้ว่างตามวันและเวลาที่กำหนด

7. ให้ผู้เข้าร่วมประชุมของคุณมีส่วนร่วมในระหว่างการประชุม

เมื่อคุณเริ่มถ่ายทอดสดด้วยการประชุมเสมือนจริง ให้ผู้เข้าร่วมประชุมมีส่วนร่วมกับงานทั้งหมด จัดระเบียบโพลสด แบบสำรวจ ถาม & ตอบ เพื่อรับข้อมูลเชิงลึกและความคิดเห็น คุณยังสามารถเลือกที่จะจัดระเบียบเกม เช่น หมุนวงล้อหรือแบบทดสอบท่ามกลางเซสชั่นที่ยาวนาน และมอบของขวัญเสมือนจริงให้ผู้เข้าร่วมของคุณ

8. แบบสำรวจติดตามผล

เมื่อการประชุมของคุณสิ้นสุดลง อย่าลืมส่งแบบสำรวจติดตามผลไปยังผู้เข้าร่วมประชุม ช่วยในการรับข้อมูลเชิงลึกและรู้ว่าพวกเขาชอบอะไรในงานและอะไร แบบสำรวจติดตามผลช่วยในการแปลงลีดใหม่ตลอดจนทำให้ผู้จัดงานตระหนักถึงส่วนที่ต้องปรับปรุง

หากคุณไม่ทราบว่าจะจัดการประชุมเสมือนจริงที่ประสบความสำเร็จ ฉันหวังว่าบทความนี้จะช่วยคุณได้ องค์กรต่างๆ ทั่วโลกได้นำวิธีการใหม่ๆ มาใช้เพื่อดำเนินธุรกิจต่อไป หากคุณยังใหม่ต่อเหตุการณ์เสมือนหรือแบบผสม ตอนนี้เป็นเวลาที่จะยอมรับเทคโนโลยีเหตุการณ์เสมือนและเริ่มต้น!