Kompletny przewodnik po wirtualnej konferencji

Wraz z nadejściem globalnej pandemii COVID-19 organizacje i firmy na całym świecie zostają zepchnięte w wirtualną sferę. Prowadzenie wirtualnych konferencji i wirtualnych spotkań stało się nowym trendem. Organizacje na całym świecie wykorzystały technologię wirtualnych wydarzeń w 2020 roku, aby utrzymać działalność biznesową. Pomaga im bezproblemowo łączyć się ze zdalnymi pracownikami i delegatami. Nagły wzrost liczby wirtualnych platform wydarzeń był świadkiem w 2020 roku. Wraz z ograniczeniami nałożonymi na podróżowanie i masowe zgromadzenia w celu zapewnienia bezpieczeństwa zdrowia publicznego, wirtualizacja stała się nową normą.

Dziś wirtualne konferencje stały się pierwszym wyborem marketerów cyfrowych i planistów wydarzeń. Organizacje na całym świecie wykorzystują najpotężniejsze narzędzie do prowadzenia biznesu nawet w czasie globalnego kryzysu zdrowotnego. Korzyści oferowane przez wirtualne konferencje są daleko poza zasięgiem konferencji osobistych, które są ograniczone do czterech ścian. Oferuje możliwości dotarcia do szerszego spektrum odbiorców na całym świecie. Przeszkody napotykane podczas fizycznych konferencji, takie jak ograniczenia miejsca, koszty podróży itp., nie stanowią przeszkody w przypadku konferencji wirtualnych.

Obecnie wydarzenia wirtualne i wydarzenia hybrydowe całkowicie zawładnęły wydarzeniami naziemnymi. Od wirtualnych konferencji, spotkań, WZA po targi 3D, wystawy, prezentacje produktów, kompleksowa platforma wirtualnych wydarzeń obsługuje wszystko. Niedawna ankieta donosi, że duży odsetek planistów wydarzeń przeszedł na wirtualne. Umożliwia organizacjom bezproblemowe łączenie się w czasie rzeczywistym ze zdalnymi pracownikami i globalnymi delegatami. Uczestnicy mogą dostroić się ze swoich zdalnych lokalizacji w zaciszu własnej przestrzeni i uzyskać dostęp do konferencji praktycznie za pomocą dowolnego urządzenia.

Aby zorganizować udaną wirtualną konferencję, trzeba mieć odpowiednią strategię wirtualnej konferencji i plan gry. Drugim w kolejce jest wybór odpowiedniej technologii. W dzisiejszych czasach konkurencja między platformami zrobiła kolejny krok. Rynek jest pełen dostawców usług wirtualnych platform konferencyjnych, którzy oferują angażujące i interaktywne rozwiązania do wirtualnych konferencji. Wybór odpowiedniego zależy od potrzeb i wymagań Twojej firmy. W tym artykule udostępniliśmy krótki przewodnik po wirtualnej konferencji w 2020 roku. Zaczynajmy!

Czym są wirtualne konferencje?

Konferencje wirtualne to replikacja online konferencji naziemnych, które są hostowane na wirtualnej platformie konferencyjnej. Wirtualna konferencja to internetowe spotkanie ludzi w celu prowadzenia dyskusji na temat wspólnych zainteresowań, tematów, celów lub zadań. Wirtualne konferencje obejmują dyskusje panelowe, urzędy miast, webinaria, WZA, sesje edukacyjne, szkolenia, prezentacje produktów i wiele innych.

Wirtualne konferencje umożliwiają organizatorom dotarcie i połączenie z dużym segmentem odbiorców na całym świecie. Natomiast uczestnicy mogą dostroić się ze swoich lokalizacji geograficznych, aby uzyskać dostęp do wirtualnej konferencji bez konieczności podróży. Ogromne korzyści oferowane przez wirtualną konferencję nie są możliwe do osiągnięcia przy konferencjach fizycznych.

Jednak wybór odpowiedniej wirtualnej platformy konferencyjnej jest koniecznością, aby zapewnić udane wydarzenie i umożliwić uczestnikom prowadzenie rozmów w czasie rzeczywistym.

Niewątpliwie konferencje wirtualne przejęły w obecnym scenariuszu konferencje fizyczne i kroki spacerowe z konferencjami hybrydowymi.

Dlaczego zorganizować wirtualną konferencję?

Wyniki konferencji wirtualnych to tylko 10x konferencji fizycznych. Daje organizacjom możliwość nawiązania kontaktu z szerszym spektrum odbiorców jednocześnie. Przeszkody napotykane podczas fizycznych konferencji są całkowicie rozwiązywane dzięki wirtualnym konferencjom. Oto lista zalet wykorzystania technologii wirtualnych wydarzeń i organizacji wirtualnej konferencji:

● Szerszy zasięg i zwiększona frekwencja

Wirtualne konferencje są hostowane online i nie są już ograniczone do 4 ścian, co skutkuje lepszym zasięgiem. Może dotrzeć do dużej liczby odbiorców na całym świecie bez żadnych ograniczeń, takich jak ograniczenia przestrzeni i bariery geograficzne. Jednak skutkuje to lepszą frekwencją na konferencjach w porównaniu z tradycyjnymi formatami konferencyjnymi.

● Redukcja wydatków

Wirtualna konferencja pozwala zaoszczędzić sporo zasobów dla obu zaangażowanych stron. Aby wziąć udział w wirtualnym spotkaniu lub wirtualnej konferencji, uczestnicy nie muszą wydawać pieniędzy na podróż i zakwaterowanie. Wszystko, czego potrzebują, to urządzenie obsługiwane przez łącze internetowe, aby uczestniczyć w wirtualnej konferencji. Podczas gdy organizator zostaje zwolniony z wynajmu miejsca o większej pojemności, organizowania posiłków i napojów, zatrudniania personelu i tak dalej.

● Lepsza sieć

Wirtualne konferencje umożliwiają uczestnikom lepsze opcje sieciowe. Pozwala uczestnikom na interakcję z gospodarzami, prelegentami, a także z innymi uczestnikami w czasie rzeczywistym. Uczestnicy mają możliwość wyrażenia swoich opinii i płynnego dzielenia się swoimi opiniami podczas wirtualnych konferencji. Natomiast możliwość organizowania ankiet na żywo, ankiet. Pytania i odpowiedzi oferowane przez platformę pomagają w uzyskaniu wglądu uczestników, co nie zawsze jest możliwe w tradycyjnym formacie.

● Ekologiczna alternatywa

Konferencje fizyczne skutkują ogromną emisją dwutlenku węgla i utylizacją odpadów po każdym wydarzeniu. Natomiast wirtualne konferencje są ekologiczną alternatywą dla organizacji konferencji. Powoduje to eskalację śladu węglowego podczas imprezy oraz znaczne ograniczenie utylizacji odpadów.

● Większy zwrot z inwestycji

Dzięki wirtualnym konferencjom możemy spodziewać się lepszego zwrotu z inwestycji w porównaniu z tradycyjnymi konferencjami na żywo.

● Cenne śledzenie danych

Kompleksowa wirtualna platforma konferencyjna śledzi każdego uczestnika od początku do mety. W przypadku konferencji fizycznych można podać jedynie dane w zakresie liczby rejestracji i frekwencji na wydarzeniu. Natomiast wirtualne platformy konferencyjne rejestrują każdy cyfrowy ślad uczestników. Kiedy dołączyli? Z kim się kontaktowali? Kiedy wyjechali? Co im się podobało, co udostępniali i pobierali? Co skomentowali i tak dalej. Platforma oferuje kompletny raport z analizy danych. Pomaga w mierzeniu wskaźników wydajności i sukcesu wydarzenia. To nawet uświadamia planistom przeszkody, które trzeba poprawić na następnej konferencji.

Jak zorganizować wirtualną konferencję?

Prowadzenie wirtualnej konferencji to coś zupełnie innego niż osobiste konferencje. Aby zapewnić udaną wirtualną konferencję, należy opracować odpowiednią strategię konferencji wirtualnych, wybrać odpowiednią platformę wirtualnej konferencji i przeprowadzić promocję. Wymieniliśmy kilka kroków, które pomogą Ci zorganizować udaną wirtualną konferencję. Spójrz:

1. Stwórz strategię wirtualnej konferencji

Po pierwsze, decydując się na przeprowadzenie konferencji online, musisz stworzyć skuteczną strategię wirtualnej konferencji. Pomaga w osiągnięciu upragnionych celów. Określ cel swojej konferencji i co chcesz z niej osiągnąć. Zanim zaplanujesz jakąkolwiek strategię, musisz zadać sobie kilka pytań. Oto lista pytań:

● Czy Twoja konferencja będzie bramkowana czy bezpłatna?
● Czy Twoja wirtualna konferencja odbywa się na żywo, na żądanie, czy też jedno i drugie?
● Kim są Twoi docelowi uczestnicy?
● Jakich funkcji angażujących potrzebujesz w swojej wirtualnej konferencji?
● Czas trwania konferencji
● Przybliżona liczba uczestników itd.

Znając odpowiedzi na wszystkie pytania, możesz zaplanować strategię wirtualnej konferencji.

2. Wybierz odpowiednią technologię

Technologia odgrywa ważną rolę w pomyślnej realizacji wirtualnej konferencji. Wybór odpowiedniej wirtualnej platformy konferencyjnej jest koniecznością. Dziś konkurencja jest wysoka, a na rynku dostępna jest szeroka gama platform do wirtualnych wydarzeń. Wybór najlepszego zależy od potrzeb i wymagań Twojej firmy. Wybierz platformę, która oferuje konfigurowalne pakiety i kompleksowe rozwiązania dotyczące wydarzeń wirtualnych. Interaktywna i wciągająca platforma wirtualnego wydarzenia umożliwia zatrzymanie uczestników przez całą konferencję, nie pozwalając im się rozpaść. Platforma, która oferuje możliwość przyjmowania nieskończonej liczby uczestników bez limitu widowni, jest najlepszym wyborem. Ponieważ nie ogranicza liczby uczestników, których chcesz gościć. Przed nawiązaniem ostatecznej rozmowy poproś dostawcę usług platformy wirtualnych wydarzeń o demonstrację.

3. Pamiętaj o strefie czasowej

Podczas finalizowania daty i godziny wirtualnej konferencji pamiętaj o strefie czasowej, jeśli kierujesz reklamy do uczestników z całego świata. Postaraj się przeprowadzić rozeznanie przed zamknięciem daty wirtualnego wydarzenia. Zwróć uwagę na kalendarz świąt państwowych, ponieważ wpłynie to bezpośrednio na frekwencję na konferencji. Należy pamiętać o strefie czasowej, aby zapewnić maksymalną frekwencję.

4. Marketing i promocja

Marketing i promocja to klucz do uświadomienia uczestnikom zbliżającej się wirtualnej konferencji. Możesz skorzystać z bezpośrednich wiadomości e-mail, public relations, integracji z mediami społecznościowymi itd., aby promować nadchodzące wydarzenie. Marketing jest kluczem do maksymalizacji frekwencji uczestników konferencji

5. Utrzymuj rejestrację w łatwy sposób

Nie każdy wirtualny uczestnik jest obeznany w technologii. Zaleca się, aby proces rejestracji był łatwy. Pozwól uczestnikom na płynną nawigację po konferencji. Jeśli to możliwe, podziel się z nimi przewodnikiem o tym, jak dołączyć do konferencji przez e-mail.

6. Wyślij przypomnienia

Wysyłaj przypomnienia do zarejestrowanych uczestników przez e-mail wraz z bezpośrednim łączem do wirtualnej konferencji. Wyślij go na 2-3 dni przed faktyczną datą konferencji. Dlatego przypomina uczestnikom, aby zachowali wolność w wyznaczonym dniu i godzinie.

7. Utrzymuj zaangażowanie uczestników podczas konferencji

Po uruchomieniu wirtualnej konferencji na żywo zapewnij uczestnikom zaangażowanie w całe wydarzenie. Organizuj ankiety na żywo, ankiety, pytania i odpowiedzi, aby uzyskać ich spostrzeżenia i opinie. Możesz nawet organizować gry, takie jak zakręć kołem lub quizy, w trakcie długich sesji i oferować swoim uczestnikom wirtualne gadżety.

8. Ankieta uzupełniająca

Po zakończeniu konferencji nie zapomnij wysłać uczestnikom ankiety uzupełniającej. Pomaga w zdobyciu ich spostrzeżeń i wiedzy o tym, co im się podobało na wydarzeniu, a co nie. Ankieta uzupełniająca pomaga w konwersji świeżych leadów, a także uświadamia organizatorowi, która część wymaga poprawy.

Jeśli nie wiesz, jak zorganizować udaną wirtualną konferencję, mam nadzieję, że ten artykuł Ci w tym pomoże. Organizacje na całym świecie przyjęły nowe sposoby na utrzymanie biznesu. Jeśli nadal nie znasz się na wirtualnych lub hybrydowych wydarzeniach, nadszedł czas, aby przyjąć technologię wirtualnych wydarzeń i zacząć!