Sanal Konferans İçin Eksiksiz Bir Kılavuz

COVID-19 küresel salgınının ortaya çıkmasıyla birlikte, dünyanın dört bir yanındaki kuruluşlar ve işletmeler sanal bir alana itiliyor. Sanal konferanslara ve sanal toplantılara ev sahipliği yapmak yeni bir trend haline geldi. Dünyanın dört bir yanındaki kuruluşlar, işi devam ettirmek için 2020'de sanal etkinlik teknolojisinden yararlandı. Uzak çalışanlar ve delegelerle sorunsuz bir şekilde bağlantı kurmalarına yardımcı olur. 2020'de sanal etkinlik platformlarında ani bir yükseliş yaşandı. Halk sağlığı güvenliğini sağlamak için seyahat ve toplu toplanmalara getirilen kısıtlamalarla sanal yeni normal haline geldi.

Günümüzde sanal konferanslar, dijital pazarlamacıların ve etkinlik planlayıcıların ilk tercihi haline geldi. Dünyanın dört bir yanındaki kuruluşlar, küresel sağlık krizi zamanında bile işi devam ettirmek için en güçlü araçtan yararlanıyor. Sanal konferansların sunduğu avantajlar, dört duvara gizlenmiş yüz yüze konferansların erişiminin çok ötesindedir. Küresel olarak daha geniş bir kitleye ulaşma fırsatları sunar. Fiziksel konferanslar sırasında karşılaşılan alan kısıtlamaları, seyahat maliyetleri vb. gibi engeller Sanal konferanslara engel değildir.

Günümüzde sanal olaylar ve hibrit olaylar, yerdeki olayları tamamen ele geçirdi. Sanal konferanslardan, toplantılara, Genel Kurullardan 3 boyutlu ticaret fuarlarına, sergilere, ürün demolarına kadar kapsamlı bir sanal etkinlik platformu hepsine hizmet eder. Yakın tarihli bir anket, etkinlik planlayıcılarının büyük bir yüzdesinin sanallaştığını bildiriyor. Kuruluşların uzak işgücü ve küresel delegelerle gerçek zamanlı olarak sorunsuz bir şekilde bağlantı kurmasını sağlar. Katılımcılar, kendi alanlarının rahatlığında kendi uzak konumlarından bağlanabilir ve konferansa sanal olarak herhangi bir cihaz üzerinden erişebilir.

Başarılı bir sanal konferansa ev sahipliği yapmak için doğru sanal konferans stratejisine ve oyun planına sahip olmak gerekir. İkincisi, doğru teknolojiyi seçmektir. Günümüzde platformlar arasındaki rekabet bir adım daha atmıştır. Pazar, ilgi çekici ve etkileşimli sanal konferans çözümleri sunan sanal konferans platformu hizmet sağlayıcılarıyla doludur. Doğruyu seçmek, işletmenizin ihtiyaçlarına ve gereksinimlerine bağlıdır. Bu yazıda 2020'de sanal bir konferans için hızlı bir rehber paylaştık. Haydi başlayalım!

Sanal konferanslar nelerdir?

Sanal konferanslar, sanal bir konferans platformunda barındırılan yer konferanslarının çevrimiçi bir kopyasıdır. Sanal konferans, ortak ilgi alanları, konular, hedefler veya hedefler hakkında tartışmalar yapmak için insanların çevrimiçi bir araya gelmesidir. Sanal konferanslar arasında panel tartışmaları, belediye salonları, web seminerleri, AGM'ler, eğitim oturumları, eğitim, ürün demoları ve çok daha fazlası yer alır.

Sanal konferanslar, organizatörlerin küresel olarak geniş bir kitle segmentine ulaşmasını ve bunlarla bağlantı kurmasını sağlar. Katılımcılar, seyahat etmek zorunda kalmadan sanal bir konferansa erişmek için kendi coğrafi konumlarından ayarlayabilirler. Sanal bir konferansın sunduğu muazzam avantajlara fiziksel konferanslarla ulaşmak mümkün değildir.

Ancak, başarılı bir etkinlik sağlamak ve katılımcılarınızın gerçek zamanlı konuşmalar yapabilmesini sağlamak için doğru sanal konferans platformunu seçmek bir zorunluluktur.

Kuşkusuz, mevcut senaryoda sanal konferanslar fiziksel konferansların yerini almış ve hibrit konferanslarla adım adım adım atmıştır.

Neden sanal bir konferansa ev sahipliği yapmalı?

Sanal konferansların sonuçları, fiziksel konferansların yalnızca 10 katıdır. Kuruluşların aynı anda daha geniş bir izleyici yelpazesiyle bağlantı kurması için fırsat alanlarını açar. Fiziksel konferanslar sırasında karşılaşılan engeller sanal konferanslar ile tamamen ortadan kalkmaktadır. Sanal etkinlik teknolojisinden yararlanmanın ve sanal bir konferansa ev sahipliği yapmanın avantajlarının bir listesi:

● Daha geniş erişim ve Artan katılım

Sanal konferanslar çevrimiçi olarak barındırılır ve artık 4 duvarla sınırlı değildir, daha iyi bir erişim sağlar. Alan sınırlamaları ve coğrafi engeller gibi herhangi bir kısıtlama olmaksızın küresel olarak çok sayıda izleyiciye dokunabilir. Bununla birlikte, geleneksel konferans formatlarıyla karşılaştırıldığında konferanslara daha iyi katılımla sonuçlanır.

● Masraflarda azalma

Sanal konferans, katılan her iki taraf için çok sayıda varlık tasarrufu sağlar. Katılımcıların sanal bir toplantıya veya sanal bir konferansa katılmak için seyahat ve konaklama harcamaları gerekmez. Tek ihtiyaçları olan, sanal bir konferansın parçası olmak için internet bağlantısı tarafından desteklenen bir cihaz. Oysa organizatör, daha büyük alan kapasiteli bir mekan kiralamaktan, yiyecek ve içecek için düzenlemeler yapmaktan, personel işe almaktan vb.

● Daha iyi ağ iletişimi

Sanal konferanslar, katılımcıların daha iyi ağ seçeneklerine sahip olmalarını sağlar. Katılımcıların ev sahipleri, konuşmacılar ve diğer katılımcılarla gerçek zamanlı olarak etkileşim kurmasını sağlar. Katılımcılar, görüşlerini dile getirme ve geri bildirimlerini sanal konferanslarla sorunsuz bir şekilde paylaşma şansı yakalar. Canlı anketler, anketler düzenleme yeteneği ise. Platform tarafından sunulan Soru-Cevap, geleneksel formatta her zaman mümkün olmayan katılımcılara fikir edinmede yardımcı olur.

● Çevre dostu bir alternatif

Fiziksel konferanslar, her olaydan sonra büyük miktarda karbon emisyonuna ve atıkların bertaraf edilmesine neden olur. Oysa sanal konferanslar, konferanslara ev sahipliği yapmak için çevre dostu bir alternatiftir. Etkinlik sırasında artan karbon ayak izinin yanı sıra atıkların bertarafını önemli ölçüde azaltır.

● Daha Fazla Yatırım Getirisi

Sanal konferanslarla, geleneksel canlı konferanslara kıyasla daha iyi bir yatırım getirisi bekleyebiliriz.

● Değerli veri takibi

Kapsamlı bir sanal konferans platformu, başlangıçtan bitiş çizgisine kadar her katılımcının kaydını tutar. Fiziksel konferanslar, yalnızca etkinliğe kayıt sayısı ve katılım açısından verileri sağlayabilir. Oysa sanal konferans platformları, katılımcıların her dijital ayak izini kaydeder. Ne zaman katıldılar? Kimlerle etkileşime girdiler? Ne zaman ayrıldılar? Neleri beğendiler, paylaştılar ve indirdiler? Ne hakkında yorum yaptılar vs. Platform, eksiksiz bir veri analitiği raporu sunar. Performans metriklerini ve etkinliğin başarısını ölçmeye yardımcı olur. Hatta planlayıcıyı bir sonraki konferansta iyileştirmenin önündeki engellerden haberdar eder.

Sanal bir konferansa nasıl ev sahipliği yapılır?

Sanal bir konferansa ev sahipliği yapmak, yüz yüze konferanslardan tamamen farklıdır. Başarılı bir sanal konferans sağlamak için doğru sanal konferans stratejisini yapmak, doğru sanal konferans platformunu seçmek ve tanıtım yapmak şarttır. Başarılı bir sanal konferansa ev sahipliği yapmanıza yardımcı olacak birkaç adımı listeledik. Bir göz atın:

1. Sanal bir konferans stratejisi oluşturun

Öncelikle, konferansınızı çevrimiçi hale getirmeye karar verdiğinizde, etkili bir sanal konferans stratejisi oluşturmanız gerekir. İstenilen belirlenen hedeflere ulaşmada yardımcı olur. Konferansınızın amacını ve bundan ne elde etmek istediğinizi belirleyin. Herhangi bir strateji planlamadan önce kendinize birkaç soru sormanız gerekir. İşte soruların bir listesi:

● Konferansınız kapılı mı yoksa ücretsiz mi olacak?
● Sanal konferansınız canlı mı, isteğe bağlı mı yoksa her ikisi birden mi?
● Hedef katılımcılarınız kimler?
● Sanal konferansınızda hangi etkileşim özelliklerine ihtiyacınız var?
● Konferansınızın süresi
● Yaklaşık katılımcı sayısı vb.

Tüm soruların cevaplarını öğrendikten sonra sanal konferans stratejinizi planlayabilirsiniz.

2. Doğru teknolojiyi seçin

Teknoloji, sanal bir konferansın başarılı bir şekilde yürütülmesinde önemli bir rol oynar. Doğru sanal konferans platformunu seçmek bir zorunluluktur. Günümüzde rekabet yüksektir ve piyasada çok çeşitli sanal etkinlik platformları mevcuttur. En iyisini seçmek, işletmenizin ihtiyaçlarına ve gereksinimlerine bağlıdır. Özelleştirilebilir paketler ve kapsamlı sanal etkinlik çözümleri sunan platforma geçin. Etkileşimli ve ilgi çekici bir sanal etkinlik platformu, katılımcılarınızı dağılmalarına izin vermeden konferans boyunca tutmanıza olanak tanır. Sınırsız sayıda katılımcıyı herhangi bir izleyici sınırı olmadan ağırlama olanağı sunan platform en iyi seçimdir. Ev sahipliği yapmak istediğiniz katılımcı sayısını sınırlamadığı için. Son bir arama yapmadan önce, bir sanal etkinlik platformu hizmet sağlayıcısından bir demo isteyin.

3. Saat dilimini göz önünde bulundurun

Küresel katılımcıları hedefliyorsanız, sanal konferansınızın tarihini ve saatini kesinleştirirken saat dilimini aklınızda bulundurun. Sanal bir etkinliğin tarihini kilitlemeden önce biraz araştırma yapmayı bir noktaya getirin. Konferansa katılımı doğrudan etkileyeceğinden, herhangi bir ulusal tatil takvimine bakın. Maksimum katılımı sağlamak için saat dilimini göz önünde bulundurun.

4. Pazarlama ve tanıtım

Pazarlama ve tanıtım, katılımcılarınızı yaklaşan sanal konferansınızdan haberdar etmenin anahtarıdır. Yaklaşan etkinliğinizi pazarlamak için doğrudan postalar, halkla ilişkiler, sosyal medya entegrasyonu vb. Pazarlama, bir konferansa katılımcı katılımınızı en üst düzeye çıkarmanın anahtarıdır

5. Kayıtlarınızı kolay tutun

Her sanal katılımcı teknoloji konusunda bilgili değildir. Kayıt işlemini kolay tutmanız tavsiye edilir. Katılımcılarınızın konferans boyunca sorunsuz bir şekilde gezinmesine izin verin. Mümkünse, e-posta yoluyla bir konferansa nasıl katılacağınız konusunda onlarla bir kılavuz paylaşın.

6. Hatırlatıcılar gönderin

Sanal bir konferansa doğrudan bağlantı ile birlikte e-posta üzerinden kayıtlı katılımcılara hatırlatıcılar gönderin. Konferansın gerçek tarihinden 2-3 gün önce gönderin. Bu nedenle, katılımcılara belirtilen tarih ve saatte kendilerini serbest bırakmalarını hatırlatır.

7. Konferans sırasında katılımcılarınızı meşgul edin

Sanal konferansınızla canlı yayına geçtiğinizde, katılımcılarınızın tüm etkinlikle meşgul olmasını sağlayın. Görüşlerini ve görüşlerini almak için canlı anketler, anketler, Soru-Cevap düzenleyin. Hatta uzun oturumlar arasında çarkı çevirme veya kısa sınavlar gibi oyunlar düzenleyebilir ve katılımcılarınıza sanal güzellikler sunabilirsiniz.

8. Takip anketi

Konferansınız sona erdiğinde, katılımcılara bir takip anketi göndermeyi unutmayın. İçgörü kazanmalarına ve etkinlikte nelerden hoşlanıp hoşlanmadıklarını bilmelerine yardımcı olur. Takip anketi, yeni müşteri adaylarının dönüştürülmesine yardımcı olur ve organizatörün iyileştirilmesi gereken kısımdan haberdar olmasını sağlar.

Başarılı bir sanal konferansa ev sahipliği yapmanın farkında değilseniz, umarım bu makale size yardımcı olur. Dünyanın dört bir yanındaki kuruluşlar, işi devam ettirmek için yeni yollar benimsedi. Sanal veya karma etkinliklerde hala yeniyseniz, şimdi sanal etkinlik teknolojisini benimseme ve başlama zamanı!