Un guide complet de la conférence virtuelle

Avec l'avènement de la pandémie mondiale de COVID-19, les organisations et les entreprises du monde entier sont poussées dans une sphère virtuelle. L'hébergement de conférences virtuelles et de réunions virtuelles est devenu une nouvelle tendance. Des organisations du monde entier ont tiré parti de la technologie des événements virtuels en 2020 pour maintenir l'activité. Il les aide à se connecter avec des employés et des délégués distants de manière transparente. Une augmentation soudaine des plateformes d'événements virtuels a été observée en 2020. Avec les restrictions imposées aux voyages et aux rassemblements de masse pour assurer la sécurité de la santé publique, le virtuel est devenu la nouvelle norme.

Aujourd'hui, les conférences virtuelles sont devenues le premier choix des spécialistes du marketing numérique et des planificateurs d'événements. Des organisations du monde entier utilisent l'outil le plus puissant pour maintenir l'activité même en période de crise sanitaire mondiale. Les mérites offerts par les conférences virtuelles sont bien au-delà de la portée des conférences en personne qui sont confinées entre quatre murs. Il offre la possibilité d'atteindre un public plus large dans le monde. Les obstacles rencontrés lors des conférences physiques tels que les limitations d'espace, les frais de déplacement, etc. ne sont pas un obstacle avec les conférences virtuelles.

De nos jours, les événements virtuels et les événements hybrides ont complètement pris le pas sur les événements sur le terrain. Des conférences virtuelles, des réunions, des assemblées générales aux salons professionnels 3D, des expositions, des démonstrations de produits, une plate-forme complète d'événements virtuels est au service de tous. Une enquête récente rapporte qu'un grand pourcentage de planificateurs d'événements sont devenus virtuels. Il permet aux organisations de se connecter avec la main-d'œuvre distante et les délégués mondiaux de manière transparente en temps réel. Les participants peuvent se connecter depuis leurs emplacements distants respectifs dans le confort de leur propre espace et accéder à la conférence virtuellement via n'importe quel appareil.

Pour organiser une conférence virtuelle réussie, il faut avoir la bonne stratégie de conférence virtuelle et un plan de match. La seconde est de choisir la bonne technologie. De nos jours, la concurrence entre les plateformes a franchi une nouvelle étape. Le marché regorge de fournisseurs de services de plate-forme de conférence virtuelle qui proposent des solutions de conférence virtuelle engageantes et interactives. Le choix du bon dépend des besoins et des exigences de votre entreprise. Dans cet article, nous avons partagé un guide rapide pour une conférence virtuelle en 2020. Commençons !

Qu'est-ce qu'une conférence virtuelle ?

Les conférences virtuelles sont une réplique en ligne de conférences sur le terrain hébergées sur une plate-forme de conférence virtuelle. Une conférence virtuelle est un rassemblement en ligne de personnes pour discuter d'intérêts, de sujets, de buts ou d'objectifs communs. Les conférences virtuelles comprennent des tables rondes, des assemblées publiques, des webinaires, des AGA, des séances éducatives, des formations, des démonstrations de produits et bien plus encore.

Les conférences virtuelles permettent aux organisateurs d'atteindre et de se connecter avec un large segment d'audience dans le monde. Alors que les participants peuvent se connecter depuis leurs emplacements géographiques respectifs pour accéder à une conférence virtuelle sans avoir à se déplacer. Les énormes avantages offerts par une conférence virtuelle ne sont pas possibles avec des conférences physiques.

Cependant, sélectionner la bonne plate-forme de conférence virtuelle est indispensable pour garantir le succès de l'événement et permettre à vos participants d'avoir des conversations en temps réel.

Sans aucun doute, les conférences virtuelles ont pris le pas sur les conférences physiques et les étapes à pied avec des conférences hybrides dans le scénario actuel.

Pourquoi organiser une conférence virtuelle ?

Les résultats des conférences virtuelles ne sont que 10x des conférences physiques. Cela ouvre le champ des opportunités pour les organisations de se connecter avec un plus large éventail de publics à la fois. Les obstacles rencontrés lors des conférences physiques sont complètement résolus avec les conférences virtuelles. Voici une liste des avantages de tirer parti de la technologie des événements virtuels et d'héberger une conférence virtuelle :

● Une portée plus large et une fréquentation accrue

Les conférences virtuelles sont hébergées en ligne et ne sont plus confinées entre 4 murs, il en résulte une meilleure portée. Il peut toucher un grand nombre de publics dans le monde sans aucune contrainte telle que les limitations d'espace et les barrières géographiques. Cependant, cela se traduit par une meilleure participation aux conférences par rapport aux formats de conférence traditionnels.

● Réduction des dépenses

La conférence virtuelle permet d'économiser beaucoup d'actifs pour les deux parties impliquées. Les participants n'ont pas à dépenser en frais de voyage et d'hébergement pour assister à une réunion virtuelle ou à une conférence virtuelle. Tout ce dont ils ont besoin est un appareil pris en charge par une connexion Internet pour faire partie d'une conférence virtuelle. Alors qu'un organisateur est soulagé de louer un lieu avec une plus grande capacité d'espace, de prendre des dispositions pour la nourriture et les boissons, d'embaucher du personnel, etc.

● Meilleure mise en réseau

Les conférences virtuelles permettent aux participants d'avoir de meilleures options de mise en réseau. Il permet aux participants d'interagir avec les hôtes, les conférenciers ainsi qu'avec d'autres participants en temps réel. Les participants ont la possibilité d'exprimer leurs opinions et de partager leurs commentaires de manière transparente grâce à des conférences virtuelles. Alors que la possibilité d'organiser des sondages en direct, des enquêtes. Les questions-réponses proposées par la plate-forme aident à mieux comprendre les participants, ce qui n'est pas toujours possible avec le format traditionnel.

● Une alternative écologique

Les conférences physiques entraînent une énorme quantité d'émissions de carbone et l'élimination des déchets après chaque événement. Alors que les conférences virtuelles sont une alternative écologique pour organiser des conférences. Il en résulte une augmentation de l'empreinte carbone pendant l'événement ainsi qu'une réduction considérable de l'élimination des déchets.

● Meilleur retour sur investissement

Avec les conférences virtuelles, nous pouvons nous attendre à un meilleur retour sur investissement par rapport aux conférences en direct traditionnelles.

● Suivi des données précieuses

Une plate-forme de conférence virtuelle complète garde une trace de chaque participant depuis le début jusqu'à la ligne d'arrivée. Les conférences physiques ne peuvent fournir les données qu'en termes de nombre d'inscriptions et de participation à l'événement. Tandis que les plateformes de conférence virtuelles enregistrent chaque empreinte numérique des participants. Quand ont-ils rejoint? Avec qui ont-ils interagi ? Quand sont-ils partis ? Qu'est-ce qu'ils ont aimé, partagé et téléchargé ? Ce qu'ils ont commenté et ainsi de suite. La plateforme propose un rapport complet d'analyse de données. Il aide à mesurer les mesures de performance et le succès de l'événement. Cela rend même le planificateur conscient des obstacles à améliorer lors de la prochaine conférence.

Comment organiser une conférence virtuelle ?

L'hébergement d'une conférence virtuelle est totalement différent des conférences en personne. Pour assurer une conférence virtuelle réussie, il est indispensable d'élaborer la bonne stratégie de conférence virtuelle, de choisir la bonne plate-forme de conférence virtuelle et de faire de la promotion. Nous avons répertorié quelques étapes qui vous aideront à organiser une conférence virtuelle réussie. Regarde:

1. Créez une stratégie de conférence virtuelle

Premièrement, lorsque vous décidez de tenir votre conférence en ligne, vous devez créer une stratégie de conférence virtuelle efficace. Il aide à atteindre les objectifs fixés. Déterminez l'objectif de votre conférence et ce que vous voulez en tirer. Vous devez vous poser quelques questions avant de planifier une stratégie. Voici une liste de questions :

● Votre conférence sera-t-elle fermée ou gratuite ?
● Votre conférence virtuelle est-elle en direct ou à la demande, ou les deux ?
● Qui sont vos participants cibles ?
● De quelles fonctionnalités d'engagement avez-vous besoin dans votre conférence virtuelle ?
● Durée de votre conférence
● Un nombre approximatif de participants, etc.

Une fois que vous connaissez les réponses à toutes les questions, vous pouvez planifier votre stratégie de conférence virtuelle.

2. Sélectionnez la bonne technologie

La technologie joue un rôle important dans l'exécution réussie d'une conférence virtuelle. Choisir la bonne plateforme de conférence virtuelle est un must. Aujourd'hui, la concurrence est forte et une large gamme de plateformes d'événements virtuels est disponible sur le marché. Le choix du meilleur dépend des besoins et des exigences de votre entreprise. Optez pour la plateforme qui propose des forfaits personnalisables et des solutions complètes d'événements virtuels. Une plate-forme d'événements virtuels interactive et engageante vous permet de retenir vos participants tout au long de la conférence sans les laisser s'effondrer. La plate-forme qui offre la possibilité d'accueillir un nombre infini de participants sans aucun plafond d'audience est le meilleur choix. Comme cela ne limite pas le nombre de participants que vous souhaitez accueillir. Avant de passer un dernier appel, demandez une démonstration à un fournisseur de services de plateforme d'événements virtuels.

3. Tenez compte du fuseau horaire

Lors de la finalisation de la date et de l'heure de votre conférence virtuelle, gardez à l'esprit le fuseau horaire si vous ciblez des participants internationaux. Assurez-vous de faire des recherches avant de fixer la date d'un événement virtuel. Surveillez le calendrier pour les jours fériés nationaux, car cela affectera directement la participation à la conférence. Tenez compte du fuseau horaire pour assurer une participation maximale.

4. Commercialisation et promotion

Le marketing et la promotion sont la clé pour informer vos participants de votre prochaine conférence virtuelle. Vous pouvez utiliser les publipostages, les relations publiques, l'intégration des médias sociaux, etc. pour commercialiser votre événement à venir. Le marketing est la clé pour maximiser la participation de vos participants à une conférence

5. Gardez vos inscriptions faciles

Tous les participants virtuels ne sont pas férus de technologie. Il est conseillé de garder le processus d'inscription facile. Permettez à vos participants de naviguer de manière transparente tout au long de la conférence. Si possible, partagez un guide avec eux sur la façon de rejoindre une conférence par e-mail.

6. Envoyez des rappels

Envoyez des rappels aux participants inscrits par e-mail avec un lien direct vers une conférence virtuelle. Envoyez-le avant 2-3 jours avant la date réelle de la conférence. Par conséquent, il rappelle aux participants de se tenir libres à la date et à l'heure prescrites.

7. Gardez vos participants engagés pendant la conférence

Une fois que vous avez mis en ligne votre conférence virtuelle, gardez vos participants engagés avec l'ensemble de l'événement. Organisez des sondages en direct, des enquêtes, des questions-réponses pour obtenir leurs idées et leurs opinions. Vous pouvez même choisir d'organiser des jeux comme faire tourner la roue ou des quiz au cours de longues sessions et offrir à vos participants des cadeaux virtuels.

8. Enquête de suivi

Une fois votre conférence terminée, n'oubliez pas d'envoyer un sondage de suivi aux participants. Cela aide à obtenir leurs idées et à savoir ce qu'ils ont apprécié lors de l'événement et ainsi de suite. L'enquête de suivi aide à convertir de nouveaux prospects et à informer l'organisateur de la partie qui doit être améliorée.

Si vous n'êtes pas au courant de l'organisation d'une conférence virtuelle réussie, j'espère que cet article vous aidera. Des organisations du monde entier ont adopté de nouvelles façons de faire fonctionner l'entreprise. Si vous êtes encore nouveau dans les événements virtuels ou hybrides, il est maintenant temps d'adopter la technologie des événements virtuels et de vous lancer !