在數字資產管理平台中尋找的 7 個功能

已發表: 2022-11-18

在當今技術發達的世界，很難想像一家公司不使用其數字資產和內容來推廣其服務或銷售其產品。 圖片、視頻、信息圖表、演示文稿、文章等等都是定義您作為公司身份的數字資產。

雖然這些數字資產可以幫助您打造品牌，但如果您不知道如何維護和管理您的收藏，它們很容易成為一場噩夢。 過時的文檔丟失和損壞的文件，或難以在復雜的文件夾網絡中找到的圖像可能會給您的生活帶來不必要的困難。

好消息是數字資產管理 (DAM) 系統可以幫助解決這個問題。 在本文中，您將詳細了解它、它的好處以及它的使用者。 更重要的是，本文列舉了基本的和高級的必備功能，可以使數字資產管理變得更加容易和方便。

數字資產管理軟件：它是什麼？

數字資產管理軟件為您的品牌以媒體為中心的方面帶來連貫性。 DAM 系統用於在集中且安全的位置存儲、組織和共享所有數字內容和文件。

DAM 平台有各種大小和形狀，具體取決於組織的具體需求。 例如，一個全球性的非營利慈善組織可能會使用 DAM 在其內部團隊中存儲和共享更新的文檔。 另一方面，零售公司可能主要使用它來管理其營銷和品牌資產。

也就是說，今天的 DAM 系統不再只是為數字資產提供集中存儲。 大多數軟件，如 Brandfolder DAM 軟件，都提供全面的功能，如資產工作流程管理以及創意工具和模板。

為什麼要使用數字資產管理系統？

一個可靠的數字資產管理平台提供的不僅僅是一個簡單的品牌數字文件存儲庫。 以下是它可以提供的眾多好處中的一部分：

  • 組織數字資產
  • 提高品牌一致性
  • 確保遵守使用權並將法律風險降至最低
  • 促進外部和內部協作
  • 支持營銷和銷售渠道
  • 提供高質量的客戶體驗
  • 降低運營成本
  • 自動化重複性任務
  • 簡化媒體和內容生命週期
  • 衡量數字資產的性能和投資回報率 (ROI)
  • 確保數字資產安全無虞

這些優勢有助於提高整個數字內容生命週期的效率。

最佳數字資產管理平台的 7 個必備功能

為您的企業選擇合適的數字資產管理平台可能具有挑戰性。 雖然您需要考慮許多因素，但查看包含的功能有助於確定它是否適合您當前的流程和工作流程。 以下是您需要在強大的數字資產管理軟件中尋找的一些必備功能：

  1. 組織

DAM 軟件的核心是將您的數字資產組織和集中在一個易於訪問的庫中，授權人員可以訪問該庫。 要正確管理您的數字資產，DAM 軟件應具有強大的功能，例如內容分組和定制、標籤以及高級排序和過濾等。

一個高度組織化的系統會激發使用並確保它被員工、合作夥伴和客戶適當地利用，以最大限度地發揮每個數字資產的潛力。

  1. 高級搜索和發現

如果沒有 DAM 軟件，找到合適的數字資產可能需要時間，即使您知道自己在尋找什麼。 同時，最好的 DAM 軟件可以讓您的數字資產更容易被發現。

具有智能搜索和發現功能的 DAM 可以讓用戶更輕鬆地找到數字資產。 一些軟件甚至包括額外的功能，如智能過濾、文檔內搜索、建議搜索和人工智能圖像識別。 這些功能使查找和提取正確的數字資產變得更加容易。

  1. 版本歷史

使用成百上千數字資產的品牌面臨的最大挑戰之一是修訂跟踪。 如果單個資產經過多次迭代，那麼您將擁有同一文件的多個更改副本。

例如，假設您有一個需要不斷更新的複雜信息圖。 多次迭代意味著需要跟踪更多文件。 如果沒有數字資產管理，很容易忘記最新版本。 因此，更改單個文件可能會花費大量時間和精力。

最好的數字資產管理解決方案可以使修訂井井有條。 DAM 系統可以在一個縮略圖下存儲和保存單個文件的所有版本。 這意味著您可以打開圖像或文檔，並在特定面板或菜單上以列表形式查看所有修訂。

此外，大多數係統允許用戶評論特定版本並實時比較修訂，以幫助他們決定更改是否成功。 否則，合適的軟件也可以隨時恢復到以前的版本。

  1. 快速分享

如果不能共享，數字資產有什麼好處？ 假設您需要與同事共享它、分發給客戶或將其發送到社交媒體渠道。 適當的 DAM 軟件應該使您只需單擊幾下即可與他人共享最終的數字資產。

大多數數字資產管理系統允許您直接從平台與團隊成員和外部合作者共享資產。 您可以通過電子郵件、共享鏈接、Facebook 或 Twitter 等社交媒體網站，甚至 Google Drive 和 Dropbox 等文件存儲服務來共享它們。

有些還可能允許您放置可嵌入的資產鏈接，以將數字資產從平台直接插入您的網站或社交帳戶。

  1. 訪問控制

即使您的數字資產存儲在一個中心位置，您也不希望每個人都擁有相同的訪問和使用權限。 您想要控制誰在何時何地看到和更改什麼。

另一方面，內部和外部用戶都可以使用強大的數字資產管理系統。 內部用戶包括您公司內的團隊。

  • 營銷和銷售部門：營銷人員和銷售代表使用 DAM 來存儲和組織用於演示和營銷宣傳的品牌材料。
  • IT 專業人員和開發人員：技術團隊可以受益於簡化的資產和資產數據存儲，例如軟件開發工具包 (SDK) 和應用程序編程接口 (API)，並幫助連接解決方案。
  • 創作者和設計師：平面設計師和攝影師等內部創作者可以上傳和使用品牌內容以及訪問創意工具。
  • 法律專家：DAM 系統可以幫助您的法律團隊確保遵守資產規則和法規，例如防止使用過時或過期的資產。

同時，以下是可以從 DAM 軟件中受益的企業外部用戶的一些示例：

  • 客戶：您的客戶可能需要或想要訪問特定項目的數字資產。
  • 承包商和合作夥伴：您可能需要與外部合作夥伴機構或承包商合作來開發產品設計以及製定和實施營銷活動。

全面的訪問控制和管理架構是數字資產管理平台應具備的最重要特徵。 最好的 DAM 平台允許您創建具有不同上傳、查看、編輯、下載和共享權限的用戶組。 這可確保您的數字資產僅由合適的人訪問和使用。

  1. 無縫的第三方集成

即使是最全面的 DAM 軟件也可能無法涵蓋您的業務在數字資產管理方面的所有需求。 因此，您可能需要將不同類型的軟件（如客戶關係管理系統 (CRM)）連接到 DAM 平台，以確保數字資產的無縫交換，以實現有效的營銷和品牌推廣。

在這種情況下，最好有一個數字資產管理解決方案，提供與各種第三方工具的集成選項。 最好的軟件具有開放的應用程序編程接口 (API) 技術，可以輕鬆地將平台集成到您現有的軟件解決方案中。

例如，某些軟件可以將您的數字數據從雲存儲平台無縫遷移到 Adob​​e Photoshop 等創意設計應用程序和 Google Analytics 等分析工具。

  1. 隱私、安全和合規要求

您的品牌和數字資產很有價值。 因此，選擇合適的、重視安全和隱私的數字資產管理軟件至關重要。 此外，最好考慮具有安全資產存儲設施的 DAM 系統供應商，該供應商對靜態和傳輸中的數據使用現代加密方法。

最好的供應商應該定期測試他們的平台和基礎設施是否存在安全漏洞。 因此，一些平台在軟件本身以及提供商的內部流程中內置了合規性要求。

如果您的企業所在的特定行業對管理和存儲數字資產有嚴格的合規要求，則此功能非常有用。 需要考慮的一些值得注意的法規是健康保險流通與責任法案 (HIPAA)、通用數據保護法規 (GDPR)、信息訪問和隱私保護 (ATIPP) 以及其他隱私法。

帶走

隨著公司不斷創建數字化存在和更多數字內容，對能夠管理數以千計數字資產（從創建到分發）的平台的需求從未像今天這樣迫切。 如果您準備讓您的生活更輕鬆，請選擇具有上述必要功能的正確數字資產管理平台。