7 fonctionnalités à rechercher dans une plateforme de gestion des actifs numériques

Dans le monde technologiquement avancé d'aujourd'hui, il n'est pas facile d'imaginer une entreprise qui n'utilise pas ses actifs et contenus numériques pour promouvoir ses services ou vendre ses produits. Images, vidéos, infographies, présentations, articles et bien plus encore sont les actifs numériques qui définissent votre identité en tant qu'entreprise.

Bien que ces actifs numériques puissent vous aider dans vos efforts de marque, ils peuvent facilement devenir un cauchemar si vous ne savez pas comment entretenir et gérer votre collection. Des documents obsolètes perdus et des fichiers corrompus, ou des images difficiles à trouver dans un réseau complexe de dossiers peuvent rendre votre vie inutilement difficile.

La bonne nouvelle est qu'un système de gestion des actifs numériques (DAM) peut aider à résoudre ce problème. Dans cet article, vous en apprendrez plus à son sujet, ses avantages et qui l'utilise. Plus important encore, cet article énumère les fonctionnalités indispensables de base et avancées qui peuvent rendre la gestion des actifs numériques beaucoup plus facile et plus pratique.

Logiciel de gestion des actifs numériques : qu'est-ce que c'est ?

Un logiciel de gestion des actifs numériques apporte de la cohérence à l'aspect média de votre marque. Les systèmes DAM sont utilisés pour stocker, organiser et partager tous les contenus et fichiers numériques dans un emplacement centralisé et sécurisé.

Les plates-formes DAM sont de toutes tailles et de toutes formes, en fonction des besoins spécifiques d'une organisation. Par exemple, une organisation caritative mondiale à but non lucratif peut utiliser le DAM pour stocker et partager des documents mis à jour au sein de ses équipes internes. D'autre part, une société de vente au détail peut l'utiliser principalement pour gérer ses actifs de marketing et de marque.

Cela dit, les systèmes DAM d'aujourd'hui ne consistent plus seulement à disposer d'un stockage centralisé pour les actifs numériques. La plupart des logiciels, comme le logiciel Brandfolder DAM, offrent des fonctionnalités complètes telles que la gestion du flux de travail des actifs et des outils et modèles créatifs.

Pourquoi utiliser un système de gestion des actifs numériques ?

Une plate-forme fiable de gestion des actifs numériques offre bien plus qu'un simple référentiel pour les fichiers numériques de votre marque. Voici quelques-uns des nombreux avantages qu'il peut apporter :

• Organiser les ressources numériques
• Améliorer la cohérence de la marque
• Garantir le respect des droits d'utilisation et minimiser les risques juridiques
• Boostez la collaboration externe et interne
• Soutenir les canaux de marketing et de vente
• Offrir une expérience client de haute qualité
• Réduire les coûts opérationnels
• Automatisez les tâches répétitives
• Rationalisez le cycle de vie des médias et du contenu
• Mesurer la performance et le retour sur investissement (ROI) des actifs numériques
• Gardez les actifs numériques sécurisés et sécurisés

Ces avantages peuvent contribuer à améliorer l'efficacité tout au long du cycle de vie du contenu numérique.

7 fonctionnalités indispensables de la meilleure plateforme de gestion des actifs numériques

Choisir la bonne plateforme de gestion des actifs numériques pour votre entreprise peut être difficile. Bien qu'il existe de nombreux facteurs à prendre en compte, un examen des fonctionnalités incluses peut vous aider à déterminer si elles correspondent à vos processus et flux de travail actuels. Vous trouverez ci-dessous certaines des fonctionnalités indispensables que vous devez rechercher dans un logiciel de gestion des actifs numériques robuste :

1. Organisme

À la base, le logiciel DAM organise et centralise vos actifs numériques dans une bibliothèque unique et facile d'accès à laquelle les personnes autorisées peuvent accéder. Pour gérer correctement vos ressources numériques, le logiciel DAM doit disposer de fonctionnalités robustes telles que le regroupement et la personnalisation de contenu, l'étiquetage, le tri et le filtrage avancés, entre autres.

Un système hautement organisé inspire l'utilisation et garantit qu'il est exploité de manière appropriée par les employés, les partenaires et les clients afin de maximiser le potentiel de chaque actif numérique.

2. Recherche avancée et découverte

Sans logiciel DAM, trouver le bon actif numérique peut prendre du temps, même si vous savez ce que vous recherchez. Pendant ce temps, le meilleur logiciel DAM peut rendre vos ressources numériques plus visibles.

Un DAM doté de fonctionnalités de recherche et de découverte intelligentes peut faciliter la recherche d'actifs numériques par les utilisateurs. Certains logiciels incluent même des fonctionnalités supplémentaires telles que le filtrage intelligent, la recherche dans les documents, la recherche suggérée et la reconnaissance d'images AI. Ces fonctionnalités facilitent la recherche et l'extraction des bons actifs numériques.

3. Historique des versions

L'un des plus grands défis pour les marques travaillant avec des centaines, voire des milliers d'actifs numériques est le suivi des révisions. Si un seul élément passe par plusieurs itérations, vous aurez plusieurs copies modifiées du même fichier.

Par exemple, supposons que vous ayez une infographie complexe que vous devez constamment mettre à jour. Plusieurs itérations signifient plus de fichiers à suivre. Sans gestion des actifs numériques, il est facile de perdre la trace de la version la plus récente. Par conséquent, la modification d'un seul fichier peut prendre beaucoup de temps et d'efforts.

La meilleure solution de gestion des ressources numériques peut organiser les révisions. Les systèmes DAM peuvent stocker et enregistrer toutes les versions d'un seul fichier sous une seule vignette. Cela signifie que vous pouvez ouvrir une image ou un document et voir toutes les révisions sous forme de liste sur un panneau ou un menu spécifique.

De plus, la plupart des systèmes permettent aux utilisateurs de commenter une version spécifique et de comparer les révisions en temps réel pour les aider à décider si les modifications font la différence. Sinon, le bon logiciel peut également revenir à une version précédente à tout moment.

4. Partage rapide

À quoi bon un actif numérique si vous ne pouvez pas le partager ? Supposons que vous ayez besoin de le partager avec un collègue, de le distribuer aux clients ou de l'envoyer sur les réseaux sociaux. Un logiciel DAM approprié devrait vous permettre de partager des actifs numériques finalisés avec d'autres en quelques clics simples.

La plupart des systèmes de gestion des actifs numériques vous permettent de partager des actifs directement depuis la plateforme avec des coéquipiers et des collaborateurs externes. Vous pouvez les partager par e-mail, liens partagés, sites de médias sociaux tels que Facebook ou Twitter, ou même des services de stockage de fichiers tels que Google Drive et Dropbox.

Certains peuvent également vous permettre de placer des liens d'actifs intégrables pour insérer des actifs numériques de la plate-forme directement dans votre site Web ou vos comptes sociaux.

5. Contrôle d'accès

Même si vos actifs numériques sont stockés dans un emplacement central, vous ne voulez pas que tout le monde ait la même autorisation d'accès et d'utilisation. Vous voulez avoir le contrôle sur qui voit et modifie quoi et quand.

D'autre part, un système de gestion des actifs numériques robuste peut être utilisé à la fois par les utilisateurs internes et externes. Les utilisateurs internes incluent les équipes au sein de vos entreprises.

• Départements marketing et commerciaux : les spécialistes du marketing et les commerciaux utilisent le DAM pour stocker et organiser le matériel de marque pour les présentations et les argumentaires marketing.
• Professionnels de l'informatique et développeurs : les équipes techniques peuvent bénéficier d'un stockage simplifié pour les actifs et les données d'actifs tels que les kits de développement logiciel (SDK) et les interfaces de programmation d'applications (API) et aider à connecter les solutions.
• Créateurs et concepteurs : Les créateurs internes tels que les graphistes et les photographes peuvent télécharger et utiliser du contenu de marque ainsi qu'accéder à des outils créatifs.
• Experts juridiques : Un système DAM peut aider votre équipe juridique à garantir le respect des règles et réglementations relatives aux actifs, par exemple en empêchant l'utilisation d'actifs obsolètes ou expirés.

En attendant, voici quelques exemples d'utilisateurs externes de votre entreprise qui peuvent bénéficier d'un logiciel DAM :

• Clients : Vos clients peuvent avoir besoin ou vouloir accéder aux actifs numériques de projets spécifiques.
• Entrepreneurs et partenaires : Vous devrez peut-être collaborer avec des agences partenaires externes ou des entrepreneurs pour développer des conceptions de produits ainsi que pour élaborer des stratégies et mettre en œuvre des campagnes de marketing.

Le contrôle d'accès complet et la structure de gestion sont les caractéristiques les plus cruciales qu'une plate-forme de gestion des actifs numériques devrait avoir. Les meilleures plates-formes DAM vous permettent de créer des groupes d'utilisateurs avec différentes autorisations pour les capacités de téléchargement, de visualisation, d'édition, de téléchargement et de partage. Cela garantit que vos actifs numériques ne sont accessibles et utilisés que par les bonnes personnes.

6. Intégrations tierces transparentes

Même le logiciel DAM le plus complet peut ne pas couvrir tous les besoins de votre entreprise en matière de gestion des actifs numériques. Par conséquent, vous devrez peut-être connecter un autre type de logiciel, comme un système de gestion de la relation client (CRM), à une plate-forme DAM pour assurer un échange transparent d'actifs numériques pour un marketing et une image de marque efficaces.

Dans ce cas, il est préférable d'avoir une solution de gestion des actifs numériques qui offre des options d'intégration avec une large gamme d'outils tiers. Le meilleur logiciel dispose d'une technologie d'interface de programmation d'application (API) ouverte pour intégrer facilement la plate-forme dans vos solutions logicielles existantes.

Par exemple, certains logiciels permettent une migration transparente de vos données numériques depuis des plateformes de stockage en nuage vers des applications de conception créative comme Adobe Photoshop et des outils d'analyse comme Google Analytics.

7. Exigences de confidentialité, de sécurité et de conformité

Votre marque et vos actifs numériques sont précieux. Par conséquent, il est essentiel de choisir le bon logiciel de gestion des actifs numériques qui prend au sérieux la sécurité et la confidentialité. De plus, il est préférable d'envisager un fournisseur de système DAM avec des installations de stockage d'actifs sécurisées qui utilisent des méthodes de cryptage modernes pour les données au repos et en transit.

Les meilleurs fournisseurs doivent tester régulièrement leurs plates-formes et leur infrastructure pour détecter les vulnérabilités de sécurité. Par conséquent, certaines plates-formes ont des exigences de conformité intégrées au logiciel lui-même, ainsi qu'aux processus internes du fournisseur.

Cette fonctionnalité est avantageuse si votre entreprise se trouve dans un secteur spécifique avec des exigences de conformité strictes pour la gestion et le stockage des actifs numériques. Certaines réglementations notables à prendre en compte sont la loi HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act), le règlement général sur la protection des données (RGPD), l'accès à l'information et la protection de la vie privée (ATIPP) et d'autres lois sur la confidentialité.

Emporter

Alors que les entreprises continuent de créer une présence numérique et davantage de contenu numérique, le besoin d'une plate-forme capable de gérer les milliers d'actifs numériques, de leur création à leur distribution, n'a jamais été aussi critique qu'aujourd'hui. Si vous êtes prêt à vous simplifier la vie, choisissez la bonne plateforme de gestion des actifs numériques avec les fonctionnalités nécessaires mentionnées ci-dessus.