デジタル資産管理プラットフォームで探すべき7つの機能

公開: 2022-11-18

今日の技術的に進歩した世界では、デジタル資産とコンテンツを使用してサービスを宣伝したり製品を販売したりしない企業を想像するのは容易ではありません。画像、ビデオ、インフォグラフィック、プレゼンテーション、記事などは、企業としてのアイデンティティを定義するデジタル資産です。

これらのデジタル資産はブランドの取り組みに役立ちますが、コレクションを維持および管理する方法を知らなければ、簡単に悪夢になる可能性があります. 古くなったドキュメントの紛失や破損したファイル、または複雑なフォルダーのウェブで見つけにくい画像は、あなたの生活を不必要に困難にする可能性があります.

良いニュースは、デジタル資産管理 (DAM) システムがこの問題を解決できることです。この記事では、それ、その利点、および使用者について詳しく説明します。さらに重要なことは、この記事では、デジタル資産管理をより簡単かつ便利にする基本機能と高度な機能を列挙することです。

デジタル資産管理ソフトウェア: それは何ですか?

デジタル資産管理ソフトウェアは、ブランドのメディア重視の側面に一貫性をもたらします。 DAM システムは、すべてのデジタルコンテンツとファイルを一元化された安全な場所に保存、整理、共有するために使用されます。

DAM プラットフォームには、組織の特定のニーズに応じて、さまざまなサイズと形状があります。たとえば、世界規模の非営利慈善団体は、DAM を使用して、内部チーム内で更新されたドキュメントを保存および共有することができます。一方、小売企業は、主にマーケティングおよびブランディング資産を管理するために使用できます。

とは言うものの、今日の DAM システムは、デジタル資産の集中ストレージだけではありません。 Brandfolder DAM ソフトウェアなどのほとんどのソフトウェアは、アセットワークフロー管理やクリエイティブツール、テンプレートなどの包括的な機能を提供します。

デジタル資産管理システムを使用する理由

信頼性の高いデジタル資産管理プラットフォームは、ブランドのデジタルファイルの単純なリポジトリ以上のものを提供します。提供できる多くの利点の一部を次に示します。

デジタル資産を整理する
ブランドの一貫性を向上させる
使用権の遵守を確保し、法的リスクを最小限に抑える
社内外のコラボレーションを促進
マーケティングと販売チャネルをサポート
高品質の顧客体験を提供する
運用コストを削減
反復タスクを自動化する
メディアとコンテンツのライフサイクルを合理化
デジタル資産のパフォーマンスと投資収益率 (ROI) を測定する
デジタル資産を安全かつ安全に保つ

これらの利点は、デジタルコンテンツのライフサイクル全体にわたって効率を高めるのに役立ちます。

最高のデジタル資産管理プラットフォームの 7 つの必須機能

ビジネスに適したデジタル資産管理プラットフォームを選択するのは難しい場合があります。考慮すべき要素は数多くありますが、含まれている機能を調べると、現在のプロセスやワークフローに適合するかどうかを判断するのに役立ちます。以下は、堅牢なデジタル資産管理ソフトウェアで探す必要がある必須機能の一部です。

組織

基本的に、DAM ソフトウェアは、許可されたユーザーがアクセスできる単一のアクセスしやすいライブラリでデジタル資産を整理および一元化します。デジタル資産を適切に管理するには、コンテンツのグループ化とカスタマイズ、ラベル付け、高度な並べ替えとフィルタリングなどの堅牢な機能が DAM ソフトウェアに備わっている必要があります。

高度に組織化されたシステムは、使用を促し、従業員、パートナー、クライアントが適切に活用して、各デジタル資産の可能性を最大限に引き出します。

高度な検索と発見

DAM ソフトウェアがないと、探しているものがわかっていても、適切なデジタル資産を見つけるのに時間がかかることがあります。一方、最高の DAM ソフトウェアは、デジタル資産をより見つけやすくすることができます。

スマートな検索と発見機能を備えた DAM により、ユーザーはデジタル資産を簡単に見つけることができます。一部のソフトウェアには、スマートフィルタリング、ドキュメント内検索、推奨検索、AI 画像認識などの追加機能も含まれています。これらの機能により、適切なデジタル資産を簡単に見つけて引き出すことができます。

バージョン履歴

数百から数千のデジタルアセットを扱うブランドにとって最大の課題の 1 つは、リビジョンの追跡です。 1 つのアセットが複数回繰り返されると、同じファイルの複数の変更されたコピーが作成されます。

たとえば、常に更新する必要がある複雑なインフォグラフィックがあるとします。複数の反復は、追跡するファイルが増えることを意味します。デジタル資産管理がなければ、最新バージョンを簡単に追跡できなくなります。したがって、1 つのファイルを変更するには、かなりの時間と労力がかかる場合があります。

最高のデジタル資産管理ソリューションは、リビジョンを整理することができます。 DAM システムは、1 つのファイルのすべてのバージョンを 1 つのサムネイルの下に保存および保存できます。これは、画像またはドキュメントを開いて、すべてのリビジョンを特定のパネルまたはメニューのリストとして表示できることを意味します。

さらに、ほとんどのシステムでは、ユーザーが特定のバージョンについてコメントし、リビジョンをリアルタイムで比較して、変更が有効かどうかを判断できるようにしています。そうしないと、適切なソフトウェアをいつでも以前のバージョンに戻すことができます。

クイック共有

共有できない場合、デジタル資産の何が良いのでしょうか? 同僚と共有したり、顧客に配布したり、ソーシャルメディアチャネルに送信したりする必要があるとします。適切な DAM ソフトウェアを使用すると、完成したデジタルアセットを数回クリックするだけで他のユーザーと共有できます。

ほとんどのデジタル資産管理システムでは、チームメイトや外部の共同作業者とプラットフォームから直接資産を共有できます。電子メール、共有リンク、Facebook や Twitter などのソーシャルメディアサイト、または Google Drive や Dropbox などのファイルストレージサービスで共有できます。

埋め込み可能なアセットリンクを配置して、デジタルアセットをプラットフォームからウェブサイトやソーシャルアカウントに直接挿入できるものもあります。

アクセス制御

デジタル資産が中央の場所に保存されていても、全員に同じアクセス権と使用許可を与えることは望ましくありません。誰がいつ何を見て、何を変更するかを制御したい。

一方、堅牢なデジタル資産管理システムは、内部ユーザーと外部ユーザーの両方が使用できます。内部ユーザーには、社内のチームが含まれます。

マーケティング部門と営業部門: マーケティング担当者と営業担当者は、DAM を使用して、プレゼンテーションやマーケティングピッチ用のブランド資料を保存および整理します。
IT プロフェッショナルと開発者: 技術チームは、ソフトウェア開発キット (SDK) やアプリケーションプログラミングインターフェイス (API) などの資産および資産データの合理化されたストレージからメリットを得て、ソリューションの接続を支援できます。
クリエイターとデザイナー: グラフィックデザイナーや写真家などの社内クリエイターは、ブランドコンテンツをアップロードして使用したり、クリエイティブツールにアクセスしたりできます。
法律専門家: DAM システムは、法務チームが資産の規則や規制を確実に遵守できるように支援します。たとえば、古い資産や期限切れの資産の使用を防止します。

一方、DAM ソフトウェアの恩恵を受けることができるビジネスの外部ユーザーの例を次に示します。

クライアント: クライアントは、特定のプロジェクトのデジタル資産にアクセスする必要があるか、アクセスしたい場合があります。
請負業者およびパートナー: 外部のパートナー機関または請負業者と協力して、製品設計を開発したり、マーケティングキャンペーンを戦略化および実施したりする必要がある場合があります。

包括的なアクセス制御と管理構造は、デジタル資産管理プラットフォームが持つべき最も重要な機能です。最高の DAM プラットフォームを使用すると、アップロード、表示、編集、ダウンロード、および共有機能のさまざまな権限を持つユーザーグループを作成できます。これにより、デジタル資産は適切な人だけがアクセスして使用することが保証されます。

シームレスなサードパーティ統合

最も包括的な DAM ソフトウェアでさえ、デジタル資産管理に関するビジネスニーズをすべてカバーしているとは限りません。したがって、顧客関係管理システム (CRM) などの異なる種類のソフトウェアを DAM プラットフォームに接続して、効果的なマーケティングとブランディングのためにデジタル資産をシームレスに交換する必要がある場合があります。

この場合、さまざまなサードパーティツールとの統合オプションを提供するデジタル資産管理ソリューションを用意するのが最善です。最高のソフトウェアは、プラットフォームを既存のソフトウェアソリューションに簡単に統合するためのオープンアプリケーションプログラミングインターフェイス (API) テクノロジを備えています。

たとえば、一部のソフトウェアは、デジタルデータをクラウドストレージプラットフォームから Adobe Photoshop などのクリエイティブデザインアプリケーションや Google Analytics などの分析ツールにシームレスに移行します。

プライバシー、セキュリティ、およびコンプライアンスの要件

ブランドとデジタル資産は価値があります。したがって、セキュリティとプライバシーを重視する適切なデジタル資産管理ソフトウェアを選択することが不可欠です。さらに、保管中のデータと転送中のデータの両方に最新の暗号化方法を使用する安全な資産ストレージ機能を備えた DAM システムプロバイダーを検討することをお勧めします。

最高のプロバイダーは、プラットフォームとインフラストラクチャのセキュリティの脆弱性を定期的にテストする必要があります。したがって、一部のプラットフォームでは、ソフトウェア自体とプロバイダーの内部プロセスにコンプライアンス要件が組み込まれています。

この機能は、ビジネスがデジタル資産の管理と保存に関する厳格なコンプライアンス要件を持つ特定の業界に属している場合に役立ちます。考慮すべき注目すべき規制には、医療保険の携行性と説明責任に関する法律 (HIPAA)、一般データ保護規則 (GDPR)、情報へのアクセスとプライバシーの保護 (ATIPP)、およびその他のプライバシー法があります。

取り除く

企業がデジタルプレゼンスとより多くのデジタルコンテンツを作成し続けるにつれて、作成から配布まで、何千ものデジタル資産を管理できるプラットフォームの必要性が、今日ほど重要になったことはありません。生活を楽にする準備ができている場合は、上記の必要な機能を備えた適切なデジタル資産管理プラットフォームを選択してください。