7 características que debe buscar en una plataforma de gestión de activos digitales

En el mundo tecnológicamente avanzado de hoy, no es fácil imaginar una empresa que no utilice sus activos y contenidos digitales para promocionar sus servicios o vender sus productos. Imágenes, videos, infografías, presentaciones, artículos y mucho más son los activos digitales que definen su identidad como empresa.

Si bien estos activos digitales pueden ayudar en los esfuerzos de su marca, pueden convertirse fácilmente en una pesadilla si no sabe cómo mantener y administrar su colección. Los documentos obsoletos perdidos y los archivos corruptos, o las imágenes que son difíciles de encontrar en una compleja red de carpetas pueden dificultarle la vida innecesariamente.

La buena noticia es que un sistema de gestión de activos digitales (DAM) puede ayudar con este problema. En este artículo, aprenderá más sobre él, sus beneficios y quién lo usa. Más importante aún, este artículo enumera las funciones básicas y avanzadas imprescindibles que pueden hacer que la gestión de activos digitales sea mucho más fácil y conveniente.

Software de gestión de activos digitales: ¿qué es?

El software de gestión de activos digitales aporta coherencia al aspecto de su marca centrado en los medios. Los sistemas DAM se utilizan para almacenar, organizar y compartir todo el contenido y los archivos digitales en una ubicación centralizada y segura.

Las plataformas DAM vienen en todos los tamaños y formas, según las necesidades específicas de una organización. Por ejemplo, una organización benéfica mundial sin fines de lucro puede usar DAM para almacenar y compartir documentos actualizados dentro de sus equipos internos. Por otro lado, una corporación minorista puede usarlo principalmente para administrar sus activos de marketing y marca.

Dicho esto, los sistemas DAM de hoy ya no se tratan solo de tener almacenamiento centralizado para activos digitales. La mayoría del software, como el software Brandfolder DAM, ofrece características integrales como gestión de flujo de trabajo de activos y herramientas y plantillas creativas.

¿Por qué utilizar un sistema de gestión de activos digitales?

Una plataforma confiable de administración de activos digitales ofrece mucho más que un simple depósito para los archivos digitales de su marca. Estos son algunos de los muchos beneficios que puede proporcionar:

• Organizar activos digitales
• Mejorar la consistencia de la marca
• Garantice el cumplimiento de los derechos de uso y minimice el riesgo legal
• Impulsar la colaboración externa e interna
• Apoyar los canales de marketing y ventas.
• Proporcionar una experiencia de cliente de alta calidad
• Reducir los costos operativos
• Automatice las tareas repetitivas
• Optimice el ciclo de vida de los medios y el contenido
• Mida el rendimiento y el retorno de la inversión (ROI) de los activos digitales
• Mantenga los activos digitales seguros y protegidos

Estos beneficios pueden ayudar a impulsar la eficiencia en todo el ciclo de vida del contenido digital.

7 características imprescindibles de la mejor plataforma de gestión de activos digitales

Elegir la plataforma de gestión de activos digitales adecuada para su negocio puede ser un desafío. Si bien hay numerosos factores que debe considerar, echar un vistazo a las características incluidas puede ayudarlo a determinar si se ajusta a sus procesos y flujos de trabajo actuales. A continuación se presentan algunas de las características imprescindibles que debe buscar en un software sólido de gestión de activos digitales:

1. Organización

En esencia, el software DAM organiza y centraliza sus activos digitales en una única biblioteca de fácil acceso a la que pueden acceder las personas autorizadas. Para administrar adecuadamente sus activos digitales, el software DAM debe tener capacidades sólidas, como agrupación y personalización de contenido, etiquetado y clasificación y filtrado avanzados, entre otros.

Un sistema altamente organizado inspira el uso y garantiza que los empleados, socios y clientes lo aprovechen adecuadamente para maximizar el potencial de cada activo digital.

2. Búsqueda avanzada y descubrimiento

Sin el software DAM, encontrar el activo digital adecuado puede llevar tiempo, incluso si sabe lo que está buscando. Mientras tanto, el mejor software DAM puede hacer que sus activos digitales sean más reconocibles.

Un DAM con funciones inteligentes de búsqueda y descubrimiento puede facilitar a los usuarios la búsqueda de activos digitales. Algunos programas incluso incluyen funcionalidades adicionales, como filtrado inteligente, búsqueda en el documento, búsqueda sugerida y reconocimiento de imágenes por IA. Estas funcionalidades facilitan la búsqueda y extracción de los activos digitales correctos.

3. Historial de versiones

Uno de los mayores desafíos para las marcas que trabajan con cientos o miles de activos digitales es el seguimiento de revisiones. Si un solo activo pasa por varias iteraciones, tendrá varias copias modificadas del mismo archivo.

Por ejemplo, suponga que tiene una infografía compleja que necesita actualizar constantemente. Múltiples iteraciones significan más archivos para realizar un seguimiento. Sin la gestión de activos digitales, es fácil perder el rastro de la versión más reciente. Por lo tanto, modificar un solo archivo puede requerir mucho tiempo y esfuerzo.

La mejor solución de gestión de activos digitales puede mantener las revisiones organizadas. Los sistemas DAM pueden almacenar y guardar todas las versiones de un solo archivo en una miniatura. Esto significa que puede abrir una imagen o documento y ver todas las revisiones como una lista en un panel o menú específico.

Además, la mayoría de los sistemas permiten a los usuarios comentar sobre una versión específica y comparar revisiones en tiempo real para ayudarlos a decidir si los cambios son adecuados. De lo contrario, el software correcto también puede volver a una versión anterior en cualquier momento.

4. Uso compartido rápido

¿Qué tiene de bueno un activo digital si no puedes compartirlo? Suponga que necesita compartirlo con un compañero de trabajo, distribuirlo a los clientes o enviarlo a los canales de redes sociales. El software DAM adecuado debería permitirle compartir activos digitales finalizados con otros con unos pocos clics.

La mayoría de los sistemas de gestión de activos digitales le permiten compartir activos directamente desde la plataforma con compañeros de equipo y colaboradores externos. Puede compartirlos por correo electrónico, enlaces compartidos, sitios de redes sociales como Facebook o Twitter, o incluso servicios de almacenamiento de archivos como Google Drive y Dropbox.

Algunos también pueden permitirle colocar enlaces de activos incrustables para insertar activos digitales desde la plataforma directamente en su sitio web o cuentas sociales.

5. Control de acceso

Aunque sus activos digitales se almacenan en una ubicación central, no desea que todos tengan el mismo acceso y permiso de uso. Desea tener control sobre quién ve y cambia qué y cuándo.

Por otro lado, un sistema robusto de gestión de activos digitales puede ser utilizado tanto por usuarios internos como externos. Los usuarios internos incluyen equipos dentro de sus empresas.

• Departamentos de marketing y ventas: los vendedores y los representantes de ventas usan DAM para almacenar y organizar material de marca para presentaciones y lanzamientos de marketing.
• Profesionales y desarrolladores de TI : los equipos técnicos pueden beneficiarse del almacenamiento optimizado de activos y datos de activos, como kits de desarrollo de software (SDK) e interfaces de programación de aplicaciones (API), y ayudar a conectar soluciones.
• Creadores y diseñadores : los creadores internos, como diseñadores gráficos y fotógrafos, pueden cargar y usar contenido de marca, así como acceder a herramientas creativas.
• Expertos legales : un sistema DAM puede ayudar a su equipo legal a garantizar el cumplimiento de las normas y regulaciones de activos, por ejemplo, evitando el uso de activos obsoletos o vencidos.

Mientras tanto, aquí hay algunos ejemplos de usuarios externos de su empresa que pueden beneficiarse del software DAM:

• Clientes : Sus clientes pueden necesitar o querer acceder a activos digitales de proyectos específicos.
• Contratistas y socios : es posible que deba colaborar con agencias o contratistas asociados externos para desarrollar diseños de productos, así como para elaborar estrategias e implementar campañas de marketing.

La estructura integral de gestión y control de acceso son las características más importantes que debe tener una plataforma de gestión de activos digitales. Las mejores plataformas DAM le permiten crear grupos de usuarios con diferentes permisos para cargar, ver, editar, descargar y compartir. Esto garantiza que solo las personas adecuadas accedan y utilicen sus activos digitales.

6. Integraciones perfectas de terceros

Incluso el software DAM más completo puede no cubrir todas las necesidades de su negocio con respecto a la gestión de activos digitales. Por lo tanto, es posible que deba conectar un tipo diferente de software, como un sistema de gestión de relaciones con el cliente (CRM), en una plataforma DAM para garantizar un intercambio continuo de activos digitales para un marketing y una marca efectivos.

En este caso, es mejor tener una solución de gestión de activos digitales que ofrezca opciones de integración con una amplia gama de herramientas de terceros. El mejor software presenta una tecnología de interfaz de programación de aplicaciones (API) abierta para integrar fácilmente la plataforma en sus soluciones de software existentes.

Por ejemplo, algunos programas brindan una migración fluida de sus datos digitales desde plataformas de almacenamiento en la nube a aplicaciones de diseño creativo como Adobe Photoshop y herramientas de análisis como Google Analytics.

7. Requisitos de privacidad, seguridad y cumplimiento

Su marca y sus activos digitales son valiosos. Por lo tanto, es esencial elegir el software de gestión de activos digitales adecuado que se tome en serio la seguridad y la privacidad. Además, es mejor considerar un proveedor de sistemas DAM con instalaciones seguras de almacenamiento de activos que utilice métodos de encriptación modernos para datos en reposo y en tránsito.

Los mejores proveedores deberían probar periódicamente sus plataformas e infraestructura en busca de vulnerabilidades de seguridad. Por lo tanto, algunas plataformas tienen requisitos de cumplimiento integrados en el propio software, así como en los procesos internos del proveedor.

Esta característica es beneficiosa si su negocio está en una industria específica con estrictos requisitos de cumplimiento para administrar y almacenar activos digitales. Algunas regulaciones notables a considerar son la Ley de Portabilidad y Responsabilidad del Seguro Médico (HIPAA), el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR), el Acceso a la Información y la Protección de la Privacidad (ATIPP) y otras leyes de privacidad.

Quitar

A medida que las empresas continúan creando una presencia digital y más contenido digital, la necesidad de una plataforma que pueda administrar los miles de activos digitales, desde su creación hasta su distribución, nunca ha sido más crítica que hoy. Si está listo para hacer su vida más fácil, elija la plataforma de gestión de activos digitales adecuada con las características necesarias mencionadas anteriormente.