7 caracteristici de căutat într-o platformă de gestionare a activelor digitale

În lumea avansată din punct de vedere tehnologic de astăzi, nu este ușor să ne imaginăm o companie care nu își folosește activele și conținutul digital pentru a-și promova serviciile sau pentru a-și vinde produsele. Imaginile, videoclipurile, infograficele, prezentările, articolele și multe altele sunt activele digitale care vă definesc identitatea ca companie.

Deși aceste active digitale vă pot ajuta în eforturile mărcii dvs., ele pot deveni cu ușurință un coșmar dacă nu știți cum să vă întrețineți și să vă gestionați colecția. Documentele învechite pierdute și fișierele corupte sau imaginile care sunt greu de găsit într-o rețea complexă de foldere vă pot îngreuna viața inutil.

Vestea bună este că un sistem de management al activelor digitale (DAM) poate ajuta cu această problemă. În acest articol, veți afla mai multe despre acesta, beneficiile sale și cine îl folosește. Mai important, acest articol enumeră caracteristicile de bază și avansate obligatorii care pot face gestionarea activelor digitale mult mai ușoară și mai convenabilă.

Software de management al activelor digitale: ce este?

Software-ul de management al activelor digitale aduce coerență aspectului axat pe media al mărcii dvs. Sistemele DAM sunt folosite pentru a stoca, organiza și partaja tot conținutul și fișierele digitale într-o locație centralizată și sigură.

Platformele DAM vin în toate dimensiunile și formele, în funcție de nevoile specifice ale unei organizații. De exemplu, o organizație de caritate nonprofit la nivel mondial poate folosi DAM pentru a stoca și a partaja documente actualizate în cadrul echipelor sale interne. Pe de altă parte, o corporație de retail îl poate folosi pentru a-și gestiona activele de marketing și branding în primul rând.

Acestea fiind spuse, sistemele DAM de astăzi nu mai sunt doar despre stocarea centralizată pentru activele digitale. Majoritatea software-ului, cum ar fi software-ul Brandfolder DAM, oferă funcții complete, cum ar fi gestionarea fluxului de lucru al activelor și instrumente și șabloane creative.

De ce să folosiți un sistem de management al activelor digitale?

O platformă fiabilă de gestionare a activelor digitale oferă mult mai mult decât un simplu depozit pentru fișierele digitale ale mărcii dvs. Iată câteva dintre numeroasele beneficii pe care le poate oferi:

• Organizați activele digitale
• Îmbunătățiți consistența mărcii
• Asigurați conformitatea cu drepturile de utilizare și minimizați riscul legal
• Stimulați colaborarea externă și internă
• Sprijină canalele de marketing și vânzări
• Oferiți o experiență clienților de înaltă calitate
• Reduceți costurile operaționale
• Automatizați sarcinile repetitive
• Raționalizați ciclul de viață al conținutului media și al conținutului
• Măsurați performanța și rentabilitatea investiției (ROI) a activelor digitale
• Păstrați activele digitale în siguranță și în siguranță

Aceste beneficii pot contribui la creșterea eficienței pe întreg ciclul de viață al conținutului digital.

7 caracteristici obligatorii ale celei mai bune platforme de gestionare a activelor digitale

Alegerea platformei de gestionare a activelor digitale potrivite pentru afacerea dvs. poate fi o provocare. Deși există mulți factori pe care trebuie să îi luați în considerare, aruncarea unei privire la caracteristicile incluse vă poate ajuta să determinați dacă se potrivește cu procesele și fluxurile dvs. de lucru actuale. Mai jos sunt câteva dintre caracteristicile obligatorii pe care trebuie să le căutați în software-ul robust de gestionare a activelor digitale:

1. Organizare

În esență, software-ul DAM organizează și centralizează activele dvs. digitale într-o bibliotecă unică, ușor de accesat, pe care o pot accesa persoanele autorizate. Pentru a vă gestiona corect activele digitale, software-ul DAM ar trebui să aibă capabilități solide, cum ar fi gruparea și personalizarea conținutului, etichetarea și sortarea și filtrarea avansată, printre altele.

Un sistem extrem de organizat inspiră utilizarea și asigură că este valorificat în mod corespunzător de către angajați, parteneri și clienți pentru a maximiza potențialul fiecărui activ digital.

2. Căutare și descoperire avansată

Fără software-ul DAM, găsirea activului digital potrivit poate dura timp, chiar dacă știi ce cauți. Între timp, cel mai bun software DAM vă poate face activele digitale mai vizibile.

Un DAM cu funcții inteligente de căutare și descoperire poate facilita utilizatorilor să găsească active digitale. Unele software includ chiar și funcționalități suplimentare, cum ar fi filtrarea inteligentă, căutarea în document, căutarea sugerată și recunoașterea imaginilor AI. Aceste funcționalități facilitează găsirea și extragerea activelor digitale potrivite.

3. Versiunea istorică

Una dintre cele mai mari provocări pentru mărcile care lucrează cu sute până la mii de active digitale este urmărirea revizuirilor. Dacă un singur material trece prin mai multe iterații, atunci veți avea mai multe copii modificate ale aceluiași fișier.

De exemplu, să presupunem că aveți un infografic complex pe care trebuie să îl actualizați în mod constant. Iterațiile multiple înseamnă mai multe fișiere pe care să le urmăriți. Fără gestionarea activelor digitale, este ușor să pierdeți urma celei mai recente versiuni. Prin urmare, modificarea unui singur fișier poate necesita timp și efort semnificativ.

Cea mai bună soluție de gestionare a activelor digitale poate menține revizuirile organizate. Sistemele DAM pot stoca și salva toate versiunile unui singur fișier sub o singură miniatură. Aceasta înseamnă că puteți deschide o imagine sau un document și puteți vedea toate revizuirile ca o listă într-un anumit panou sau meniu.

Mai mult, majoritatea sistemelor permit utilizatorilor să comenteze o anumită versiune și să compare revizuirile în timp real pentru a-i ajuta să decidă dacă modificările fac o reducere. În caz contrar, software-ul potrivit poate reveni oricând la o versiune anterioară.

4. Partajare rapidă

Ce este bun la un activ digital dacă nu îl poți partaja? Să presupunem că trebuie să îl partajați unui coleg, să îl distribuiți clienților sau să îl trimiteți pe canalele de socializare. Software-ul DAM adecvat ar trebui să vă permită să partajați activele digitale finalizate cu alții în câteva clicuri simple.

Majoritatea sistemelor de management al activelor digitale vă permit să partajați active direct de pe platformă cu colegii de echipă și colaboratorii externi. Le puteți partaja prin e-mail, linkuri partajate, site-uri de rețele sociale, cum ar fi Facebook sau Twitter, sau chiar servicii de stocare a fișierelor, cum ar fi Google Drive și Dropbox.

Unele vă pot permite, de asemenea, să plasați linkuri de active încorporabile pentru a insera active digitale de pe platformă direct în site-ul dvs. web sau în conturile sociale.

5. Controlul accesului

Chiar dacă activele dvs. digitale sunt stocate într-o locație centrală, nu doriți ca toată lumea să aibă aceeași permisiune de acces și utilizare. Vrei să ai control asupra cine vede și schimbă ce și când.

Pe de altă parte, un sistem robust de gestionare a activelor digitale poate fi utilizat atât de utilizatori interni, cât și de utilizatori externi. Utilizatorii interni includ echipe din cadrul companiilor dvs.

• Departamentele de marketing și vânzări: agenții de marketing și reprezentanții de vânzări folosesc DAM pentru a stoca și organiza materiale de marcă pentru prezentări și propuneri de marketing.
• Profesioniști și dezvoltatori IT : echipele tehnice pot beneficia de stocare simplificată pentru active și date despre active, cum ar fi kiturile de dezvoltare software (SDK) și interfețele de programare a aplicațiilor (API) și pot ajuta la conectarea soluțiilor.
• Creatori și designeri : creatorii interni, cum ar fi designerii grafici și fotografi, pot încărca și utiliza conținut de marcă, precum și să acceseze instrumente creative.
• Experți juridici : Un sistem DAM vă poate ajuta echipa juridică să asigure conformitatea cu regulile și reglementările privind activele, de exemplu, împiedicând utilizarea activelor învechite sau expirate.

Între timp, iată câteva exemple de utilizatori externi ai afacerii dvs. care pot beneficia de software-ul DAM:

• Clienți : clienții dvs. pot avea nevoie sau doresc să acceseze activele digitale ale unor proiecte specifice.
• Contractori și parteneri : poate fi necesar să colaborați cu agenții partenere externe sau cu contractori pentru a dezvolta proiecte de produse, precum și pentru a stabili strategii și a implementa campanii de marketing.

Structura cuprinzătoare de control al accesului și management sunt cele mai importante caracteristici pe care ar trebui să le aibă o platformă de management al activelor digitale. Cele mai bune platforme DAM vă permit să creați grupuri de utilizatori cu diferite permisiuni pentru încărcare, vizualizare, editare, descărcare și abilități de partajare. Acest lucru vă asigură că activele dvs. digitale sunt accesate și utilizate numai de persoanele potrivite.

6. Integrari fără întreruperi de la terți

Chiar și cel mai cuprinzător software DAM poate să nu acopere tot ce are nevoie afacerea dvs. în ceea ce privește gestionarea activelor digitale. Prin urmare, poate fi necesar să conectați un alt tip de software, cum ar fi un sistem de management al relațiilor cu clienții (CRM), la o platformă DAM pentru a asigura un schimb fără probleme de active digitale pentru marketing și branding eficiente.

În acest caz, cel mai bine este să aveți o soluție de gestionare a activelor digitale care oferă opțiuni de integrare cu o gamă largă de instrumente terțe. Cel mai bun software dispune de o tehnologie deschisă de interfață de programare a aplicațiilor (API) pentru a integra cu ușurință platforma în soluțiile software existente.

De exemplu, unele software oferă migrarea fără probleme a datelor dvs. digitale de la platformele de stocare în cloud către aplicații de design creativ precum Adobe Photoshop și instrumente de analiză precum Google Analytics.

7. Cerințe de confidențialitate, securitate și conformitate

Marca dvs. și activele digitale sunt valoroase. Prin urmare, alegerea software-ului potrivit de gestionare a activelor digitale care ia în serios securitatea și confidențialitatea este esențială. În plus, cel mai bine este să luați în considerare un furnizor de sistem DAM cu facilități securizate de stocare a activelor care utilizează metode moderne de criptare atât pentru datele în repaus, cât și pentru datele în tranzit.

Cei mai buni furnizori ar trebui să își testeze în mod regulat platformele și infrastructura pentru vulnerabilități de securitate. Prin urmare, unele platforme au cerințe de conformitate încorporate în software-ul în sine, precum și în procesele interne ale furnizorului.

Această caracteristică este benefică dacă afacerea dvs. se află într-o anumită industrie cu cerințe stricte de conformitate pentru gestionarea și stocarea activelor digitale. Unele reglementări notabile de luat în considerare sunt Legea privind portabilitatea și responsabilitatea asigurărilor de sănătate (HIPAA), Regulamentul general privind protecția datelor (GDPR), Accesul la informații și protecția vieții private (ATIPP) și alte legi privind confidențialitatea.

La pachet

Pe măsură ce companiile continuă să creeze o prezență digitală și mai mult conținut digital, nevoia unei platforme care să poată gestiona miile de active digitale – de la crearea lor până la distribuție – nu a fost niciodată mai critică decât în ​​prezent. Dacă sunteți gata să vă ușurați viața, alegeți platforma potrivită de gestionare a activelor digitale, cu caracteristicile necesare menționate mai sus.