在数字资产管理平台中寻找的 7 个功能

已发表: 2022-11-18

在当今技术发达的世界，很难想象一家公司不使用其数字资产和内容来推广其服务或销售其产品。 图片、视频、信息图表、演示文稿、文章等等都是定义您作为公司身份的数字资产。

虽然这些数字资产可以帮助您打造品牌，但如果您不知道如何维护和管理您的收藏，它们很容易成为一场噩梦。 过时的文档丢失和损坏的文件，或难以在复杂的文件夹网络中找到的图像可能会给您的生活带来不必要的困难。

好消息是数字资产管理 (DAM) 系统可以帮助解决这个问题。 在本文中，您将详细了解它、它的好处以及它的使用者。 更重要的是，本文列举了基本的和高级的必备功能，可以使数字资产管理变得更加容易和方便。

数字资产管理软件：它是什么？

数字资产管理软件为您的品牌以媒体为中心的方面带来连贯性。 DAM 系统用于在集中且安全的位置存储、组织和共享所有数字内容和文件。

DAM 平台有各种大小和形状，具体取决于组织的具体需求。 例如，一个全球性的非营利慈善组织可能会使用 DAM 在其内部团队中存储和共享更新的文档。 另一方面，零售公司可能主要使用它来管理其营销和品牌资产。

也就是说，今天的 DAM 系统不再只是为数字资产提供集中存储。 大多数软件，如 Brandfolder DAM 软件，都提供全面的功能，如资产工作流程管理以及创意工具和模板。

为什么要使用数字资产管理系统？

一个可靠的数字资产管理平台提供的不仅仅是一个简单的品牌数字文件存储库。 以下是它可以提供的众多好处中的一部分：

  • 组织数字资产
  • 提高品牌一致性
  • 确保遵守使用权并将法律风险降至最低
  • 促进外部和内部协作
  • 支持营销和销售渠道
  • 提供高质量的客户体验
  • 降低运营成本
  • 自动化重复性任务
  • 简化媒体和内容生命周期
  • 衡量数字资产的性能和投资回报率 (ROI)
  • 确保数字资产安全无虞

这些优势有助于提高整个数字内容生命周期的效率。

最佳数字资产管理平台的 7 个必备功能

为您的企业选择合适的数字资产管理平台可能具有挑战性。 虽然您需要考虑许多因素，但查看包含的功能有助于确定它是否适合您当前的流程和工作流程。 以下是您需要在强大的数字资产管理软件中寻找的一些必备功能：

  1. 组织

DAM 软件的核心是将您的数字资产组织和集中在一个易于访问的库中，授权人员可以访问该库。 要正确管理您的数字资产，DAM 软件应具有强大的功能，例如内容分组和定制、标签以及高级排序和过滤等。

一个高度组织化的系统会激发使用并确保它被员工、合作伙伴和客户适当地利用，以最大限度地发挥每个数字资产的潜力。

  1. 高级搜索和发现

如果没有 DAM 软件，找到合适的数字资产可能需要时间，即使您知道自己在寻找什么。 同时，最好的 DAM 软件可以让您的数字资产更容易被发现。

具有智能搜索和发现功能的 DAM 可以让用户更轻松地找到数字资产。 一些软件甚至包括额外的功能，如智能过滤、文档内搜索、建议搜索和人工智能图像识别。 这些功能使查找和提取正确的数字资产变得更加容易。

  1. 版本历史

使用成百上千数字资产的品牌面临的最大挑战之一是修订跟踪。 如果单个资产经过多次迭代，那么您将拥有同一文件的多个更改副本。

例如，假设您有一个需要不断更新的复杂信息图。 多次迭代意味着需要跟踪更多文件。 如果没有数字资产管理，很容易忘记最新版本。 因此，更改单个文件可能会花费大量时间和精力。

最好的数字资产管理解决方案可以使修订井井有条。 DAM 系统可以在一个缩略图下存储和保存单个文件的所有版本。 这意味着您可以打开图像或文档，并在特定面板或菜单上以列表形式查看所有修订。

此外，大多数系统允许用户评论特定版本并实时比较修订，以帮助他们决定更改是否成功。 否则，合适的软件也可以随时恢复到以前的版本。

  1. 快速分享

如果不能共享，数字资产有什么好处？ 假设您需要与同事共享它、分发给客户或将其发送到社交媒体渠道。 适当的 DAM 软件应该使您只需单击几下即可与他人共享最终的数字资产。

大多数数字资产管理系统允许您直接从平台与团队成员和外部合作者共享资产。 您可以通过电子邮件、共享链接、Facebook 或 Twitter 等社交媒体网站，甚至 Google Drive 和 Dropbox 等文件存储服务来共享它们。

有些还可能允许您放置可嵌入的资产链接，以将数字资产从平台直接插入您的网站或社交帐户。

  1. 访问控制

即使您的数字资产存储在一个中心位置，您也不希望每个人都拥有相同的访问和使用权限。 您想要控制谁在何时何地看到和更改什么。

另一方面，内部和外部用户都可以使用强大的数字资产管理系统。 内部用户包括您公司内的团队。

  • 营销和销售部门：营销人员和销售代表使用 DAM 来存储和组织用于演示和营销宣传的品牌材料。
  • IT 专业人员和开发人员：技术团队可以受益于简化的资产和资产数据存储，例如软件开发工具包 (SDK) 和应用程序编程接口 (API)，并帮助连接解决方​​案。
  • 创作者和设计师：平面设计师和摄影师等内部创作者可以上传和使用品牌内容以及访问创意工具。
  • 法律专家：DAM 系统可以帮助您的法律团队确保遵守资产规则和法规，例如防止使用过时或过期的资产。

同时，以下是可以从 DAM 软件中受益的企业外部用户的一些示例：

  • 客户：您的客户可能需要或想要访问特定项目的数字资产。
  • 承包商和合作伙伴：您可能需要与外部合作伙伴机构或承包商合作来开发产品设计以及制定和实施营销活动。

全面的访问控制和管理架构是数字资产管理平台应具备的最重要特征。 最好的 DAM 平台允许您创建具有不同上传、查看、编辑、下载和共享权限的用户组。 这可确保您的数字资产仅由合适的人访问和使用。

  1. 无缝的第三方集成

即使是最全面的 DAM 软件也可能无法涵盖您的业务在数字资产管理方面的所有需求。 因此，您可能需要将不同类型的软件（如客户关系管理系统 (CRM)）连接到 DAM 平台，以确保数字资产的无缝交换，以实现有效的营销和品牌推广。

在这种情况下，最好有一个数字资产管理解决方案，提供与各种第三方工具的集成选项。 最好的软件具有开放的应用程序编程接口 (API) 技术，可以轻松地将平台集成到您现有的软件解决方案中。

例如，某些软件可以将您的数字数据从云存储平台无缝迁移到 Adob​​e Photoshop 等创意设计应用程序和 Google Analytics 等分析工具。

  1. 隐私、安全和合规要求

您的品牌和数字资产很有价值。 因此，选择合适的、重视安全和隐私的数字资产管理软件至关重要。 此外，最好考虑具有安全资产存储设施的 DAM 系统供应商，该供应商对静态和传输中的数据使用现代加密方法。

最好的供应商应该定期测试他们的平台和基础设施是否存在安全漏洞。 因此，一些平台在软件本身以及提供商的内部流程中内置了合规性要求。

如果您的企业所在的特定行业对管理和存储数字资产有严格的合规要求，则此功能非常有用。 需要考虑的一些值得注意的法规是健康保险流通与责任法案 (HIPAA)、通用数据保护法规 (GDPR)、信息访问和隐私保护 (ATIPP) 以及其他隐私法。

带走

随着公司不断创建数字化存在和更多数字内容，对能够管理数以千计数字资产（从创建到分发）的平台的需求从未像今天这样迫切。 如果您准备让您的生活更轻松，请选择具有上述必要功能的正确数字资产管理平台。