7 คุณสมบัติที่ต้องค้นหาในแพลตฟอร์มการจัดการสินทรัพย์ดิจิทัล

เผยแพร่แล้ว: 2022-11-18

ในโลกที่ก้าวหน้าทางเทคโนโลยีในปัจจุบัน ไม่ใช่เรื่องง่ายที่จะจินตนาการถึงบริษัทที่ไม่ได้ใช้สินทรัพย์ดิจิทัลและเนื้อหาเพื่อส่งเสริมบริการหรือขายผลิตภัณฑ์ของตน รูปภาพ วิดีโอ อินโฟกราฟิก งานนำเสนอ บทความ และอื่นๆ อีกมากมายเป็นสินทรัพย์ดิจิทัลที่กำหนดตัวตนของคุณในฐานะบริษัท

แม้ว่าสินทรัพย์ดิจิทัลเหล่านี้สามารถช่วยในการสร้างแบรนด์ของคุณ แต่สิ่งเหล่านี้อาจกลายเป็นฝันร้ายได้ง่ายๆ หากคุณไม่รู้วิธีดูแลรักษาและจัดการคอลเลกชันของคุณ เอกสารที่ล้าสมัย ไฟล์ที่สูญหายและเสียหาย หรือรูปภาพที่ยากต่อการค้นหาในเว็บโฟลเดอร์ที่ซับซ้อนอาจทำให้ชีวิตของคุณยุ่งยากโดยไม่จำเป็น

ข่าวดีก็คือระบบจัดการสินทรัพย์ดิจิทัล (DAM) สามารถช่วยแก้ปัญหานี้ได้ ในบทความนี้ คุณจะได้เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับมัน ประโยชน์ของมัน และใครใช้มันบ้าง ที่สำคัญกว่านั้น บทความนี้จะแจกแจงคุณสมบัติขั้นพื้นฐานและขั้นสูงที่ต้องมีซึ่งจะทำให้การจัดการสินทรัพย์ดิจิทัลง่ายและสะดวกยิ่งขึ้น

ซอฟต์แวร์การจัดการสินทรัพย์ดิจิทัล: คืออะไร

ซอฟต์แวร์การจัดการสินทรัพย์ดิจิทัลนำความสอดคล้องมาสู่แง่มุมที่เน้นสื่อของแบรนด์ของคุณ ระบบ DAM ใช้เพื่อจัดเก็บ จัดระเบียบ และแบ่งปันเนื้อหาและไฟล์ดิจิทัลทั้งหมดในตำแหน่งศูนย์กลางและปลอดภัย

แพลตฟอร์ม DAM มีหลายขนาดและรูปร่าง ขึ้นอยู่กับความต้องการเฉพาะขององค์กร ตัวอย่างเช่น องค์กรการกุศลทั่วโลกที่ไม่แสวงหากำไรอาจใช้ DAM เพื่อจัดเก็บและแชร์เอกสารที่อัปเดตภายในทีมภายใน ในทางกลับกัน บริษัทค้าปลีกอาจใช้เพื่อจัดการสินทรัพย์ด้านการตลาดและการสร้างแบรนด์เป็นหลัก

ที่กล่าวว่าระบบ DAM ในปัจจุบันไม่ได้เป็นเพียงการจัดเก็บข้อมูลแบบรวมศูนย์สำหรับสินทรัพย์ดิจิทัลอีกต่อไป ซอฟต์แวร์ส่วนใหญ่ เช่น ซอฟต์แวร์ Brandfolder DAM นำเสนอคุณสมบัติที่ครอบคลุม เช่น การจัดการเวิร์กโฟลว์สินทรัพย์ และเครื่องมือสร้างสรรค์และเทมเพลต

ทำไมต้องใช้ระบบการจัดการสินทรัพย์ดิจิตอล?

แพลตฟอร์มการจัดการสินทรัพย์ดิจิทัลที่เชื่อถือได้มีมากกว่าพื้นที่เก็บข้อมูลธรรมดาสำหรับไฟล์ดิจิทัลของแบรนด์คุณ นี่คือประโยชน์บางประการที่สามารถให้ได้:

จัดระเบียบสินทรัพย์ดิจิทัล
ปรับปรุงความสอดคล้องของแบรนด์
ตรวจสอบการปฏิบัติตามสิทธิ์การใช้งานและลดความเสี่ยงทางกฎหมาย
เพิ่มการทำงานร่วมกันภายนอกและภายใน
สนับสนุนช่องทางการตลาดและการขาย
มอบประสบการณ์ลูกค้าคุณภาพสูง
ลดต้นทุนการดำเนินงาน
ทำงานซ้ำ ๆ โดยอัตโนมัติ
ปรับปรุงวงจรชีวิตสื่อและเนื้อหา
วัดประสิทธิภาพและผลตอบแทนจากการลงทุน (ROI) ของสินทรัพย์ดิจิทัล
รักษาทรัพย์สินดิจิทัลให้ปลอดภัย

ประโยชน์เหล่านี้สามารถช่วยขับเคลื่อนประสิทธิภาพตลอดวงจรชีวิตเนื้อหาดิจิทัลทั้งหมด

7 คุณสมบัติที่ต้องมีของแพลตฟอร์มการจัดการสินทรัพย์ดิจิทัลที่ดีที่สุด

การเลือกแพลตฟอร์มการจัดการสินทรัพย์ดิจิทัลที่เหมาะสมสำหรับธุรกิจของคุณอาจเป็นเรื่องที่ท้าทาย แม้ว่าจะมีปัจจัยมากมายที่คุณต้องพิจารณา แต่การดูคุณสมบัติที่รวมอยู่สามารถช่วยตัดสินได้ว่าเหมาะสมกับกระบวนการและเวิร์กโฟลว์ปัจจุบันของคุณหรือไม่ ด้านล่างนี้คือคุณสมบัติบางอย่างที่คุณต้องมีในซอฟต์แวร์การจัดการสินทรัพย์ดิจิทัลที่มีประสิทธิภาพ:

องค์กร

หัวใจหลักคือซอฟต์แวร์ DAM จะจัดระเบียบและรวมศูนย์เนื้อหาดิจิทัลของคุณไว้ในไลบรารีเดียวที่เข้าถึงได้ง่าย ซึ่งผู้ที่ได้รับอนุญาตสามารถเข้าถึงได้ ในการจัดการสินทรัพย์ดิจิทัลของคุณอย่างเหมาะสม ซอฟต์แวร์ DAM ควรมีความสามารถที่แข็งแกร่ง เช่น การจัดกลุ่มเนื้อหาและการปรับแต่ง การติดฉลาก และการเรียงลำดับและการกรองขั้นสูง เป็นต้น

ระบบที่มีการจัดระเบียบสูงจะสร้างแรงบันดาลใจในการใช้งานและทำให้มั่นใจว่าพนักงาน คู่ค้า และลูกค้าใช้ประโยชน์อย่างเหมาะสมเพื่อเพิ่มศักยภาพของสินทรัพย์ดิจิทัลแต่ละรายการ

การค้นหาขั้นสูงและการค้นพบ

หากไม่มีซอฟต์แวร์ DAM การค้นหาเนื้อหาดิจิทัลที่ถูกต้องอาจต้องใช้เวลา แม้ว่าคุณจะรู้ว่ากำลังมองหาอะไรอยู่ก็ตาม ในขณะเดียวกัน ซอฟต์แวร์ DAM ที่ดีที่สุดจะทำให้สินทรัพย์ดิจิทัลของคุณถูกค้นพบมากขึ้น

DAM ที่มีคุณสมบัติการค้นหาและค้นพบที่ชาญฉลาดช่วยให้ผู้ใช้ค้นหาสินทรัพย์ดิจิทัลได้ง่ายขึ้น ซอฟต์แวร์บางตัวยังมีฟังก์ชันพิเศษ เช่น การกรองอัจฉริยะ การค้นหาในเอกสาร การค้นหาที่แนะนำ และการจดจำรูปภาพด้วย AI ฟังก์ชันเหล่านี้ช่วยให้ค้นหาและดึงเนื้อหาดิจิทัลที่เหมาะสมได้ง่ายขึ้น

ประวัติเวอร์ชัน

หนึ่งในความท้าทายที่ยิ่งใหญ่ที่สุดสำหรับแบรนด์ที่ทำงานกับสินทรัพย์ดิจิทัลหลายแสนรายการคือการติดตามการแก้ไข หากเนื้อหาเดียวผ่านการวนซ้ำหลายครั้ง คุณก็จะมีสำเนาไฟล์เดียวกันที่แก้ไขแล้วหลายชุด

ตัวอย่างเช่น สมมติว่าคุณมีอินโฟกราฟิกที่ซับซ้อนซึ่งคุณต้องอัปเดตอย่างต่อเนื่อง การวนซ้ำหลายครั้งหมายถึงมีไฟล์ให้ติดตามมากขึ้น หากไม่มีการจัดการสินทรัพย์ดิจิทัล การติดตามเวอร์ชันล่าสุดอาจเป็นเรื่องง่าย ดังนั้น การแก้ไขไฟล์เดียวอาจใช้เวลาและความพยายามอย่างมาก

โซลูชันการจัดการสินทรัพย์ดิจิทัลที่ดีที่สุดสามารถจัดระเบียบการแก้ไขได้ ระบบ DAM สามารถจัดเก็บและบันทึกทุกเวอร์ชันของไฟล์เดียวภายใต้ภาพขนาดย่อเดียว ซึ่งหมายความว่าคุณสามารถเปิดรูปภาพหรือเอกสารและดูการแก้ไขทั้งหมดเป็นรายการบนแผงหรือเมนูเฉพาะได้

ยิ่งไปกว่านั้น ระบบส่วนใหญ่อนุญาตให้ผู้ใช้แสดงความคิดเห็นเกี่ยวกับเวอร์ชันที่ต้องการและเปรียบเทียบการแก้ไขตามเวลาจริง เพื่อช่วยให้พวกเขาตัดสินใจได้ว่าควรแก้ไขหรือไม่ มิฉะนั้น ซอฟต์แวร์ที่ถูกต้องสามารถเปลี่ยนกลับเป็นเวอร์ชันก่อนหน้าได้ตลอดเวลา

แบ่งปันอย่างรวดเร็ว

สินทรัพย์ดิจิทัลจะมีประโยชน์อะไรหากคุณแชร์ไม่ได้ สมมติว่าคุณต้องการแชร์กับเพื่อนร่วมงาน แจกจ่ายให้ลูกค้า หรือส่งไปยังช่องทางโซเชียลมีเดีย ซอฟต์แวร์ DAM ที่เหมาะสมควรช่วยให้คุณสามารถแบ่งปันสินทรัพย์ดิจิทัลที่สรุปแล้วกับผู้อื่นได้ด้วยการคลิกเพียงไม่กี่ครั้ง

ระบบการจัดการสินทรัพย์ดิจิทัลส่วนใหญ่อนุญาตให้คุณแบ่งปันสินทรัพย์โดยตรงจากแพลตฟอร์มกับเพื่อนร่วมทีมและผู้ทำงานร่วมกันภายนอก คุณสามารถแชร์ผ่านอีเมล ลิงก์ที่แชร์ เว็บไซต์โซเชียลมีเดีย เช่น Facebook หรือ Twitter หรือแม้แต่บริการจัดเก็บไฟล์ เช่น Google Drive และ Dropbox

บางแห่งอาจอนุญาตให้คุณวางลิงก์เนื้อหาที่ฝังได้เพื่อแทรกเนื้อหาดิจิทัลจากแพลตฟอร์มลงในเว็บไซต์หรือบัญชีโซเชียลของคุณโดยตรง

การควบคุมการเข้าถึง

แม้ว่าเนื้อหาดิจิทัลของคุณจะถูกจัดเก็บไว้ในตำแหน่งศูนย์กลาง แต่คุณไม่ต้องการให้ทุกคนมีสิทธิ์เข้าถึงและใช้งานเหมือนกัน คุณต้องการควบคุมว่าใครจะเห็นและเปลี่ยนแปลงอะไรและเมื่อใด

ในทางกลับกัน ระบบการจัดการสินทรัพย์ดิจิทัลที่มีประสิทธิภาพสามารถใช้ได้ทั้งผู้ใช้ภายในและภายนอก ผู้ใช้ภายในรวมถึงทีมภายในบริษัทของคุณ

ฝ่ายการตลาดและการขาย : นักการตลาดและตัวแทนฝ่ายขายใช้ DAM เพื่อจัดเก็บและจัดระเบียบเนื้อหาที่มีตราสินค้าสำหรับการนำเสนอและการนำเสนอทางการตลาด
ผู้เชี่ยวชาญด้านไอทีและนักพัฒนา : ทีมเทคนิคจะได้รับประโยชน์จากพื้นที่จัดเก็บที่คล่องตัวสำหรับสินทรัพย์และข้อมูลสินทรัพย์ เช่น ชุดพัฒนาซอฟต์แวร์ (SDK) และ Application Programming Interface (API) และช่วยเชื่อมต่อโซลูชันต่างๆ
ผู้สร้างและนักออกแบบ : ผู้สร้างภายในองค์กร เช่น นักออกแบบกราฟิกและช่างภาพสามารถอัปโหลดและใช้เนื้อหาที่มีแบรนด์ ตลอดจนเข้าถึงเครื่องมือสร้างสรรค์
ผู้เชี่ยวชาญด้านกฎหมาย : ระบบ DAM สามารถช่วยทีมกฎหมายของคุณให้ปฏิบัติตามกฎและข้อบังคับเกี่ยวกับทรัพย์สิน เช่น การป้องกันการใช้ทรัพย์สินที่ล้าสมัยหรือหมดอายุ

ในขณะเดียวกัน ต่อไปนี้เป็นตัวอย่างของผู้ใช้ภายนอกของธุรกิจของคุณที่สามารถได้รับประโยชน์จากซอฟต์แวร์ DAM:

ลูกค้า : ลูกค้าของคุณอาจต้องการหรือต้องการเข้าถึงสินทรัพย์ดิจิทัลของโครงการเฉพาะ
ผู้รับเหมาและพันธมิตร : คุณอาจจำเป็นต้องร่วมมือกับหน่วยงานพันธมิตรหรือผู้รับเหมาภายนอกเพื่อพัฒนาการออกแบบผลิตภัณฑ์ ตลอดจนวางกลยุทธ์และดำเนินแคมเปญการตลาด

การควบคุมการเข้าถึงที่ครอบคลุมและโครงสร้างการจัดการเป็นคุณสมบัติที่สำคัญที่สุดที่แพลตฟอร์มการจัดการสินทรัพย์ดิจิทัลควรมี แพลตฟอร์ม DAM ที่ดีที่สุดช่วยให้คุณสร้างกลุ่มผู้ใช้ที่มีสิทธิ์ต่างๆ ในการอัปโหลด ดู แก้ไข ดาวน์โหลด และแบ่งปันความสามารถ สิ่งนี้ทำให้มั่นใจได้ว่าเนื้อหาดิจิทัลของคุณจะเข้าถึงและใช้งานโดยบุคคลที่เหมาะสมเท่านั้น

การผสานรวมของบุคคลที่สามอย่างราบรื่น

แม้แต่ซอฟต์แวร์ DAM ที่ครอบคลุมที่สุดก็อาจไม่ครอบคลุมทุกสิ่งที่ธุรกิจของคุณต้องการเกี่ยวกับการจัดการสินทรัพย์ดิจิทัล ดังนั้น คุณอาจต้องเชื่อมต่อซอฟต์แวร์ประเภทอื่น เช่น ระบบการจัดการลูกค้าสัมพันธ์ (CRM) เข้ากับแพลตฟอร์ม DAM เพื่อให้แน่ใจว่ามีการแลกเปลี่ยนสินทรัพย์ดิจิทัลอย่างราบรื่นเพื่อการตลาดและการสร้างแบรนด์ที่มีประสิทธิภาพ

ในกรณีนี้ วิธีที่ดีที่สุดคือมีโซลูชันการจัดการสินทรัพย์ดิจิทัลที่เสนอตัวเลือกการรวมเข้ากับเครื่องมือของบุคคลที่สามที่หลากหลาย ซอฟต์แวร์ที่ดีที่สุดมีเทคโนโลยี open application programming interface (API) เพื่อให้รวมแพลตฟอร์มเข้ากับโซลูชันซอฟต์แวร์ที่คุณมีอยู่ได้อย่างง่ายดาย

ตัวอย่างเช่น ซอฟต์แวร์บางตัวให้การโยกย้ายข้อมูลดิจิทัลของคุณอย่างราบรื่นจากแพลตฟอร์มที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ไปยังแอปพลิเคชันการออกแบบที่สร้างสรรค์ เช่น Adobe Photoshop และเครื่องมือวิเคราะห์ เช่น Google Analytics

ข้อกำหนดความเป็นส่วนตัว ความปลอดภัย และการปฏิบัติตามข้อกำหนด

แบรนด์และสินทรัพย์ดิจิทัลของคุณมีค่า ดังนั้น การเลือกซอฟต์แวร์การจัดการสินทรัพย์ดิจิทัลที่เหมาะสมซึ่งคำนึงถึงความปลอดภัยและความเป็นส่วนตัวอย่างจริงจังจึงเป็นสิ่งสำคัญ นอกจากนี้ เป็นการดีที่สุดที่จะพิจารณาผู้ให้บริการระบบ DAM ที่มีสถานที่จัดเก็บสินทรัพย์ที่ปลอดภัยซึ่งใช้วิธีการเข้ารหัสที่ทันสมัยสำหรับทั้งข้อมูลที่เหลือและอยู่ระหว่างการขนส่ง

ผู้ให้บริการที่ดีที่สุดควรทดสอบแพลตฟอร์มและโครงสร้างพื้นฐานอย่างสม่ำเสมอเพื่อหาช่องโหว่ด้านความปลอดภัย ดังนั้น บางแพลตฟอร์มจึงมีข้อกำหนดการปฏิบัติตามข้อกำหนดในตัวซอฟต์แวร์เอง เช่นเดียวกับกระบวนการภายในของผู้ให้บริการ

คุณลักษณะนี้มีประโยชน์หากธุรกิจของคุณอยู่ในอุตสาหกรรมเฉพาะที่มีข้อกำหนดการปฏิบัติตามข้อกำหนดที่เข้มงวดสำหรับการจัดการและจัดเก็บสินทรัพย์ดิจิทัล ข้อบังคับที่โดดเด่นบางประการที่ควรพิจารณา ได้แก่ Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA), General Data Protection Regulation (GDPR), the Access to Information and Protection of Privacy (ATIPP) และกฎหมายความเป็นส่วนตัวอื่นๆ

ซื้อกลับบ้าน

ในขณะที่บริษัทต่าง ๆ ยังคงสร้างสถานะดิจิทัลและเนื้อหาดิจิทัลมากขึ้น ความต้องการแพลตฟอร์มที่สามารถจัดการสินทรัพย์ดิจิทัลนับพันตั้งแต่การสร้างไปจนถึงการจัดจำหน่ายไม่เคยมีความสำคัญมากไปกว่าทุกวันนี้ หากคุณพร้อมที่จะทำให้ชีวิตของคุณง่ายขึ้น เลือกแพลตฟอร์มการจัดการสินทรัพย์ดิจิทัลที่เหมาะสมพร้อมคุณสมบัติที่จำเป็นที่กล่าวถึงข้างต้น