7 recursos a serem procurados em uma plataforma de gerenciamento de ativos digitais

No mundo tecnologicamente avançado de hoje, não é fácil imaginar uma empresa que não use seus ativos e conteúdo digital para promover seus serviços ou vender seus produtos. Imagens, vídeos, infográficos, apresentações, artigos e muito mais são os ativos digitais que definem sua identidade como empresa.

Embora esses ativos digitais possam ajudar nos esforços de sua marca, eles podem facilmente se tornar um pesadelo se você não souber como manter e gerenciar sua coleção. Documentos desatualizados perdidos e arquivos corrompidos ou imagens difíceis de encontrar em uma rede complexa de pastas podem tornar sua vida desnecessariamente difícil.

A boa notícia é que um sistema de gerenciamento de ativos digitais (DAM) pode ajudar com esse problema. Neste artigo, você aprenderá mais sobre ele, seus benefícios e quem o utiliza. Mais importante, este artigo enumera os recursos essenciais básicos e avançados que podem tornar o gerenciamento de ativos digitais muito mais fácil e conveniente.

Software de gerenciamento de ativos digitais: o que é?

O software de gerenciamento de ativos digitais traz coerência ao aspecto focado na mídia da sua marca. Os sistemas DAM são usados ​​para armazenar, organizar e compartilhar todos os conteúdos e arquivos digitais em um local centralizado e seguro.

As plataformas DAM vêm em todos os tamanhos e formas, dependendo das necessidades específicas de uma organização. Por exemplo, uma organização mundial de caridade sem fins lucrativos pode usar o DAM para armazenar e compartilhar documentos atualizados com suas equipes internas. Por outro lado, uma corporação de varejo pode usá-lo principalmente para gerenciar seus ativos de marketing e branding.

Dito isso, os sistemas DAM de hoje não são mais apenas ter armazenamento centralizado para ativos digitais. A maioria dos softwares, como o software Brandfolder DAM, oferece recursos abrangentes, como gerenciamento de fluxo de trabalho de ativos e ferramentas e modelos criativos.

Por que usar um sistema de gerenciamento de ativos digitais?

Uma plataforma confiável de gerenciamento de ativos digitais oferece muito mais do que apenas um simples repositório para os arquivos digitais da sua marca. Aqui estão alguns dos muitos benefícios que ele pode oferecer:

• Organizar ativos digitais
• Melhorar a consistência da marca
• Garanta a conformidade com os direitos de uso e minimize o risco legal
• Aumente a colaboração externa e interna
• Apoiar os canais de marketing e vendas
• Forneça uma experiência de cliente de alta qualidade
• Reduzir custos operacionais
• Automatize tarefas repetitivas
• Simplifique o ciclo de vida de mídia e conteúdo
• Meça o desempenho e o retorno sobre o investimento (ROI) dos ativos digitais
• Mantenha os ativos digitais seguros e protegidos

Esses benefícios podem ajudar a aumentar a eficiência em todo o ciclo de vida do conteúdo digital.

7 recursos obrigatórios da melhor plataforma de gerenciamento de ativos digitais

Escolher a plataforma de gerenciamento de ativos digitais certa para o seu negócio pode ser um desafio. Embora existam vários fatores que você precisa considerar, dar uma olhada nos recursos incluídos pode ajudar a determinar se eles se encaixam em seus processos e fluxos de trabalho atuais. Abaixo estão alguns dos recursos obrigatórios que você precisa procurar em um software robusto de gerenciamento de ativos digitais:

1. Organização

Em sua essência, o software DAM organiza e centraliza seus ativos digitais em uma única biblioteca de fácil acesso que pode ser acessada por pessoas autorizadas. Para gerenciar adequadamente seus ativos digitais, o software DAM deve ter recursos robustos, como agrupamento e personalização de conteúdo, rotulagem e classificação e filtragem avançadas, entre outros.

Um sistema altamente organizado inspira o uso e garante que seja adequadamente aproveitado por funcionários, parceiros e clientes para maximizar o potencial de cada ativo digital.

2. Pesquisa avançada e descoberta

Sem o software DAM, encontrar o ativo digital certo pode levar tempo, mesmo que você saiba o que está procurando. Enquanto isso, o melhor software DAM pode tornar seus ativos digitais mais detectáveis.

Um DAM com recursos inteligentes de pesquisa e descoberta pode facilitar a localização de ativos digitais pelos usuários. Alguns softwares ainda incluem funcionalidades extras, como filtragem inteligente, pesquisa no documento, pesquisa sugerida e reconhecimento de imagem AI. Essas funcionalidades facilitam a localização e extração dos ativos digitais certos.

3. Histórico da versão

Um dos maiores desafios para as marcas que trabalham com centenas a milhares de ativos digitais é o rastreamento de revisão. Se um único ativo passar por várias iterações, você terá várias cópias alteradas do mesmo arquivo.

Por exemplo, suponha que você tenha um infográfico complexo que precisa atualizar constantemente. Múltiplas iterações significam mais arquivos para acompanhar. Sem o gerenciamento de ativos digitais, é fácil perder o controle da versão mais recente. Portanto, alterar um único arquivo pode levar tempo e esforço significativos.

A melhor solução de gerenciamento de ativos digitais pode manter as revisões organizadas. Os sistemas DAM podem armazenar e salvar todas as versões de um único arquivo em uma miniatura. Isso significa que você pode abrir uma imagem ou documento e ver todas as revisões como uma lista em um painel ou menu específico.

Além disso, a maioria dos sistemas permite que os usuários comentem sobre uma versão específica e comparem as revisões em tempo real para ajudá-los a decidir se as alterações são adequadas. Caso contrário, o software certo também pode reverter para uma versão anterior a qualquer momento.

4. Compartilhamento rápido

O que há de bom em um ativo digital se você não pode compartilhá-lo? Suponha que você precise compartilhá-lo com um colega de trabalho, distribuir aos clientes ou enviá-lo para canais de mídia social. O software DAM adequado deve permitir que você compartilhe ativos digitais finalizados com outras pessoas com apenas alguns cliques.

A maioria dos sistemas de gerenciamento de ativos digitais permite que você compartilhe ativos diretamente da plataforma com colegas de equipe e colaboradores externos. Você pode compartilhá-los por e-mail, links compartilhados, sites de mídia social como Facebook ou Twitter ou até mesmo serviços de armazenamento de arquivos como Google Drive e Dropbox.

Alguns também podem permitir que você coloque links de ativos incorporáveis ​​para inserir ativos digitais da plataforma diretamente em seu site ou contas sociais.

5. Controle de acesso

Mesmo que seus ativos digitais estejam armazenados em um local central, você não deseja que todos tenham o mesmo acesso e permissão de uso. Você quer ter controle sobre quem vê e muda o quê e quando.

Por outro lado, um sistema robusto de gerenciamento de ativos digitais pode ser usado por usuários internos e externos. Usuários internos incluem equipes dentro de suas empresas.

• Departamentos de marketing e vendas: profissionais de marketing e representantes de vendas usam o DAM para armazenar e organizar material de marca para apresentações e lançamentos de marketing.
• Profissionais e desenvolvedores de TI : as equipes técnicas podem se beneficiar do armazenamento simplificado de ativos e dados de ativos, como kits de desenvolvimento de software (SDKs) e interfaces de programação de aplicativos (APIs) e ajudar a conectar soluções.
• Criadores e designers : criadores internos, como designers gráficos e fotógrafos, podem carregar e usar conteúdo de marca, bem como acessar ferramentas criativas.
• Especialistas jurídicos : um sistema DAM pode ajudar sua equipe jurídica a garantir a conformidade com as regras e regulamentos de ativos, por exemplo, evitando o uso de ativos desatualizados ou vencidos.

Enquanto isso, aqui estão alguns exemplos de usuários externos ao seu negócio que podem se beneficiar do software DAM:

• Clientes : seus clientes podem precisar ou querer acessar ativos digitais de projetos específicos.
• Empreiteiros e parceiros : você pode precisar colaborar com agências de parceiros externos ou contratados para desenvolver projetos de produtos, bem como criar estratégias e implementar campanhas de marketing.

Controle de acesso abrangente e estrutura de gerenciamento são os recursos mais importantes que uma plataforma de gerenciamento de ativos digitais deve ter. As melhores plataformas DAM permitem que você crie grupos de usuários com diferentes permissões para upload, visualização, edição, download e habilidades de compartilhamento. Isso garante que seus ativos digitais sejam acessados ​​e usados ​​apenas pelas pessoas certas.

6. Integrações perfeitas de terceiros

Mesmo o software DAM mais abrangente pode não cobrir tudo o que sua empresa precisa em relação ao gerenciamento de ativos digitais. Portanto, pode ser necessário conectar um tipo diferente de software, como um sistema de gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM), a uma plataforma DAM para garantir uma troca perfeita de ativos digitais para marketing e marca eficazes.

Nesse caso, é melhor ter uma solução de gerenciamento de ativos digitais que ofereça opções de integração com uma ampla gama de ferramentas de terceiros. O melhor software apresenta uma tecnologia de interface de programação de aplicativo (API) aberta para integrar facilmente a plataforma às suas soluções de software existentes.

Por exemplo, alguns softwares fornecem migração perfeita de seus dados digitais de plataformas de armazenamento em nuvem para aplicativos de design criativo como o Adobe Photoshop e ferramentas de análise como o Google Analytics.

7. Requisitos de privacidade, segurança e conformidade

Sua marca e ativos digitais são valiosos. Portanto, é essencial escolher o software certo de gerenciamento de ativos digitais que leva a sério a segurança e a privacidade. Além disso, é melhor considerar um provedor de sistema DAM com instalações seguras de armazenamento de ativos que usam métodos modernos de criptografia para dados em repouso e em trânsito.

Os melhores provedores devem testar regularmente suas plataformas e infraestrutura em busca de vulnerabilidades de segurança. Assim, algumas plataformas possuem requisitos de conformidade embutidos no próprio software, bem como nos processos internos do provedor.

Esse recurso é benéfico se sua empresa estiver em um setor específico com requisitos de conformidade rígidos para gerenciamento e armazenamento de ativos digitais. Alguns regulamentos notáveis ​​a serem considerados são o Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA), o General Data Protection Regulation (GDPR), o Access to Information and Protection of Privacy (ATIPP) e outras leis de privacidade.

Leve embora

À medida que as empresas continuam a criar uma presença digital e mais conteúdo digital, a necessidade de uma plataforma que possa gerenciar os milhares de ativos digitais – desde sua criação até a distribuição – nunca foi tão crítica quanto hoje. Se você está pronto para facilitar sua vida, escolha a plataforma certa de gerenciamento de ativos digitais com os recursos necessários mencionados acima.