7 Fitur Yang Harus Diperhatikan Dalam Platform Manajemen Aset Digital

Di dunia yang maju secara teknologi saat ini, tidak mudah membayangkan sebuah perusahaan yang tidak menggunakan aset dan konten digitalnya untuk mempromosikan layanannya atau menjual produknya. Gambar, video, infografis, presentasi, artikel, dan banyak lagi adalah aset digital yang menentukan identitas Anda sebagai sebuah perusahaan.

Meskipun aset digital ini dapat membantu upaya merek Anda, aset tersebut dapat dengan mudah menjadi mimpi buruk jika Anda tidak tahu cara memelihara dan mengelola koleksi Anda. Dokumen usang hilang dan file rusak, atau gambar yang sulit ditemukan di web folder yang kompleks dapat membuat hidup Anda menjadi sulit.

Kabar baiknya adalah sistem manajemen aset digital (DAM) dapat membantu mengatasi masalah ini. Dalam artikel ini, Anda akan mempelajari lebih lanjut tentangnya, manfaatnya, dan siapa yang menggunakannya. Lebih penting lagi, artikel ini menyebutkan fitur dasar dan lanjutan yang harus dimiliki yang dapat membuat pengelolaan aset digital jauh lebih mudah dan nyaman.

Perangkat Lunak Manajemen Aset Digital: Apa Itu?

Perangkat lunak manajemen aset digital menghadirkan koherensi pada aspek merek Anda yang berfokus pada media. Sistem DAM digunakan untuk menyimpan, mengatur, dan berbagi semua konten dan file digital di lokasi yang terpusat dan aman.

Platform DAM tersedia dalam berbagai ukuran dan bentuk, bergantung pada kebutuhan spesifik suatu organisasi. Misalnya, organisasi amal nirlaba di seluruh dunia dapat menggunakan DAM untuk menyimpan dan membagikan dokumen terbaru dalam tim internalnya. Di sisi lain, perusahaan ritel dapat menggunakannya terutama untuk mengelola aset pemasaran dan mereknya.

Meskipun demikian, sistem DAM saat ini tidak lagi sekadar memiliki penyimpanan terpusat untuk aset digital. Sebagian besar perangkat lunak, seperti perangkat lunak Brandfolder DAM, menawarkan fitur komprehensif seperti manajemen alur kerja aset serta alat dan template kreatif.

Mengapa Menggunakan Sistem Manajemen Aset Digital?

Platform manajemen aset digital yang andal menawarkan lebih dari sekadar tempat penyimpanan sederhana untuk file digital merek Anda. Berikut adalah beberapa dari banyak manfaat yang dapat diberikannya:

• Mengatur aset digital
• Meningkatkan konsistensi merek
• Pastikan kepatuhan dengan hak penggunaan dan meminimalkan risiko hukum
• Meningkatkan kerjasama eksternal dan internal
• Mendukung saluran pemasaran dan penjualan
• Berikan pengalaman pelanggan yang berkualitas tinggi
• Mengurangi biaya operasional
• Mengotomatiskan tugas yang berulang
• Merampingkan media dan siklus hidup konten
• Ukur kinerja dan laba atas investasi (ROI) aset digital
• Menjaga aset digital tetap aman dan terlindungi

Manfaat ini dapat membantu mendorong efisiensi di seluruh siklus hidup konten digital.

7 Fitur Yang Harus Dimiliki Dari Platform Manajemen Aset Digital Terbaik

Memilih platform manajemen aset digital yang tepat untuk bisnis Anda bisa jadi menantang. Meskipun ada banyak faktor yang perlu Anda pertimbangkan, melihat fitur yang disertakan dapat membantu menentukan apakah itu sesuai dengan proses dan alur kerja Anda saat ini. Di bawah ini adalah beberapa fitur wajib yang perlu Anda cari dalam perangkat lunak manajemen aset digital yang tangguh:

1. Organisasi

Pada intinya, perangkat lunak DAM mengatur dan memusatkan aset digital Anda dalam satu pustaka yang mudah diakses yang dapat diakses oleh orang yang berwenang. Untuk mengelola aset digital Anda dengan benar, perangkat lunak DAM harus memiliki kemampuan yang kuat seperti pengelompokan dan penyesuaian konten, pelabelan, dan penyortiran dan pemfilteran lanjutan, antara lain.

Sistem yang sangat terorganisir menginspirasi penggunaan dan memastikan bahwa sistem tersebut dimanfaatkan dengan tepat oleh karyawan, mitra, dan klien untuk memaksimalkan setiap potensi aset digital.

2. Pencarian dan Penemuan Lanjutan

Tanpa perangkat lunak DAM, menemukan aset digital yang tepat dapat memakan waktu, bahkan jika Anda tahu apa yang Anda cari. Sementara itu, perangkat lunak DAM terbaik dapat membuat aset digital Anda lebih mudah ditemukan.

DAM dengan fitur smart search-and-discovery dapat memudahkan pengguna menemukan aset digital. Beberapa perangkat lunak bahkan menyertakan fungsi tambahan seperti pemfilteran cerdas, pencarian dalam dokumen, pencarian yang disarankan, dan pengenalan gambar AI. Fungsionalitas ini memudahkan untuk menemukan dan mengeluarkan aset digital yang tepat.

3. Riwayat Versi

Salah satu tantangan terbesar bagi merek yang bekerja dengan ratusan hingga ribuan aset digital adalah pelacakan revisi. Jika satu aset melewati beberapa iterasi, maka Anda akan memiliki beberapa salinan yang diubah dari file yang sama.

Misalnya, Anda memiliki infografis kompleks yang perlu diperbarui terus-menerus. Beberapa iterasi berarti lebih banyak file untuk dilacak. Tanpa manajemen aset digital, mudah kehilangan jejak versi terbaru. Oleh karena itu, mengubah satu file mungkin memerlukan waktu dan upaya yang signifikan.

Solusi manajemen aset digital terbaik dapat membuat revisi tetap teratur. Sistem DAM dapat menyimpan dan menyimpan semua versi dari satu file di bawah satu thumbnail. Artinya, Anda dapat membuka gambar atau dokumen dan melihat semua revisi sebagai daftar pada panel atau menu tertentu.

Selain itu, sebagian besar sistem memungkinkan pengguna mengomentari versi tertentu dan membandingkan revisi secara real-time untuk membantu mereka memutuskan apakah perubahan tersebut berhasil. Jika tidak, perangkat lunak yang tepat juga dapat kembali ke versi sebelumnya kapan saja.

4. Berbagi Cepat

Apa gunanya aset digital jika Anda tidak dapat membagikannya? Misalkan Anda perlu membaginya dengan rekan kerja, mendistribusikannya ke pelanggan, atau mengirimkannya ke saluran media sosial. Perangkat lunak DAM yang tepat akan memungkinkan Anda untuk berbagi aset digital final dengan orang lain dalam beberapa klik mudah.

Sebagian besar sistem manajemen aset digital memungkinkan Anda berbagi aset langsung dari platform dengan rekan tim dan kolaborator luar. Anda dapat membagikannya melalui email, tautan bersama, situs media sosial seperti Facebook atau Twitter, atau bahkan layanan penyimpanan file seperti Google Drive dan Dropbox.

Beberapa mungkin juga mengizinkan Anda menempatkan tautan aset yang dapat disematkan untuk memasukkan aset digital dari platform langsung ke situs web atau akun sosial Anda.

5. Kontrol akses

Meskipun aset digital Anda disimpan di satu lokasi terpusat, Anda tidak ingin semua orang memiliki akses dan izin penggunaan yang sama. Anda ingin memiliki kendali atas siapa yang melihat dan mengubah apa dan kapan.

Di sisi lain, sistem manajemen aset digital yang kuat dapat digunakan oleh pengguna internal dan eksternal. Pengguna internal mencakup tim dalam perusahaan Anda.

• Departemen Pemasaran dan Penjualan : Pemasar dan perwakilan penjualan menggunakan DAM untuk menyimpan dan mengatur materi bermerek untuk presentasi dan penawaran pemasaran.
• Profesional dan Pengembang TI : Tim teknis dapat memanfaatkan penyimpanan yang disederhanakan untuk aset dan data aset seperti perangkat pengembangan perangkat lunak (SDK) dan antarmuka pemrograman aplikasi (API) dan membantu menghubungkan solusi.
• Kreator dan Desainer : Kreator internal seperti desainer grafis dan fotografer dapat mengunggah dan menggunakan konten bermerek serta mengakses alat kreatif.
• Pakar Hukum : Sistem DAM dapat membantu tim hukum Anda untuk memastikan kepatuhan terhadap peraturan dan regulasi aset, misalnya mencegah penggunaan aset yang kedaluwarsa atau kedaluwarsa.

Sementara itu, berikut beberapa contoh pengguna eksternal bisnis Anda yang dapat memanfaatkan perangkat lunak DAM:

• Klien : Klien Anda mungkin perlu atau ingin mengakses aset digital dari proyek tertentu.
• Kontraktor dan Mitra : Anda mungkin perlu berkolaborasi dengan agen atau kontraktor mitra eksternal untuk mengembangkan desain produk serta menyusun strategi dan mengimplementasikan kampanye pemasaran.

Kontrol akses dan struktur manajemen yang komprehensif adalah fitur paling penting yang harus dimiliki oleh platform manajemen aset digital. Platform DAM terbaik memungkinkan Anda membuat grup pengguna dengan izin berbeda untuk mengunggah, melihat, mengedit, mengunduh, dan berbagi kemampuan. Ini memastikan bahwa aset digital Anda hanya diakses dan digunakan oleh orang yang tepat.

6. Integrasi Pihak Ketiga yang Mulus

Bahkan perangkat lunak DAM terlengkap mungkin tidak mencakup semua kebutuhan bisnis Anda terkait pengelolaan aset digital. Oleh karena itu, Anda mungkin perlu menghubungkan berbagai jenis perangkat lunak, seperti sistem manajemen hubungan pelanggan (CRM), ke dalam platform DAM untuk memastikan pertukaran aset digital yang mulus untuk pemasaran dan branding yang efektif.

Dalam hal ini, yang terbaik adalah memiliki solusi manajemen aset digital yang menawarkan opsi integrasi dengan berbagai alat pihak ketiga. Perangkat lunak terbaik menampilkan teknologi antarmuka pemrograman aplikasi (API) terbuka untuk mengintegrasikan platform dengan mudah ke dalam solusi perangkat lunak Anda yang ada.

Misalnya, beberapa perangkat lunak menyediakan migrasi mulus data digital Anda dari platform penyimpanan cloud ke aplikasi desain kreatif seperti Adobe Photoshop dan alat analitik seperti Google Analytics.

7. Persyaratan Privasi, Keamanan, dan Kepatuhan

Merek dan aset digital Anda sangat berharga. Oleh karena itu, memilih perangkat lunak manajemen aset digital yang tepat yang memperhatikan keamanan dan privasi dengan serius sangatlah penting. Selain itu, yang terbaik adalah mempertimbangkan penyedia sistem DAM dengan fasilitas penyimpanan aset aman yang menggunakan metode enkripsi modern untuk data diam dan dalam transit.

Penyedia terbaik harus secara teratur menguji platform dan infrastruktur mereka untuk mengetahui kerentanan keamanan. Oleh karena itu, beberapa platform memiliki persyaratan kepatuhan yang dibangun ke dalam perangkat lunak itu sendiri, serta proses internal penyedia.

Fitur ini bermanfaat jika bisnis Anda berada di industri tertentu dengan persyaratan kepatuhan yang ketat untuk mengelola dan menyimpan aset digital. Beberapa peraturan penting yang perlu dipertimbangkan adalah Undang-Undang Portabilitas dan Akuntabilitas Asuransi Kesehatan (HIPAA), Peraturan Perlindungan Data Umum (GDPR), Akses ke Informasi dan Perlindungan Privasi (ATIPP), dan undang-undang privasi lainnya.

Membawa pergi

Karena perusahaan terus menghadirkan kehadiran digital dan lebih banyak konten digital, kebutuhan akan platform yang dapat mengelola ribuan aset digital—mulai dari pembuatan hingga distribusi—tidak pernah sepenting saat ini. Jika Anda siap membuat hidup Anda lebih mudah, pilih platform manajemen aset digital yang tepat dengan fitur-fitur penting yang disebutkan di atas.