7 Funktionen, auf die Sie in einer Digital Asset Management-Plattform achten sollten

Veröffentlicht: 2022-11-18

In der technologisch fortgeschrittenen Welt von heute ist es nicht einfach, sich ein Unternehmen vorzustellen, das seine digitalen Assets und Inhalte nicht nutzt, um für seine Dienstleistungen zu werben oder seine Produkte zu verkaufen. Bilder, Videos, Infografiken, Präsentationen, Artikel und vieles mehr sind die digitalen Assets, die Ihre Identität als Unternehmen definieren.

Während diese digitalen Assets bei Ihren Markenbemühungen helfen können, können sie leicht zu einem Albtraum werden, wenn Sie nicht wissen, wie Sie Ihre Sammlung pflegen und verwalten. Veraltete Dokumente, verloren gegangene und beschädigte Dateien oder Bilder, die in einem komplexen Netz von Ordnern schwer zu finden sind, können Ihnen das Leben unnötig schwer machen.

Die gute Nachricht ist, dass ein Digital Asset Management (DAM)-System bei diesem Problem helfen kann. In diesem Artikel erfahren Sie mehr darüber, seine Vorteile und wer es verwendet. Noch wichtiger ist, dass dieser Artikel die grundlegenden und erweiterten Must-Have-Funktionen aufzählt, die das Digital Asset Management viel einfacher und bequemer machen können.

Digital-Asset-Management-Software: Was ist das?

Digital-Asset-Management-Software bringt Kohärenz in den medienorientierten Aspekt Ihrer Marke. DAM-Systeme werden verwendet, um alle digitalen Inhalte und Dateien an einem zentralen und sicheren Ort zu speichern, zu organisieren und zu teilen.

DAM-Plattformen gibt es in allen Größen und Formen, abhängig von den spezifischen Anforderungen einer Organisation. Beispielsweise kann eine weltweite gemeinnützige Wohltätigkeitsorganisation DAM verwenden, um aktualisierte Dokumente innerhalb ihrer internen Teams zu speichern und zu teilen. Andererseits kann ein Einzelhandelsunternehmen es hauptsächlich zur Verwaltung seiner Marketing- und Branding-Assets verwenden.

Allerdings geht es bei den heutigen DAM-Systemen nicht mehr nur um die zentrale Speicherung digitaler Assets. Die meisten Softwareprodukte, wie Brandfolder DAM-Software, bieten umfassende Funktionen wie Asset-Workflow-Management sowie kreative Tools und Vorlagen.

Warum ein Digital-Asset-Management-System verwenden?

Eine zuverlässige Digital-Asset-Management-Plattform bietet so viel mehr als nur ein einfaches Repository für die digitalen Dateien Ihrer Marke. Hier sind einige der vielen Vorteile, die es bieten kann:

  • Organisieren Sie digitale Assets
  • Verbessern Sie die Markenkonsistenz
  • Stellen Sie die Einhaltung von Nutzungsrechten sicher und minimieren Sie rechtliche Risiken
  • Verbessern Sie die externe und interne Zusammenarbeit
  • Unterstützung von Marketing- und Vertriebskanälen
  • Bieten Sie ein hochwertiges Kundenerlebnis
  • Reduzieren Sie die Betriebskosten
  • Automatisieren Sie sich wiederholende Aufgaben
  • Optimieren Sie den Lebenszyklus von Medien und Inhalten
  • Messen Sie die Leistung und den Return on Investment (ROI) digitaler Assets
  • Bewahren Sie digitale Assets sicher und geschützt auf

Diese Vorteile können dazu beitragen, die Effizienz über den gesamten Lebenszyklus digitaler Inhalte hinweg zu steigern.

7 unverzichtbare Funktionen der besten Digital-Asset-Management-Plattform

Die Wahl der richtigen Digital-Asset-Management-Plattform für Ihr Unternehmen kann eine Herausforderung darstellen. Es gibt zwar zahlreiche Faktoren, die Sie berücksichtigen müssen, aber ein Blick auf die enthaltenen Funktionen kann helfen, festzustellen, ob es zu Ihren aktuellen Prozessen und Arbeitsabläufen passt. Im Folgenden sind einige der unverzichtbaren Funktionen aufgeführt, auf die Sie bei einer robusten Digital-Asset-Management-Software achten müssen:

  1. Organisation

Im Kern organisiert und zentralisiert die DAM-Software Ihre digitalen Assets in einer einzigen, leicht zugänglichen Bibliothek, auf die autorisierte Personen zugreifen können. Um Ihre digitalen Assets richtig zu verwalten, sollte die DAM-Software unter anderem über robuste Funktionen wie Gruppierung und Anpassung von Inhalten, Kennzeichnung sowie erweitertes Sortieren und Filtern verfügen.

Ein gut organisiertes System inspiriert zur Nutzung und stellt sicher, dass es von Mitarbeitern, Partnern und Kunden angemessen genutzt wird, um das Potenzial jedes digitalen Assets zu maximieren.

  1. Erweiterte Suche und Entdeckung

Ohne DAM-Software kann es einige Zeit dauern, das richtige digitale Asset zu finden, selbst wenn Sie wissen, wonach Sie suchen. In der Zwischenzeit kann die beste DAM-Software Ihre digitalen Assets besser auffindbar machen.

Ein DAM mit intelligenten Such- und Erkennungsfunktionen kann Benutzern das Auffinden digitaler Assets erleichtern. Einige Software enthält sogar zusätzliche Funktionen wie intelligente Filterung, Suche im Dokument, vorgeschlagene Suche und KI-Bilderkennung. Diese Funktionen erleichtern das Auffinden und Herausziehen der richtigen digitalen Assets.

  1. Versionsgeschichte

Eine der größten Herausforderungen für Marken, die mit Hunderten bis Tausenden von digitalen Assets arbeiten, ist die Revisionsverfolgung. Wenn ein einzelnes Asset mehrere Iterationen durchläuft, haben Sie mehrere geänderte Kopien derselben Datei.

Angenommen, Sie haben eine komplexe Infografik, die Sie ständig aktualisieren müssen. Mehrere Iterationen bedeuten mehr Dateien, die im Auge behalten werden müssen. Ohne Digital Asset Management verliert man leicht den Überblick über die neueste Version. Daher kann das Ändern einer einzelnen Datei viel Zeit und Mühe kosten.

Die beste Digital-Asset-Management-Lösung kann Revisionen organisiert halten. DAM-Systeme können alle Versionen einer einzelnen Datei unter einem Thumbnail speichern und speichern. Das bedeutet, dass Sie ein Bild oder Dokument öffnen und alle Überarbeitungen als Liste in einem bestimmten Bedienfeld oder Menü anzeigen können.

Darüber hinaus ermöglichen die meisten Systeme den Benutzern, eine bestimmte Version zu kommentieren und Revisionen in Echtzeit zu vergleichen, um ihnen bei der Entscheidung zu helfen, ob die Änderungen den Schnitt machen. Ansonsten kann die richtige Software auch jederzeit auf eine frühere Version zurückgreifen.

  1. Schnelles Teilen

Was ist gut an einem digitalen Asset, wenn Sie es nicht teilen können? Angenommen, Sie müssen es mit einem Kollegen teilen, an Kunden verteilen oder an Social-Media-Kanäle senden. Die richtige DAM-Software sollte es Ihnen ermöglichen, fertig gestellte digitale Assets mit ein paar einfachen Klicks mit anderen zu teilen.

Die meisten Digital-Asset-Management-Systeme ermöglichen es Ihnen, Assets direkt von der Plattform aus mit Teamkollegen und externen Mitarbeitern zu teilen. Sie können sie per E-Mail, freigegebene Links, Social-Media-Websites wie Facebook oder Twitter oder sogar Dateispeicherdienste wie Google Drive und Dropbox teilen.

Einige erlauben es Ihnen auch, einbettbare Asset-Links zu platzieren, um digitale Assets von der Plattform direkt in Ihre Website oder soziale Konten einzufügen.

  1. Zugangskontrolle

Auch wenn Ihre digitalen Assets an einem zentralen Ort gespeichert sind, möchten Sie nicht, dass alle die gleichen Zugriffs- und Nutzungsberechtigungen haben. Sie möchten die Kontrolle darüber haben, wer was wann sieht und ändert.

Andererseits kann ein robustes Digital-Asset-Management-System sowohl von internen als auch von externen Benutzern verwendet werden. Zu den internen Benutzern gehören Teams in Ihren Unternehmen.

  • Marketing- und Verkaufsabteilungen : Marketingspezialisten und Vertriebsmitarbeiter verwenden DAM, um Markenmaterial für Präsentationen und Marketinggespräche zu speichern und zu organisieren.
  • IT-Experten und Entwickler : Technische Teams können von einer optimierten Speicherung von Assets und Asset-Daten wie Softwareentwicklungskits (SDKs) und Anwendungsprogrammierschnittstellen (APIs) profitieren und dabei helfen, Lösungen zu verbinden.
  • Ersteller und Designer : Interne Ersteller wie Grafikdesigner und Fotografen können Markeninhalte hochladen und verwenden sowie auf kreative Tools zugreifen.
  • Rechtsexperten : Ein DAM-System kann Ihrem Rechtsteam dabei helfen, die Einhaltung von Asset-Regeln und -Vorschriften sicherzustellen und beispielsweise die Verwendung veralteter oder abgelaufener Assets zu verhindern.

In der Zwischenzeit sind hier einige Beispiele für externe Benutzer Ihres Unternehmens, die von DAM-Software profitieren können:

  • Kunden : Ihre Kunden benötigen oder möchten möglicherweise auf digitale Assets bestimmter Projekte zugreifen.
  • Auftragnehmer und Partner : Möglicherweise müssen Sie mit externen Partneragenturen oder Auftragnehmern zusammenarbeiten, um Produktdesigns zu entwickeln sowie Marketingkampagnen zu planen und umzusetzen.

Umfassende Zugriffskontrolle und Verwaltungsstruktur sind die wichtigsten Merkmale, die eine Digital-Asset-Management-Plattform haben sollte. Die besten DAM-Plattformen ermöglichen es Ihnen, Benutzergruppen mit unterschiedlichen Berechtigungen zum Hochladen, Anzeigen, Bearbeiten, Herunterladen und Teilen zu erstellen. Dadurch wird sichergestellt, dass Ihre digitalen Assets nur von den richtigen Personen aufgerufen und verwendet werden.

  1. Nahtlose Integrationen von Drittanbietern

Selbst die umfassendste DAM-Software deckt möglicherweise nicht alle Anforderungen Ihres Unternehmens in Bezug auf Digital Asset Management ab. Daher müssen Sie möglicherweise eine andere Art von Software, wie z. B. ein Customer Relationship Management System (CRM), mit einer DAM-Plattform verbinden, um einen nahtlosen Austausch digitaler Assets für effektives Marketing und Branding zu gewährleisten.

In diesem Fall ist es am besten, eine Digital-Asset-Management-Lösung zu haben, die Integrationsoptionen mit einer Vielzahl von Tools von Drittanbietern bietet. Die beste Software verfügt über eine offene API-Technologie (Application Programming Interface), um die Plattform einfach in Ihre bestehenden Softwarelösungen zu integrieren.

Einige Software bietet beispielsweise eine nahtlose Migration Ihrer digitalen Daten von Cloud-Speicherplattformen zu kreativen Designanwendungen wie Adobe Photoshop und Analysetools wie Google Analytics.

  1. Datenschutz-, Sicherheits- und Compliance-Anforderungen

Ihre Marke und Ihre digitalen Assets sind wertvoll. Daher ist die Wahl der richtigen Digital-Asset-Management-Software, die Sicherheit und Datenschutz ernst nimmt, von entscheidender Bedeutung. Darüber hinaus ist es am besten, einen DAM-Systemanbieter mit sicheren Asset-Speichereinrichtungen in Betracht zu ziehen, der moderne Verschlüsselungsmethoden sowohl für ruhende als auch für übertragene Daten verwendet.

Die besten Anbieter sollten ihre Plattformen und Infrastruktur regelmäßig auf Sicherheitslücken testen. Daher haben einige Plattformen Compliance-Anforderungen in die Software selbst sowie in die internen Prozesse des Anbieters integriert.

Diese Funktion ist von Vorteil, wenn Ihr Unternehmen in einer bestimmten Branche mit strengen Compliance-Anforderungen für die Verwaltung und Speicherung digitaler Assets tätig ist. Einige bemerkenswerte Vorschriften, die zu berücksichtigen sind, sind der Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA), die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), der Zugang zu Informationen und der Schutz der Privatsphäre (ATIPP) und andere Datenschutzgesetze.

Wegbringen

Da Unternehmen weiterhin eine digitale Präsenz und mehr digitale Inhalte erstellen, war der Bedarf an einer Plattform, die Tausende von digitalen Assets verwalten kann – von ihrer Erstellung bis zur Verteilung – so entscheidend wie nie zuvor. Wenn Sie bereit sind, Ihr Leben einfacher zu machen, wählen Sie die richtige Digital Asset Management-Plattform mit den oben genannten erforderlichen Funktionen.