7 funkcji, których należy szukać w platformie zarządzania zasobami cyfrowymi

W dzisiejszym zaawansowanym technologicznie świecie niełatwo wyobrazić sobie firmę, która nie wykorzystuje swoich cyfrowych zasobów i treści do promowania swoich usług lub sprzedaży produktów. Obrazy, filmy, infografiki, prezentacje, artykuły i wiele więcej to zasoby cyfrowe, które definiują Twoją tożsamość jako firmy.

Chociaż te zasoby cyfrowe mogą pomóc w wysiłkach związanych z marką, mogą łatwo stać się koszmarem, jeśli nie wiesz, jak utrzymywać i zarządzać swoją kolekcją. Nieaktualne dokumenty, utracone i uszkodzone pliki lub obrazy, które trudno znaleźć w złożonej sieci folderów, mogą niepotrzebnie utrudniać życie.

Dobrą wiadomością jest to, że system zarządzania zasobami cyfrowymi (DAM) może pomóc w rozwiązaniu tego problemu. W tym artykule dowiesz się więcej o tym, jego zaletach i kto go używa. Co ważniejsze, w tym artykule wymieniono podstawowe i zaawansowane niezbędne funkcje, które mogą sprawić, że zarządzanie zasobami cyfrowymi będzie znacznie łatwiejsze i wygodniejsze.

Oprogramowanie do zarządzania zasobami cyfrowymi: co to jest?

Oprogramowanie do zarządzania zasobami cyfrowymi zapewnia spójność medialnego aspektu Twojej marki. Systemy DAM służą do przechowywania, organizowania i udostępniania wszystkich cyfrowych treści i plików w scentralizowanej i bezpiecznej lokalizacji.

Platformy DAM są dostępne we wszystkich rozmiarach i kształtach, w zależności od konkretnych potrzeb organizacji. Na przykład ogólnoświatowa organizacja charytatywna non-profit może używać DAM do przechowywania i udostępniania zaktualizowanych dokumentów w swoich wewnętrznych zespołach. Z drugiej strony korporacja detaliczna może wykorzystywać ją przede wszystkim do zarządzania swoimi aktywami marketingowymi i brandingowymi.

To powiedziawszy, dzisiejsze systemy DAM to już nie tylko scentralizowane przechowywanie zasobów cyfrowych. Większość programów, takich jak oprogramowanie Brandfolder DAM, oferuje wszechstronne funkcje, takie jak zarządzanie przepływem pracy zasobów oraz kreatywne narzędzia i szablony.

Dlaczego warto korzystać z systemu zarządzania zasobami cyfrowymi?

Niezawodna platforma do zarządzania zasobami cyfrowymi oferuje znacznie więcej niż tylko proste repozytorium cyfrowych plików Twojej marki. Oto niektóre z wielu korzyści, jakie może zapewnić:

• Organizuj zasoby cyfrowe
• Popraw spójność marki
• Zapewnij zgodność z prawami użytkowania i zminimalizuj ryzyko prawne
• Wzmocnij współpracę zewnętrzną i wewnętrzną
• Wsparcie kanałów marketingowych i sprzedażowych
• Zapewnij wysoką jakość obsługi klienta
• Zmniejsz koszty operacyjne
• Automatyzuj powtarzalne zadania
• Usprawnij cykl życia multimediów i treści
• Mierz wydajność i zwrot z inwestycji (ROI) zasobów cyfrowych
• Dbaj o bezpieczeństwo zasobów cyfrowych

Korzyści te mogą pomóc zwiększyć wydajność w całym cyklu życia treści cyfrowych.

7 niezbędnych funkcji najlepszej platformy do zarządzania zasobami cyfrowymi

Wybór odpowiedniej platformy do zarządzania zasobami cyfrowymi dla Twojej firmy może być wyzwaniem. Chociaż istnieje wiele czynników, które należy wziąć pod uwagę, przyjrzenie się dołączonym funkcjom może pomóc określić, czy pasuje do bieżących procesów i przepływów pracy. Poniżej znajdują się niektóre z niezbędnych funkcji, których należy szukać w niezawodnym oprogramowaniu do zarządzania zasobami cyfrowymi:

1. Organizacja

Zasadniczo oprogramowanie DAM organizuje i centralizuje zasoby cyfrowe w jednej, łatwo dostępnej bibliotece, do której dostęp mają upoważnione osoby. Aby właściwie zarządzać zasobami cyfrowymi, oprogramowanie DAM powinno mieć solidne możliwości, takie jak między innymi grupowanie i dostosowywanie treści, etykietowanie oraz zaawansowane sortowanie i filtrowanie.

Wysoce zorganizowany system zachęca do korzystania i zapewnia odpowiednie wykorzystanie go przez pracowników, partnerów i klientów w celu maksymalizacji potencjału każdego zasobu cyfrowego.

2. Zaawansowane wyszukiwanie i odkrywanie

Bez oprogramowania DAM znalezienie odpowiedniego zasobu cyfrowego może zająć trochę czasu, nawet jeśli wiesz, czego szukasz. Tymczasem najlepsze oprogramowanie DAM może sprawić, że Twoje zasoby cyfrowe będą łatwiej wykrywalne.

DAM z inteligentnymi funkcjami wyszukiwania i odkrywania może ułatwić użytkownikom znajdowanie zasobów cyfrowych. Niektóre programy zawierają nawet dodatkowe funkcje, takie jak inteligentne filtrowanie, wyszukiwanie w dokumencie, sugerowane wyszukiwanie i rozpoznawanie obrazów AI. Funkcjonalności te ułatwiają znajdowanie i wyciąganie odpowiednich zasobów cyfrowych.

3. Historia wersji

Jednym z największych wyzwań dla marek pracujących z setkami, a nawet tysiącami zasobów cyfrowych jest śledzenie wersji. Jeśli pojedynczy zasób przejdzie kilka iteracji, będziesz mieć wiele zmienionych kopii tego samego pliku.

Załóżmy na przykład, że masz złożoną infografikę, którą musisz stale aktualizować. Wiele iteracji oznacza więcej plików do śledzenia. Bez zarządzania zasobami cyfrowymi łatwo stracić kontrolę nad najnowszą wersją. Dlatego zmiana pojedynczego pliku może zająć dużo czasu i wysiłku.

Najlepsze rozwiązanie do zarządzania zasobami cyfrowymi może uporządkować wersje. Systemy DAM mogą przechowywać i zapisywać wszystkie wersje pojedynczego pliku pod jedną miniaturą. Oznacza to, że możesz otworzyć obraz lub dokument i zobaczyć wszystkie wersje jako listę na określonym panelu lub menu.

Co więcej, większość systemów umożliwia użytkownikom komentowanie konkretnej wersji i porównywanie wersji w czasie rzeczywistym, aby pomóc im zdecydować, czy zmiany są odpowiednie. W przeciwnym razie odpowiednie oprogramowanie może w dowolnym momencie powrócić do poprzedniej wersji.

4. Szybkie udostępnianie

Co jest dobrego w zasobach cyfrowych, jeśli nie można ich udostępnić? Załóżmy, że musisz udostępnić go współpracownikowi, rozesłać do klientów lub wysłać do kanałów mediów społecznościowych. Właściwe oprogramowanie DAM powinno umożliwiać udostępnianie sfinalizowanych zasobów cyfrowych innym osobom za pomocą kilku prostych kliknięć.

Większość systemów zarządzania zasobami cyfrowymi umożliwia udostępnianie zasobów bezpośrednio z platformy członkom zespołu i współpracownikom zewnętrznym. Możesz udostępniać je za pośrednictwem poczty e-mail, udostępnionych linków, serwisów społecznościowych, takich jak Facebook czy Twitter, a nawet usług przechowywania plików, takich jak Dysk Google i Dropbox.

Niektóre mogą również umożliwiać umieszczanie linków do zasobów, które można osadzić, aby wstawiać zasoby cyfrowe z platformy bezpośrednio do witryny lub kont społecznościowych.

5. Kontrola dostępu

Nawet jeśli Twoje zasoby cyfrowe są przechowywane w centralnej lokalizacji, nie chcesz, aby wszyscy mieli takie same uprawnienia dostępu i użytkowania. Chcesz mieć kontrolę nad tym, kto widzi, co i kiedy zmienia.

Z drugiej strony solidny system zarządzania zasobami cyfrowymi może być używany zarówno przez użytkowników wewnętrznych, jak i zewnętrznych. Użytkownicy wewnętrzni to zespoły w Twoich firmach.

• Działy marketingu i sprzedaży: marketerzy i przedstawiciele handlowi używają DAM do przechowywania i organizowania markowych materiałów do prezentacji i prezentacji marketingowych.
• Specjaliści IT i programiści : zespoły techniczne mogą korzystać z usprawnionego przechowywania zasobów i danych zasobów, takich jak zestawy programistyczne (SDK) i interfejsy programowania aplikacji (API), oraz pomagać w łączeniu rozwiązań.
• Twórcy i projektanci : wewnętrzni twórcy, tacy jak graficy i fotografowie, mogą przesyłać i wykorzystywać treści związane z marką, a także uzyskiwać dostęp do narzędzi kreatywnych.
• Eksperci prawni: System DAM może pomóc Twojemu zespołowi prawnemu zapewnić zgodność z zasadami i regulacjami dotyczącymi aktywów, na przykład zapobiegać używaniu przestarzałych lub wygasłych aktywów.

Tymczasem oto kilka przykładów zewnętrznych użytkowników Twojej firmy, którzy mogą odnieść korzyści z oprogramowania DAM:

• Klienci : Twoi klienci mogą potrzebować lub chcieć uzyskać dostęp do zasobów cyfrowych określonych projektów.
• Wykonawcy i partnerzy : Być może będziesz musiał współpracować z zewnętrznymi agencjami partnerskimi lub wykonawcami w celu opracowania projektów produktów, a także opracowania strategii i wdrożenia kampanii marketingowych.

Kompleksowa kontrola dostępu i struktura zarządzania to najważniejsze cechy, jakie powinna posiadać platforma do zarządzania zasobami cyfrowymi. Najlepsze platformy DAM umożliwiają tworzenie grup użytkowników z różnymi uprawnieniami do przesyłania, przeglądania, edytowania, pobierania i udostępniania możliwości. Dzięki temu masz pewność, że Twoje zasoby cyfrowe będą dostępne i używane tylko przez odpowiednie osoby.

6. Bezproblemowe integracje innych firm

Nawet najbardziej wszechstronne oprogramowanie DAM może nie obejmować wszystkiego, czego potrzebuje Twoja firma w zakresie zarządzania zasobami cyfrowymi. W związku z tym może być konieczne podłączenie innego rodzaju oprogramowania, takiego jak system zarządzania relacjami z klientami (CRM), do platformy DAM, aby zapewnić bezproblemową wymianę zasobów cyfrowych w celu skutecznego marketingu i budowania marki.

W takim przypadku najlepiej jest mieć rozwiązanie do zarządzania zasobami cyfrowymi, które oferuje opcje integracji z szeroką gamą narzędzi innych firm. Najlepsze oprogramowanie zawiera technologię otwartego interfejsu programowania aplikacji (API), która umożliwia łatwą integrację platformy z istniejącymi rozwiązaniami programowymi.

Na przykład niektóre programy umożliwiają bezproblemową migrację danych cyfrowych z platform pamięci masowej w chmurze do aplikacji do kreatywnego projektowania, takich jak Adobe Photoshop, oraz narzędzi analitycznych, takich jak Google Analytics.

7. Wymagania dotyczące prywatności, bezpieczeństwa i zgodności

Twoja marka i zasoby cyfrowe są cenne. Dlatego wybór odpowiedniego oprogramowania do zarządzania zasobami cyfrowymi, które poważnie traktuje bezpieczeństwo i prywatność, ma kluczowe znaczenie. Ponadto najlepiej jest rozważyć dostawcę systemu DAM z bezpiecznymi urządzeniami do przechowywania zasobów, który wykorzystuje nowoczesne metody szyfrowania zarówno danych w stanie spoczynku, jak i danych przesyłanych.

Najlepsi dostawcy powinni regularnie testować swoje platformy i infrastrukturę pod kątem luk w zabezpieczeniach. W związku z tym niektóre platformy mają wbudowane wymagania dotyczące zgodności z samym oprogramowaniem, a także wewnętrznymi procesami dostawcy.

Ta funkcja jest korzystna, jeśli Twoja firma działa w określonej branży, w której obowiązują surowe wymagania dotyczące zgodności w zakresie zarządzania zasobami cyfrowymi i ich przechowywania. Niektóre godne uwagi przepisy, które należy wziąć pod uwagę, to ustawa o przenośności i odpowiedzialności w ubezpieczeniach zdrowotnych (HIPAA), ogólne rozporządzenie o ochronie danych (RODO), dostęp do informacji i ochrona prywatności (ATIPP) oraz inne przepisy dotyczące prywatności.

Na wynos

W miarę jak firmy nadal tworzą cyfrową obecność i coraz więcej treści cyfrowych, potrzeba platformy, która może zarządzać tysiącami zasobów cyfrowych — od ich utworzenia po dystrybucję — nigdy nie była bardziej krytyczna niż obecnie. Jeśli chcesz ułatwić sobie życie, wybierz odpowiednią platformę do zarządzania zasobami cyfrowymi z niezbędnymi funkcjami wymienionymi powyżej.