7 ميزات للبحث عنها في منصة إدارة الأصول الرقمية

نشرت: 2022-11-18

في عالم اليوم المتقدم تقنيًا ، ليس من السهل تخيل شركة لا تستخدم أصولها ومحتوياتها الرقمية للترويج لخدماتها أو بيع منتجاتها. الصور ومقاطع الفيديو والرسوم البيانية والعروض التقديمية والمقالات وغير ذلك الكثير هي الأصول الرقمية التي تحدد هويتك كشركة.

على الرغم من أن هذه الأصول الرقمية يمكن أن تساعد في جهود علامتك التجارية ، إلا أنها يمكن أن تصبح بسهولة كابوسًا إذا كنت لا تعرف كيفية الحفاظ على مجموعتك وإدارتها. المستندات القديمة المفقودة والملفات التالفة ، أو الصور التي يصعب العثور عليها في شبكة معقدة من المجلدات يمكن أن تجعل حياتك صعبة بلا داع.

الخبر السار هو أن نظام إدارة الأصول الرقمية (DAM) يمكن أن يساعد في حل هذه المشكلة. في هذه المقالة ، ستتعرف على المزيد حوله وفوائده ومن يستخدمه. والأهم من ذلك ، أن هذه المقالة تعدد الميزات الأساسية والمتقدمة التي يجب توفرها والتي يمكن أن تجعل إدارة الأصول الرقمية أسهل بكثير وأكثر ملاءمة.

برنامج إدارة الأصول الرقمية: ما هو؟

يجلب برنامج إدارة الأصول الرقمية الاتساق إلى الجانب الذي يركز على الوسائط لعلامتك التجارية. تُستخدم أنظمة DAM لتخزين وتنظيم ومشاركة جميع المحتويات والملفات الرقمية في موقع مركزي وآمن.

تأتي منصات DAM بجميع الأحجام والأشكال ، اعتمادًا على الاحتياجات المحددة للمؤسسة. على سبيل المثال ، قد تستخدم منظمة خيرية عالمية غير ربحية DAM لتخزين المستندات المحدثة ومشاركتها داخل فرقها الداخلية. من ناحية أخرى ، قد تستخدمها شركة البيع بالتجزئة لإدارة أصولها التسويقية والعلامات التجارية بشكل أساسي.

ومع ذلك ، فإن أنظمة DAM الحالية لم تعد تتعلق فقط بتخزين مركزي للأصول الرقمية. تقدم معظم البرامج ، مثل برنامج Brandfolder DAM ، ميزات شاملة مثل إدارة سير عمل الأصول والأدوات والقوالب الإبداعية.

لماذا نستخدم نظام إدارة الأصول الرقمية؟

توفر منصة إدارة الأصول الرقمية الموثوقة أكثر بكثير من مجرد مستودع بسيط للملفات الرقمية لعلامتك التجارية. فيما يلي بعض الفوائد العديدة التي يمكن أن توفرها:

تنظيم الأصول الرقمية
تحسين اتساق العلامة التجارية
ضمان الامتثال لحقوق الاستخدام وتقليل المخاطر القانونية
تعزيز التعاون الخارجي والداخلي
دعم قنوات التسويق والمبيعات
تقديم تجربة عملاء عالية الجودة
تقليل التكاليف التشغيلية
أتمتة المهام المتكررة
تبسيط الوسائط ودورة حياة المحتوى
قياس الأداء والعائد على الاستثمار (ROI) للأصول الرقمية
حافظ على الأصول الرقمية آمنة ومأمونة

يمكن أن تساعد هذه الفوائد في زيادة الكفاءة عبر دورة حياة المحتوى الرقمي بأكملها.

7 ميزات لا غنى عنها لأفضل منصة لإدارة الأصول الرقمية

قد يكون اختيار النظام الأساسي المناسب لإدارة الأصول الرقمية لعملك أمرًا صعبًا. في حين أن هناك العديد من العوامل التي تحتاج إلى أخذها في الاعتبار ، فإن إلقاء نظرة على الميزات المضمنة يمكن أن يساعد في تحديد ما إذا كانت تتناسب مع العمليات ومهام سير العمل الحالية. فيما يلي بعض الميزات التي يجب أن تبحث عنها في برامج إدارة الأصول الرقمية القوية:

منظمة

في جوهره ، ينظم برنامج DAM أصولك الرقمية ويجعلها مركزية في مكتبة واحدة يسهل الوصول إليها يمكن للأشخاص المصرح لهم الوصول إليها. لإدارة الأصول الرقمية الخاصة بك بشكل صحيح ، يجب أن يتمتع برنامج DAM بقدرات قوية مثل تجميع المحتوى والتخصيص ، ووضع العلامات ، والفرز والتصفية المتقدمين ، من بين أمور أخرى.

يلهم النظام عالي التنظيم الاستخدام ويضمن الاستفادة منه بشكل مناسب من قبل الموظفين والشركاء والعملاء لتعظيم إمكانات كل أصل رقمي.

بحث واكتشاف متقدم

بدون برنامج DAM ، قد يستغرق العثور على الأصل الرقمي المناسب بعض الوقت ، حتى لو كنت تعرف ما تبحث عنه. وفي الوقت نفسه ، يمكن لأفضل برنامج DAM أن يجعل أصولك الرقمية أكثر قابلية للاكتشاف.

يمكن لـ DAM المزودة بميزات البحث والاكتشاف الذكية أن تسهل على المستخدمين العثور على الأصول الرقمية. تتضمن بعض البرامج أيضًا وظائف إضافية مثل التصفية الذكية والبحث في المستند والبحث المقترح والتعرف على الصور باستخدام الذكاء الاصطناعي. تسهل هذه الوظائف العثور على الأصول الرقمية المناسبة وسحبها.

تاريخ النسخة

يعد تتبع المراجعة أحد أكبر التحديات التي تواجه العلامات التجارية التي تعمل مع مئات إلى آلاف الأصول الرقمية. إذا مر أصل واحد بالعديد من التكرارات ، فسيكون لديك عدة نسخ معدلة من نفس الملف.

على سبيل المثال ، افترض أن لديك مخطط معلومات معقد تحتاج إلى تحديثه باستمرار. التكرارات المتعددة تعني المزيد من الملفات لتتبعها. بدون إدارة الأصول الرقمية ، من السهل أن تفقد مسار أحدث إصدار. ومن ثم ، فإن تعديل ملف واحد قد يستغرق وقتًا وجهدًا كبيرين.

يمكن أن يحافظ أفضل حل لإدارة الأصول الرقمية على تنظيم المراجعات. يمكن لأنظمة DAM تخزين وحفظ جميع إصدارات ملف واحد تحت صورة مصغرة واحدة. هذا يعني أنه يمكنك فتح صورة أو مستند ومشاهدة جميع المراجعات كقائمة على لوحة أو قائمة معينة.

علاوة على ذلك ، تسمح معظم الأنظمة للمستخدمين بالتعليق على إصدار معين ومقارنة المراجعات في الوقت الفعلي لمساعدتهم على تحديد ما إذا كانت التغييرات ستؤدي إلى الخفض. بخلاف ذلك ، يمكن للبرنامج الصحيح أيضًا الرجوع إلى إصدار سابق في أي وقت.

مشاركة سريعة

ما الجيد في الأصل الرقمي إذا لم تتمكن من مشاركته؟ لنفترض أنك بحاجة إلى مشاركتها مع زميل في العمل ، أو توزيعها على العملاء ، أو إرسالها إلى قنوات التواصل الاجتماعي. يجب أن يمكّنك برنامج DAM المناسب من مشاركة الأصول الرقمية النهائية مع الآخرين ببضع نقرات بسيطة.

تسمح لك معظم أنظمة إدارة الأصول الرقمية بمشاركة الأصول مباشرة من النظام الأساسي مع زملائك في الفريق والمتعاونين الخارجيين. يمكنك مشاركتها عبر البريد الإلكتروني أو الروابط المشتركة أو مواقع التواصل الاجتماعي مثل Facebook أو Twitter أو حتى خدمات تخزين الملفات مثل Google Drive و Dropbox.

قد يسمح لك البعض أيضًا بوضع روابط الأصول القابلة للتضمين لإدراج الأصول الرقمية من النظام الأساسي مباشرة في موقع الويب الخاص بك أو حسابات التواصل الاجتماعي.

صلاحية التحكم صلاحية الدخول

على الرغم من تخزين أصولك الرقمية في موقع مركزي ، فأنت لا تريد أن يحصل الجميع على نفس إذن الوصول والاستخدام. تريد أن تتحكم في من يرى ويغير ماذا ومتى.

من ناحية أخرى ، يمكن استخدام نظام إدارة الأصول الرقمية القوي من قبل المستخدمين الداخليين والخارجيين. يشمل المستخدمون الداخليون فرقًا داخل شركاتك.

أقسام التسويق والمبيعات : يستخدم المسوقون ومندوبو المبيعات DAM لتخزين وتنظيم المواد ذات العلامات التجارية للعروض التقديمية وملاعب التسويق.
محترفو ومطورو تكنولوجيا المعلومات : يمكن للفرق الفنية الاستفادة من التخزين المبسط للأصول وبيانات الأصول مثل مجموعات تطوير البرامج (SDKs) وواجهات برمجة التطبيقات (APIs) والمساعدة في توصيل الحلول.
المبدعون والمصممين : يمكن لمنشئي المحتوى الداخليين مثل مصممي الجرافيك والمصورين تحميل واستخدام محتوى ذي علامة تجارية بالإضافة إلى الوصول إلى الأدوات الإبداعية.
الخبراء القانونيون : يمكن أن يساعد نظام DAM فريقك القانوني على ضمان الامتثال لقواعد ولوائح الأصول ، على سبيل المثال منع استخدام الأصول القديمة أو منتهية الصلاحية.

وفي الوقت نفسه ، فيما يلي بعض الأمثلة للمستخدمين الخارجيين لعملك الذين يمكنهم الاستفادة من برنامج DAM:

العملاء : قد يحتاج عملاؤك أو يرغبون في الوصول إلى الأصول الرقمية لمشاريع محددة.
المقاولون والشركاء : قد تحتاج إلى التعاون مع الوكالات الشريكة الخارجية أو المقاولين لتطوير تصميمات المنتجات بالإضافة إلى وضع استراتيجيات وتنفيذ حملات تسويقية.

يعد الهيكل الشامل للتحكم في الوصول والإدارة أهم الميزات التي يجب أن تتمتع بها منصة إدارة الأصول الرقمية. تسمح لك أفضل منصات DAM بإنشاء مجموعات مستخدمين بأذونات مختلفة للتحميل والعرض والتحرير والتنزيل وإمكانيات المشاركة. يضمن ذلك وصول الأشخاص المناسبين إلى أصولك الرقمية واستخدامها فقط.

تكامل سلس مع طرف ثالث

حتى أكثر برامج DAM شمولاً قد لا تغطي كل ما يحتاجه عملك فيما يتعلق بإدارة الأصول الرقمية. وبالتالي ، قد تحتاج إلى توصيل نوع مختلف من البرامج ، مثل نظام إدارة علاقات العملاء (CRM) ، بمنصة DAM لضمان التبادل السلس للأصول الرقمية من أجل التسويق الفعال والعلامات التجارية.

في هذه الحالة ، من الأفضل أن يكون لديك حل لإدارة الأصول الرقمية يوفر خيارات تكامل مع مجموعة واسعة من أدوات الجهات الخارجية. يتميز أفضل برنامج بواجهة برمجة تطبيقات مفتوحة (API) لدمج النظام الأساسي بسهولة في حلول البرامج الحالية لديك.

على سبيل المثال ، توفر بعض البرامج ترحيلاً سلسًا لبياناتك الرقمية من منصات التخزين السحابية إلى تطبيقات التصميم الإبداعي مثل Adobe Photoshop وأدوات التحليلات مثل Google Analytics.

متطلبات الخصوصية والأمان والامتثال

علامتك التجارية وأصولك الرقمية ذات قيمة. ومن ثم ، فإن اختيار برنامج إدارة الأصول الرقمية المناسب الذي يأخذ الأمان والخصوصية على محمل الجد يعد أمرًا ضروريًا. بالإضافة إلى ذلك ، من الأفضل التفكير في مزود نظام DAM مع مرافق تخزين الأصول الآمنة التي تستخدم طرق التشفير الحديثة لكل من البيانات غير المستقرة وأثناء النقل.

يجب على أفضل المزودين اختبار منصاتهم وبنيتهم التحتية بانتظام بحثًا عن الثغرات الأمنية. ومن ثم ، فإن بعض الأنظمة الأساسية لديها متطلبات امتثال مضمنة في البرنامج نفسه ، بالإضافة إلى العمليات الداخلية للمزود.

هذه الميزة مفيدة إذا كان عملك في صناعة معينة مع متطلبات الامتثال الصارمة لإدارة الأصول الرقمية وتخزينها. بعض اللوائح البارزة التي يجب مراعاتها هي قانون نقل التأمين الصحي والمساءلة (HIPAA) ، واللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR) ، والوصول إلى المعلومات وحماية الخصوصية (ATIPP) ، وقوانين الخصوصية الأخرى.

يبعد

مع استمرار الشركات في إنشاء وجود رقمي والمزيد من المحتوى الرقمي ، فإن الحاجة إلى نظام أساسي يمكنه إدارة آلاف الأصول الرقمية - من إنشائها إلى التوزيع - لم تكن أكثر أهمية من أي وقت مضى. إذا كنت مستعدًا لجعل حياتك أسهل ، فاختر النظام الأساسي المناسب لإدارة الأصول الرقمية مع الميزات الضرورية المذكورة أعلاه.