Dijital Varlık Yönetimi Platformunda Aranacak 7 Özellik

Günümüzün teknolojik olarak gelişmiş dünyasında, dijital varlıklarını ve içeriğini hizmetlerini tanıtmak veya ürünlerini satmak için kullanmayan bir şirket hayal etmek kolay değil. Resimler, videolar, infografikler, sunumlar, makaleler ve çok daha fazlası, bir şirket olarak kimliğinizi tanımlayan dijital varlıklardır.

Bu dijital varlıklar marka çabalarınıza yardımcı olabilirken, koleksiyonunuzu nasıl koruyacağınızı ve yöneteceğinizi bilmiyorsanız kolayca bir kabusa dönüşebilirler. Eski belgeler, kayıp ve bozuk dosyalar veya karmaşık bir klasörler ağında bulunması zor olan resimler, hayatınızı gereksiz yere zorlaştırabilir.

İyi haber şu ki, bir dijital varlık yönetimi (DAM) sistemi bu soruna yardımcı olabilir. Bu makalede, onun hakkında daha fazla bilgi edinecek, faydaları ve kimlerin kullandığını öğreneceksiniz. Daha da önemlisi, bu makale, dijital varlık yönetimini çok daha kolay ve rahat hale getirebilecek temel ve gelişmiş, sahip olunması gereken özellikleri sıralamaktadır.

Dijital Varlık Yönetim Yazılımı: Nedir?

Dijital varlık yönetimi yazılımı, markanızın medya odaklı yönüne tutarlılık getirir. DAM sistemleri, tüm dijital içerik ve dosyaları merkezi ve güvenli bir yerde depolamak, düzenlemek ve paylaşmak için kullanılır.

DAM platformları, bir kuruluşun özel ihtiyaçlarına bağlı olarak her boyutta ve şekilde olabilir. Örneğin, dünya çapında kâr amacı gütmeyen bir yardım kuruluşu, güncellenen belgeleri kendi iç ekipleri içinde depolamak ve paylaşmak için DAM'i kullanabilir. Öte yandan, bir perakende şirketi bunu öncelikle pazarlama ve marka varlıklarını yönetmek için kullanabilir.

Bununla birlikte, günümüzün DAM sistemleri artık sadece dijital varlıklar için merkezi depolamaya sahip olmaktan ibaret değil. Brandfolder DAM yazılımı gibi çoğu yazılım, varlık iş akışı yönetimi ve yaratıcı araçlar ve şablonlar gibi kapsamlı özellikler sunar.

Neden Dijital Varlık Yönetim Sistemi Kullanmalısınız?

Güvenilir bir dijital varlık yönetimi platformu, markanızın dijital dosyaları için basit bir havuzdan çok daha fazlasını sunar. Sağlayabileceği birçok faydadan bazıları şunlardır:

• Dijital varlıkları düzenleyin
• Marka tutarlılığını geliştirin
• Kullanım haklarına uygunluğu sağlayın ve yasal riski en aza indirin
• Harici ve dahili işbirliğini artırın
• Pazarlama ve satış kanallarını desteklemek
• Yüksek kaliteli bir müşteri deneyimi sunun
• Operasyonel maliyetleri azaltın
• Yinelenen görevleri otomatikleştirin
• Medya ve içerik yaşam döngüsünü kolaylaştırın
• Dijital varlıkların performansını ve yatırım getirisini (ROI) ölçün
• Dijital varlıkları güvende ve emniyette tutun

Bu avantajlar, tüm dijital içerik yaşam döngüsü boyunca verimliliği artırmaya yardımcı olabilir.

En İyi Dijital Varlık Yönetim Platformunda Bulunması Gereken 7 Özellik

İşletmeniz için doğru dijital varlık yönetimi platformunu seçmek zor olabilir. Göz önünde bulundurmanız gereken çok sayıda faktör olsa da, dahil edilen özelliklere göz atmak mevcut süreçlerinize ve iş akışlarınıza uyup uymadığını belirlemenize yardımcı olabilir. Aşağıda, sağlam bir dijital varlık yönetimi yazılımında aramanız gereken olmazsa olmaz özelliklerden bazıları verilmiştir:

1. organizasyon

DAM yazılımı özünde, dijital varlıklarınızı yetkili kişilerin erişebileceği, erişimi kolay tek bir kitaplıkta düzenler ve merkezileştirir. Dijital varlıklarınızı düzgün bir şekilde yönetmek için DAM yazılımı, diğerlerinin yanı sıra içerik gruplama ve özelleştirme, etiketleme ve gelişmiş sıralama ve filtreleme gibi güçlü yeteneklere sahip olmalıdır.

Son derece organize bir sistem, kullanıma ilham verir ve her bir dijital varlığın potansiyelini en üst düzeye çıkarmak için çalışanlar, ortaklar ve müşteriler tarafından uygun şekilde kullanılmasını sağlar.

2. Gelişmiş Arama ve Keşif

DAM yazılımı olmadan, ne aradığınızı bilseniz bile doğru dijital varlığı bulmak zaman alabilir. Bu arada, en iyi DAM yazılımı, dijital varlıklarınızı daha keşfedilebilir hale getirebilir.

Akıllı arama ve keşfetme özelliklerine sahip bir DAM, kullanıcıların dijital varlıkları bulmasını kolaylaştırabilir. Hatta bazı yazılımlar, akıllı filtreleme, belge içi arama, önerilen arama ve AI görüntü tanıma gibi ekstra işlevler içerir. Bu işlevler, doğru dijital varlıkları bulmayı ve çıkarmayı kolaylaştırır.

3. Sürüm Geçmişi

Yüzlerce ila binlerce dijital varlıkla çalışan markalar için en büyük zorluklardan biri revizyon takibidir. Tek bir varlık birkaç yinelemeden geçerse, aynı dosyanın birden çok değiştirilmiş kopyasına sahip olursunuz.

Örneğin, sürekli güncellemeniz gereken karmaşık bir infografik olduğunu varsayalım. Birden çok yineleme, izlenecek daha fazla dosya anlamına gelir. Dijital varlık yönetimi olmadan en son sürümün izini kaybetmek kolaydır. Bu nedenle, tek bir dosyayı değiştirmek önemli ölçüde zaman ve çaba gerektirebilir.

En iyi dijital varlık yönetimi çözümü, revizyonları düzenli tutabilir. DAM sistemleri, tek bir dosyanın tüm sürümlerini tek bir küçük resim altında saklayabilir ve kaydedebilir. Bu, bir görüntüyü veya belgeyi açıp tüm revizyonları belirli bir panel veya menüde bir liste olarak görebileceğiniz anlamına gelir.

Ayrıca çoğu sistem, kullanıcıların belirli bir sürüm hakkında yorum yapmasına ve değişikliklerin işe yarayıp yaramadığına karar vermelerine yardımcı olmak için revizyonları gerçek zamanlı olarak karşılaştırmasına olanak tanır. Aksi takdirde, doğru yazılım herhangi bir zamanda bir önceki sürüme de dönebilir.

4. Hızlı Paylaşım

Paylaşamıyorsanız bir dijital varlığın nesi iyi? Bir iş arkadaşınızla paylaşmanız, müşterilere dağıtmanız veya sosyal medya kanallarına göndermeniz gerektiğini varsayalım. Uygun DAM yazılımı, nihai dijital varlıkları birkaç basit tıklamayla başkalarıyla paylaşmanıza olanak sağlamalıdır.

Çoğu dijital varlık yönetimi sistemi, varlıkları doğrudan platformdan ekip arkadaşlarınızla ve dışarıdan ortak çalışanlarla paylaşmanıza olanak tanır. Bunları e-posta, paylaşılan bağlantılar, Facebook veya Twitter gibi sosyal medya siteleri ve hatta Google Drive ve Dropbox gibi dosya depolama hizmetleri aracılığıyla paylaşabilirsiniz.

Bazıları, dijital varlıkları platformdan doğrudan web sitenize veya sosyal hesaplarınıza eklemek için gömülebilir varlık bağlantıları yerleştirmenize de izin verebilir.

5. Giriş kontrolu

Dijital varlıklarınız merkezi bir yerde saklansa da herkesin aynı erişim ve kullanım iznine sahip olmasını istemezsiniz. Kimin neyi ne zaman göreceği ve değiştireceği üzerinde kontrol sahibi olmak istiyorsunuz.

Öte yandan, sağlam bir dijital varlık yönetim sistemi hem iç hem de dış kullanıcılar tarafından kullanılabilir. Dahili kullanıcılar, şirketlerinizdeki ekipleri içerir.

• Pazarlama ve Satış Departmanları : Pazarlamacılar ve satış temsilcileri, sunumlar ve pazarlama konuşmaları için markalı malzemeleri depolamak ve düzenlemek için DAM'i kullanır.
• BT Uzmanları ve Geliştiriciler : Teknik ekipler, yazılım geliştirme kitleri (SDK'ler) ve uygulama programlama arabirimleri (API'ler) gibi varlıklar ve varlık verileri için kolaylaştırılmış depolamadan yararlanabilir ve çözümlerin bağlanmasına yardımcı olabilir.
• İçerik Oluşturucular ve Tasarımcılar : Grafik tasarımcılar ve fotoğrafçılar gibi şirket içi içerik oluşturucular, yaratıcı araçlara erişmenin yanı sıra markalı içerik yükleyebilir ve kullanabilir.
• Hukuk Uzmanları : Bir DAM sistemi, hukuk ekibinizin varlık kuralları ve düzenlemelerine uygunluğu sağlamasına yardımcı olabilir, örneğin tarihi geçmiş veya süresi dolmuş varlıkların kullanımını engelleyebilir.

Bu arada, işletmenizin DAM yazılımından yararlanabilecek harici kullanıcılarına bazı örnekler:

• Müşteriler : Müşterileriniz belirli projelerin dijital varlıklarına ihtiyaç duyabilir veya bunlara erişmek isteyebilir.
• Yükleniciler ve Ortaklar : Ürün tasarımları geliştirmenin yanı sıra strateji belirlemek ve pazarlama kampanyaları uygulamak için harici ortak ajanslar veya yüklenicilerle işbirliği yapmanız gerekebilir.

Kapsamlı erişim kontrolü ve yönetim yapısı, bir dijital varlık yönetimi platformunun sahip olması gereken en önemli özelliklerdir. En iyi DAM platformları, yükleme, görüntüleme, düzenleme, indirme ve paylaşma yetenekleri için farklı izinlere sahip kullanıcı grupları oluşturmanıza olanak tanır. Bu, dijital varlıklarınıza yalnızca doğru kişiler tarafından erişilmesini ve kullanılmasını sağlar.

6. Sorunsuz Üçüncü Taraf Entegrasyonları

En kapsamlı DAM yazılımı bile işletmenizin dijital varlık yönetimi ile ilgili ihtiyaç duyduğu her şeyi kapsamayabilir. Bu nedenle, etkili pazarlama ve markalama için dijital varlıkların sorunsuz bir şekilde değiş tokuş edilmesini sağlamak için bir müşteri ilişkileri yönetimi sistemi (CRM) gibi farklı bir yazılım türünü bir DAM platformuna bağlamanız gerekebilir.

Bu durumda, çok çeşitli üçüncü taraf araçlarla entegrasyon seçenekleri sunan bir dijital varlık yönetimi çözümüne sahip olmak en iyisidir. En iyi yazılım, platformu mevcut yazılım çözümlerinize kolayca entegre etmek için bir açık uygulama programlama arabirimi (API) teknolojisine sahiptir.

Örneğin, bazı yazılımlar, dijital verilerinizin bulut depolama platformlarından Adobe Photoshop gibi yaratıcı tasarım uygulamalarına ve Google Analytics gibi analiz araçlarına sorunsuz geçişini sağlar.

7. Gizlilik, Güvenlik ve Uyumluluk Gereksinimleri

Markanız ve dijital varlıklarınız değerlidir. Bu nedenle, güvenliği ve gizliliği ciddiye alan doğru dijital varlık yönetimi yazılımını seçmek çok önemlidir. Ayrıca, hem bekleyen hem de aktarılan veriler için modern şifreleme yöntemleri kullanan güvenli varlık depolama tesislerine sahip bir DAM sistem sağlayıcısı düşünmek en iyisidir.

En iyi sağlayıcılar, platformlarını ve altyapılarını güvenlik açıkları için düzenli olarak test etmelidir. Bu nedenle, bazı platformların, yazılımın kendisinde ve ayrıca sağlayıcının dahili süreçlerinde yerleşik uyumluluk gereksinimleri vardır.

Bu özellik, işletmeniz dijital varlıkları yönetmek ve depolamak için katı uyumluluk gereklilikleri olan belirli bir sektördeyse faydalıdır. Dikkate alınması gereken bazı önemli düzenlemeler, Sağlık Sigortası Taşınabilirlik ve Sorumluluk Yasası (HIPAA), Genel Veri Koruma Yönetmeliği (GDPR), Bilgiye Erişim ve Gizliliğin Korunması (ATIPP) ve diğer gizlilik yasalarıdır.

Götürmek

Şirketler dijital bir varlık ve daha fazla dijital içerik yaratmaya devam ettikçe, binlerce dijital varlığın oluşturulmasından dağıtımına kadar yönetebilecek bir platforma olan ihtiyaç hiç bu kadar kritik olmamıştı. Hayatınızı kolaylaştırmaya hazırsanız, yukarıda belirtilen gerekli özelliklere sahip doğru dijital varlık yönetimi platformunu seçin.