7 funzionalità da cercare in una piattaforma di gestione delle risorse digitali

Nel mondo tecnologicamente avanzato di oggi, non è facile immaginare un'azienda che non utilizzi i propri asset e contenuti digitali per promuovere i propri servizi o vendere i propri prodotti. Immagini, video, infografiche, presentazioni, articoli e molto altro sono gli asset digitali che definiscono la tua identità come azienda.

Sebbene queste risorse digitali possano aiutarti negli sforzi del tuo marchio, possono facilmente diventare un incubo se non sai come mantenere e gestire la tua collezione. Documenti obsoleti persi e file corrotti o immagini difficili da trovare in una complessa rete di cartelle possono complicarti la vita inutilmente.

La buona notizia è che un sistema di gestione delle risorse digitali (DAM) può aiutare a risolvere questo problema. In questo articolo imparerai di più su di esso, sui suoi vantaggi e su chi lo utilizza. Ancora più importante, questo articolo enumera le funzionalità indispensabili di base e avanzate che possono rendere la gestione delle risorse digitali molto più semplice e conveniente.

Software di gestione delle risorse digitali: che cos'è?

Il software di gestione delle risorse digitali conferisce coerenza all'aspetto incentrato sui media del tuo marchio. I sistemi DAM vengono utilizzati per archiviare, organizzare e condividere tutti i contenuti e i file digitali in un luogo centralizzato e sicuro.

Le piattaforme DAM sono disponibili in tutte le dimensioni e forme, a seconda delle esigenze specifiche di un'organizzazione. Ad esempio, un'organizzazione di beneficenza senza scopo di lucro in tutto il mondo può utilizzare DAM per archiviare e condividere documenti aggiornati all'interno dei propri team interni. D'altra parte, una società di vendita al dettaglio può utilizzarla principalmente per gestire le proprie risorse di marketing e branding.

Detto questo, i sistemi DAM di oggi non riguardano più solo l'archiviazione centralizzata per le risorse digitali. La maggior parte dei software, come il software Brandfolder DAM, offre funzionalità complete come la gestione del flusso di lavoro delle risorse e strumenti e modelli creativi.

Perché utilizzare un sistema di gestione delle risorse digitali?

Una piattaforma affidabile per la gestione delle risorse digitali offre molto di più di un semplice archivio per i file digitali del tuo marchio. Ecco alcuni dei numerosi vantaggi che può fornire:

• Organizza le risorse digitali
• Migliora la coerenza del marchio
• Garantisci il rispetto dei diritti di utilizzo e riduci al minimo i rischi legali
• Promuovi la collaborazione esterna e interna
• Supporto ai canali di marketing e vendita
• Fornire un'esperienza cliente di alta qualità
• Ridurre i costi operativi
• Automatizza le attività ripetitive
• Semplifica il ciclo di vita dei media e dei contenuti
• Misura le prestazioni e il ritorno sull'investimento (ROI) delle risorse digitali
• Mantieni le risorse digitali sicure e al sicuro

Questi vantaggi possono aiutare a promuovere l'efficienza durante l'intero ciclo di vita dei contenuti digitali.

7 funzionalità indispensabili della migliore piattaforma di gestione delle risorse digitali

Scegliere la giusta piattaforma di gestione delle risorse digitali per la tua azienda può essere difficile. Sebbene ci siano numerosi fattori che devi considerare, dare un'occhiata alle funzionalità incluse può aiutarti a determinare se si adatta ai tuoi processi e flussi di lavoro attuali. Di seguito sono riportate alcune delle funzionalità indispensabili che devi cercare in un robusto software di gestione delle risorse digitali:

1. Organizzazione

Fondamentalmente, il software DAM organizza e centralizza le tue risorse digitali in un'unica libreria di facile accesso a cui possono accedere le persone autorizzate. Per gestire correttamente le tue risorse digitali, il software DAM dovrebbe disporre di solide funzionalità come il raggruppamento e la personalizzazione dei contenuti, l'etichettatura e l'ordinamento e il filtraggio avanzati, tra gli altri.

Un sistema altamente organizzato ispira l'utilizzo e garantisce che sia adeguatamente sfruttato da dipendenti, partner e clienti per massimizzare il potenziale di ogni risorsa digitale.

2. Ricerca avanzata e scoperta

Senza il software DAM, trovare l'asset digitale giusto può richiedere tempo, anche se sai cosa stai cercando. Nel frattempo, il miglior software DAM può rendere le tue risorse digitali più rilevabili.

Un DAM con funzionalità di ricerca e scoperta intelligenti può facilitare agli utenti la ricerca di risorse digitali. Alcuni software includono anche funzionalità extra come il filtraggio intelligente, la ricerca all'interno del documento, la ricerca suggerita e il riconoscimento delle immagini AI. Queste funzionalità rendono più facile trovare ed estrarre le giuste risorse digitali.

3. Cronologia delle versioni

Una delle maggiori sfide per i marchi che lavorano con centinaia o migliaia di risorse digitali è il monitoraggio delle revisioni. Se una singola risorsa passa attraverso diverse iterazioni, avrai più copie alterate dello stesso file.

Ad esempio, supponi di avere un'infografica complessa che devi aggiornare costantemente. Più iterazioni significano più file di cui tenere traccia. Senza la gestione delle risorse digitali, è facile perdere traccia della versione più recente. Pertanto, la modifica di un singolo file può richiedere molto tempo e impegno.

La migliore soluzione di gestione delle risorse digitali può mantenere organizzate le revisioni. I sistemi DAM possono archiviare e salvare tutte le versioni di un singolo file in un'unica miniatura. Ciò significa che puoi aprire un'immagine o un documento e vedere tutte le revisioni come un elenco su un pannello o menu specifico.

Inoltre, la maggior parte dei sistemi consente agli utenti di commentare una versione specifica e confrontare le revisioni in tempo reale per aiutarli a decidere se le modifiche fanno il taglio. Altrimenti, il software giusto può anche tornare a una versione precedente in qualsiasi momento.

4. Condivisione rapida

Cosa c'è di buono in una risorsa digitale se non puoi condividerla? Supponiamo che tu debba condividerlo con un collega, distribuirlo ai clienti o inviarlo ai canali dei social media. Un software DAM adeguato dovrebbe consentirti di condividere risorse digitali finalizzate con altri in pochi semplici clic.

La maggior parte dei sistemi di gestione delle risorse digitali ti consente di condividere risorse direttamente dalla piattaforma con compagni di squadra e collaboratori esterni. Puoi condividerli tramite e-mail, collegamenti condivisi, siti di social media come Facebook o Twitter o persino servizi di archiviazione di file come Google Drive e Dropbox.

Alcuni potrebbero anche consentire di inserire collegamenti di risorse incorporabili per inserire risorse digitali dalla piattaforma direttamente nel tuo sito Web o account social.

5. Controllo di accesso

Anche se le tue risorse digitali sono archiviate in una posizione centrale, non vuoi che tutti abbiano la stessa autorizzazione di accesso e utilizzo. Vuoi avere il controllo su chi vede e cambia cosa e quando.

D'altra parte, un solido sistema di gestione delle risorse digitali può essere utilizzato sia da utenti interni che esterni. Gli utenti interni includono i team all'interno delle aziende.

• Reparti marketing e vendite: gli esperti di marketing e i rappresentanti di vendita utilizzano DAM per archiviare e organizzare materiale di marca per presentazioni e presentazioni di marketing.
• Professionisti e sviluppatori IT : i team tecnici possono trarre vantaggio dall'archiviazione ottimizzata per asset e dati di asset come kit di sviluppo software (SDK) e interfacce di programmazione delle applicazioni (API) e aiutare a connettere le soluzioni.
• Creatori e designer : i creatori interni come grafici e fotografi possono caricare e utilizzare contenuti di marca e accedere a strumenti creativi.
• Esperti legali : un sistema DAM può aiutare il tuo team legale a garantire la conformità alle norme e ai regolamenti sulle risorse, ad esempio prevenendo l'uso di risorse obsolete o scadute.

Nel frattempo, ecco alcuni esempi di utenti esterni della tua azienda che possono beneficiare del software DAM:

• Clienti : i tuoi clienti potrebbero aver bisogno o voler accedere alle risorse digitali di progetti specifici.
• Appaltatori e partner : potrebbe essere necessario collaborare con agenzie o appaltatori partner esterni per sviluppare progetti di prodotti, nonché strategie e implementare campagne di marketing.

Il controllo completo degli accessi e la struttura di gestione sono le caratteristiche più cruciali che una piattaforma di gestione delle risorse digitali dovrebbe avere. Le migliori piattaforme DAM ti consentono di creare gruppi di utenti con autorizzazioni diverse per il caricamento, la visualizzazione, la modifica, il download e le capacità di condivisione. Ciò garantisce che le tue risorse digitali siano accessibili e utilizzate solo dalle persone giuste.

6. Integrazioni di terze parti senza soluzione di continuità

Anche il software DAM più completo potrebbe non coprire tutto ciò di cui la tua azienda ha bisogno per quanto riguarda la gestione delle risorse digitali. Pertanto, potrebbe essere necessario collegare un diverso tipo di software, come un sistema di gestione delle relazioni con i clienti (CRM), in una piattaforma DAM per garantire uno scambio continuo di risorse digitali per un marketing e un marchio efficaci.

In questo caso, è meglio disporre di una soluzione di gestione delle risorse digitali che offra opzioni di integrazione con un'ampia gamma di strumenti di terze parti. Il miglior software presenta una tecnologia API (Application Programming Interface) aperta per integrare facilmente la piattaforma nelle soluzioni software esistenti.

Ad esempio, alcuni software forniscono una migrazione senza soluzione di continuità dei tuoi dati digitali dalle piattaforme di archiviazione cloud ad applicazioni di progettazione creativa come Adobe Photoshop e strumenti di analisi come Google Analytics.

7. Requisiti di privacy, sicurezza e conformità

Il tuo marchio e le tue risorse digitali sono preziose. Pertanto, è essenziale scegliere il giusto software di gestione delle risorse digitali che prenda sul serio la sicurezza e la privacy. Inoltre, è meglio prendere in considerazione un fornitore di sistemi DAM con strutture di archiviazione sicura delle risorse che utilizzi metodi di crittografia moderni sia per i dati inattivi che per quelli in transito.

I migliori fornitori dovrebbero testare regolarmente le loro piattaforme e infrastrutture per le vulnerabilità della sicurezza. Pertanto, alcune piattaforme hanno requisiti di conformità integrati nel software stesso, nonché nei processi interni del provider.

Questa funzione è utile se la tua azienda opera in un settore specifico con severi requisiti di conformità per la gestione e l'archiviazione delle risorse digitali. Alcune normative importanti da considerare sono l'Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA), il Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR), l'Accesso alle informazioni e la protezione della privacy (ATIPP) e altre leggi sulla privacy.

Porta via

Mentre le aziende continuano a creare una presenza digitale e più contenuti digitali, la necessità di una piattaforma in grado di gestire le migliaia di risorse digitali, dalla loro creazione alla distribuzione, non è mai stata così critica come oggi. Se sei pronto a semplificarti la vita, scegli la giusta piattaforma di gestione delle risorse digitali con le funzionalità necessarie sopra menzionate.