解释了前 4 种商务写作类型

您的同事邀请您参加五星级酒店的商务晚宴。 您可能知道酒店的着装要求，T 恤、运动鞋和牛仔裤等休闲装束是不可能的。 那么，你应该穿什么？ 燕尾服还是优质西装？

为了融入所有其他客人并给主人留下好印象，您必须穿着得体。

不同形式的商务写作也是如此。 与小说、诗歌和其他形式的写作不同，商务写作不是表达自己的机会。 相反，它要求一种保守和朴素的风格。

成功的商业写作会产生专业的信函，并积极反映您的品牌。 它还有助于有效完成手头的任务。 那么，常见的商务写作类型有哪些，为什么它们对您的业务至关重要？

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商务写作的类型

无论您的工作性质如何，您都可能需要写一些与您的工作相关的东西。 例如，电子邮件、信件、报告、备忘录和公告在工作场所非常常见。 以下是商务写作的大类和子类。

1. 信函写作

每当您想联系某人时，您都可以向他们发送短信、电子邮件或信件。 在商业中也遵循类似的方法。 这种通信形式通常称为商务信函。

在商业交易过程中写的信件是商业信函。 任何书面信件都有助于与业务利益相关者保持友好关系，作为现有业务关系的证明，创造积极的品牌形象，并且是首选的正式沟通方式。

以下是您应该了解的不同类型的商务信函。

内部通信

内部通信是指组织的员工、部门和分支机构之间的书面通信。 它可以是非正式的或正式的交流。 在大多数情况下，主管、经理和其他员工使用电子邮件进行正式和非正式的交流。

其他形式的内部沟通包括晋升信、批准信、解释通知、正式请求、解雇信和备忘录。 通常，这些通信形式通常印在纸上，发件人必须在纸上签字。

对外通信

外部业务通信发生在两个企业之间（B2B 通信）或组织与其客户之间。 例如，您的企业可以选择向公众发布有关其产品或公司本身的信息。

外部通信通常发给潜在客户、供应商、债权人、供应商、律师事务所、捐助者、赞助商、政府办公室和金融机构。 您的企业可能还需要与间接或直接与其进行交易的企业附属机构和其他组织进行沟通。

深思熟虑的外部通信有助于传播相关新闻，确定目标受众对品牌的看法，并接触新客户。 您选择的词语和您发送给业务利益相关者的信息的性质是您整体营销计划的重要组成部分。

销售信函

这些是营销电子邮件、折扣信、销售建议、授权书、订单确认和其他面向销售的通信形式。 为了确保能够促进销售的有效沟通，完美地起草所有与销售相关的信函非常重要。

创建真实的营销优惠和信件，避免误导性信息。 请记住，有效的沟通可以防止未来与财务相关的纠纷和错过付款。 采购订单、托收信和发票等其他文件必须包含准确的信息，以避免可能导致您花钱的错误。

通函

这些是发送给组织中的成员或员工的通知。 它们也被称为办公指令或公告。 通常，新的联系信息、与业务利益相关者的会议详细信息以及有关协议的信息等一般性公告都是通过通知来传达的。

通信的重要性

有效的商务信函有助于您组织的日常运营。 您的员工、经理和主管可以毫不费力地与彼此以及相关的外部各方进行沟通。 这可确保及时交易，并与您的业务关联公司、客户、股东等保持良好的专业关系。

公司中的每个人都必须知道如何通过准确的写作来表达他们的观点和事实，无论是在纸质纸上还是电子邮件上。 专业、真诚、有礼貌，并在相应的情况下选择正确的词语会对您的品牌形象产生相当大的影响。

2.教学商务写作

指导性商业写作的主要目标是提供有关如何处理特定任务的分步指导。 它要求读者立即或将来采取具体行动。

教学内容应考虑目标读者对相关主题的了解程度，并提供缺失的信息。 如果内容面向具有不同理解水平的多人，则必须涵盖船舶基础知识和应完成的具体任务。

教学写作的常见例子包括：

手册

在您的日常生活中，您经常有意或无意地使用手册。 无论是如何使用手机，还是安装软件，用户手册、指导手册已经成为我们生活的一部分。

对于企业，您可能想知道手册是否仍然需要。 现实情况是，它们是引导您的业务走向成功的一大步。 例如，操作手册传达了贵公司的程序和标准。 其他重要的手册包括：

• 产品手册：也称为说明手册，它指导用户如何使用特定产品。
• 故障排除手册：提供有关如何分析和修复错误的详细信息，尤其是在软件中。
• 安装手册：提供有关如何设置特定产品（如软件、电子设备等）的分步指导。
• 操作手册：这种类型的手册在企业和非营利组织中非常常见。 它是一套日常运作、组织政策和工作标准的程序和标准。
• 用户手册：这些手册因最终用户而异。 例如，为维护人员、经理、初级员工、学生和管理员提供单独的用户手册。
• 审计手册：提供有关如何创建与审计和会计事项相关的财务报告的说明。
• 危机管理手册：这是一套关于如何应对火灾、海啸、风暴、工作场所暴力或地震等悲剧和危机的说明或流程。

手册是普通人可以理解的通用文档。 他们解释了不同部门的流程和运作。 创建正确的手册可以帮助您的企业避免信息缺口、轻松推出新产品、与正确的受众共享信息、最大程度地降低风险并避免知识陷阱。

职位描述手册

职位描述手册是雇主和雇员的宝贵交流资源。 它以书面形式提供与其使命、价值观、历史、政策和程序相关的指导和信息。

员工手册也被视为保护员工和雇主免受任何形式的歧视和不公平待遇诉讼的一种手段。 它可作为组织政策的可访问指南和雇主期望的概述。

技术规格

想象一下，您有一个客户需要为他的公司建立一个新网站。 你从哪里开始？

好吧，技术规范文档是产品开发过程中不可或缺的一部分。 它们定义了产品成功投放市场必须满足的具体要求。 在提到的示例中，您的客户应提供网站的技术规范，以帮助您采取正确的步骤来开发他们喜欢的平台。

从长远来看，为您的业务和产品开发中的不同流程创建技术规范可以提高效率。 它还使工作团队的可扩展性成为可能，并为开发人员提供了一个精确定义的应急计划。

教学备忘录

教学备忘录是针对一名或多名员工的内部沟通。 这些备忘录的主要目的是传达与主题行中的主题特别相关的指令。 备忘录要求并期望采取具体行动。

指导备忘录的范围应包括足够的信息，以便读者准确地了解指令是什么、何时以及由谁发布的。 它还应提供有关应在何处以及为何采取建议行动的详细信息。

要为您的同事或员工编写正确的指导备忘录，首先要了解您的目标受众，建立目标，不要成为备忘录的范围，并按时间顺序组织您的说明。

3. 信息写作

信息写作的主要目标是传达有关某事的信息。 与说服性或交易性写作不同，它不需要读者采取任何行动。 商业环境中信息写作的常见示例包括会议记录、年度部门概述、季度或年度财务报告等。

信息写作使企业能够预测未来业绩、履行监管义务并记录以前的业绩。

4.有说服力的写作

有时候，您真的希望您的业务提案能够说服目标受众采取行动。 有说服力的商业写作的目标是为读者提供关于您的产品的独特价值主张，并鼓励他们采取具体行动。 根据所使用的有说服力的写作类型，读者的反应范围可能从购买到与您的客户建立持久的关系。

有说服力的写作激发行动，提高生产力，帮助你更好地沟通，从长远来看，这似乎是一大笔钱。 如果做得好，它还可以显示您对客户、投资者、员工和业务合作伙伴的承诺。 这可以帮助您赢回失去的客户并建立更好的关系。

商业与非商业说服性写作

说服性写作可用于商业或非商业原因。 现代营销使用有说服力的内容来说服目标受众，他们的产品比竞争对手的产品更好、更有效。

即使没有说服客户购买您的产品，您也可以使用有说服力的写作。 例如，您可以创建内容来说服吸烟者戒烟或说服 BMI 高的人开始减肥。 这是非商业说服力写作的完美例子。

现在你知道了

不同类型的商业写作在企业的长期成功中发挥着不可或缺的作用。 无论您要创建的具体文档是什么，内容都必须简明扼要，有效地传达正确的信息，并保持目标受众的参与度。